El Proceso Procure-to-Pay en BuildIT

BuildIT es una empresa de construcción especializada en obras públicas, como carreteras,

puentes, tuberías, túneles y ferrocarriles. Dentro de BuildIT, a menudo sucede que los ingenieros
que trabajan en una obra de construcción (llamados ingenieros de sitio) necesitan un equipo,
como un camión, una excavadora, una bomba de agua, etc. BuildIT posee muy poco equipo y,
por ello, alquila. La mayoría de sus equipos provienen de proveedores especializados.

El proceso de negocio existente para el alquiler de equipos es el siguiente. Cuando los ingenieros
de sitio necesitan alquilar una pieza de equipo, completan un formulario llamado "Solicitud de
alquiler de equipo" y envían esta solicitud por correo electrónico a uno de los empleados en el
depósito de la compañía. El empleado del almacén recibe la solicitud y, después de consultar los
catálogos de los proveedores de equipos, selecciona el equipo más rentable que cumpla con la
solicitud. A continuación, el empleado verifica la disponibilidad del equipo seleccionado con el
proveedor por teléfono o correo electrónico. A veces la opción seleccionada no está disponible.
En estos casos, el empleado debe seleccionar un equipo alternativo y verificar su disponibilidad
con el proveedor correspondiente.

Después de encontrar un equipo adecuado y disponible, el empleado agrega los detalles del
equipo seleccionado a la solicitud de alquiler. Cada solicitud de alquiler debe ser aprobada por
un ingeniero de obras, que también trabaja en el depósito. En algunos casos, el ingeniero de
obras rechaza la solicitud de alquiler de equipos. Algunos rechazos llevan a la cancelación de la
solicitud, es decir, no se alquila ningún equipo. Otros rechazos se resuelven al reemplazar el
equipo seleccionado con otro equipo, como un equipo más barato o un equipo más apropiado
para el trabajo. En este último caso, el empleado debe presentar otra solicitud de disponibilidad.

Cuando un ingeniero de obras aprueba una solicitud de alquiler, el empleado envía una
confirmación al proveedor. Esta confirmación incluye una orden de compra (OC) para alquilar el
equipo. La OC es producida por el sistema de información financiero de BuildIT, utilizando
información ingresada por el secretario. El empleado también registra el alquiler del equipo en
una hoja de cálculo que se utiliza para monitorear los alquileres.

Mientras tanto, el ingeniero de sitio puede decidir que el equipo ya no es necesario. En este
caso, el ingeniero le pide al empleado que cancele la solicitud de alquiler del equipo.

A su debido tiempo, el proveedor entrega el equipo alquilado al sitio de construcción. El

ingeniero de sitio luego inspecciona el equipo. Si todo está en orden, el ingeniero de sitio acepta
el compromiso y el equipo se pone en uso. En algunos casos, el equipo se envía de vuelta porque
no cumple con los requisitos del ingeniero de sitio. En este caso, el ingeniero de sitio debe
comenzar de nuevo el proceso de alquiler.
Cuando el período de alquiler expira, el proveedor viene a recoger el equipo. A veces, el
ingeniero de sitio solicita una extensión del período de alquiler comunicándose con el proveedor
por correo electrónico o por teléfono uno o dos días antes de la recogida. El proveedor puede
aceptar o rechazar esta solicitud.

Unos días después de recoger el equipo, el proveedor envía una factura al empleado por correo
electrónico. En este punto, el empleado le pide al ingeniero de sitio que confirme que el equipo
fue alquilado por el período indicado en la factura. El secretario también verifica si los precios
de alquiler indicados en la factura están de acuerdo con los de la orden de compra. Después de
estas verificaciones, el secretario envía la factura al departamento financiero. El departamento
financiero finalmente paga la factura.