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Unidad 1 Paso 2
proceso administrativo en una empresa

Presentado por:
Cristyan guarnizo liz
COD: 93235774

Grupo Colaborativo 306

Tutor
Nubia Rodríguez

Universidad Nacional Abierta Y a Distancia (UNAD).

Escuela De Ciencias Básicas Tecnología E Ingeniera
Ingeniería De Sistemas
Ibagué-Tolima
2018.
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Objetivos. .................................................................................... 3
Introduccion. ............................................................................... 4
Proceso Actividad Colaborativa. .................................................. 5
Descripcion de la empresa. .......................................................... 6
Funcion de la Planeacion.. ........................................................... 7
Estructura organizacional.. ........................................................ 15
Estrategias de la direccion......................................................... 17
Herramientas de Control. .......................................................... 20
Conclusiones. ............................................................................ 25
Referencias Bibliograficas. ........................................................ 26

TABLAS E ILUSTRACIONES

tabla 1: Cronograma de Gantt Dias. ............................................. 12

tabla 2: Cronograma de Gantt Meses. .......................................... 12
tabla 3: Recursos técnicos y/o tecnológicos .................................. 13
tabla 4: Recursos Humanos. ....................................................... 13
tabla 5: Recursos Fisicos ............................................................ 14
tabla 6: Estructura organizacional. ............................................... 14
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Objetivo general

Analizar comparar y diferenciar cada una de las funciones administrativas,

aplicar los conceptos aprendidos en la unidad II a una empresa ficticia
mediante la interacción de los integrantes del grupo colaborativo usando
el foro para la realización de la actividad.

Específicos

Identificar los principios esenciales de la organización aplicadas a la

empresa.

Establecer la misión, la visión, los objetivos, las metas, y políticas de la

empresa

Mostrar paso a paso el proceso administrativo y como es su aplicación

dentro de una empresa.

Realizar el montaje y seguimiento minucioso de los elementos necesarios

para llevar a cabo el proceso administrativo dentro de una organización.
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Introducción

El proceso administrativo, implementado de forma sistemática, genera

resultados favorables en la gestión de empresas, dicho proceso considera
a la administración como la ejecutante de ciertas actividades llamadas
funciones administrativas, Planeación, Organización, Dirección y Control.
Con este trabajo buscamos administrar una empresa Gestionando el
Cambio de acuerdo al material de estudio.
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Actividad Colaborativa:

En el entorno práctico encontrará la descripción de la empresa como

estudio de caso, donde realizarán el proceso administrativo:

1. Realizar en la función de la Planeación: La visión, misión, objetivo,

metas, actividades, cronograma de Gantt y presupuesto para la empresa
seleccionada como estudio de caso.

2. Elaborar la estructura organizacional con las áreas funcionales

(financiera, comercial, administrativa y operativa) para la empresa
seleccionada como estudio de caso.

3. Establecer las estrategias en la función de la dirección, en la empresa

seleccionada como estudio de caso.

4. Que herramientas de control, utilizaría en la empresa seleccionada

como estudio de caso
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Descripción de la empresa

Nombre de la empresa: Face Films, 50 años de historia

Número de empleados: 681 Personas

Nicolás Sol, en el año 1968 fundó una gran compañía Face Films que su
éxito se debía a la creación y desarrollo de las primeras cámaras
fotográficas que empleaban carretes circulares. Su lema: "En un solo clic,
la mejor imagen”.

Desde su creación Face films lideró el desarrollo comercial de la

fotografía. Gracias a innovaciones tecnológicas que gozaron de ciclos de
vida extensos, esta empresa disfrutó de varios años de posicionamiento
en el mercado fotográfico. Una empresa líder, casi un monopolio (70% de
cuota de mercado en los años 90) que le permitió emplear una estrategia
orientada a la alta rentabilidad, posicionándose en el Nº10 en la lista de
las empresas de mayor crecimiento y rentabilidad del sector.

En el año 1995 Face Film desarrolló un modelo de cámara digital, la cual

fue cuestionada por las directivas de la empresa ya que se resistían a
pensar que la fotografía digital remplazara la tradicional.

A la llegada del siglo XXI. Para entender la dimensión del desastre, las
acciones de Face Film en el año 2004 cotizaban a $10.000 y que en 2012
se desplomó hasta los $3.000 pesos.

¿Cómo una empresa líder durante 50 años puede desmoronarse como un

castillo de naipes en unos pocos años?

El Señor Nicolás Sol, decide contratar un grupo de Administradores de

empresas con el ánimo que organicen su empresa en cuanto al proceso
administrativo y le ayuden a determinar las razones por las cuales Face
Films declino ante el mercado
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Función de la Planeación
Misión

Somos una empresa innovadora en el diseño de cámaras fotográficas líder

en el desarrollo comercial de la fotografía; creando las primeras cámaras
fotográficas mediante innovaciones tecnológicas que gozaron de ciclos de
vida extensos, capturando emociones que conservan recuerdos de
momentos inolvidables. ofreciendo impresión, diseño y personalización de
diversos productos.

Brindamos satisfacción al cliente mediante nuestra calidad, productividad

y el mejor servicio, que aseguren la supervivencia, crecimiento y
rentabilidad de la compañía sin afectar el medio ambiente. Su lema: "En
un solo clic, la mejor imagen”.

Visión

Promoveremos la innovación y el desarrollo del mercado fotográfico,

manteniendo el liderazgo con altos estándares de calidad, productividad
y servicio.

Buscaremos consolidarnos a nivel mundial como una empresa de puertas

abiertas, con niveles de rentabilidad óptimos y un talento humano
altamente capacitado y motivado que logra constantemente la
satisfacción de sus clientes, alcanzando el bienestar integral de la familia.
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Objetivos

Confiablidad

Implica que cada persona que trabaja en la organización debe

comportarse de tal manera que se gane la confianza de los demás. Como
resultado, los clientes, empleados y accionistas, confiarían en la compañía
en su totalidad.

Ser digno de confianza significa hacer el mejor esfuerzo al realizar el

trabajo, ser honesto, sincero, justo, no aprovecharse de los demás ni del
cliente y actuar con integridad.

Servicio

Implica agregar valor para el cliente, no solo entregándole lo que éste

espera, sino también hacerlo con una sonrisa y con cortesía que resulten
de la intención de servirle y cuidarle, tanto al cliente externo como
interno.

Calidad

Satisfacer y superar las expectativas tanto del cliente externo como

interno. (Colegas, colaboradores, directivos y cualquiera que tenga una
necesidad legítima). Implica escuchar activamente a los clientes, tratar
de entender sus necesidades y esforzarse por satisfacerlas, mediante una
comprensión clara de los procesos y procedimientos que alcancen altos
niveles de comunicación.
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Crecimiento

consolidarse como una empresa líder a nivel mundial logrando un

posicionamiento en el mercado fotográfico en 10 años, empleando
estrategias orientadas a la alta rentabilidad y crecimiento empresarial.

Metas

El objetivo global consiste en ayudar a mejorar la calidad de vida de las

personas en todo el mundo.

Desarrollar, crear, diseñar e innovar tecnologías de vanguardia para

brindar productos y servicios de primera calidad que contribuyan al
avance de la cultura, la ciencia, la tecnología y la industria, y también
para mejorar la protección de la salud y el medioambiente en la sociedad.

Contratar personal capacitado para posicionarse en el mercado y competir

en el desarrollo tecnológico.

adapte al cambio social, tecnológico, nuevas legislaciones para que se

garantice la supervivencia a largo plazo.

someterse a un sistema formal de dirección estratégica será lo que la

destacará frente a la competencia.

Formular nuevas estrategias mercadeo más acordes a los tiempos

modernos.

Incursionar en la era digital y empezar a fabricar cámaras digitales de

última generación y a la vanguardia de la tecnología.
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Capacitaciones constantes dirigida a recursos humanos.

Realizar mejoras continuas hasta lograr los objetivos trazados y

el posicionamiento, cuidando el medio ambiente.

Política de contratación:

Todo el personal que labore en la empresa debe contar con experiencia

mínima de 3 años en el área a desempeñar o en áreas afines.

El Área de desarrollo debe tener experiencia mínima de 5 años al igual

que el Área de innovación que serán la parte más importante de la
empresa.

El personal tiene que recibir capacitación constantemente con el fin de

ofrecer estándares de calidad altos, lo cual tendría muchas ventajas para
el crecimiento y sostenimiento de la empresa.

El personal debe ser proactivo, teniendo actualizada la base de datos y la

documentación de la empresa, con el fin de dar exactitud a la informacion
que dan las auditorias lo cual brinda un
mejor control y desempeño empresarial.

La empresa mejorará continuamente la calidad de sus servicios para

asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus
clientes.
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Para personal nuevo se realizará un proceso de selección riguroso que

brinde a los directivos un apoyo.

La información de la empresa es confidencial y contara con todos los

aspectos de seguridad necesarios, no está permitido transportar estos
documentos en el espacio externo a la empresa.
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Tabla No 1 cronograma de Gantt Días 24/10/2018

(Elaboración Propia)

Tabla No 2 cronograma de Gantt Meses 24/10/2018

(Elaboración Propia)
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Recursos financieros:
Son el efectivo y el conjunto de activos financieros con que cuenta
la empresa.

Teniendo en cuenta que la empresa ya se encuentra establecida y tiene

una cantidad de gastos fijos solo pondré los gastos de inversión adicional
para su renovación y nueva incursión en el mundo tecnológico.
Símbolo %= un valor que varia

Tabla No 3 Recursos técnicos y/o tecnológicos 24/10/2018

(Elaboración Propia)

Tabla No 4 Recurso Humano 24/10/2018

(Elaboración Propia)
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Tabla No 5 Recursos Físicos 24/10/2018

(Elaboración Propia)

1. Elaborar la estructura organizacional con las áreas funcionales

(financiera, comercial, administrativa y operativa) para la empresa
seleccionada como estudio de caso.

Tabla No 6 Estructura organizacional 24/10/2018

(Elaboración Propia)
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Recursos técnicos y/o tecnológico:

Es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito.
Estos pueden ser tangibles (como un computador, una impresora u otra
máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).
Recurso humano:
Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de
la organización. En este caso este recurso hace parte de todo lo
relacionado con la empresa, ya que sin estos la compañía no existiría en
el mercado, no tendría razón de ser.
Recursos físicos:
Son todos los bienes tangibles, en poder de La empresa, que son
susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma.
Recursos Humanos:
El grupo de trabajo está conformado por: Gerente, auxiliar administrativo,
contadores, secretaria, tesorero, atención al cliente, aseadoras, oficios
varios, mensajeros
Recurso técnico y tecnológico:
Local, computadores, impresoras, teléfonos, fax, equipos de oficina
(escritorios, sillas, papelería, etc.) implementos de aseo, etc.
Recursos físicos:
Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepción(Información).

Deberes de cada empleado

Gerente:
Ser un buen líder, tomar decisiones asertivas, tener motivación y sentido
de pertenencia por la empresa.
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Auxiliar Administrativo:
Debe ser una persona proactiva, emprendedora, que genere nuevas
ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser carismático
y tener buenas relaciones interpersonales con el grupo de trabajo.
Contador:
Debe un ser profesional idóneo para ocupar el cargo, tener muy buena
motivación y comunicación con los demás compañeros, deben
poseer mucho sentido de pertenencia, proactivos y con capacidad de
ayuda a los compañeros de trabajo como a los clientes.
Secretarias:
Deben ser muy serviciales, carismáticas, amables, excelente a la hora de
brindarle la atención a los clientes, honestas y con gran sentido de
pertenencia.
Tesorero:
Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de
pertenencia por la empresa, muy buena organización, dirección y control
de todos los documentos que están a su cargo.
Atención al cliente:
Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y tener mucho
sentido de pertenencia por la empresa.
Aseadoras:
Limpieza, aseo, amabilidad, alegría, proactivas y con gran sentido de
pertenencia
Oficios varios:
Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superación personal y
laboral.
Mensajeros:
Colaboradores, carismáticos, muy buena atención a los clientes, con los
compañeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas,
honestos.
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Establecer las estrategias en la función de la dirección, en la

empresa seleccionada como estudio de caso.

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se

desarrollen armónica y eficientemente.
Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armónica y
eficiente, lo cual permite Alcanzar objetivos, Además que contribuyen al
sostenimiento y crecimiento de la empresa. Para que la empresa sea
eficiente todos los empleados deben ser muy proactivos e inculcar
emprendimiento es sus labores; de esta forma los procesos son exitosos
y se pueda Brindar un mejor servicio.

Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal.

Fomentar el sentido de pertenencia; lo cual hace que los empleados
cuiden y valoren la empresa como propia, desarrollar interés de hacer las
cosas bien y de servir a los que lo necesitan. Incentivar con bonificaciones
de acuerdo al desempeño laboral y al cumplimiento de metas de cada uno
de ellos, tener en cuenta todas las sugerencias e ideas de los empleados
para el beneficio dela organización. Esta empresa se caracteriza por tener
en cuenta la participación de todos así se logran y se consiguen con mayor
facilidad todos los objetivos y logros propuestos por la compañía.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

En todo momento se busca Entusiasmo y disciplina de parte de todo el
grupo de trabajo, generando un buen ambiente laboral entre todos los
empleados de La empresa. Dentro de la organización hay que tener un
grupo de trabajo Enfocado y una ética profesional alta, esto permite
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generar confianza hacía la empresa. La disciplina, la constancia y el buen

servicio serán valores agregados que La empresa generando el cambio
les brindará a sus clientes en todo el sector de Kennedy.

Realizar el control en el momento oportuno.

Determinar jefes de área y supervisarlos, En toda organización se tiene
que tener claro quiénes serán los Directores o jefes de cada área
encargados de realizar el control durante los trabajos que se le realice.
Un buen control en el momento adecuado se realiza a través de auditorías
y seguimiento para conocer cómo se están realizando los diferentes
trabajos.

Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo

amerite.
Cuando no se estén realizando los procesos adecuados tomar medidas
drásticas que permitan el mejoramiento continuo de la
empresa. Adicionalmente a esto hay que dar ejemplo y tomar
medidas cada vez que sea necesario, y cuando las situaciones lo ameriten
lo importante es generar y consolidar un grupo de trabajo profesional que
se caracterice por la buena Satisfacción del cliente.

Comunicación
Supervisión de medios: En una organización se entienden diferentes
niveles de comunicación: la comunicación vertical, entre diferentes
niveles de jerarquías y, la comunicación horizontal, en el mismo nivel,
entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales
formales (los organigramas) a través de encuentros, reuniones, y
entrevistas. El desarrollo de una adecuada política comunicacional, se
propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través
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de construir un código común, y se optimiza la participación del personal

a través de una positiva motivación, en todos sus niveles.

Identificar la comunicación a utilizar.

Es importante utilizar los 2 niveles de comunicación tanto el vertical como
el horizontal, ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa,
darla a conocer y posicionarla en el mercado (Vertical) y la otra se puede
utilizar a nivel interno (Horizontal).
A continuación, se menciona como se utilizarían estos 2.

Comunicación vertical:
Es de gran importancia para la empresa utilizar este nivel de
comunicación, es el más utilizado en la mayoría de las empresas, se puede
realizar de la siguiente manera
Medios de comunicación
La prensa
La radio
La televisión
Volantes

Comunicación horizontal:
Se utilizaría para manejar la comunicación internado la empresa, entre
los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes, entre estos
están:
Redes sociales
Grupos de interés
Correo institucional
Buzón de sugerencias
Carteleras
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Herramientas De Control

Para esta empresa me gustaría usar alguno de estos 3 sistemas de control

teniendo en cuenta que unos son complemento de los otros:

Las Palancas de control de Simmons (para directivos)

Robert Simmons desarrolló, en el año 1995, una teoría de control para

organizaciones que requieren flexibilidad e innovación para competir
exitosamente y la llamó "Palancas de control", en clara referencia a las
herramientas que usan los gerentes para transmitir y procesar
información dentro de las organizaciones. Plasmó cuatro pilares claves
que deben ser analizados y comprendidos para la implementación exitosa
de una estrategia: valores centrales, riesgos a evitar, variables críticas de
rendimiento e incertidumbres estratégicas. Cada uno de ellos es
controlado por un sistema diferente o palanca, cuyo uso tiene distintas
repercusiones. Estas palancas son:

1) Sistemas de creencias: Principalmente, comunican la visión de la

dirección a partir de definir los valores básicos de la organización, su
propósito, su dirección, el modo de creación de valor y el nivel pretendido
de desempeño. Su finalidad consiste en inspirar y guiar la actividad y la
detección de oportunidades de negocio. Las formas en las cuales se
sustenta son la declaración de propósitos, misión, visión y credo de la
compañía. Se aplica en contextos de expansión de oportunidades de
negocio; de cambio organizacional; de búsqueda e innovación y de
crecimiento rápido.

2) Sistemas de límites: Delimitan el ámbito de actividad de los partícipes

de la organización enfocando el impulso del sistema de creencias. En
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síntesis, consiste en la definición de la Alta Dirección de lo que no se debe

hacer estimulando la creatividad y la búsqueda dentro de límites
claramente definidos. Las formas que puede adoptar son: a) límites de
conducta: Códigos de Conducta y/o Ética (leyes, sistema de creencias,
normas de la actividad); b) límites estratégicos: planeamiento estratégico
(negocios no aceptables), evaluación de inversiones de capital, entre
otros. Se aplican cuando: a) límites de conducta: riesgo alto; b) límites
estratégicos: excesivas oportunidades dispersan recursos y atención
organizacional.

3) Sistemas de control interactivo: Promueven el involucramiento

personal y periódico de la dirección en los planes y acciones de los
subordinados. Básicamente, enfoca la atención en las incertidumbres
estratégicas, estimula el aprendizaje organizacional, y provoca la
emergencia de nuevas iniciativas o sea en la estrategia emergente. Los
ejemplos de control interactivo incluyen el proceso de confección de
presupuestos, el análisis de las ventas ya sea por marca, producto y
cliente, la inteligencia comercial, entre otros. Se aplica, principalmente,
en contextos de cambio e innovación que demandan interpretación y
adaptación.

4) Sistemas de diagnóstico de control: Columna vertebral de los sistemas

tradicionales de control directivo. Se trata de los sistemas formales de
retroalimentación que monitorean resultados reales, comparan con
resultados esperados, y corrigen desviaciones. Son los instrumentos
esenciales en la implementación de la estrategia. Miden el desempeño
organizacional a través de variables claves o sea aquellas que aseguran
la implementación de la estrategia planeada. Se suele materializar a partir
de presupuestos y planes, medición de objetivos financieros y no
financieros, tableros de control. Para la aplicación de este sistema de
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control es fundamental que puedan medirse los resultados y los procesos.

Sin embargo, estos sistemas cuentan con una desventaja, tienden a
potenciar medidas extremas en pos de la consecución de los objetivos de
desempeño, lo cual, puede entrar en ciertas oportunidades en clara
colisión con la implementación de la estrategia. Por ejemplo, Dave
Whitwam, ex presidente y CEO de Whirlpool, planteó hace algunos años
atrás un desafío a su equipo de liderazgo: convertir a Whirlpool en una
fuente de innovaciones que rompieran las reglas y complacieran a los
clientes. Para ello, debieron invertir en capacitación, el desarrollo de
proyectos innovadores, reservar tiempo en las reuniones para el análisis
del desempeño de cada unidad de negocios en esta área. Si en ese
momento sólo hubieran contado con mediciones de desempeño
orientadas únicamente a la eficiencia en costos, seguramente Whirlpool
no sería reconocida hoy en el mercado como una empresa exitosa e
innovadora. Para prevenir este riesgo es conveniente contar con otros
sistemas de control, por ejemplo, el de límites y el de creencias.

El Tablero de comando (para indicadores financieros y operativos)

El tablero de comando es un conjunto de indicadores claves de

desempeño (Key Performance Indicators o sus siglas KPI’s) cuyo
seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor
conocimiento de la situación de la empresa. Es un modelo de control
reactivo con un fuerte énfasis en indicadores financieros y operativos.
Existen tres tipos de tableros en función del nivel organizacional donde se
aplique: operativo, táctico o estratégico. A nivel Logístico, se podrían
desarrollar indicadores clave de desempeño o KPI’s para las diferentes
funciones del área:
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• Abastecimiento
• Almacenamiento
• Inventario
• Transporte
• Gestión de pedidos
• Servicio al Cliente

El Balanced Scorecard (BSC)

(Para cubrir una serie de deficiencias en el sistema tradicional de
dirección)

Esta herramienta desarrollada por Kaplan y Norton en 1992, la inhabilidad

para unir la estrategia de largo plazo de una compañía con las acciones
llevadas a cabo en el corto plazo. En muchas compañías los sistemas de
control operativo y administrativo son construidos en función de los
índices y objetivos financieros lo que, según los autores, guarda baja
relación con el progreso de la compañía en alcanzar los objetivos
estratégicos de largo plazo. Según los autores mencionados, las empresas
están usando el BSC para:

 Clarificar y actualizar la estrategia

 Alinear objetivos individuales con la estrategia
 Conectar los objetivos estratégicos a metas de largo plazo y
presupuestos anuales
 Identificar y alinear iniciativas estratégicas
 Conducir revisiones de performance periódicas para aprender sobre
ellas y mejorar la estrategia.
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El BSC suministra la dirección a futuro de la empresa con la finalidad de

convertir la visión en acción por medio de un conjunto balanceado de
indicadores, agrupados en cuatro diferentes perspectivas, a través de las
cuales se puede ver el negocio en su totalidad. Las cuatro categorías de
negocio son: Financieras, Clientes, Procesos Internos, y Formación y
Crecimiento. Estas cuatro perspectivas abarcan todos los procesos
necesarios para el correcto funcionamiento de una empresa y deben ser
considerados en la definición de los indicadores. El balance entre los
indicadores es lo que da nombre a la metodología, pues se presenta un
adecuado equilibrio entre los externos (accionistas y clientes), y los
internos (procesos, aprendizaje y crecimiento). También existe una
armonía entre los indicadores de resultados, los cuales ven los esfuerzos
(principalmente económicos) pasados e indicadores que impulsan la
acción futura (capacitación, innovación, aprendizaje, etc.). El BSC permite
tener el control del estado de salud corporativa y la forma cómo se están
encaminando las acciones para alcanzar la visión. A partir de la
visualización y el análisis de los indicadores balanceados, pueden tomarse
acciones preventivas o correctivas que afecten el desempeño global de la
empresa.
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conclusiones

El proceso administrativo, es uno de los métodos más importantes para

llevar a cabo los procesos fundamentales en una empresa, De acuerdo a
su orden se lleva una correcta administración y se refleja en una empresa
con miras al futuro.

Mediante el estudio de los fundamentos de la administración

desarrollamos habilidades para tener un proceso empresarial exitoso y
ser un profesional más competente.

Con este proceso dejamos claro la importancia del proceso administrativo

en nuestra educación profesional y lo que representa para todos los
actores de la sociedad.

En el presente trabajo se logró aplicar el proceso administrativo en el

estudio de caso de la empresa Face Films.

Se aprendió que la planeación es la base para lograr alcanzar los objetivos

trazados por el administrador y la empresa.

El direccionamiento estratégico diseñado permite establecer políticas

organizacionales que brindan mayor confianza para el posicionamiento de
la empresa en el mercado.
 26

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