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Aprendiz SENA: Michael Steven Amaya Sanchez

Ingeniera de Sistemas MERLYZETH DURAN BAUTISTA

ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde
recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA INFORMACIÓN


DOCUMENTADA?

Cuando se habla de evaluar la información documentada, se habla de un proceso que parte


de la planificación del sistema de gestión de calidad NTC ISO 9001, este proceso es continuo,
el cual evoluciona en la media que la compañía aprenda y tenga la necesidad de modificar
ciertos procesos, esta norma establece que dentro de esta fase hay tres elementos, el alcance
del sistema, la política de calidad y los objetivos del alcance, los cuales deben ser evaluados
con la finalidad de permitir vislumbrar si la documentación de la normatividad ejercerá algún
beneficio y llegado al acaso permitir las modificaciones y ajustes necesarios.

La documentación de una compañía Confecciones S.A hace referencia a su contenido


intelectual, pues en él se establece todo lo que realiza la empresa, todos su procesos,
normativas, el cual se ha adquirido a través de la experiencia y años de trayectoria haciendo
los mismo procesos, hay razones importantes que tiene la documentación para un sistema de
gestión de calidad, entre ellas podemos decir que la estandarización de los procesos, es decir
que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al
hacerlo se tiene la seguridad de que mantener la calidad y optimización en tiempo de los
mismos, a este propósito también se puede decir que se asegurando que las personas ejecuten
los procesos de acuerdo a como están preestablecidos, por lo que se hace necesario que
recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que se debe
mantener para lograr los resultados.
Aprendiz SENA: Michael Steven Amaya Sanchez

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una
empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los criterios
de auditoría y los registros personifican las evidencias de auditoría, y de la comparación de
estos dos tipos de documentos se instituyen los hallazgos de auditoría que pueden ser
fortalezas o debilidades del sistema. Con el control de las actividades realizadas hablamos y
nos enfocamos a los registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es
la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a
suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los
registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada. Y con el progreso de procesos
nos permite mejorar los procesos consistentemente ya que la documentación debe servir a
los procesos y no los procesos servir a los documentos, con esto llamo el cuidado a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe
tener un buen flujo documental.

Es muy importante el paso de la verificación de la conformidad en este proceso, debido a que


implica revisar los elementos del sistema de gestión, permitiendo evidenciar si este cumple
con las normas y requisitos acogidos por la compañía, este aspecto se realiza con base a
pruebas o evidencias documentadas, demostrando el cumplimiento de la norma. La
conformidad equivale al cumplimiento de un requisito, la no conformidad hace referencia al
incumplimiento de este, ya sea de forma parcial o incompleta.

En conclusión, es importante evaluar la información documentada, porque es la evidencia


que se tiene de los procesos que realiza la empresa, realizar este proceso de evaluación
permitirá ver posibles mejoras que se evidencian en la satisfacción del cliente.