Application Guide Book 2.0 PDF

APPLICATION
GUIDE BOOK
Version 2.0 Aug17

HELLO FROM US
Hello clients,
Terima kasih untuk kepercayaan Anda menggunakan Talenta dalam membantu proses
kerja HR di perusahaan.
Application Guide Book ini dibuat khusus user dengan role Super Admin dan Admin.
Diharapkan dengan adanya guide book ini, user dapat merasa terbantu dalam
memahami menu dan fungsi yang ada di Talenta. Seiring dengan perubahan dan penambahan
yang kami lakukan pada sistem Talenta, guide book ini juga akan kami evaluasi dan perbaharui.
Enjoy!
Jakarta, Agustus 2017
TALENTA.CO
The Best Way to Manage Your Talent
i|P age
TABLE OF CONTENT
HELLO FROM US.................................................................................................................................................... i
TABLE OF CONTENT ........................................................................................................................................... ii
HOW TO ................................................................................................................................................................... 1
1. Dashboard .........................................................................................................................................................1
2. My Info .............................................................................................................................................................5
2.1. General Info ............................................................................................................................................... 6
2.2. Payroll Info .............................................................................................................................................. 11
2.3. Time Off .................................................................................................................................................. 12
2.4. Overtime .................................................................................................................................................. 15
2.5. Reimbursement ........................................................................................................................................ 16
2.6. History ..................................................................................................................................................... 19
2.7. My Files................................................................................................................................................... 21
2.8. Assets ...................................................................................................................................................... 22
3. Employee Info ................................................................................................................................................23
3.1. Add New Family Info .............................................................................................................................. 23
3.2. Add New Emergency Contact ................................................................................................................. 24
3.3. Add New Education History.................................................................................................................... 24
3.4. Add New Informal Education History ..................................................................................................... 25
3.5. Add New Working Experience ................................................................................................................ 26
3.6. Add New Payroll Component.................................................................................................................. 27
3.7. Request Time Off .................................................................................................................................... 28
3.8. Request Delegation .................................................................................................................................. 30
3.9. Request Overtime .................................................................................................................................... 31
3.10. Request Reimbursement .......................................................................................................................... 33
3.11. Add New My Files .................................................................................................................................. 35
3.12. Edit My Files ........................................................................................................................................... 36
3.13. Add New Asset ........................................................................................................................................ 37
3.14. Edit Asset ................................................................................................................................................ 38
4. Employee ........................................................................................................................................................39
4.1. Add Employee ......................................................................................................................................... 39
4.2. Add New Employee’s Payroll Component (selain Basic Salary) ............................................................ 48
4.3. Add/Change Employee’s Schedule ......................................................................................................... 52
4.4. Add Employee’s Prorate.......................................................................................................................... 54
4.5. Add Employee’s Time Off ...................................................................................................................... 59
4.6. Add Time Off Balance ............................................................................................................................ 63
4.7. Employee Transfer (Pindah Branch) ....................................................................................................... 68
4.8. Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan) .................................................................................. 70
4.9. Employee Resign ..................................................................................................................................... 73
5. Attendance ......................................................................................................................................................76
5.1. Change Shift ............................................................................................................................................ 76
5.2. Input Check In & Check Out ................................................................................................................... 78
5.3. Input Time Off (Cuti Tahunan, Sakit, Ijin, Dinas, dll.) ........................................................................... 81
5.4. Input Overtime ........................................................................................................................................ 83
5.5. Delete Attendance/Time Off ................................................................................................................... 86
6. PTKP Status Adjustment ................................................................................................................................89
6.1. Add (per Employee) ................................................................................................................................ 89
6.2. Import (with Template) ........................................................................................................................... 93
7. Other Import ...................................................................................................................................................98
7.1. Emergency Contact ................................................................................................................................. 98
7.2. Family Data ........................................................................................................................................... 103
7.3. Employee Photos ................................................................................................................................... 109
8. Payroll ...........................................................................................................................................................113
8.1. Update Payroll Component (Kenaikan Gaji/Tunjangan) ....................................................................... 113
8.2. Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan tidak tetap ............................................................... 117
8.3. Loan ....................................................................................................................................................... 123
8.4. Reimbursement ...................................................................................................................................... 127
8.5. Calculate THR ....................................................................................................................................... 131
ii | P a g e
8.6. Tax Recalculate ..................................................................................................................................... 136
8.7. Ex Employee Allowance ....................................................................................................................... 138
8.8. Ex Employee Allowance (Template) .................................................................................................... 142
9. Company .......................................................................................................................................................147
9.1. Assets .................................................................................................................................................... 147
9.2. Reprimand ............................................................................................................................................. 151
9.3. Task ....................................................................................................................................................... 154
9.4. Announcement....................................................................................................................................... 157
9.5. User Activity Log .................................................................................................................................. 159
9.6. Add Event .............................................................................................................................................. 161
9.7. Create Polling ........................................................................................................................................ 163
10. Report ...........................................................................................................................................................165
10.1. View Time Off Balance by Employee................................................................................................... 165
10.2. View Balance Detail .............................................................................................................................. 166
10.3. View Report .......................................................................................................................................... 168
10.4. Lock Payroll .......................................................................................................................................... 171
10.5. Unlocak Payroll ..................................................................................................................................... 173
10.6. Send / Download Payslip ....................................................................................................................... 175
11. Employee Self Service (ESS) .......................................................................................................................178
11.1. Approve Time Off / Overtime / Change Data / Delegation / Shift / Attendance ................................... 178
11.2. Approve Request Secara Massal ........................................................................................................... 180
11.3. Melihat Status Request Karyawan ......................................................................................................... 181
12. Settings .........................................................................................................................................................183
12.1. Company Detail ..................................................................................................................................... 183
12.2. Add New Organization Structure .......................................................................................................... 185
12.3. Add New Job Level ............................................................................................................................... 186
12.4. Add New Job Position ........................................................................................................................... 188
12.5. Add New Role ....................................................................................................................................... 189
12.6. Add Custom Field ................................................................................................................................. 192
12.7. Create New Shift ................................................................................................................................... 194
12.8. Onboarding Setting ................................................................................................................................ 196
12.9. Invite Employee .................................................................................................................................... 203
iii | P a g e
HOW TO
1. Dashboard
1.1. Tampilan Layar ke-1 dari Dashboard
No. Nama Field Penjelasan

1 Dashboard Tampilan pertama dari talenta.co
Menu untuk mengakses data karyawan, baik karyawan aktif
maupun yang sudah resign. Terdapat juga sub menu untuk:
a. Add Employee f. Schedule
2 Employees b. Import New Employee g. Prorate
c. Update Employee h. Employee Transfer
d. Import Custom Field i. PTKP Status Adjustment
e. Attendance j. Other Import
3 Time Off Menu untuk mengakses pengaturan cuti, ijin, dan saldo cuti.
Menu untuk mengakses sub menu payroll, yaitu:
a. Run Payroll
f. Calculate THR
b. Configure Payroll
g. Loan/Reimbursement
4 Payroll c. Update Payroll
h. View Report
Component
i. Tax Recalculate
d. Import Payroll
j. Ex-Employee Allowance
e. Overtime Component
5 Calendar Menu untuk memonitor calendar dan membuat event.
Menu untuk mengakses sub menu company, yaitu:
a. Assets
e. User Activity Log
6 Company b. Reprimand
f. Onboarding
c. Task
g. Files
d. Announcement
7 Identitas Berisi nama dan job position dari user login.
8 Balance Time Off Menunjukkan sisa saldo cuti atau ijin yang dimiliki.
9 Request Time Off Shortcut untuk mengajukan cuti atau ijin.
1|P age
1.2. Tampilan Layar ke-2 dari Dashboard

Terdiri dari 4 menu shortcut.
a. Add Employee: redirect ke menu Employees >> Add Employee
Digunakan untuk menginput data karyawan baru.
b. Attendance: redirect ke menu Employee >> Attendance
Digunakan untuk melihat atau mengupdate data kehadiran
1 Shortcut karyawan.
c. Process Payroll: redirect ke menu Payroll
Digunakan untuk melakukan proses payroll.
d. My Info: redirect ke menu Employee >> My Info
Digunakan untuk untuk mengakses informasi per karyawan.
Default dari My Info adalah detail dari login user.
Menunjukkan daftar karyawan yang sedang cuti atau ijin pada
2 Who’s On Leave
bulan berjalan.
2|P age
1.3. Tampilan Layar ke-3 dari Dashboard (Contract & Probation)

Menunjukkan jumlah seluruh employee yang terdaftar di
Number of
perusahaan. Terdapat 3 tipe status karyawan, yaitu Contract,
Employees
1 Probation, dan Permanent.
Filter jumlah karyawan berdasarkan cabang yang ada di
BRANCH
perusahaan.
Contract & Menu untuk membuat dan menampilkan daftar pengumuman
2
Probation yang dibuat untuk karyawan.
Tombol untuk mengubah status kontrak atau probation karyawan.
Change Employee
3 (Lihat point 4.7 Employee Transfer (Perubahan Status
Status
Karyawan))
Tombol untuk me-resign-kan karyawan.
4
(Lihat point 4.8 Employee Resign)
Contract & Berisi daftar karyawan yang masa kontrak atau probationnya
5
Probation Area selesai pada bulan berjalan.
3|P age
1.4. Tampilan Layar ke-4 dari Dashboard (Task)

Menu untuk membuat dan menampilkan daftar tugas yang
diberikan untuk karyawan tertentu. Task dapat dibuat oleh seluruh
1 Task
karyawan yang memiliki akses, bersifat one-to-one artinya hanya
bisa dibuat oleh satu karyawan untuk satu karyawan lainnya.
Membuat task baru untuk karyawan tertentu.
Add
(Lihat point 9.3 Task)
2 Task Button
Menampilkan semua tugas yang pernah dibuat dan
View All
diterima.
3 Task Area Berisi daftar tugas yang diberikan yang telah dibuat dan diterima.
1.5. Tampilan Layar ke-5 dari Dashboard (Announcement)
4|P age
Menu untuk membuat dan menampilkan daftar pengumuman
1 Announcement
yang dibuat untuk karyawan.
Membuat pengumuman baru untuk karyawan
Add tertentu.
Announcement
2 (Lihat point 9.4 Announcement)
Button
Menampilkan semua pengumuman yang pernah
View All
dibuat.
Announcement
3 Berisi daftar pengumuman yang diberikan yang telah dibuat.
Area
Fitur online chat Talenta untuk berkomunikasi langsung dengan
4 INTERCOM
Tim Support.
2. My Info

1 My Info Klik menu shortcut My Info pada halaman Dashboard.
5|P age
2.1. General Info
2.1.1. Tampilan Layar ke-1 dari General Info: Employment Data

Pilih tab GENERAL INFO.
Update data kekaryawanan yang diinginkan pada bagian Employment Data.
Klik tombol SAVE EMPLOYMENT DATA untuk menyimpan

perubahan data kekaryawanan.
6|P age
2.1.2. Tampilan Layar ke-2 dari General Info: Personal Data

Update data pribadi yang diinginkan pada bagian Personal Data.
Klik tombol SAVE PERSONAL DATA untuk menyimpan perubahan data

pribadi.
7|P age
2.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari General Info: Family Info

Update data keluarga yang diinginkan pada bagian Family Info.
Untuk menginput data keluarga atau kontak darurat satu per satu.
(Lihat point 3.1 Add New Family Info dan 3.2 Add New Emergency
Contact)
Untuk mengunggah data keluarga atau kontak darurat secara
massal.
Untuk mengunduh data keluarga atau kontak darurat secara
massal atau mengunduh template kosong.
8|P age
2.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari General Info: Education Info

Update data keluarga yang diinginkan pada bagian Education Info.
Untuk menginput Education History, Informal Education History,
atau Work Experience satu per satu.
(Lihat point:
3.3 Add New Education History
3.4 Add New Informal Education History
3.5 Add New Working Experience)
9|P age
Untuk mengunggah Education History, Informal Education History,
atau Work Experience secara massal.
Untuk mengunduh Education History, Informal Education History,
atau Work Experience secara massal atau mengunduh template.
Untuk mengunduh CV dari Talenta.
2.1.5. Tampilan Layar ke-4 dari General Info: Custom Info

Update data tambahan yang diinginkan pada bagian Custom Field Info.
Klik tombol SAVE CUSTOM FIELD DATA untuk menyimpan

perubahan data tambahan.
10 | P a g e
2.2. Payroll Info
11 | P a g e
Pilih tab PAYROLL INFO.
Update data payroll yang diinginkan.
1. Untuk update nominal salary dan komponen upah yang lain, klik tombol
TRANSACTION ADJUSMENT
(Lihat point X. XXX)
Untuk menambahkan komponen upah, klik tombol ADD NEW COMPONENT
(Lihat point 3.6 Add New Payroll Component)
2. Untuk menghapus komponen upah, klik tombol X
Klik tombol SAVE PAYROLL INFO untuk menyimpan perubahan data.
2.3. Time Off

Pilih tab TIME OFF.
Menampilkan balance cuti/ijin yang dimiliki dan permohonan cuti/ijin yang pernah dibuat.
1. Untuk mengajukan permohonan cuti/ijin, klik tombol REQUEST TIME OFF
(Lihat point 3.7 Request Time Off)

2. Untuk mengajukan permohonan delegasi, klik tombol REQUEST DELEGATION
(Lihat point 3.8 Request Delegation)
12 | P a g e
2.3.1. Tampilan Layar ke-1 dari Time Off: Time Off Request

Pilih tab TIME OFF kemudian TIME OFF REQUEST.
Menampilkan daftar permohonan cuti/ijin yang pernah diajukan.
Approved: permohonan disetujui
Rejected: permohonan ditolak
Status
Canceled: cuti/ijin dibatalkan
Pending: permohonan belum selesai diproses
Untuk melihat detail status dan waktu proses dari cuti/ijin yang
Detail diajukan.
Untuk melihat detail dan waktu proses persetujuan dari cuti/ijin
Approval yang diajukan. Dapat digunakan untuk melihat detail proses
persetujuan per approver.
13 | P a g e
2.3.2. Tampilan Layar ke-2 dari Time Off: Delegation

Pilih tab TIME OFF kemudian DELEGATION.
Menampilkan daftar permohonan delegasi yang pernah diajukan.
Status Rejected: permohonan ditolak
Untuk melihat detail status dan waktu proses dari delegasi yang
Detail
diajukan.
14 | P a g e
2.3.3. Tampilan Layar ke-3 dari Time Off: Time Off Taken

Pilih tab TIME OFF kemudian TIME OFF TAKEN.
Menampilkan daftar permohonan cuti/ijin yang sudah disetujui.
2.4. Overtime
15 | P a g e
Pilih tab OVERTIME.
Menampilkan daftar lembur yang pernah diajukan.
Untuk mengajukan lembur, klik tombol REQUEST OVERTIME .

(Lihat point 3.9 Request Overtime)
Status
Canceled: lembur dibatalkan
Untuk melihat detail status dan waktu proses dari lembur yang
Detail
diajukan.
2.5. Reimbursement

Pilih tab REIMBURSEMENT.
Menampilkan balance reimbursement yang dimiliki dan permohonan reimbursement yang
pernah dibuat.
Untuk mengajukan permohonan reimbursment, klik tombol REQUEST REIMBURSEMENT
(Lihat point 3.10 Request Reimbursement)
16 | P a g e
2.5.1. Tampilan Layar ke-1 dari Rimbursement: Reimbursement Request

Pilih tab REIMBURSEMENT kemudian REIMBURSEMENT REQUEST.
Menampilkan daftar permohonan reimbursement yang pernah diajukan.
Status
Canceled: reimbursement dibatalkan
Untuk melihat detail status dan waktu proses dari reimbursement
Detail yang diajukan.
Untuk melihat detail dan waktu proses persetujuan dari
Approval reimbursement yang diajukan. Dapat digunakan untuk melihat
detail proses persetujuan per approver.
17 | P a g e
2.5.2. Tampilan Layar ke-2 dari Rimbursement: Reimbursement Taken

Pilih tab REIMBURSEMENT kemudian REIMBURSEMENT TAKEN.
Menampilkan daftar permohonan reimbursement yang sudah disetujui.
18 | P a g e
2.6. History
2.6.1. Tampilan Layar ke-1 dari History: Adjustment History

Pilih tab HISTORY kemudian ADJUSTMENT HISTORY.
Menampilkan informasi transaksi adjustment salary atau komponen upah lainnya yang
pernah dibuat.
19 | P a g e
2.6.2. Tampilan Layar ke-2 dari History: Transfer History

Pilih tab HISTORY kemudian TRANSFER HISTORY.
Menampilkan informasi transaksi transfer cabang, status karyawan, job position, organization,
atau job level yang pernah dibuat.
20 | P a g e
2.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari History: Loan History

Pilih tab HISTORY kemudian LOAN HISTORY.
Menampilkan informasi transaksi pinjaman yang pernah dibuat.
2.7. My Files
21 | P a g e
Pilih tab MY FILES.
Menampilkan informasi dokumen yang Anda simpan di sistem.
Untuk menambahkan dokumen baru.
(Lihat point 3.11 Add New My Files)
Untk menghapus dokumen.
Untuk mengunduh dokumen yang tersimpan di sistem.

Untuk mengubah jenis dokumen, deskripsi, dan dokumen itu
sendiri.
(Lihat point 3.12 Edit My Files)
2.8. Assets

Pilih tab ASSETS.
Menampilkan informasi daftar asset yang sedang atau pernah Anda gunakan.
Untuk menambahkan asset yang sedang atau akan digunakan.
(Lihat point 3.13 Add New Asset)
EDIT: untuk mengubah data asset.
(Lihat pount 3.14 Edit Asset)
DELETE: untuk menghapus data asset.
22 | P a g e
3. Employee Info
3.1. Add New Family Info

1 Full Name Isi dengan nama lengkap anggota keluarga.
2 Relationship Pilih hubungan dengan anggota keluarga.
3 Birth Date Isi dengan tanggal lahir yang tertera pada kartu identitas.
4 No. KTP Isi dengan nomor kartu identitas.
5 Marital Status Pilih status perkawinan.
6 Gender Pilih jenis kelamin.
7 Religion Pilih agama.
8 Job Isi dengan pekerjaan anggota keluarga.
9 Address Isi dengan alamat tempat tinggal anggota keluarga.
Tik kotak ini apabila anggota keluarga akan ditambahkan pada

Add to Emergency kontak darurat, kemudian masukkan nomor telepon yang bisa
10 dihubungi.
Contact
Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data

atau
klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.
23 | P a g e
3.2. Add New Emergency Contact

1 Name Isi dengan nama lengkap kontak darurat.
2 Relationship Pilih hubungan dengan kontak darurat.
3 Birth Date Isi dengan nomor telepon yang bisa dihubungi.

atau
3.3. Add New Education History
24 | P a g e
1 Grade Pilih jenjang pendidikan.
2 Institution Isi dengan nama institusi pendidikan.
3 Score Isi dengan nilai akhir (optional).
4 Year Start Pilih tahun awal pendidikan.
5 Year End Pilih tahun akhir pendidikan (kelulusan).

atau
3.4. Add New Informal Education History

1 Training Name Isi dengan nama training yang diikuti.
2 Held By Isi dengan nama institusi yang mengadakan training.
3 Start Date Masukkan tanggal awal training.
4 End Date Masukkan tanggal akhir training.
Durasi training, terisi otomatis berdasarkan start date dan end
5 Duration (day)
date.
Training Fee (in
6 Biaya training dalam Rupiah.
Rupiah)
Training
7 Isi dengan keterangan training.
Description
8 Certification
25 | P a g e
Tik kotak ini apabila training memiliki sertifikat, kemudian
masukkan sertifikat melalui tombol berikut:

atau
3.5. Add New Working Experience

1 Company Isi dengan nama perusahaan tempat bekerja sebelumnya.
2 Job Position Isi dengan nama posisi di perusahaan tersebut.
3 From Pilih periode awal bekerja.
4 To Pilih periode akhir bekerja.

atau
26 | P a g e
3.6. Add New Payroll Component

Pilih komponen yang akan ditempelkan (berhak didapatkan oleh
1 Payroll Component
karyawan).
Isi dengan nominal tunjangan/potongan apabila bersifat tetap
atau
Component
2 Isi dengan nol (0) apabila tunjangan/potongan bersifat tidak
Amount
tetap (upload nominal) atau menggunakan perhitungan otomatis
(formula).
Klik tombol CONFIRM untuk menyimpan data

atau
27 | P a g e
3.7. Request Time Off
3.7.1. Tampilan Layar ke-1 dari Request Time Off: Full Day

1 Time Off Type Pilih jenis cuti/ijin yang akan diajukan.
2 Request Type Pilih jenis permohonan Full Day.
3 Start Date Masukkan tanggal awal cuti/ijin.
4 End Date Masukkan tanggal akhir cuti/ijin.
Tombol untuk mengunggah dokumen pendukung, misalnya Surat
5 Attach File
Dokter.
Tik kotak ini apabila akan mendelegasikan wewenang approval
kepada karyawan lain. Kemudian pilih karyawan yang akan
menerima delegasi.
6 Delegate To
7 Comment Isi dengan keterangan yang diperlukan.
Klik tombol REQUEST TIME OFF untuk mengirim permohonan cuti/ijin

atau
klik tombol CANCEL untuk membatalkan.
28 | P a g e
3.7.2. Tampilan Layar ke-2 dari Request Time Off: Half Day

1 Time Off Type Pilih jenis cuti/ijin yang akan diajukan.
2 Request Type Pilih jenis permohonan Half Day.
3 Start Date Masukkan cuti/ijin.
4 Half Day Type Pilih tipe cuti/ijin setengah hari.
Diisi apabila half day type nya adalah Before Break.
5 Schedule In
Diisi apabila half day type nya adalah After Break.
Schedule Out
Tombol untuk mengunggah dokumen pendukung, misalnya Surat

6 Attach File
Keterangan Datang Terlambat.
Tik kotak ini apabila akan mendelegasikan wewenang approval
7 Delegate To kepada karyawan lain. Kemudian pilih karyawan yang akan
menerima delegasi.
29 | P a g e
8 Comment Isi dengan keterangan yang diperlukan.
Klik tombol REQUEST TIME OFF untuk mengirim permohonan cuti/ijin

atau
3.8. Request Delegation

1 Delegate From Terisi otomatis dengan Employee ID dan nama Anda.
2 Delegate To Pilih karyawan yang akan menerima delegasi.
3 Start Date Masukkan tanggal awal delegasi.
4 End Date Masukkan tanggal akhir delegasi.
5 Reason Isi dengan keterangan yang diperlukan.
Klik tombol SAVE untuk mengirim permohonan delegasi

atau
30 | P a g e
3.9. Request Overtime
3.9.1. Tampilan Layar ke-1 dari Request Overtime: Shift Normal

1 Request Date Pilih tanggal pengajuan lembur.
2 Shift Terisi otomatis dan tidak dapat diganti.
Schedule In Terisi otomatis dengan jadwal masuk kerja.
Schedule Out Terisi otomatis dengan jadwal pulang kerja.
Isi dengan jumlah jam dan menit lembur sebelum jadwal kerja.
Overtime before
3 Contoh: Jadwal masuk kerja adalah pk. 09:00, lembur dimulai dari
duration
pk. 07:00. Maka field ini diisi dengan 2 hour 0 minutes.
Isi dengan jumlah jam dan menit lembur setelah jadwal kerja.
Overtime after
4 Contoh: Jadwal masuk kerja adalah pk. 17:00, lembur dimulai dari
duration
pk. 20:00. Maka field ini diisi dengan 2 hour 0 minutes.
Isi dengan jumlah jam dan menit break pada saat lembur
sebelum jadwal kerja.
Break before Contoh: Jadwal masuk kerja adalah pk.09:00, lembur dimulai dari
5
duration pk. 07:00. Pada saat lembur, karyawan mengambil waktu break
selama 1 jam menit. Maka pada field ini diisi dengan 1 hour 0
minutes.
Isi dengan jumlah jam dan menit break pada saat lembur setelah
jadwal kerja.
Break after Contoh: Jadwal masuk kerja adalah pk. 17:00, lembur dimulai dari
6
duration pk. 20:00. Pada saat lembur, karyawan mengambil waktu break
selama 30 menit. Maka pada field ini diisi dengan 0 hour 30
minutes.
7 Description Isi dengan keterangan yang diperlukan.
31 | P a g e
Klik tombol SUBMIT untuk mengirim permohonan lembur
atau
3.9.2. Tampilan Layar ke-2 dari Request Overtime: Shift Dayoff

1 Request Date Pilih tanggal pengajuan lembur.
2 Shift Terisi otomatis dan tidak dapat diganti.
Schedule In Terisi otomatis dengan jadwal masuk kerja.
Schedule Out Terisi otomatis dengan jadwal pulang kerja.
Diisi dengan jadwal masuk kerja yang ditetapkan pada Surat
3 Schedule In
Perintah Lembur (SPL).
Diisi dengan jadwal pulang kerja yang ditetapkan pada Surat
Schedule Out
Perintah Lembur (SPL).
4 Overtime Duration Diisi dengan durasi lembur.
5 Break Duration Diisi dengan durasi istirahat selama lembur.
Klik tombol SUBMIT untuk mengirim permohonan lembur

atau
32 | P a g e
3.10. Request Reimbursement
3.10.1. Tampilan Layar ke-1 dari Request Reimbursement

1 Transaction ID Nomor transaksi, muncul otomatis dari sistem.
2 Effective Date Isi dengan tanggal aktual sesuai dengan bukti pembayaran.
Reimbursement
3 Pilih jenis reimbursement yang akan diajukan.
Name
Klik tombol Attach File (Max 5MB) untuk melampirkan bukti
4 Attach File
pembayaran dengan ukuran maksimal 5 MB.
Sisa plafon klaim yang masih bisa digunakan, muncul otomatis
6 Remaining Balance
dari sistem.
33 | P a g e
3.10.2. Tampilan Layar ke-2 dari Request Reimbursement
Klik tombol ADD BENEFIT untuk menginput jenis klaim.

1 Total Paid Total nominal yang diajukan.
2 Benefit Name Pilih manfaat klaim yang akan diajukan.
3 Request amount Masukkan nominal yang akan diajukan.
4 Paid Amount Muncul otomatis, sesuai dengan request amount.
6 Action Klik delete untuk membatalkan manfaat klaim.
Klik tombol SUBMIT untuk mengirim permohonan klaim.

atau
34 | P a g e
3.11. Add New My Files

1 File Type Pilih jenis dokumen.
2 Description Masukkan keterangan.
3 Upload Klik tombol UPLOAD (MAX 5MB) untuk

mengunggah dokumen.
Klik tombol SAVE untuk menyimpan dokumen.

atau
klik tombol CLOSE untuk membatalkan.
35 | P a g e
3.12. Edit My Files

1 File Type Pilih jenis dokumen.
2 Description Masukkan keterangan.
Upload Klik tombol UPLOAD (MAX 5MB) untuk

mengunggah dokumen.
3
Download Klik tombol DOWNLOAD untuk

mengunduh dokumen.
Klik tombol SAVE untuk menyimpan dokumen.

atau
36 | P a g e
3.13. Add New Asset

1 Asset Category Masukkan kategori asset.
2 Serial Number Masukkan nomor seri asset.
3 Holder Terisi otomatis dengan nama pemegang asset.
4 Description Isi dengan keterangan asset yang diperlukan.
5 Date Loaned Pilih tanggal awal peminjaman asset.
Dicentang dan diisi tanggal pengembalian asset apabila asset tela
6 Returned
dikembalikan ke perusahaan.
Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data asset.

atau
37 | P a g e
3.14. Edit Asset

1 Asset Category Masukkan kategori asset.
2 Serial Number Masukkan nomor seri asset.
3 Description Isi dengan keterangan asset yang diperlukan.
4 Date Loaned Pilih tanggal awal peminjaman asset.
Dicentang dan diisi tanggal pengembalian asset apabila asset tela
5 Returned
dikembalikan ke perusahaan.
Klik tombol UPDATE untuk menyimpan data asset.

atau
38 | P a g e
4. Employee
4.1. Add Employee
4.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add Employee

1 Employee Pilih menu Employee.
4.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Add Employee

1 Add Employee Pilih menu Add Employee.
39 | P a g e
4.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari Add Employee

Personal Data
Isi dengan nomor ID karyawan. Nomor ini bersifat unik dan
1 Employee ID* berbeda untuk setiap karyawan. Format ID karyawan disesuaikan
dengan ketentuan perusahaan.
Isi dengan nomor yang digunakan karyawan pada saat absen di
mesin finger print. Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk
2 Barcode
setiap karyawan. Nomor ini akan mempengaruhi proses upload
absensi.
3 First Name* Isi dengan nama depan karyawan (sesuai dengan kartu identitas).
Isi dengan nama belakang karyawan (sesuai dengan kartu
4 Last Name
identitas).
40 | P a g e

PERSONAL DATA
Isi dengan email karyawan. Email ini bersifat unik dan berbeda
1 Email*
untuk setiap karyawan.
Pilih jenis identitas yang akan digunakan pada data karyawan.
2 Identity Type
Terdapat 2 pilihan:
a. Isi dengan tanggal kadaluwarsa
Expired Date
3
Identity b. Tick checkbox untuk kartu identitas yang berlaku seumur hidup
4 No. Identity Isi dengan nomor identitas yang berlaku.

Isi dengan nomor kode pos dari alamat tempat tinggal yang tertera
5 Postal Code
pada kartu identitas.
6 Citizen ID Address Isi dengan alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas.
41 | P a g e
Residential
7 Isi dengan alamat tempat tinggal
Address
8 Place of Birth Isi dengan tempat lahir yang tertera pada kartu identitas.
9 Date of Birth* Isi dengan tanggal lahir yang tertera pada kartu identitas.
10 Mobile Phone Isi dengan nomor handphone.
11 Phone Isi dengan nomor telepon rumah atau nomor telepon lain.
12 Gender* Pilih jenis kelamin:
13 Marital Status* Pilih status perkawinan:
14 Blood Type Pilih golongan darah:
15 Religion* Pilih agama:
Klik tombol NEXT untuk menuju tampilan layar berikutnya.
42 | P a g e

COMPANY DETAIL
Pilih cabang penempatan karyawan.
Contoh:
1 Branch
Organization
2 Pilih divisi atau departemen penempatan karyawan.
Name*
Pilih posisi atau jabatan karyawan pada divisi/departemen
3 Job Position*
tersebut.
Pilih level dari posisi karyawan pada divisi departement tersebut.
Job Level akan berpengaruh pada komponen payroll yang dimiliki
4 Job Level*
oleh level tertentu dan setting approval yang berlaku di
perusahaan.
Terdapat 3 pilihan:
a. Full Time
b. Contract
Pada pilihan contract, terdapat End Contract Date.
Employment
5
Status*
c. Probation
43 | P a g e
Pada pilihan contract, terdapat End Probation Date.
Isi dengan tanggal masuk karyawan. Tanggal ini akan berpengaruh

6 Join Date*
pada regulasi payroll yang berlaku di perusahaan (mis: bonus).
Klik tombol SAVE untuk menuju tampilan layar berikutnya.
Klik tombol BACK untuk menuju tampilan layar sebelumnya.

PAYROLL
1 Salary Isi dengan basic atau gaji pokok yang diterima karyawan.
Isi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak karyawan yang sudah
2 NPWP
terdaftar.
3 Tax Status Pilih status pajak karyawan.
4 Bank Name Pilih nama bank yang akan digunakan pada proses penggajian.
5 Bank Account Isi dengan nomor rekening karyawan.
Bank Account
6 Isi dengan nama pemilik nomor rekening yang diisi sebelumnya.
Holder
44 | P a g e

PAYROLL
BPJS Isi dengan nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. Kosongkan
1
Ketenagakerjaan apabila belum terdaftar.
Isi dengan nomor kepesertaan BPJS Kesehatan. Kosongkan apabila
2 BPJS Kesehatan
belum terdaftar.
Diisi apabila karyawan menanggung BPJS Kesehatan untuk
BPJS Kesehatan keluarga selain istri dan maksimal 3 orang anak. Contoh: anak ke-4,
3
Family ayah dan obu mertua, saudara kandung/ipar, asisten rumah
tangga, dll.
4 Tax Configuration Pilih tipe perhitungan pajak yang sesuai.
5 Type Salary Pilih tipe pembayaran upah yang sesuai.
Salary
6 Pilih tipe perhitungan pajak upah.
Configuration
7 Taxable Date Isi dengan tanggal pajak mulai dihitung dan laporkan.
Pilih konfigurasi JHT yang sesuai.
By Company: dibayarkan full oleh perusahaan.
By Employee: karyawan membayar bagiannya.
8 JHT Configuration
Not Paid: Tidak dibayarkan.
Default: mengikuti setting perushaan (Payroll
Configuration)
45 | P a g e
Pilih status pajak karyawan. Hal ini akan berpengaruh pada
perhitungan PPh21.
Employee Tax
9
Status
Pilih konfigurasi JP yang sesuai.

Jaminan Pensiun By Employee: karyawan membayar bagiannya.
10
Configuration Not Paid: Tidak dibayarkan.
Configuration)
Pilih konfigurasi JKK yang sesuai.

JKK 1: tingkat risiko sangat rendah.
JKK 2: tingkat risiko rendah.
11 JKK Configuration
JKK 3: tingkat risiko sedang.
JKK 4: tingkat risiko tinggi.
JKK 5: tingkat risiko sangat tinggi.
12 Overtime Status Pilih status lembur untuk karyawan tersebut.
46 | P a g e
Pilih konfigurasi BPJS Kesehatan.
BPJS Kesehatan
13 By Employee: karyawan membayar bagiannya.
Configuration
Configuration)
Isi dengan jumlah netto yang diterima dari pernghasilan
14 Beginning Netto sebelumnya (karyawan transfer atau karyawam join di tengah
tahun)
Isi dengan jumlah PPH 21 periode sebelumnya yang telah
15 PPH 21 Paid dibayarkan (karyawan transfer atau karyawan join di tengah
tahun).
Klik tombol BACK untuk kembali ke tampilan layar sebelumnya.
Klik tombol SAVE NEW EMPLOYEE untuk menyimpan data karyawan

baru.

FINISH
Add More
1 Digunakan untuk menginput data karyawan baru yang lain.
Employee
47 | P a g e
Back to Employee
2 Digunakan untuk kembali ke menu Employee.
Index
4.2. Add New Employee’s Payroll Component (selain Basic Salary)

4.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add New Employee’s Payroll
Component (selain Basic Salary)

4.2.2. Tampilan Layar ke-2 dari untuk ke Menu New Employee’s Payroll

1 Status Pastikan status karyawan aktif (Active).
2 Full Name Klik salah satu nama karyawan.
48 | P a g e
4.2.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Add New Employee’s Payroll

Pilih tab Payroll Info.
4.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Add New Employee’s Payroll Component (selain
Basic Salary)
Klik tombol ADD NEW COMPONENT untuk menambahkan komponen

upah pada karyawan.
49 | P a g e
Basic Salary)

Pilih komponen upah yang akan ditambahkan.
Contoh komponen:
Payroll
1
Component
Komponen yang muncul adalah komponen upah yang telah dibuat

pada Payroll Configuration sebelumnya.
Masukkan nominal yang diterima apabila nominal berjumlah tetap,
Component atau kosongkan apabila nominal berubah-ubah setiap bulan.
2
Amount Nominal yang berubah-ubah tersebut dapat diinput pada saat run
payroll.
Klik tombol CONFIRM untuk menyimpan data komponen upah.
Atau klik tombol CANCEL untuk membatalkan.
50 | P a g e
Basic Salary)

Notifikasi yang muncul apabila penambahan komponen upah
1 Notification
berhasil dilakukan.
Klik tombol SAVE PAYROLL INFO untuk menyimpan perubahan data

upah.
Basic Salary)

Notifikasi yang muncul untuk proses penyimpanan data dan notifikasi yang menunjukkan
proses tersebut berhasil dilakukan.
51 | P a g e
4.3. Add/Change Employee’s Schedule
4.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add/Change Employee’s Schedule


Pilih menu Schedule untuk menambah atau mengganti jadwal
1 Schedule
kerja karyawan.
52 | P a g e

1 Employee Tik satu atau lebih karyawan.
Klik tombol Add To Schedule untuk menambah jadwal kerja
2 Add To Schedule
karyawan.
4.3.4. Tampilan Layar ke-5 dari Add/Change Employee’s Schedule

Pilih jadwal kerja yang sesuai. Jenis-jenis jadwal kerja yang muncul
1 Select Schedule adalah jadwal kerja yang telah dibuat pada Company Configuration
sebelumnya.
53 | P a g e
2 Effective Date Isi dengan tanggal mulai berlakunya jadwal kerja tersebut.
3 Flexible Schedule Di-tik apabila jadwal kerja bersifat fleksibel atau dapat berubah.
Berisi nama-nama employee yang akan ditambahkan jadwal
4 Employee Name
kerjanya.
Klik tombol ADD untuk menambahkan jadwal kerja.
Atau klik tombol CANCEL untuk membatalkan transaksi.
4.3.5. Tampilan Layar ke-6 dari Add/Change Employee’s Schedule

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila jadwal berhasil ditambahkan.
4.4. Add Employee’s Prorate
4.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Prorate

54 | P a g e
4.4.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke menu Employee’s Prorate

Pilih menu Prorate apabila karyawan memiliki perhitungan yang
1 Prorate
berbeda.
4.4.3. Tampilan layar ke-3 untuk ke menu Prorate (with template)

Klik tombol EXPORT untuk mengunduh template Prorate (file Ms.
1 Export
Excel)
55 | P a g e
4.4.4. Tampilan layar ke-4 untuk ke menu Prorate (with template)

Diisi dengan nomor ID karyawan yang status proratenya ingin
1 Employee ID
diubah.
Diisi sesuai dengan status prorate yang akan di gunakan.
2 Prorate Type
Diisi apabila prorate type yang dipilih nomor 1 atau 2.
3 Costum Number
Simpan file Excel untuk kemudian di-import ke TALENTA
56 | P a g e
4.4.5. Tampilan layar ke-5 untuk ke menu Prorate

Diisi dengan nomor ID karyawan yang status proratenya ingin
1 Employee ID
diubah.
Diisi sesuai dengan status prorate yang akan di gunakan.
2 Prorate Type
Diisi apabila prorate type yang dipilih nomor 1 atau 2.
3 Costum Number
Simpan file Excel untuk kemudian di-import ke TALENTA
57 | P a g e
4.4.6. Tampilan layar ke-6 untuk menu Prorate

1 Import Klik tombol IMPORT untuk memeilih file yang akan di import.
58 | P a g e
1 File Pilih file yang akan di-import.
2 Open Klik tombol Open untuk melanjutkan.

Notifikasi yang muncul untuk proses penyimpanan data dan notifikasi yang menunjukan
4.5. Add Employee’s Time Off

4.5.1. Tampilan Layar ke-1 dari untuk ke Menu Employee’s Time Off

1 Time Off Pilih menu Time Off.
59 | P a g e
4.5.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Add Employee’s Time Off

1 Assign or Update Klik tombol Assign or Update.
4.5.3. Tampilan Layar ke-3 dari Add Employee’s Time Off

1 Transaction ID Nomor transaksi akan muncul otomatis dari system.
Pilih nama time off yang akan ditambahkan.
2 Policy Name
Contoh:
60 | P a g e
Jenis-jenis time off yang muncul adalah jadwal kerja yang telah
dibuat pada Company Configuration sebelumnya.
Untuk menambahkan cuti pada karyawan, pilih ASSIGN.
3 Type

5 Add Klik tombol ADD.

Akan muncul daftar karyawan yang belum memiliki tipe time off
1 tertentu. Pada contoh disini adalah Cuti Tahunan.
Maka tik karyawan yang time off-nya akan ditambahkan.
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data time off.
61 | P a g e
Atau klik tombol CANCEL untuk membatalkan transaksi.

Tombol delete digunakan apabila ada pembatalan untuk karyawan
1 DELETE
tertentu.

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila time off berhasil ditambahkan.
62 | P a g e
4.6. Add Time Off Balance
4.6.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add Time Off Balance

4.6.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Add Time Off Balance

1 ASSIGN OR UPDATE TIME OFF (per jenis time off)
Assign or Update Klik tombol assign or update untuk update saldo cuti/ijin.
UPDATE TIME OFF BALANCE VIA EXCEL (lebih dari satu jenis time off)
Klik tombol “Export” untuk mengunduh template update saldo
2 Export
cuti/ijin.
Import Klik tombol “Import” untuk mengunggah saldo cuti/ijin.
63 | P a g e
4.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari Add Time Off Balance

Pilih nama time off untuk update saldo.
Contoh:
2 Policy Name
Untuk menambahkan saldo time off pada karyawan, pilih UPDATE.
3 Type

Klik tombol EXPORT untuk mengunduh template Update Balance
5 Add
(file Ms. Excel).
64 | P a g e
4.6.4. Tampilan Layar ke-4 dari Add Time Off Balance (Template)

Isi dengan ID karyawan.
1 ID employee
2 Full name Isi dengan nama karyawan.

Isi dengan saldo time off yang dimiliki oleh karyawan pada periode
3 Balance
tertentu.
Isi dengan tanggal awal berlakunya saldo time off.
4 Start date
Isi dengan tanggal akhir berlakunya saldo time off.
5 End date
Contoh:
Simpan file Excel untuk kemudian di-import ke TALENTA.
65 | P a g e

1 Import Klik tombol IMPORT untuk memilih file yang akan di-import.
66 | P a g e
Pilih file yang akan di-import.
1 File Nama file untuk Time Off Balance akan otomatis generate dari
system seperti contoh di atas.

Tombol delete digunakan apabila ada pembatalan untuk karyawan
1 DELETE
tertentu.

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila saldo time off berhasil ditambahkan.
67 | P a g e
4.7. Employee Transfer (Pindah Branch)
4.7.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Employee Transfer (Pindah Branch)

4.7.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Employee Transfer (Pindah Branch)

1 Checkbox Tik checkbox karyawan (bisa lebih dari satu).
Employee
2 Klik tombol Employee Transfer untuk melanjutkan.
Transfer
68 | P a g e
4.7.3. Tampilan Layar ke-3 dari Employee Transfer (Pindah Branch)

1 Effective Date Isi dengan tanggal mulai berlakunya transfer karyawan.
Kemudian scroll layar ke bawah.

1. Select Branch Pilih cabang yang dituju.
Klik tombol YES untuk menyimpan data transfer.
69 | P a g e
Atau klik tombol NO untuk membatalkan transaksi.

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila transfer berhasil dilakukan.
4.8. Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan)

4.8.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Employee Transfer (Perubahan Status
Karyawan)

70 | P a g e
4.8.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Employee Transfer (Perubahan Status
Karyawan)

Employee
2 Klik tombol Employee Transfer untuk melanjutkan.
Transfer
4.8.3. Tampilan Layar ke-3 dari Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan)

1 Status Employee Pilih status employee yang diinginkan.
71 | P a g e

1 Effective Date Isi dengan tanggal mulai berlakunya perubahan status karyawan.
Klik tombol YES untuk menyimpan data transfer.
Atau klik tombol NO untuk membatalkan transaksi.

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila perubahan status karyawan berhasil
dilakukan.
72 | P a g e
4.9. Employee Resign
4.9.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Employee Resign

4.9.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Employee Resign

1 Resign Klik tombol Resign untuk melanjutkan.
73 | P a g e
4.9.3. Tampilan Layar ke-3 dari Employee Resign
Klik tombol YES untuk melanjutkan proses resign.
Atau klik tombol NO untuk membatalkan.

1 Resign Date Isi dengan tanggal terakhir karyawan bekerja.
Length of Services Otomatis terisi dengan lamanya karyawan bekerja (dalam satuan
2
(Month(s)) bulan).
3 Merit Pay Diisi apabila karyawan mendapat uang penghargaan masa kerja.
4 Severance Diisi apabila karyawan mendapatkan pesangon
74 | P a g e
Compensation
5 Diisi apabila karyawan berhak menerima uang pergantian.
Pay

1 Remaining Loan Otomatis terisi dengan sisa pinjaman.
Time Off
2 Otomatis terisi apabila karyawan memiliki sisa cuti.
Compensation
3 Amount per day Otomatis terisi dengan nominal yang sudah ditentukan.
Otomatis terisi dengan nominal hasil sisa cuti di kalikan dengan
4 Total Amount
nominal yang sudah ditentukan.
5 Reason Isi dengan keterangan yang diperlukan.
Klik tombol YES untuk menyimpan data resign.
Atau klik tombol NO untuk membatalkan.
75 | P a g e
Notifikasi seperti ini akan muncul apabila resign karyawan berhasil dilakukan.
5. Attendance
5.1. Change Shift
5.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Change Shift


1 Attendance Pilih menu Attendance.
76 | P a g e

Pilih tanggal yang akan diedit, kemudian klik tombol SUBMIT
1 Date
2 Edit Klik tombol Edit (berbentuk pensil) di sebelah kiri Employee ID.
5.1.4. Tampilan Layar ke-5 dari Change Shift

1 Shift Pilih shift untuk karyawan tersebut.
77 | P a g e
Shift yang muncul adalah jadwal kerja yang telah dibuat pada
Company Configuration sebelumnya.
Contoh:
Klik tombol CONFIRM untuk menyimpan data.
5.1.5. Tampilan Layar ke-6 dari Change Shift

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila shift berhasil diganti.
5.2. Input Check In & Check Out

5.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Input Check In & Check Out

78 | P a g e


1 Date
79 | P a g e
5.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Input Check In & Check Out

1 Check In Isi dengan jam dan menit waktu karyawan datang.
2 Check Out Isi dengan jam dan menit waktu karyawan pulang.
5.2.5. Tampilan Layar ke-5 dari Input Check In & Check Out

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila check in dan check out berhasil disimpan.
80 | P a g e
5.3. Input Time Off (Cuti Tahunan, Sakit, Ijin, Dinas, dll.)
5.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Input Time Off


81 | P a g e

1 Date
5.3.4. Tampilan Layar ke-4 dari Input Time Off

1 Time Off Pilih jenis time off yang diinginkan.
82 | P a g e
Jenis time off yang muncul adalah jadwal kerja yang telah dibuat
pada Company Configuration sebelumnya, kecuali untuk cuti yang
sesuai dengan peraturan pemerintah, seperti Cuti Melahirkan, dll.
5.3.5. Tampilan Layar ke5 dari Input Time Off

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila time off berhasil disimpan.
5.4. Input Overtime

5.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Input Overtime

83 | P a g e


1 Date
84 | P a g e
5.4.4. Tampilan Layar ke-4 dari Input Overtime

Isi dengan jumlah jam dan menit lembur karyawan sebelum jam
1 Overtime Before
kerja.
Isi dengan jumlah jam dan menit lebur karyawan setelah jam
2 Overtime After
kerja.
Overtime Before Isi dengan jumlah jam dan menit break pada saat menjalankan
3
Break lembur sebelum jam kerja.
Overtime After Isi dengan jumlah jam dan menit break pada saat menjalankan
4
Break lembur setelah jam kerja.
5.4.5. Tampilan Layar ke-5 dari Input Overtime

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila time off berhasil disimpan.
85 | P a g e
5.5. Delete Attendance/Time Off
5.5.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Delete Attendance/Time Off


86 | P a g e

1 Date
Scroll layar ke bawah.
5.5.4. Tampilan Layar ke-4 dari Delete Attendance/Time Off

Delete
1
Attendance Klik tombol Delete Attendance .
87 | P a g e
5.5.5. Tampilan Layar ke-5 dari Delete Attendance/Time Off

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila attendance berhasil dihapus.
88 | P a g e
6. PTKP Status Adjustment
6.1. Add (per Employee)
6.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu PTKP Status Adjustment (per
Employee)

6.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu PKTP Status Adjustment (per
Employee)

PTKP Status Pilih menu PTKP Status Adjustment untuk memperbaharui status
1
Adjustment pajak karyawan pada awal tahun.
89 | P a g e
6.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari PTKP Status Adjustment (per Employee)

1 NEW Klik tombol NEW untuk menginput status pajak karyawan.

1 Select Year Period Pastikan tahun yang dipilih sudah benar. Contoh: 2016.
Klik tombol Add untuk memilih karyawan yang akan diperbaharui
2 Add
status pajaknya.
90 | P a g e

Tik checkbox di ujung kiri tabel untuk karyawan yang akan
1 Employee
dperbaharui status pajaknya.
Please Select
2 Pilih status pajak karyawan yang baru.
PTKP Status
Klik tombol YES untuk melanjutkan.
Klik tombol NO untuk membatalkan.
91 | P a g e

1 PTKP Status Status pajak lama.
2 PTKP Status New Status pajak baru.
3 Action DELETE: untuk menghapus atau membatalkan update.
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data perubahan status pajak karyawan.
92 | P a g e
6.2. Import (with Template)
6.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu PTKP Status Adjustment (with
Template)

6.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu PTKP Status Adjustment (with
Template)

PTKP Status Pilih menu PTKP Status Adjustment untuk memperbaharui status
1
Adjustment pajak karyawan pada awal tahun.
93 | P a g e
6.2.3. Tampilan Layar ke-3 dari PTKP Status Adjustment (with Template)

1 NEW Klik tombol NEW untuk menginput status pajak karyawan.

1 Select Year Period Pastikan tahun yang dipilih sudah benar. Contoh: 2016.
Klik tombol EXPORT untuk mengunduh template PTKP Status
2 Export
Adjustment (file Ms. Excel).
94 | P a g e

Isi dengan nomor ID karyawan yang status pajaknya akan
1 id employee
diperbaharui.
2 full name Isi dengan nama lengkap karyawan.
3 PTKP Status Isi dengan status pajak lama.
Isi dengan status pajak baru. Isian berupa angka sesuai dengan
4 PTKP Status New
comment terlampir pada file excel.
Simpan file Excel untuk kemudian di-import ke TALENTA.
95 | P a g e
1 Import Klik tombol IMPORT untuk memilih file yang akan di-import.

96 | P a g e
6.2.8. Tampilan Layar ke-8 dari Tax Status Adjustment (with Template)

1 Tax Status Status pajak lama.
2 Tax Status New Status pajak baru.
3 Action DELETE: untuk menghapus atau membatalkan update.
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data perubahan status pajak karyawan.
97 | P a g e
7. Other Import
7.1. Emergency Contact
7.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Emergency Contact


1 Other Import Pilih menu Other Import.
98 | P a g e

Emergency
1 Pilih data yang akan di-import.
Contact
7.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari Emergency Contact

Download Blank Digunakan untuk mengunduh template yang masih kosong, untuk
1
Template kemudian diisi dengan emergency contact.
99 | P a g e
Digunakan untuk mengunduh template yang berisi data emergency
Download With
2 contact yang terdaftar pada system, untuk kemudian diperbaharui
Existing Data
atau ditambah dengan contact baru.
7.1.5. Tampilan Layar ke-5 dari Emergency Contact (Template)

A. Blank Template
B. With Existing Data Template
100 | P a g e
1 Employee ID
Isi dengan 1 apabila merupakan update data, atau kosongkan

apabila merupakan data baru.
2 Increment Data
Isi dengan nama emergency contact yang akan didaftarkan.
3 Name
Isi dengan tipe hubungan antara karyawan dengan emergency

contact tersebut.
4 Relationship
Isi dengan nomor telepon emergency contact.
5 Phone Number
101 | P a g e

Klik kotak dengan garis terputus atau tarik file yang akan di-import. Kemudian tunggu sampai
ada notifikasi import berhasil.
102 | P a g e
1 File Pilih file Emergency Contact yang akan di-import.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah import berhasil dilakukan.
Klik tombol FINISH untuk kembali ke menu Other Import.
7.2. Family Data

7.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Family Data

103 | P a g e


1 Family Data Pilih data yang akan di-import.
104 | P a g e
7.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Family Data

Download Blank Digunakan untuk mengunduh template yang masih kosong, untuk
1
Template kemudian diisi dengan data keluarga.
Digunakan untuk mengunduh template yang berisi data data
Download With
2 keluarga yang terdaftar pada system, untuk kemudian
Existing Data
diperbaharui atau ditambah dengan data baru.
7.2.5. Tampilan Layar ke-5 dari Family Data (Template)

A. Blank Template
105 | P a g e
B. With Existing Data Template

1 Employee ID
Isi dengan 1 apabila merupakan update data, atau kosongkan

apabila merupakan data baru.
2 Increment Data
Isi dengan nama anggota keluarga yang akan didaftarkan.
3 Full Name
Isi dengan tipe hubungan antara karyawan dengan anggota

keluarga tersebut.
4 Relationship
Isi dengan tanggal lahir anggota keluarga.
5 Birth Date
106 | P a g e
Isi dengan nomor kartu identitas anggota keluarga.
6 No. KTP
Isi dengan status pernikahan anggota keluarga.
7 Marital Status
Isi dengan alamat tampat tinggal anggota keluarga.
8 Address
Isi dengan jenis kelamin anggota keluarga.
9 Gender
Isi dengan pekerjaan anggota keluarga.
10 Job
Isi dengan agama anggota keluarga.
11 Religion
Isi dengan nomor telepon anggota keluarga.
12 Phone Number
107 | P a g e

108 | P a g e
1 File Pilih file Family Data yang akan di-import.

7.3. Employee Photos

7.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Employee Photos

109 | P a g e


1 Employee Photos Pilih data yang akan di-import.
110 | P a g e
7.3.4. Tampilan Layar ke-4 dari Employee Photos

Format foto yang diperbolehkan hanya JPEG dan PNG, ukuran 150x150 px, dan setiap
1
nama file disamakan dengan ID karyawan.
2 Foto disimpan pada folder dengan format zip (tanpa folder lagi di dalam zip).
3 Import bisa dilakukan untuk lebih dari satu karyawan.
111 | P a g e

Pilih file yang akan di-import.
Contoh isi folder zip:
1 File
112 | P a g e

8. Payroll
8.1. Update Payroll Component (Kenaikan Gaji/Tunjangan)
8.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Update Payroll Component

1 Payroll Pilih menu Payroll.
113 | P a g e
8.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Update Payroll Component

Pilih menu Update Payroll Component.
8.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari Update Payroll Component

1 New Klik tombol NEW untuk melanjutkan.
114 | P a g e

Untuk perubahan Basic Salary, akan otomatis terisi dengan
Adjustment.
Sedangkan untuk Tunjangan (Allowance) dan Potongan
(Deduction), pada filed ini terdapat 3 pilihan:
1. Adjustment: untuk perubahan nominal tunjangan atau
potongan.
2. Expired: untuk menghapus tunjangan atau potongan dari
2 Type karyawan tertentu.
3. Formula: untuk mengubah formula perhitungan tunjangan
atau potongan yang sudah dibuat sebelumnya.
Isi dengan tanggal awal berlakunya adjustment. Hal ini kan

3 Effective Date
berpengaruh pada perhitungan prorate.
Component
4 PIlih nama component yang akan di-update.
Name
Checkbox backpay di-tik apabila akan dilakukan rapel.
6 Backpay
Jika di-tik, isi Backpay Date dengan tanggal rapel.
115 | P a g e
Untuk memilihi beberapa karyawan yang akan di update payroll
7 Add
component.
Klik tombol Export untuk mengunduh template update payroll
component. Template ini dapat digunakan untuk mengupdate data
banyak karyawan.
Export
Klik tombol Import untuk mengunggah data pada template yang

Import
telah dilengkapi.
Lik tombol Reset untuk mengembalikan nominal yang telah diubah
Reset
menjadi nominal awal kembali.
Klik tombol Delete untuk menghapus karyawan pada daftar
Delete karyawan yang muncul di bawah tombol. Caranya pilih karyawan,
kemudian klik tombol Delete.
116 | P a g e
Terisi otomatis dengan jumlah salary atau komponen upah yang
diterima karyawan saat ini.
1 Current Amount
Terisi dengan nol (0) apabila baru pertama kali ditempelkan pada
karyawan.
Terisi otomatis dengan jumalh salary atau komponen upah lain
yang diterima karyawan saat ini. Tetapi field ini dapat diubah
2 New Amount
dengan salary atau komponen upah lain yang baru apabila ada
perubahan.

Data yang disimpan hanya data yang mengalami perubahan.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah adjustment berhasil disimpan.
8.2. Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan tidak tetap

8.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Run Payroll & Input
Bonus/Tunjangan/Potongan tidak tetap

117 | P a g e
8.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Run Payroll & Input
Bonus/Tunjangan/Potongan tidak tetap

Pilih menu Run Payroll.
8.2.3. Tampilan Layar ke-3 dari Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan
tidak tetap

1 Periode Pilih bulan dan tahun payroll.
Custom date for Di-tik apabila perhitungan BPJS Kesehatan menggunakan upah
2
BPJS Kesehatan bulan tertentu.
118 | P a g e
Di-tik apabila proses payroll dilakukan hanya untuk karyawan
tertentu saja.
Select Employee
3
to Run Payroll
Tik checkbox di sebelah ID karyawan yang akan diproses, bisa satu

atau lebih pegaawai.
Klik tombol CONTINUE untuk melanjutkan.
tidak tetap

1 Employee Berisi informasi nama, status, dan basic salary karyawan.
Allowance/tunjangan yang muncul pada kolom ini adalah
2 Allowance
tunjangan tetap yang bersifat rutin dan nominalnnya tidak
119 | P a g e
berubah. Apabila ada perubahan nominal maka lakukan
adjustment.
Berisi jumlah actual jam lembur karyawan. Apabila diklik, maka
akan muncul detail dari nominal lembur yang diterima karyawan
tersebut per tanggal lembur.
Approved
3
Overtime
Terdapat 3 bagian pada kolom ini.

a. IDR XXX: menunjukkan total nominal lembur yang diterima
karyawan.
b. Bonus: merupakan fitur standard dari Talenta untuk bonus.
Apabila diisi, fitur ini akan otomatis menghitung pajak bonus
sesuai dengan salary configuration (gross/nett.
Additional
4
Earnings c. Allowance: merupakan tunjangan tidak tetap yang diterima
karyawan. Allowance Name yang muncul merupakan
allowance yang sudah dibuat sebelumnya. Isikan nominal
tunjangan pada kolom Amount.
120 | P a g e
Merupakan potongan tidak tetap yang ditanggung karyawan.
Deduction Name yang muncul merupakan deduction yang sudah
dibuat sebelumnya. Isikan nominal potongan pada kolom Amount.
5 Deduction
ABSENCE merupakan fitur standard dari Talenta untuk menghitung

potongan gaji karena absensi (berdasarkan setting pada Company
Configuration).
6 Total Pay Total Pay = Basic Salary + Allowance – Deduction.
Klik tombol EDIT untuk menginput bonus, potongan atau tunjangan tidak tetap.
tidak tetap
Klik SAVE & RUN PAYROLL untuk melanjutkan proses perhitungan gaji.
Atau klik BACK TO PAYROLL MENU untuk membatalkan dan

kembali ke menu Payroll.
121 | P a g e
tidak tetap
Klik tombol CHECK YOUR INBOX untuk melihat apakah proses run
payroll telah selesai.
Atau klik Finish And Go Back To Payroll Menu untuk kembali ke menu payroll.
tidak tetap
122 | P a g e
Pada inbox akan muncul pesan baru. Klik pada pesan tersebut.
Klik tombol VIEW REPORT untuk melihat laporan-laporan berkaitan dengan

proses payroll.
8.3. Loan
8.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Loan

123 | P a g e
Pilih menu Loan/Reimbursement.

Pilih menu Loan.
8.3.4. Tampilan Layar ke-4 dari Loan
124 | P a g e
Ini adalah tampilan dari daftar transaksi pinjaman yang telah dibuat.
Klik tombol NEW untuk membuat transaksi baru.

2 Effective Date Isi dengan tanggal awal berlakunya adjustment.
3 Employee Pilih karyawan yang mengajukan pinjaman.
4 Amount Isi dengan jumlah pinjaman.
5 Installment Isi dengan jumlah cicilan.
6 Interest Type Tipe bunga: Flat.
Isi dengan bunga per tahun.
Interest (%) Contoh: installment 12 kali dengan bunga 1% per bulan.
Pada field ini isi dengan 12.
7 Description Isi dengan keterangan yang diperlukan
8 Export Klik tombol Export untuk mengunduh template loan.
125 | P a g e
Import
telah dilengkapi.

1 Installment Menunjukkan urutan cicilan.
Tanggal pembayaran cicilan dan akan mengikuti pembayaran gaji
2 Payment Date
yang telah disetting.
3 Basic payment Jumlah cicilan yang harus dibayaran setiap periode.
4 Insterest Bunga yang dikenakan pada cicilan (bila ada).
5 Total Total dari Basic Payment ditambah dengan Interest.
6 Remaining Loan Sisa cicilan pada periode tersebut.
Setelah selesai, klik tombol SAVE .
126 | P a g e
Setiap dilakukan proses run payroll, maka pinjaman ini akan muncul pada bagian deduction.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah loan berhasil disimpan.
8.4. Reimbursement
8.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Reimbursement

127 | P a g e
Pilih menu Loan/Reimbursement.

Pilih menu Reimbursement.
8.4.4. Tampilan Layar ke-4 dari Reimbursement

Ini adalah tampilan dari daftar jenis-jenis reimbursement yang dimiliki perusahaan.
128 | P a g e
Klik tombol REQUEST untuk membuat transaksi
pengajuan reimburesement baru.

Ini adalah tampilan dari daftar reimbursement yang pernah diajukan.
Klik tombol CREATE REIMBURSEMENT REQUEST

untuk membuat transaksi pengajuan reimbursement baru.
129 | P a g e
Isi dengan tanggal yang tertera pada bukti (contoh: kwitansi) yang
2 Effective Date
dilampirkan.
Pilih jenis reimbursement yang akan diajukan.
Reimbursement
3
Name
Pilihan ini akan muncul apabila telah disetting sebelumnya.

4 Employee Pilih karyawan yang mengajukan reimbursement.
5 Attachment Klik tombol ATTACH FILE

untuk mengunggah file lampiran (contoh: kuitansi)
Remaining Jumlah plafond reimbursement yang masih dimiliki oleh karyawan
7
Balance dan bisa digunakan untuk proses pengajuan reimbursement.

Pilih detail reimbursement.
1 Benefit Name
130 | P a g e
Pilihan ini akan muncul apabila telah disetting sebelumnya.
Isi dengan nominal yang ada pada kuitansi atau disesuaikan apabila
2 Amount
remaining balance tidak mencukupi.
Klik tombol SELECT BENEFIT untuk

3 SELECT BENEFIT
menambah detail dari reimbursement (apabila terdapat lebih dari
satu detail.
Jika data sudah lengkap dan sesuai dengan bukti yang dilampirkan,
klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data reimbursement.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah reimbursement berhasil disimpan.
8.5. Calculate THR

8.5.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Calculate THR

131 | P a g e
8.5.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Calculate THR

Pilih menu Calculate THR.
8.5.3. Tampilan Layar ke-3 dari Calculate THR

1 Payment Date Pilih tanggal sebagai periode dimana pajak THR akan dibayarkan.
Pilih tanggal hari raya. Hal ini akan berpengaruh pada masa kerja
2 THR Date
(length of service) dan amount THR yang diperoleh karyawan.
3 Include in THP Tik apabila THR akan dibayarkan bersamaan dengan gaji.
132 | P a g e
Non Taxable Tik apabila THR tidak dikenakan pajak.
Klik tombol SELECT EMPLOYEE(S) TO RUN THR apabila THR
diproses untuk karyawan tertentu saja.
Sebagai contoh:
4 Select Employee
Klik tombol CONTINUE untuk melanjutkan perhitungan THR.

Klik tombol Export untuk mengunduh template edit THR.
1 Export THR Amount THR yang diterima karyawan dapat diubah pada template
ini.
133 | P a g e
Import
telah dilengkapi.
Klik tombol RESET THIS PERIOD apabila data amount THR akan
2 Reset This Period
dikembalikan pada angka semula sebelum diedit.
Kolom ini akan otomatis terisi dengan:
- Nama karyawan
3 Employee - Employee ID
- Status kekaryawanan
- Basic Salary
Terisi otomatis dengan angka tunjangan yang dijadikan komponen
4 Total Allowance
penambah THR.
Terisi otomatis dengan masa kerja yang dipengaruhi oleh THR Date
5 Length of Service sebelumnya. Masa kerja akan berpengaruh pada amount THR yang
diterima.
Total amount yang diterima oleh karyawan.
6 Total THR
Angka ini dapat diedit sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Sebagai contoh yang muncul adalah Islam karena sebelumnya
7 Religion
telah dilakukan filter employee.
134 | P a g e
Klik SAVE & RUN THR untuk melanjutkan proses perhitungan THR.
Atau klik BACK TO PAYROLL MENU untuk membatalkan dan

kembali ke menu Payroll.

Tampilan ini menunjukkan proses Calculate THR berhasil dilakukan.
135 | P a g e
Klik tombol VIEW REPORT untuk melihat laporan-laporan berkaitan dengan
proses payroll.
Atau klik tombol PAYROLL CONFIGURATION untuk melihat

konfigurasi yang dibuat.
8.6. Tax Recalculate

8.6.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Tax Recalculate

8.6.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Tax Recalculate

Tax Recalculate Pilih menu Tax Recalculate.
136 | P a g e
8.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari Tax Recalculate

1 Periode Pilih periode bulan dan tahun yang akan dihitung ulang.
Selected
2 Employee to Pilih nama karyawan yang akan dihitung ulang (tidak wajib).
Recalculate
Klik tombol untuk melanjutkan

atau
Klik tombol untuk membatalkan
137 | P a g e
1 View Report Masuk ke menu view report untuk melihat hasil tax recalculate.

Diisi dengan angka 1 agar system memunculkan hasil tax
1 Correction
recalculate pada report.
8.7. Ex Employee Allowance

8.7.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Ex Employee Allowance

138 | P a g e
8.7.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Ex Employee Allowance

Ex Employee
Pilih menu Ex Employee Allowance.
Allowance
8.7.3. Tampilan Layar ke-3 dari Ex Employee Allowance

1 New Klik tombol NEW untuk menginput tunjangan karyawan resign.
139 | P a g e

Terisi nomor dari transaksi yang akan dilakukan.
1 Transaction ID
2 Select Year Period Pilih periode tahun yang akan di transaksikan.

Select Month
3 Pilih periode bulan yang akan ditransaksikan.
Period
Taxable
Tik apabila perhitungannya di kenakan pajak.
4 Description Diisi dengan keterangan yang sesuai.
Untuk memilih beberapa karyawan yang sudah resign untuk
5 ADD
dibayarkan sisa tunjangannya.
140 | P a g e

1 Allowance Diisi dengan jumlah tunjangan yang belum dibayarkan.
2 Pilih nama karyawan yang akan di bayarkan sisa tunjangannya.
Klik tombol untuk menyimpan data

atau
Klik tombol untuk membantalkan.
141 | P a g e
DELETE Tombol delete digunakan apabila ada pembatalan untuk karyawan
1
tertentu.
Klik tombol untuk menyimpan data karyawan.

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila data sudah ditersimpan
8.8. Ex Employee Allowance (Template)

8.8.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Ex Employee Allowance (Template)

142 | P a g e
8.8.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Ex Employee Allowance (Template)

Ex Employee
Pilih menu Ex Employee Allowance.
Allowance
8.8.3. Tampilan Layar ke-3 dari Ex Employee Allowance (Template)

1 New Klik tombol NEW untuk menginput tunjangan karyawan resign.
143 | P a g e
8.8.4. Tampilan Layar ke-4 dari Ex Employee Allowance (Tamplate)

Terisi nomor dari transaksi yang akan dilakukan.
1 Transaction ID
2 Select Year Period Pilih periode tahun yang akan di transaksikan.

Select Month
3 Pilih periode bulan yang akan ditransaksikan.
Period
Taxable
Tik apabila perhitungannya di kenakan pajak.
4 Description Diisi dengan keterangan yang sesuai.
Untuk mengunduh template Ex Employee Alowance (file Ms.
5 Export
Excel).
144 | P a g e

1 ID Employee Diisi dengan nomor id karyawan.
2 Full Name Diisi dengan nama karyawan yang sesuai dengan nomor id.
3 Resign Date Diisi sesuai dengan tanggal resign karyawan.
4 Amount Diisi dengan jumlah tunjangan yang belum di bayarkan.

1 Import Klik tombol IMPORT untuk memilih file yang akan di-import
145 | P a g e

146 | P a g e
DELETE Tombol delete digunakan apabila ada pembatalan untuk karyawan
1
tertentu.
Klik tombol untuk menyimpan data karyawan.

Notifikasi seperti ini akan muncul apabila data sudah ditersimpan
9. Company
9.1. Assets
9.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Assets

1 Company Pilih menu Company.
147 | P a g e
9.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Assets

1 Assets Pilih menu Assets.
9.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari Assets

1 Add New
Klik tombol ADD NEW untuk membuat asset baru.
148 | P a g e

Isi dengan kategori asset. Nama dan jumlah kategori disesuaikan
1 Assests Category
dengan kebutuhan perusahaan.
2 Serial Number Isi dengan nomor seri asset tersebut.
3 Holder Pilih nama karyawan yang menggunakan asset tersebut.
4 Description Isi dengan keterangan tambahan yang dibutuhkan.
5 Lend Date Isi dengan tanggal awal penggunaan asset.
Diisi apabila asset sudah tidak lagi digunakan oleh karyawan
tersebut.
Isi tanggal pengembalian pada field Date Returned.
6 Date Returned
149 | P a g e

Klik tombol export untuk mengunduh template edit ASSETS.
1 Export ASSETS
150 | P a g e
Klik import untuk mengunggah data pada tamplate yang telah di
Import ASSETS
lengkapi.
9.2. Reprimand
9.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Reprimand

9.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Reprimand

1 Reprimand Pilih menu Reprimand.
151 | P a g e
9.2.3. Tampilan Layar ke-3 dari Reprimand
1 Add New Klik tombol ADD NEW untuk membuat Surat

Peringatan baru.
9.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Reprimand

1 Assign To Pilih karyawan yang mendapatkan Surat Peringatan.
152 | P a g e
Apabila di-tik, maka system akan membaca jenis Surat Peringatan
yang dapat diberikan kepada karyawan sesuai dengan urutannya.
Apabila tidak di-tik, maka jenis Surat Peringatan dapat dipilih
Set by System
sendiri.
Send Email
Apabila di tik, maka surat peringatan akan masuk ke email
karyawan.
3 Started Date Isi dengan tanggal awal berlakunya Surat Perigatan.

4 Expired Date Isi dengan tanggal akhir berlakunya Surat Perigatan.
9.2.5. Tampilan layar ke-5 dari Reprimand
153 | P a g e
Isi dengan keterangan dari Surat Peringatan tersebut, sesuai
1 Conten
dengan kebutuhan perusahaan.
Diisi oleh karyawan untuk memberikan tanggapan mengenai Surat
2 Feedback
Peringatan.
Klik tombol untuk menyimpan dan mengiriman Surat peringatan.
Klik tombol untuk membatalkan Surat Peringatan.
9.3. Task
9.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Task

9.3.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Task
154 | P a g e
1 Task Pilih menu Task.
9.3.3. Tampilan Layar ke-3 dari Task
1 Add New Klik tombol ADD NEW untuk membuat pekerjaan

baru.
155 | P a g e

1 Assign To Pilih karyawan yang mendapatkan Surat Peringatan.
2 Title Isi dengan judul pekerjaan yang akan diberikan.
3 Deadline Isi dengan tanggal pekerjaan harus selesai.
5 Send to Email Di-tik apabila task ini akan dikirimkan juga ke email karyawan.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah task berhasil dibuat.
156 | P a g e
9.4. Announcement
9.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Announcement

9.4.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Announcement

1 Announcement Pilih menu Announcement.
157 | P a g e
9.4.3. Tampilan Layar ke-3 dari Announcement
1 Add New Klik tombol ADD NEW untuk membuat pengumuman

baru.

1 Subject Isi dengan judul pengumuman yang akan diberikan.
2 Content Isi dengan keterangan yang diperlukan.
158 | P a g e
Di-tik apabila pengumuman ini akan dikirimkan juga ke email
3 Send to Email
karyawan.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah announcement berhasil dibuat.
9.5. User Activity Log

9.5.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu User Acitivity Log

159 | P a g e
9.5.2. Tampilan ke-2 Untuk ke menu User Activity Log

1 User Activity Log Pilih menu User Activity Log
9.5.3. Tampilan ke-3 untuk ke menu User Activity Log

1 User Berisi email dari user yang melakuka transaksi.
2 Activity Date Berisi tanggal transaksi.
3 Detail Berisi keterangan penjelasan transaksi yang dilakukan user.
160 | P a g e
9.6. Add Event
9.6.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Add Event

1 Calendar Pilih menu Calendar.
9.6.2. Tampilan ke-2 Untuk ke menu Add Event

1 Add Event Pilih menu Add Event.
161 | P a g e
9.6.3. Tampilan ke-3 untuk menu Add Event

1 Name of Event Diisi dengan nama acara.
2 Date Diisi dengan tanggal acara akan dibuat.
Days Diisi dengan jumlah hari acara akan dibuat.
Is this company
holiday?
Tik kotak ini apabila acara yang dibuat merupakan hari libur kantor.
Everyone can
3 Ditik apabila acara yang dibuat untuk semua karyawan.
view this event
Only Show to
4 Ditik apabila acara yang dibuat hanya untuk beberapa karyawan.
Selected people
Send Email
Tik kotak ini apabila acara yang dibuat ingin di kirim ke email.
5 Note Diisi dengan keterangan yang diperlukan.
Klik tombol untuk menyimpan acara yang sudah dibuat

atau
162 | P a g e
9.6.4. Tampilan ke-4 untuk menu Add Event

Notifikasi yang muncul untuk proses penyimpanan data dan notifikasi yang menunjukan
9.7. Create Polling
9.7.1. Pembuatan polls dilakukan dari menu Dashboard lalu klik “Create Polls”
163 | P a g e
9.7.2. Lengkapi ketentuan polling yang tersedia

1 Questions Pertanyaan voting
2 Options Opsi voting
3 Add options Untuk menambahkan opsi baru
4 Tombol (-) Untuk menghapus opsi
Tanda panah atas
5 Untuk mengubah urutan susunan opsi jawaban
dan bawah
6 End date Tanggal terakhir voting
7 Filter participant Memilih peserta yang dapat memilih voting
Allow participant
8 to create other Peserta dapat menambahkan pilihan jawaban
answer
Allow participant
9 Peserta dapat memberika komentar
to comment
Send notifications Mengirimkan notifikasi bahwa peserta memiliki tugas untuk voting
10
to participant pertanyaan tertentu
164 | P a g e
10. Report
10.1. View Time Off Balance by Employee
10.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu View Balance by Employee

View Balance by
1
Employee
Tik logo merah untuk melihat jumlah cuti yang dimiliki karyawan.
165 | P a g e
Nama Field
Penjelasan
No.
1 Employee ID Berisi semua ID karyawan.
2 Employee Name Berisi nama karyawan.
3 Balance Berisi jumlah cuti yang dimiliki karyawan.
10.2. View Balance Detail

10.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu View Balance Detail

166 | P a g e
View Balance
1 Tik strip merah untuk melihat informasi yang lengkap mengenai
Detail
cuti/ijin.
167 | P a g e
1 Employee ID Berisi semua ID karyawan.
2 Employee Name Berisi nama karyawan.
3 Start Date Berisi tanggal awal muncul cuti karyawan.
4 End Date Berisi tanggal akhir cuti akan habis.
5 Balance Berisi jumlah cuti yang dimilik karyawan.
6 Type Berisi informasi mengenai jenis transaksi
7 Transaction ID Berisi menganai nomor transaksi
8 Status Berisi dari status cuti.
10.3. View Report

10.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu View Report

10.3.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu View Report

Pilih menu View Report.
168 | P a g e
10.3.3. Tampilan Layar ke-3 dari View Report

Select Year & Pilih bulan dan tahun report.
Month
1
Select Branch Pilih cabang perusahaan yang ingin di report.

Pilih jenis report yang akan ditampilkan. Isian pada report akan
muncul apabila telah dilakukan Run Payroll.
1. Tax Report
Untuk melihat report detail pajak per karyawan. Pada bulan
Desember dapat melihat report pajak akhir tahun.
2. BPJS Report
Untuk melihat report BPJS Kesehatan dan BPJS
Ketenagakerjaan per karyawan.
3. Salary Report
2 Jenis Report Untuk melihat detail dari upah yang diterima karyawan,
termasuk di dalamnya allowance dan deduction sampai Take
Home Pay.
4. Human Resources Report
Untuk melihat data turn over, surat peringatan, dan Curiculum
Vitae.
5. Attadance Report
Untuk melihat data cuti/ijin dan kehadiran karyawan.
6. Reimbursement Report
Untuk melihat data reimbursement karyawan.
169 | P a g e
7. Overtime Report
Untuk melihat data lembur karyawan.
8. Loan Report
Untuk melihat data pinjaman karyawan.
Muncul setelah jenis report dipilih.

1. Tax Report
2. BPJS Report
Jenis Form
3. Salary Report
170 | P a g e
4. Turnover Report
5. Overtime Report
Download E-
4 Tombol ini digunakan untuk mencetak form e-banking.
Banking
Tombol ini digunakan untuk mengunci payroll pada periode yang
5 LOCK dipilih. Hal ini akan memungkinkan Payslip diakses oleh karyawan
pada ESS.
10.4. Lock Payroll

10.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Lock Payroll

171 | P a g e
10.4.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Lock Payroll

10.4.3. Tampilan Layar ke-3 dari Lock Payroll

Month
1
Select Branch Pilih cabang perusahaan yang ingin direport.
172 | P a g e
LOCK THIS
2 Klik tombol LOCK untuk mengunci periode payroll yang dipilih.
PERIOD

Agreement
1 Tik checkbox apabila menyetujui proses lock payroll.
checkbox
Klik SUBMIT untuk melanjutkan proses lock payroll.
Atau klik CANCEL untuk membatalkan.
10.5. Unlocak Payroll

10.5.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Unlock Payroll

173 | P a g e
10.5.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Unlock Payroll

10.5.3. Tampilan Layar ke-3 dari Unlock Payroll

Month
1
Select Branch Pilih cabang perusahaan yang ingin direport.
174 | P a g e
UNLOCK THIS
2 Klik tombol UNLOCK untuk membuka periode payroll yang dipilih.
PERIOD

Agreement
1 Tik checkbox apabila menyetujui proses unlock payroll.
checkbox
Klik SUBMIT untuk melanjutkan proses unlock payroll.
Atau klik CANCEL untuk membatalkan.
10.6. Send / Download Payslip

10.6.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Payslip

175 | P a g e
10.6.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Payslip

10.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari Payslip

1 Pilih periode bulan dan tahun yang akan dilihat payslipnya.
2 Salary Report Pilih Salary Report untuk masuk ke menu payslip
2 Payslip Klik payslip untuk mengkirim dan mengunduh payslip karyawan.
176 | P a g e

1 Download All Untuk mengunduh semua payslip karyawan.
2 Send Email All Untuk mengirimkan payslip ke semua karyawan.
Ditik apabila ingin memilih beberapa karyawan yang ingin dilihat
3
payslipnya.
4 Download Untuk mendowload payslip karyawan yang sudah dipilih.
5 Send Email Untuk mengirimkan payslip kekaryawan yang sudah dipilih.

Notifikasi menunjukan bahwa payslip sudah dikirim ke email karyawan.
177 | P a g e
11. Employee Self Service (ESS)
11.1. Approve Time Off / Overtime / Change Data / Delegation / Shift / Attendance
11.1.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Approve Time Off / Overtime / Change Data
/ Delegation / Shift / Attendance

1 Inbox Klik icon Inbox di sebelah kiri nama Anda.
11.1.2. Tampilan ke-2 dari Approve Time Off / Overtime / Change Data /
Delegation / Shift / Attendance
178 | P a g e
1 Pilih jenis Request. Sebagai contoh: Time Off
2 Klik 2 kali pada salah satu request time off yang akan diproses.

1 Reason Isi dengan keterangan approval.
Klik tombol ACCEPT untuk menyetujui permohonan time off.

2
Atau klik tombol REJECT untuk menolak permohonan time off.
179 | P a g e
Notifikasi seperti ini akan muncul setelah proses approval berhasil dilakukan.
11.2. Approve Request Secara Massal

11.2.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Approve Request Secara Massal

11.2.2. Tampilan ke-2 dari Approve Request Secara Massal
1 Approval List Klik tombol APPROVAL LIST untuk membuka

daftar request yang akan diproses.
180 | P a g e
11.2.3. Tampilan ke-3 dari Approve Request Secara Massal

1 Checklist request Pilih request yang akan diproses (bisa lebih dari satu).
Klik tombol APPROVE ALL CHECKED untuk menyetujui

permohonan time off yang dipilih.
2
Atau klik tombol REJECT ALL CHECKED untuk menolak
permohonan time off yang dipilih.
11.3. Melihat Status Request Karyawan

11.3.1. Tampilan ke-1 untuk Melihat Status Request Karyawan

181 | P a g e
11.3.2. Tampilan ke-2 dari Melihat Status Request Karyawan

Status request karyawan ada pada kolom Status.
1. Waiting: request belum diproses oleh ssatu atau semua
1 Status approver.
2. Approved: request disetujui oleh semua approver.
3. Rejected: request ditolak oleh semua approver.
182 | P a g e
12. Settings
12.1. Company Detail
12.1.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Company Detail

1 Klik tanda panah di sebelah nama.
2 Settings Pilih Settings.
12.1.2. Tampilan ke-2 dari Company Detail

Company
1 Klik Configuration kemudian pilih Company Information.
Information
183 | P a g e
12.1.3. Tampilan ke-3 dari Company Detail

Pilih COMPANY DETAIL.
1 Update data yang diinginkan pada area ini.
2 SAVE
Klik tombol SAVE untuk menyimpan perubahan data.
184 | P a g e
12.2. Add New Organization Structure
12.2.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add New Organization Structure

12.2.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add New Organization Structure

Company
Information
185 | P a g e
12.2.3. Tampilan ke-3 dari Add New Organization Structure

Pilih ORGANIZATION STRUCTURE.
Organization
1 Isi dengan nama organisasi/divisi/department yang diinginkan.
Name
Pilih parent dari organisasi/divisi/department tersebut. Kosongkan
2 Parent ID
apabila tidak memiliki parent.
3 SAVE
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data.
Perubahan pada Organization Structure akan tampil pada area di
4
sisi kanan layar.
12.3. Add New Job Level

12.3.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add New Job Level

186 | P a g e
12.3.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add New Job Level

Company
Information
12.3.3. Tampilan ke-3 dari Add New Job Level

Pilih JOB LEVEL.
1 Job Level Isi dengan level/tingkatan yang diinginkan.
187 | P a g e
2 SAVE
Perubahan pada Job Level akan tampil pada area di sisi kanan
3
layar.
12.4. Add New Job Position

12.4.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add New Job Position

12.4.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add New Job Position

Company
Information
188 | P a g e
12.4.3. Tampilan ke-3 dari Add New Job Position

Pilih JOB POSITION.
1 Job Position Isi dengan nama posisi yang diinginkan.
Pilih parent dari posisi tersebut. Kosongkan apabila tidak memiliki
2 Parent ID
parent.
3 SAVE
Perubahan pada Job Position akan tampil pada area di sisi kanan
4
layar.
12.5. Add New Role

12.5.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add New Role

189 | P a g e
12.5.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add New Role

Company
Information
12.5.3. Tampilan ke-3 dari Add New Role

Pilih ACCESS ROLE.
1 NEW Klik tombol NEW untuk membuat Role baru.
190 | P a g e
12.5.4. Tampilan ke-4 dari Add New Role

1 Role Name Isi dengan nama field yang diinginkan.
2 Role Pilih jenis Role untuk role baru tersebut.
Akses role bisa dibatasi untuk beberapa kategori berikut:
1. Organization
Klik Add Organization untuk memilih
organization tertentu.
2. Job Position
3 Klik Add Job Position untuk memilih posisi
tertentu.
3. Job Title
Klik Add Job Title untuk memilih level tertentu.

4. Branch
Klik Add Branch untuk memilih cabang tertentu.
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data role baru.
Atau klik tombol CLOSE untuk membatalkan.
191 | P a g e
12.6. Add Custom Field
12.6.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add Custom Field

12.6.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add Custom Field

1 ESS Configuration Klik Configuration kemudian pilih ESS Configuration.
192 | P a g e
12.6.3. Tampilan ke-3 dari Add Custom Field

Pilih CUSTOM FIELD.
1 NEW Klik tombol NEW untuk membuat custom field baru.
12.6.4. Tampilan ke-4 dari Add Custom Field

1 Field Name Isi dengan nama field yang diinginkan.
2 Field Type Pilih tipe isian pada field baru tersebut.
193 | P a g e
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data custom field.
Atau klik tombol CLOSE untuk membatalkan.
12.7. Create New Shift

12.7.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Create New Shift

12.7.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Create New Shift
194 | P a g e
Company
1 Klik Configuration kemudian pilih Company Configuration.
Configuration
12.7.3. Tampilan ke-3 dari Create New Shift

Pilih PATTERN.
1 ADD Klik tombol ADD.
2 Add shift Klik untuk menambahkan shift baru.
12.7.4. Tampilan ke-4 dari Create New Shift
195 | P a g e
1 Name Isi dengan nama shift yang diinginkan.
2 In & Out Isi dengan jam masuk dan jam keluar kantor.
Break Out &
3 Isi dengan jam masuk dan jam keluar istirahat kantor.
Break In
4 Action
Klik tombol CREATE untuk menyimpan data shift baru.
Atau klik tombol CLOSE untuk keluar setelah menyimpan data atau membatalkan
pembuatan shift baru apabila data belum disimpan.
12.8. Onboarding Setting

12.8.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Onboarding

12.8.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Onboarding
196 | P a g e
Fitur yang digunakan untuk memberikan masa orientasi kepada
1 Onboarding
karyawan baru.
12.8.3. Tampilan ke-3 dari Menu Onboarding

1 Onboarding set Fitur yang digunakan untuk membuat settingan onboarding.
2 Create new set Digunakan untuk membuat settingan onboarding.
197 | P a g e

1 Name Digunakan untuk memberikan nama onboarding.
2 Job Position Masukkan job position karyawan yang akan diberikan onboarding.
3 Work Location Masukkan lokasi tempat karyawan akan bekerja.
Masukkan instruksi yang ingin disampaikan invite kepada karyawan
4 Instruction
yang diberikan onboarding.
198 | P a g e
Select Location On Masukkan alamat kantor, sehingga karyawan yang menerima
1
Maps onboarding dapat mengetahui lebih jelas alamat kantor.
Memilih task dari master task inviter yang sudah pernah
2 Select Task For Inviter
dibuatkan sebelumnya.
Add New Task For Shotcut ke master task for Inviter. Untuk membuat task for
3
Inviter Inviter yang baru.
Select Task For New Memilih task dari master task new employee yang sudah
4
Employee dibuatkan sebelumnya.
Add New Task For New Shortcut ke master task for New Employee. Untuk membuat
5
Employee task untuk karyawan yang baru.

Untuk menampilkan list nama karyawan dengan siapa saja
1 Organization karyawan baru tersebut akan bekerja dengan filter
bedasarkan organisasi.
Jika data sudah lengkap dan sesuai, klik tombol untuk menyimpan data
atau
199 | P a g e

Fitur yang digunakan untuk membuat master task inviter dan
1 Task Setting
master task new employee.
2 Task for Inviter Digunakan untuk membuat master task inviter.
Task for the New Digunakan untuk membuat master task untuk karyawan
3
Employee baru.
200 | P a g e
Menampilkan jenis Task (Hanya dibaca, diupload dan
didownload).
1 Task Type
2 Task Description Digunakan untuk membuat keterangan yang diperlukan.
201 | P a g e
12.8.9. Tampilan onboarding dari sisi employee baru

When & Where Berisi informasi yang disetting pada saat pembuatan onboarding
1
to go set.
2 Maps Peta kantor yang telah di set.
202 | P a g e
Task to complete
3 Berisi task yang disetting di onboarding set oleh inviter
(1)
- Melengkapi data-data basic untuk database employee di
Task to complete Talenta.co
4
(2) - Field “Other information” : memunculkan custom field yang harus
dilengkapi oleh employee
12.9. Invite Employee

12.9.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Invite Employee

12.9.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Invite Employee

1 Users Klik Users.
203 | P a g e
12.9.3. Tampilan ke-3 dari Invite Employee
1 INVITE EMPLOYEE Klik tombol INVITE EMPLOYEE untuk

memberikan akses http://talenta.co kepada karyawan.

1 Invite Employee Pilih karyawan yang akan diberikan akses Talenta.
204 | P a g e
2 On Boarding Pilih karyawan yang akan diberikan akses onboarding.
Klik tombol SEND INVITATION untuk mengirimkan email akses kepada

karyawan.

Notifikasi seperti ini akan muncul setelah email akses berhasil dikirimkan.

Karyawan akan menerima email seperti ini untuk akses ke http://talenta.co.
205 | P a g e

Application Guide Book 2.0 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Application Guide Book 2.0 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

APPLICATION

Version 2.0 Aug17

Jakarta, Agustus 2017

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

1.5. Tampilan Layar ke-5 dari Dashboard (Announcement)

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol SAVE EMPLOYMENT DATA untuk menyimpan

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol SAVE PERSONAL DATA untuk menyimpan perubahan data

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

2.1.5. Tampilan Layar ke-4 dari General Info: Custom Info

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol SAVE CUSTOM FIELD DATA untuk menyimpan

(Lihat point 3.6 Add New Payroll Component)

2. Untuk menghapus komponen upah, klik tombol X

Klik tombol SAVE PAYROLL INFO untuk menyimpan perubahan data.

2.3. Time Off

No. Nama Field Penjelasan

(Lihat point 3.7 Request Time Off)

(Lihat point 3.8 Request Delegation)

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

Untuk mengajukan lembur, klik tombol REQUEST OVERTIME .

No. Nama Field Penjelasan

(Lihat point 3.10 Request Reimbursement)

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

Untk menghapus dokumen.

Untuk mengunduh dokumen yang tersimpan di sistem.

No. Nama Field Penjelasan

No. Nama Field Penjelasan

Tik kotak ini apabila anggota keluarga akan ditambahkan pada

Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data

klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data

klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.

3.3. Add New Education History

Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data

klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.

3.4. Add New Informal Education History

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data

klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.

3.5. Add New Working Experience

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol SUBMIT untuk menyimpan data

klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.

No. Nama Field Penjelasan

Klik tombol CONFIRM untuk menyimpan data

klik tombol CANCEL untuk membatalkan pengisian data.

No. Nama Field Penjelasan

7 Comment Isi dengan keterangan yang diperlukan.

Klik tombol REQUEST TIME OFF untuk mengirim permohonan cuti/ijin