Código: PR-ARQ-01

FICHA DE PROCESO
Versión: 01
PARTICIPACIÓN EN FERIAS
INMOBILIARIAS M+ GROUP Fecha:05/2019

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PARTICIPACIÓN EN FERIAS
INMOBILIARIAS M+ GROUP
Índice

1. OBJETO........................................................................................................2
2. ALCANCE.......................................................................................................2
3. RESPONSABLE............................................................................................2
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO...................................................................3
4.1. LISTADO DE ACTIVIDADES A SEGUIR……………………………………...3
4.1.1 SOLICITUD DE CALENDARIOS DE FERIAS Y EVENTOS ANUALES A
EXPOCAMACOL O ENTIDAD QUE ORGANIZA LA FERIA…………………… 3
4.1.2 EVALUACIÓN DE LOS EVENTOS………………………………………… 3
4.1.3 SELECCIÓN DE LA UBICACIÓN DEL STAND……………………………. 3
4.1.4 CONSULTA DE NORMATIVAS………………………………………………4
4.1.5 INDAGACIÓN DE COSTOS………………………………………………… 4
4.1.6 CONCEPTUALIZACIÓN………………………………………………………4
4.1.7 DISEÑO………………………………………………………………………….4
4.1.8 APROBACIÓN DE DISEÑO…………………………………………………...5
4.1.9 PRESUPUESTO……………………………………………………………...5/6
4.1.10 APROBACIÓN DE PRESUPUESTO ……………………………………….6
4.1.11 CONTRATACIÓN……………………………………………………………. 7
4.1.12 PLANEACIÓN DE MONTAJE………………………………………………..7
4.1.13 ENTRENAMIENTO COMERCIAL………………………………………… 7
4.1.14 SEGURIDAD EN EL TRABAJO (PLAN DE EMERGENCIAS) ………. . 7
4.1.15 PLANEACIÓN DE DESMONTAJE………………………………………. 7/8
4.1.16 CIERRE DE FERIA…………………………………………………………. 8
4.1.17 LIQUIDACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS……………… 8

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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1. OBJETO

Determinar una secuencia de pasos a seguir para el diseño, participación y

creación de Stands inmobiliarios en las diferentes ferias que se realizan
durante el año por parte de EXPOCAMACOL según los criterios establecidos
por la empresa M+Group.

2. ALCANCE
Este documento está dirigido al todo el personal interno y externo que tenga
una vinculación con M+Group, y sea participe de los eventos de exposición
inmobiliaria en los que la compañía participe.

3. RESPONSABLE
Los responsables son los que la alta dirección de M+Group designe, para la
realización de tareas, para llevar a cabo la participación de la compañía en
eventos de exposición inmobiliario.

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

4.1. LISTADO DE ACTIVIDADES A SEGUIR

4.1.1. Solicitud de calendarios de ferias y eventos anuales a Expocamacol o

entidad que organiza la feria:

Generalmente es Expocamacol, y la persona encargada de brindar esta

información es Nancy Arango. Su teléfono de contacto es: 313-622-86-
79

4.1.2. Evaluación de los eventos:

Se evalúa el mercado al que va dirigido, el público objetivo a nivel

institucional y de proyectos, su asertividad, el producto que estamos
ofreciendo y la competitividad con otras empresas.

4.1.3. Selección de la ubicación del Stand:

En algunos casos Expocamacol asigna los puestos de los stands por

medio de sorteos y nos debemos adaptar al espacio en el que fuimos
designados. En otras ocasiones se permite escoger el sitio de la
ubicación del stand en donde se deben seguir los siguientes criterios:

 Que sea un lugar con la mayor exposición posible de acuerdo con

ubicación de hitos y sitios de interés (Puntos de información, accesos,
almacenes, zonas de comidas, entre otros).

 Que tenga la mayor visibilidad posible y los flujos peatonales más altos.

 Evitar ubicaciones con posibilidad de inundaciones por lluvias, calor

directo del sol, vientos fuertes o situaciones que representen
incomodidad para los asesores y clientes que visitan el stand.

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4.1.4. Consulta de normativas:

Se deben revisar dimensiones del Stand, alturas permitidas,

instalaciones eléctricas, dotaciones de sistemas como: internet, salidas
telefónicas, iluminación, cableado y todas las condiciones técnicas con
las que debe cumplir el Stand.

4.1.5. Indagación de costos:

Consultar con Expocamacol o la entidad encargada de realizar la feria,

los costos de alquiler, forma y tiempos de pagos y contratación. Se
deben coordinar todos estos temas con la gerencia y el área Jurídica de
M+Group para definir la forma de proceder en estos temas.

4.1.6. Conceptualización:
En primer lugar, se debe tener claro qué proyectos se van a mostrar, a
cuáles de ellos se les dará mayor participación en el Stand, cuales
tienen una prioridad en ventas y si hay socios aliados que también vayan
a participar en conjunto con M+Group. En algunos casos se ha trabajado
con Scala Ingenieros en los que se muestra su logotipo en nuestro
espacio.

Luego de tener claro qué proyectos van a tener participación, se debe

proyectar una imagen en el diseño del Stand de acuerdo con estos
proyectos. Ejemplo: Si Cantiere es el Proyecto que se quiere destacar, el
diseño del stand debería reflejar la esencia de Cantiere a través de los
patios.

4.1.7. Diseño:

Elaborar la propuesta de diseño de acuerdo con el anterior punto,

teniendo en cuenta el mobiliario disponible en la oficina que se pueda
utilizar para el stand (Mesas, sillas, impresoras, pantallas, etc.) siempre
y cuando esté acorde con el concepto planteado.

El proceso de diseño debe ir acompañado de la socialización con los

coordinadores de arquitectura, la gerencia, Felipe Mesa y principalmente
con el equipo de publicidad y comunicaciones ya que en conjunto con
ellos se llega a la definición de texturas, aplicaciones gráficas, colores,
volantes y en general el lenguaje que se quiere reflejar en la feria. Esto
se hace con el fin de no tener reprocesos y hacer los ajustes pertinentes
durante la marcha.

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4.1.8. Aprobación de diseño:

Una vez finalizado el diseño, se hace una socialización al grupo de

Gerencia, contabilidad y arquitectura para generar visto bueno y
proceder con presupuesto del Stand.

4.1.9. Presupuesto:

La elaboración del presupuesto va completamente de la mano con la

especificación técnica del stand ya que se definen sistemas
constructivos, materialidad y facilidad del montaje.

Una vez que se tienen claros estos temas se procede a cotizar los
diferentes elementos que se requieran, tales como: Backing, pisos,
muros, aplicaciones gráficas, iluminación, equipos especiales, montaje,
desmontaje, aseo, viáticos, dotación, almacenamiento, entre otros.

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A continuación, se muestra un listado de proveedores y fabricantes con

los que se han trabajado stands anteriormente:

4.1.10. Aprobación de presupuesto:

Cuando se realiza el presupuesto, este debe socializarse con la gerencia

y Felipe Mesa con el fin de que den visto bueno o hacer los cambios
pertinentes si así se requiere. Una vez se tiene el visto bueno del
presupuesto, se procede con el tema de adjudicación.

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4.1.11. Contratación:

La adjudicación y contratación de los elementos del Stand está a cargo

del personal de jurídica y pagos (Nora Milena López), y se debe
coordinar con ella los pagos con el fin de que los proveedores cuenten
con los recursos para cumplir con las fechas de entrega.

4.1.12. Planeación de montaje:

La planeación del montaje es la programación de la producción,

transporte y ejecución de los elementos y actividades que componen el
Stand; por ello es importante tener claro dónde se entregan los
elementos fabricados, los horarios de entrada, los puntos de acceso,
escarapelas y permisos especiales para las personas implicadas en
dicho montaje, herramientas que se van a utilizar, equipos especiales,
entre otros.

Es importante también realizar un inventario de los elementos que se

llevarán al Stand con el fin de tener mayor control sobre ellos y evitar
pérdidas o daños ocasionados en el acarreo.

4.1.13. Entrenamiento comercial:

La persona encargada de ventas debe entregarles a las personas que

apoyarán la atención del stand, un protocolo de seguimiento para la
atención al público. Se debe hacer seguimiento a que este parámetro se
cumpla.

4.1.14. Seguridad en el trabajo (Plan de emergencias):

Se debe coordinar con la persona encargada de SST cuál es el

protocolo para seguir en caso de presentarse una emergencia, y darles
la información o entrenar las personas implicadas en la producción del
Stand.

4.1.15. Planeación de desmontaje:

Indagar sobre los horarios en los que se permite realizar el desmontaje,

los permisos especiales para los trabajadores, puntos de recogida, estar
a paz y salvo con Expocamacol por concepto de alquiler de Stand,

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energía adicional y/o servicio de internet. Pedir permisos de acceso a la

oficina, llaves, claves de alarma y sobre todo garantizar con la
administración que permitan ingresar a la hora requerida luego del
desmontaje relacionando los nombres de los trabajadores e información
del vehículo que realiza el acarreo.

4.1.16. Cierre de feria:

Es una puesta en común sobre los resultados obtenidos durante la feria

en tema de ventas y producción del stand, se retroalimenta con el
equipo de gerencia y arquitectura aspectos a mejorar y logros
alcanzados.

4.1.17. Liquidación de proveedores y contratistas:

Finalmente se procede a hacer el pago final de todo lo que se cotizó

para la realización del Stand que se hace en coordinación con la
persona encargada de los pagos, se debe revisar que si se haya
ejecutado lo que se cotizó, en caso contrario se debe acordar con el
proveedor o contratista aquellos elementos que no se hicieron para
realizar el pago final de acuerdo a lo ejecutado.

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