Gas Quinta Región Norte Código: PRO-CON-DOC-001

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

“EMPRESA GAS QUINTA REGIÓN NORTE LTDA.”
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ÍNDICE
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1. PROPÓSITO.

Este procedimiento tiene como finalidad establecer los documentos necesarios para el
Programa de Prevención de la Empresa “GAS QUINTA REGIÓN NORTE LTDA.”, además
de especificar como se controlarán y actualizarán estos. Con el fin de tener disponible la
documentación actualizada para el uso de todos los trabajadores de la Empresa.

2. ALCANCE.

Este procedimiento para el Control de Documentos es aplicable a todas las Actividades

correspondidas a la Empresa “GAS QUINTA REGIÓN NORTE LTDA.” que estén
relacionados a los procesos de Distribución de Gas.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

OHSAS 18002:2008 (4.4.4 Documentación).

OHSAS 18002:2008 (4.4.5 Control de Documentos).

4. DEFINICIONES.

 Política: Actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo

para alcanzar ciertos objetivos.
 Alcance: Capacidad de cubrir una distancia o de alcanzar algo.
 Registro: Asiento o anotación que queda de lo que se registra.
 Estándar: Que sirve de patrón, modelo o punto de referencia para medir o valorar cosas
de la misma especie.
 Planificar: Elaborar o establecer el plan conforme al que se ha de desarrollar algo,
especialmente una actividad.
 Operación: Ejecución de una acción.
 Control: Examen periódico que se hace para comprobar los conocimientos de un
estudiante de determinada parte de la materia.
 Eficaz: Que se produce el efecto esperado, que va bien para determinada cosa.
 Eficiente: Que se realiza o cumple un trabajo o función a la perfección.
 Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una
cosa, como un título, una profesión, un contrato, etc.
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 Organización: Grupo de personas y medios organizados con un fin determinado.

 Capacitación: Acción de hacer que una persona o una cosa sea apta o capaz para
determinada cosa.
 Asesor en Prevención: Es el encargado de aplicar la prevención de riesgos laborales
en la empresa.
 Documento Interno: Son documentos controlados. Ejemplo: Procedimientos,
Instructivos, Lista de Seguimiento, Matrices, Informes, Actas, Planes y Programas.
 Documento Externo: Son documentos controlados, de origen externo. Ejemplo:
Normas Legales, Reglamentos Internos y Decretos.
 Responsabilidades: Cumplimiento de las obligaciones, o el cuidado al tomar
decisiones o realizar algo.
 Autoridades: Facultad o potestad que se tiene para gobernar o ejercer el mando.
 Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo.
 Conformidad: Aprobación, consentimiento o autorización escrita u oral.
 Estándar: Que sirve de patrón, modelo o punto de referencia para medir o valorar cosas
de la misma especie.
 Procedimiento: Proceso documentado, su objetivo es especificar las actividades que
el personal debe realizar en cada proceso.
 Riesgo: Es la combinación de la Probabilidad y la Consecuencia de no controlar el
Peligro.
 Peligro: Es una condición o característica intrínseca que puede causar lesión o
enfermedad, daño a la propiedad y/o paralización de un proceso.
 Implementar: Poner en funcionamiento o llevar a cabo una cosa determinada.
 Requisito Legal: Todo lo relacionado con un decreto o acto, y “regulador” se relaciona
con el estado o leyes nacionales, internacionales y reglamentos.

5. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES:

5.1. DUEÑO:
 Es responsable de revisar y aprobar todos los documentos que se dejaran como
registro.
 Es responsable de otorgar todos los recursos necesarios para la elaboración de los
documentos que generarán los registros y control de estos.

5.2. ASESOR EN PREVENCIÓN DE RIESGOS:

 Es responsable de elaborar, supervisar y controlar los documentos y registros de la
organización.
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6. EQUIPOS Y MATERIALES:

Para realizar el presente procedimiento se utilizaron:

 Computador.
 Artículos de Escritorio (Hojas, Lápices, etc.).
 Impresora y Hojas.

7. METODOLOGÍA / ORGANIZACIÓN:

La elaboración de documentos será en base a los Procedimientos de Trabajo Seguro que

debe desarrollar las personas en cada actividad o proceso que este deba desarrollar en su
lugar de trabajo.
Además, de los documentos sobre capacitaciones que deberán realizar sobre las
actividades que se desarrollan en Gas Quinta Región Norte Ltda., el equipo de protección
personal que los trabajadores deben utilizar para realizar sus labores.
Los responsables de crear y generar el procedimiento para el control de documentos será
el Asesor en Prevención de Riesgos y el Dueño de la empresa Gas Quinta Región Norte
Ltda.

7.1. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA EL PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE

RIESGOS.

 Política y Objetivos Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Descripción del Alcance.
 Descripción de los elementos principales del SG-SST y su interacción, así como la
referencia de los documentos relacionados.
 Documentos, incluyendo registros, requeridos por el estándar OHSAS.
 Documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como
necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los
procesos relacionados con la gestión para la SST.

7.2. REQUISITOS DE FORMATO PARA LA DOCUMENTACIÓN INTERNA.

Para la elaboración de documentos del programa, debe tener en cuenta los siguientes
criterios:
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7.2.1. ENCABEZADO.

4
2
5
1
6
3
7
En la imagen anteriormente presentada salen números del 1 al 7, los cuales se definirán a
continuación:

1. Logo de Empresa (Formato: PNG).

2. Nombre de la Empresa (Formato: Arial 11 / Centrado).
3. Nombre del Documentos (Formato: Arial 11 / Centrado).
4. Código del Documento (Formato: Arial 10 / Alineado a la Izquierda).
5. Fecha del Documento (Formato: Arial 10 / Alineada a la Izquierda).
6. Número de Páginas del Documento (Formato: Arial 10 / Alineada a la Izquierda).
7. Versión del Documento (Formato: Arial 10 / Alineada a la Izquierda).

7.2.2. CUERPO DEL DOCUMENTO.

Para la redacción de documentos del Programa de la Empresa Gas Quinta Región Norte
Ltda. debe tenerse en cuenta los siguiente:

 El Cuerpo del Documento debe estar con Letra Arial 11, Justificado.
 Los Títulos del Documentos deben estar con Letra Arial 11, Alineada a la Izquierda,
Negrita.
 Las Fechas se utilizará el formato: Día / Mes / Año, por ejemplo 05 / 06 / 2019

El contenido de los Documentos deberá tener la siguiente estructura:

 Propósito.
 Alcance.
 Referencias.
 Definiciones.
 Autoridad y Responsabilidades.
 Equipos y Materiales.
 Metodología / Organización.
 Anexos.
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7.2.3. CIERRE DEL DOCUMENTO.

Al final del documento, en la parte inferior de la hoja deberá ir un recuadro con el Formato
de Letra Arial 11, Centrada y con el formato de DD/MM/AAAA, como se muestra a
continuación:

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Nombre
Cargo
Firma

Fecha de Aprobación: _____/_____/_____

7.2.4. MÁRGENES.

El formato para los márgenes será el siguiente:

TIPO DE MARGEN DIMENSIÓN (CM)

Superior 2,5 cm

Inferior 2,5 cm

Izquierda 3 cm

Derecha 3 cm
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7.3. CONTROLES DE VERSIÓN, MODIFICACIONS Y REVISIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN INTERNA.

Controlar la documentación de manera efectiva deriva en que los empleados de la Empresa

Gas Quinta Región Norte Ltda., puede encontrar los documentos que ellos requieran. Los
procedimientos son un elemento clave del proceso, se debe realizar un seguimiento de la
preparación y de la gestión de los documentos para asegurarse que los Asesores
responsables de la documentación reemplacen los documentos desactualizados por su
versión más actualizada. Entre esos procedimientos están:
Los registros de los documentos que se han creado, modificado y aprobado para que el
dueño de la empresa pueda determinar como evitar errores y mejorar la calidad de los
productos y servicios.

 CREACIÓN: Los procedimientos para controlar los documentos deben especificar

quién es el responsable de la creación de cada documento en particular y cómo el autor
lo debe identificar. Además, de nombrar el documento de una manera establecida, el
empleado responsable de la empresa debe firmar el documento para identificarse como
el Autor. La firma del documento indica que el empleado considera el documento
terminado, incluyendo la fecha para establecer cuando se finalizó el documento.

 REVISIÓN: La empresa deberá revisar los documentos para que sean correctos. Los
procedimientos de control de documentos detallan qué documentos deben ser
revisados, por quién y cómo se debe registrar. Cada vez que realice un cambio se debe
llenar la siguiente tabla:

VERSIÓN ÍTEM ¿QUE SE FECHA DE ¿QUIÉN LO

CAMBIO? CAMBIO SOLICITÓ?

 CONTROL: Los procedimientos para controlar los documentos deberán especificar

quien inicia las revisiones y quien las finaliza. Una vez que se haya completado la
revisión, el documento revisado recibirá una designación para que los empleados la
identifiquen como la revisión más reciente. El documento viejo recibirá una designación
como obsoleto y una marca para identificar que no está actualizado y que ya no sirve
porque se produjo un cambio.
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 REEMPLAZO: La empresa se debe asegurar de que las versiones más recientes de

los documentos reemplacen las versiones obsoletas donde se ubican los documentos
en uso. Los procedimientos especifican quién es el responsable de renovar la
documentación, quién con frecuencia es quien inició las revisiones.
Una copia no controlada es un documento sobre el cual no existe responsabilidad de
comunicar sus cambios y actualizaciones. Mayormente se generan cuando se sacan
copias de los documentos. En la Organización se debe tener un control para que se
actualicen los Procedimientos de la Empresa, se pondrá un responsable a cargo que
informe y suministre las actualizaciones que se realicen.
Las copias no controladas se identificarán con sello de agua que cruce de forma
diagonal la hoja que diga “COPIA NO CONTROLADA”.

 MODIFICACIONES: En esta parte se deberá nombrar el responsable de informar los

nuevos documentos o de la modificación de estos mismos, también se debe especificar
las vías de comunicación que se utilizarán para informar a los trabajadores de dichas
modificaciones.

7.4. CONTROLES DE CODIFICACIÓN.

El Asesor en Prevención de Riesgos deberá asignar un Código Único y específico a cada

uno de los Documentos que se generen.
La codificación de estos documentos se hará en una combinación de las Primeras tres
letras de cada palabra del documento, terminando con el número de versión de este.

EJEMPLO: Procedimiento de Control de Documentos.

CODIFICACIÓN: PRO-CON-DOC-001
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7.5. CONTROL DE REALIZACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN GENERADA INTERNAMENTE.

 CREACIÓN: Los procedimientos para controlar los documentos deben especificar

quién es responsable de la creación de cada documento en particular y cómo el autor
lo debe Identificar. Además de nombrar el documento de una manera establecida, el
empleado responsable de la empresa debe formar el documento