GUIA DE APRENDIZAJE

DISEÑO DE BASE DE DATOS EN ACCESS

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DISEÑO DE BASE DE DATOS EN ACCESS
Manual de apoyo para utilizar Microsoft Access 2007

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007 .................................................................... 5

Información general ..................................................................................................................... 5
Pantalla inicial .............................................................................................................................. 7
Introducción a Microsoft Office Access ....................................................................................... 7
Crear una Base de Datos .............................................................................................................. 8
CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS ........................................................................... 10
Abrir una base de datos de Access existente ............................................................................. 10
Más opciones al abrir una base de datos ................................................................................... 11
CREAR TABLAS DE DATOS .......................................................................................... 12
Crear una tabla de datos ............................................................................................................ 12
¿Qué es una tabla? ..................................................................................................................... 12
Crear una tabla nueva ................................................................................................................ 13
Crear una tabla en una nueva base de datos ............................................................................. 13
Guardar una tabla ...................................................................................................................... 14
Tipos de datos ............................................................................................................................ 14
Tipos de datos ............................................................................................................................ 16
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DISEÑO DE BASE DE DATOS EN ACCESS
OBJETIVOS
 Conocer el entorno de trabajo en Access
 Como crear una base de datos
 Partes principales de la base de datos
 Conocer el concepto de Tablas
 Diseñar y crear tablas en Access

Introducción

¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una
clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A
este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos,

ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener
información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en
principio:

-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la
cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas,
archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque
las operaciones siguen siendo las mismas.

Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos hay
que seguir al diseñar una base datos.

1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué
datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se
necesitará extraer.

2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos.
Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y
definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea
lento y los resultados no sean los esperados.
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DISEÑO DE BASE DE DATOS EN ACCESS

Utilidad de una base de datos

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos,
almacenarlos y recuperarlos.

Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas
incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos:
archivadores, carpetas, etc.
 La Base de datos será creada por Default en la carpeta “Mis documentos”, y
contendrá la extensión “.mdb”

BASE DE DATOS LISTA PARA COMENZAR

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito

particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas
partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de
varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

CONCEPTO TABLAS:

Son acumuladores de registros, los cuales constan o podemos representarlos como

columnas (nombres de campos) y filas (registros).
Estos registros pueden ser ingresados de manera directa en la tabla o por medio de uno o
varios formularios.

Poseen además la propiedad de introducir en ellas (Tablas) datos de distintos tipos, como lo
son: Texto, Memo, Numérico, Fecha/hora, Moneda, Autonumérico, Si/No, Objeto OLE e
Hipervínculo, lo cual ayuda a mantener la integridad de la Tabla y sus registros.
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ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007

Información general
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos
que definen cómo se interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se
eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar más rápidamente
los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con
facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de
las capas de las barras de herramientas y los menús. Además, el usuario podrá
comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva página Introducción a
Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar a usar el
producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseño profesional.

El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta

de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.
La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del
programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office
Fluent proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza
fundamentalmente los menús y barras de herramientas. En la cinta de opciones
hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office
Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear,
Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de
comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás
elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo
de control que presenta visualmente las opciones.

Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007

son:

Introducción a Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se

inicia Access desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio.

Cinta de opciones de Office Fluent Es el área situada en la parte superior de

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la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos.

Ficha de comandos Comandos combinados de manera significativa.

Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece

según el contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la
tarea que se esté llevando a cabo.

Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo

que se ven los resultados que se van a obtener.

Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de

herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y permite
obtener acceso con un solo clic a los comandos más usados, como
Guardar y Deshacer.

Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde

se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploración
reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes,

páginas y macros se muestran como documentos con fichas.

Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del

programa en la que se muestra la información de estado y que incluye
botones que permiten cambiar la vista.

minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera

transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar
fácilmente formato al texto.
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DISEÑO DE BASE DE DATOS EN ACCESS

Pantalla inicial

Introducción a Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de

Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de
datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office Access. Esta página
muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.
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DISEÑO DE BASE DE DATOS EN ACCESS
Crear una Base de Datos
Crear una base de datos en blanco

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base

de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en

El cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de
Nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la
Ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una
Ubicación donde colocar la base de datos (Situado junto al cuadro
Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga
clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y,
a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa
en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro

origen, tal y como se describe en la sección Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja
de datos.
Abrir una base de datos de Access existente

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga

clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo
predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de
Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso

compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier
usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación,

en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en
acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla.
Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de
datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación,

en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso
exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso
exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el
mensaje "el archivo ya está en uso".

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación,

en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de
datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo
la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access

1. Inicie Access.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de

datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del menú.
-o bien-

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga

clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un
nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Se abre la base de datos.

Más opciones al abrir una base de datos

Si no encuentra la base de datos que desea abrir

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi

PC en la lista desplegable Buscar en.

2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en

La unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a
Continuación, haga clic en Buscar.

3. Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de

la búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la base
De datos.

4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.

5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la

base de datos se abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo
Resultados de la búsqueda
CREAR TABLAS DE DATOS

Crear una tabla de datos

¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o
productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento,
como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un
nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen
denominar también filas y los campos, columnas.

Registro o fila

Campo o columna

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son
listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla
Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de
teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos.
Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos.

En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a
agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá
también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir
propiedades de los campos y de la tabla.

Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la

base de datos para determinar las tablas que necesita.
Crear una tabla nueva

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo
una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando
crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor
para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla
en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro
origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de
Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando
crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva
tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los
campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para

cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la
ubicación.

3. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada

Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Guardar una tabla

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Guardar. Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione
CTRL+S.
Tipos de datos
Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de
información específico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener
Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a
los campos como columnas.) de una tabla tienen propiedades. Éstas definen las
características y el comportamiento del campo. La propiedad más importante de
un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase
de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos
sea Texto podrá almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o
numéricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Número sólo podrá
almacenar datos numéricos.

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes

del mismo, como:

La forma de usar el campo en expresiones.

El tamaño máximo de un valor del campo.
Si el campo se puede indizar.
Los formatos que se pueden usar con el campo

Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseño, se especifica su tipo de

datos y, de forma opcional, sus demás propiedades.
Tabla Contactos abierta en la vista Diseño

Tipo de datos
Propiedades de campo
Tipos de datos

Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se

aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de
datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un
campo Texto sólo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de
caracteres de puntuación. Además, un campo Texto puede contener un máximo
de 255 caracteres.

En Access existen diez tipos de datos distintos:

Tipo de Datos Usado

Fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar
Varios archivos. Este tipo de datos no estaba
Datos adjuntos
Disponible en versiones anteriores de Access.
Números que se generan automáticamente para cada
Auto numérico Registro.
Moneda Valores monetarios.
Fecha/Hora Fechas y horas.

Hipervínculo Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.

Bloques de texto largos y texto que emplean formato
de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería
Memo
una descripción de producto detallada.
Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta
que existe un tipo de datos independiente para la
Número
Moneda.
Objeto OLE Documentos de Word.
Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una
Texto dirección.
Sí/No Valores booleanos.
MODIFICAR TABLAS DE DATOS

Introducir y modificar datos en una tabla

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de
filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son
los elementos de información de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se
definen en función de los campos que desea registrar para una materia en concreto.
En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una
tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a
agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que está trabajando y a definir tipos de
datos de un campo.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se

almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla
Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la
dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre
del producto, el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear
un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007
calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la
información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar
un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por
regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con
un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un
tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos
determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden
realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor.

Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que

definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad
Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá
cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede
agregar inmediatamente un campo
escribiendo información en la columna
Agregar nuevo campo.
Propiedades de los campos

Máscara de entrada
Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda.
Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla
determinada. Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por ";":

1º. Presenta la máscara de entrada

2º. Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el

campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se
guarden

3º. Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara.
Access por defecto utiliza el subrayado.

Los códigos son los siguientes:

Código Función

0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos

# Dígito o espacio. Introducción opcional.Las posiciones en blanco se

convierten en espacios y se permiten los signos

9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos

L Letra (A-Z). Introducción obligatoria

? Letra (A-Z). Introducción opcional.

A Letra o dígito. Introducción obligatoria

A Letra o dígito. Introducción opcional

& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria

C Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional

.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y hora.

< Convierte los caracteres en minúsculas

> Convierte los caracteres en mayúsculas

! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda

\ Hace que el carácter que venga a continuación se presente como un

carácter literal
Ejemplo:
(900)009-00 00; 0; "_"

Título
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos. Especifica la etiqueta que se
utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.

Valor predeterminado
Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario
cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se
puede modificar.

Regla de validación
Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo
Contador y Objeto OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los
datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.

Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de
validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos
puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparecerá una ventana para generar
expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.

Texto de validación
Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece
ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto
de validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe
cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

Requerido
Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador. Si se encuentra activado
"Si" no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.

Permitir longitud cero

Se aplica a los campos de tipo texto y memo. Esta propiedad es útil para las consultas
y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.
Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio
entre ellas ("").

Indexado
Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de
un registro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo más que al campo
por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos
será muy lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede
haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un
índice normal con cada uno de los registros.
Tamaños de los campos de Tipo Numerico:

Byte 1 byte 0 a 255

Boolean 2 bytes True o False

Integer 2 bytes -32,768 a 32,767

Long 4 bytes -2,147,483,648 a 2,147,483,647

(entero largo)

Single 4 bytes -3,402823E38 a –1,401298E-45 para valores negativos;

(coma flotante/ precisión 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos
simple)

Double 8 bytes -1.79769313486231E308 a

(coma flotante/ precisión -4,94065645841247E-324 para valores negativos;
doble) 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308
para valores positivos

Currency 8 bytes -922.337.203.685.477,5808 a 922.337.203.685.477,5807

(entero a escala)

Decimal 14 bytes +/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335 sin punto

decimal;
+/-7,9228162514264337593543950335 con 28
posiciones a la derecha del signo decimal; el número
más pequeño distinto de cero es
+/-0,0000000000000000000000000001
OBJETIVOS

 Como debe combinar la información establecida en las tablas

 Definir relaciones y establecer relaciones

Relacionar Tablas

Una vez creadas tablas independientes para
cada tema de la base de datos, se necesita
una forma de indicar a Access cómo debe
combinar la información. El primer paso de
este proceso consiste en definir relaciones
En una relación se hacen coincidir los datos
de los campos clave (normalmente un
campo con el mismo nombre en ambas
tablas). En la mayoría de los casos, estos
campos coincidentes son la clave principal
de una tabla, que proporciona un
entre las tablas. Una vez realizada esta
operación, ya se puede comenzar a crear
otros tipos de objetos, como consultas,
formularios e informes para mostrar
información de varias tablas a la vez.
identificador único para cada registro, y una
clave externa de la otra tabla. Por ejemplo,
una tabla con información sobre empleados
puede relacionarse con otra con datos de
pedidos a través de un campo común que
podría ser id. De empleado.

A la hora de establecer relaciones

entre tablas pueden presentarse
tres situaciones diferentes:
Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este

tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos
registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo
tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede

tener un registro coincidente en la Tabla B, y viceversa. Puede utilizar
la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para
aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar
información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados
acogidos a un determinado plan de jubilación.

Relación varios a varios

Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un
registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar
relacionado con más de un registro de la tabla A.

Si existiera una base de datos con dos tablas: médicos y pacientes,

con una relación directa entre ellos, un médico atendería muchos
pacientes y un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos. Varios
registros de la tabla de médicos se relacionarían con varios registros de la tabla
de pacientes.

Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se

colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de
utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc.
En el ejemplo 1 esta tabla especial es la tabla Visitas, donde aparecen tanto el
código del médico como el del paciente.

Definir relaciones

Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas
que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y
colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.

El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo
están definidos los campos relacionados.
 Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una
clave principal o tiene un índice único.
 Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.
 Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con
una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas
de las otras dos tablas.

Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas:

1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar
relaciones entre tablas abiertas.
2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la
ventana Base de datos. Puede pulsar F11 para
cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier
otra ventana.
3. Pulse en el botón Relaciones de la barra de
herramientas.
4. Pueden darse los siguientes casos:
 Si la base de datos no tiene ninguna relación
definida, se mostrará automáticamente el cuadro de

diálogo Mostrar tabla

 Si necesita agregar las

tablas que desea
relacionar y no aparece
el cuadro de diálogo
Mostrar tabla, pulse en el
botón Mostrar tabla de la
barra de herramientas.
 Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar
tabla, continúe en el paso 6
5. Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a
continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el
cuadro de diálogo Relaciones

6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de

la otra tabla. Si desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantenga
pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para
seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar campos, tenga
esto en cuenta
 En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado
en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo
nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.

 Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero
deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se explica en el
punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de información.

 Cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el

mismo valor de la propiedad Tamaño del campo.

 Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pude hacer
coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos
tienen la propiedad Tamaños de campo establecida en id. de réplica.

7. Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones.

Compruebe los nombres de los campos
mostrados en las dos columnas para asegurarse
de que son correctos. Puede cambiarlos si es
necesario. Si es necesario, establezca las
opciones de relación. Para obtener información
acerca de un elemento específico del cuadro de
diálogo Relaciones, pulse en el botón de signo de
interrogación y después en el elemento en
cuestión.

Exigir integridad referencial

La integridad referencial son unas normas

que mantienen la coherencia de datos
entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:
1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria.
2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la
secundaria.
Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es
necesario que :

1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.

2. Los campos contengan el mismo tipo de datos (si es autonumérico-numérico).
3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.
Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya
integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que
esa relación tenga integridad referencial.
Actualizar en cascada los campos relacionados se está indicando que si se
modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se
actualicen en todos los registros relacionados.

Eliminar en cascada los registros relacionados si se borra un registro de un lado

de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban
relacionados con él.

Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el botón

Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Esta línea simboliza
la relación entre las dos tablas. Si la relación cumple la integridad referencial la
línea será más gruesa.

8. Pulse en el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva.

9. Repita los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.

Al cerrar la ventana
Relaciones, Access
pregunta si desea guardar
el diseño.
Independientemente de si
lo guarda o no, las
relaciones creadas se
guardan en la base de
datos.

En la ventana Relaciones puede realizar lo siguiente:

 Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, pulse en

Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas. Para ver sólo las
relaciones definidas para una tabla determinada, pulse en la tabla y después en el
botón Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.

 Si necesita realizar un cambio en el diseño de una tabla. Puede pulsar con el

botón secundario del ratón en la tabla que desea modificar y seleccionar Diseño
de tabla en el menú contextual.
Modificar una relación existente

Una vez definidas las relaciones, pueden modificarse éstas siguiendo estos
pasos:
1. Cierre todas las tablas abiertas. Tenga presente que no se pueden modificar
relaciones entre tablas que se encuentren abiertas.
2. Cambie a la ventana Base de datos (F11), si no estuviese ya en ella.
3. Pulse en le botón Relaciones de la barra de herramientas.
4. Si las tablas cuya relación desea modificar no están a la vista en la ventana
Relaciones, pulse en el botón Mostrar tabla en la barra de herramientas y pulse
dos veces en cada una de las tablas que desee agregar.
5. Para eliminar una relación, pulse dos veces en la línea correspondiente a la
misma en la ventana Relaciones.
6. Establezca en el cuadro de diálogo Relaciones las nuevas opciones de las
relaciones y pulse finalmente en el botón Aceptar.
Diseñar una base de datos que controlará información en una clínica.
Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clínica y
médicos. Relacionaremos las tablas, crearemos consultas, formularios, y
repasaremos conceptos.
La clínica "S.P Claver”, necesita llevar un control automatizado de su gestión de
pacientes y médicos. Para ello se crearán tres tablas con las siguientes
características:

A continuación tienes las características de cada campo de las tablas:

TABLA PACIENTES:
Campo Tipo Tamaño Otros
N Seguridad
Texto 15
Social
Nombre Texto 15
Apellidos Texto 30
Domicilio Texto 30
Departamento Texto 25
Municipio Texto 15
Código Postal Texto 5
Teléfono Texto 20
Número de Campo
Texto 9
Historial Clave
Regla de
Sexo Texto 1 validación:
"H" o "M"

TABLA MEDICOS:
Campo Tipo Tamaño Otros
Código Campo
Texto 4
identificación Clave
Nombre del
Texto 15
Médico
Apellidos del
Texto 30
Médico
Especialidad Texto 25
Máscara
Fecha de
Fecha fecha
ingreso
corta
Cargo Texto 25
Número de Número
 Colegiado
Observaciones Memo

TABLA INGRESOS:
Campo Tipo Tamaño Otros
Número de Campo
numérico
Ingreso Clave
Número de
Texto 9
Historial
Máscara
Fecha de
Fecha fecha
Ingreso
corta
Código de
Texto 4
Identificación
Número de
Número
planta
Número de
Número
cama
Alérgico Sí/No
Observaciones Memo
Coste del Formato
Número
tratamiento Moneda
Diagnóstico Texto 40

Este será el aspecto que tendrán las relaciones de las tablas:

 Hemos creado una relación de Uno a Varios del campo Número de Historial
de las tablas Pacientes e Ingresos.
 Debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de
Ingresos.
 La relación uno a varios nos permitirá introducir varios ingresos para un
mismo paciente, pero siempre que primero el paciente esté dado de alta en la
tabla Pacientes.
 Como campo clave de la tabla Médicos hemos escogido el campo Código
de identificación y hemos establecido una relación de uno a varios con el mismo
campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los
datos del médico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un
paciente a un médico determinado.
 Resumiendo: primero introduciremos los datos de los médicos y de los
pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un
número de ingreso (único) a un paciente (Número de Historial) y le asignaremos
un médico (Código de Identificación). En la tabla Ingresos podremos introducir
varios pacientes, y asignárselo a uno de los médicos de la tabla Médicos.

Se Pide 1:
1. Necesitamos un listado de los nombres de los médicos y su especialidad.
2. Queremos saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron
entre Enero y Marzo del 2016 y que son alérgicos.
3. Queremos saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en
Ibagué o Espinal.

 Solución 2.

Diseñar una formulario Principal que muestre el control completo de la Base de Datos.