Manual Lulu

Manual de la documentación en ventas
Profesora Lourdes Ramírez García
Departamento de Ventas
FECHA
Manual de procedimientos para la elaboración de documentación
referente a ventas 01 / junio /2010
“THE SIX SUNS”
BERNABÉ BARRÓN FABIOLA

EVERISTO GARCÍA CARLOS
MEDINA IBARRA JOSÉ ENRIQUE
MEDINA MORALES ADRIÁN
ORTIGOZA TORRES ANAHÍ
ROMERO VELÁZQUEZ JOSÉ ARMANDO
ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO
RAMÍREZ GARCÍA MARÍA LOURDES
32-V
INTRODUCCIÓN
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FECHA
El presente manual contendrá la información

referente a la documentación de ventas de la empresa
“Peletería y Nevería La Michoacana” como son su
elaboración, su normatividad y parámetros al que estén
ligados con la finalidad de que los trabajadores estén
informados sobre las bases legales con las que cuenta
la empresa; especificando el procedimiento y partes de
cada uno de los documentos de ventas (factura, nota
de crédito, nota de cargo, recibo de arrendamiento,
pagaré, letra de cambio y cheques).
OBJETIVO
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FECHA
El objetivo del manual es facilitar la elaboración,

aplicación y llenado de los distintos tipos de
documentación en el área de ventas para los
trabajadores así como darles a conocer sus partes y
funciones de toda esta documentación.
Índice
Índice..…………………………...…………………………… 4
Que es un manual ............................................................ 5
Factura y normatividad...……………………………………. 6
Simbología del flujograma……………………...………..…. 9
Flujograma………………………………...………………..... 10
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FECHA
Reporte de factura ………………..………...………………. 11

Nota de crédito y normatividad…………...………………... 13
Nota de cargo y normatividad………………...……………. 14
Recibos de honorarios y normatividad………...………….. 15
Recibos de arrendamiento y normatividad……...…...…… 17
Cheque.……………….………………………...……………. 19
Pagaré………………..……………………...……………….. 20
Letra de cambio..…………………….……......…………….. 21
Conclusión………………………..…………………………... 24
QUE ES UN MANUAL
Los manuales son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática la información de una organización.
En las empresas es muy importante el uso de manuales ya que es una
guía para brindar conocimiento a aquellas personas que se integren a
una organización y conozcan los pasos a seguir en las actividades.
Principalmente el manual de facturación es utilizado para que una

persona nueva tenga el conocimiento de cómo debe facturar, siendo
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FECHA
consciente de cuáles son las etapas que se tienen que cumplir para
que éste proceso sea exitoso.
El manual lo elaboramos buscando primeramente las etapas del
proceso de facturación, teniendo en cuenta a que se refieren y
posteriormente ordenando dichas etapas.
Investigamos la normatividad de la Factura en el Sistema de
Administración Tributaria y en el Código Fiscal de la federación en
su Artículo 29-A en donde se establecen las características de las
facturas.
FACTURA
La factura necia, factura de compra o factura comercial es un

documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa. La información fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de un
producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar como
contraprestación.
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FECHA
Normatividad de la factura:
Los requisitos para las facturas que establece el artículo 29-A

del Código Fiscal de la Federación son:
1. El nombre impreso, denominación o razón social,

domicilio fiscal y clave del Registro Federal de
Contribuyentes de quien los expida. Sí se tiene más de
un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio
del local o establecimiento en el que se expidan los
comprobantes.
2. Contener impreso el número de folio.
3. Lugar y fecha de expedición.
4. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la
persona a favor de quien se expida.
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FECHA
5. Cantidad y clase de mercancías o descripción del

servicio que amparen.
6. Valor unitario consignado en número e importe total
señalado en número o en letra, así como el monto de los
impuestos que en los términos de las disposiciones
fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de
impuesto, en su caso.
7. Número y fecha del documento aduanero, así como la
aduana por la cual se realizó la importación, tratándose
de ventas de primera mano de mercancías de
importación.
8. Fecha de impresión y datos de identificación del
impresor autorizado.
9. Cuando se trate de enajenación de ganado, la
reproducción del hierro de marcar de dicho ganado
siempre que se trate de aquel que deba ser marcado.
10. Vi
gencia. Los comprobantes podrán ser utilizados en un
plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha
de impresión, este plazo se puede prorrogar cuando se
cubran los requisitos que señale la autoridad fiscal de
acuerdo a reglas de carácter general que al efecto se
expidan. Transcurrido dicho plazo, se considerará que el
comprobante queda sin efectos para las deducciones o
acreditamientos previstos en las leyes fiscales.
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FECHA
Respecto a la vigencia de dos años de los comprobantes y

de conformidad con la regla I.2.10.16. de la 2a. Resolución
de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para
2009, se puede optar por considerar sólo el mes y año
como fecha de impresión y la vigencia se calcula a partir
del primer día del mes que se imprima en el comprobante y
la numeración de los comprobantes continuará siendo
consecutiva, incluyendo la de los comprobantes cancelados
al término de su vigencia.
También debe contener los siguientes requisitos establecidos
en el artículo 39 del Reglamento del Código Fiscal de la
Federación publicado en el Diario Oficial de la Federación el
día 07 de diciembre de 2009.
• La cédula de identificación fiscal la cual en el caso de

personas físicas podrá o no contener la CURP,
reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. con una resolución de
• 133 líneas/ 1200 dpi. Sobre la impresión de la cédula, no
podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura.
• La leyenda: "la reproducción no autorizada de este
comprobante constituye un delito en los términos de las
disposiciones fiscales", con letra no menor de 3 puntos.
• El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del
impresor, así como la fecha en que se incluyó la
autorización correspondiente en la página de Internet del
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FECHA
Servicio de Administración Tributaria, con letra no menor

de 3 puntos.
Simbología del Flujograma
Inicio o final de
procedimiento Conector de
procedimiento
Actividad Material
guardado
temporalmente
Registro en
formato
Flujo de
información
Interrupción de Realización de
procedimiento documentos
Cotejar Exanimación de
información una acción
Actividad y Formato
operación impreso
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FECHA
Flujograma
Emisión Devoluciones
Cotización
Cancelación
Venta Cobranza
Fin del proceso
1-Emisión
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FECHA
Es el conjunto de operaciones que se realiza para expresar

los valores que debe cobrarse a cada consumidor, en un
momento denominado factura, guía de recibo, o aviso de una
cobranza.
2-Cotización
Es la clasificación de nuestros clientes o proveedores donde

nosotros marcaremos o quitaremos según sea el caso que
manejemos en esta actividad solo escogeremos lo que
necesitemos.
3-Venta
Es la acción que se crea en el momento que el cliente acepta

comprar el producto y acepta las condiciones para pagar que
se establecen en la factura.
4-Devoluciones
Puede darse el caso de que un cliente quiera devolver el

producto para esto tenemos que cancelar la factura que será
el siguiente paso no siempre se usa este paso solo en
aquellas veces que el cliente presente una devolución de su
producto por X razones.
5-Cancelación
En este paso se usar para cancelar una factura que tal vez
sea por una devolución o por que la factura se acabo de
pagar y ya no tiene caso tenerla en la cartera de facturas pero
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FECHA
si es necesario guardar ese archivo tal vez en el reporte de

las facturas del mes para respaldar la venta
6-Cobranza
Es el último paso en donde está encargado de cobrar el
dinero según ya lo aceptado por el cliente en la factura esta
actividad es la encargada de cobrar todas aquellas facturas
que se han generado gracias a las ventas.
Nota
No es necesario llevar este orden para generar una factura
ya que puede hay empresas que no lo manejan del mismo
modo que nosotros pero en si es lo esencial de cómo generar
una factura.
REPORTE DE FACTURACIÓN A UN PERIODO DETERMINADO

PALETERÍA Y NEVERÍA LA MICHOACANA S. A. DE
C. V. Fecha: 01- enero-2010
Calle:2 Cielito Lindo
Ciudad: México
Teléfono: 91-51-58-47
Reporte de las facturas de Enero

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FECHA
Núm. de Factura Fecha Nombre del Cliente total IVA Total a pagar
01-Ene-
4869 10 ALTESA 1,256 200.96 1,457
02-Ene- CASA DE MATERIAS
4870 10 PRIMAS 6,236 997.76 7,234
4871 10 PRIMAS 9,456 1512.96 10,969
4872 10 PRIMAS 256 40.96 297
04-Ene-
4873 10 ALTESA 1,365 218.4 1,583
05-Ene-
4874 10 REAL MICHOACANA 684 109.44 793
06-Ene-
4875 10 ALTESA 8,136 1301.76 9,438
07-Ene-
4876 10 REAL MICHOACANA 544 87.04 631
07-Ene-
4877 10 REAL MICHOACANA 4,541 726.56 5,268
4878 10 PRIMAS 2,654 424.64 3,079
09-Ene-
4879 10 ALTESA 4,852 776.32 5,628
10-Ene-
4880 10 REAL MICHOACANA 1,984 317.44 2,301
48,678
NOTA DE CRÉDITO
Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la

que le notifica haber cagado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la misma
indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un
error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Los requisitos establecidos en el artículo 29 A del Código

Fiscal de la Federación son:
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FECHA
I. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio

fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien
los expida. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se
debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que
se expidan los comprobantes.
II. Contener impreso el número de folio.
III. Lugar y fecha de expedición.
IV. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la
persona a favor de quien es expida.
V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio
que amparen.
VI. Valor unitario consignado en número e importe total

consignado en número o letra, así como el monto de los
impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales
deban trasladarse, desglosados por tasa de impuesto. en su
caso
VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la

aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de
ventas de primera mano de mercancías de importación.
VIII. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor
autorizado.
IX. Vigencia del comprobante.
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FECHA
Los requisitos establecidos en el Reglamento del Código

A) La cédula de identificación fiscal. Sobre la impresión de la

cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que impida su
lectura.
B) La leyenda: "La reproducción no autorizada de este

disposiciones fiscales".
C) El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del

impresor, así como la fecha de la autorización
correspondiente.
D) El Número de aprobación asignado por el Sistema Integral

de Comprobantes Fiscales.
Los requisitos establecidos en la Resolución Miscelánea

Fiscal Vigente son:
Los comprobantes deberán contener impreso lo siguiente:
I. La reproducción de la cédula de identificación fiscal deberá

ser hecha en 2.75 cm. por 5 cm., con una resolución de 133
líneas/1200 dpi.
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FECHA
II. Las leyendas a que hacen referencia las fracciones II y IV

del citado artículo 39 del Reglamento del CFF, deberán ser
impresas con letra no menor de 3 puntos.
NOTA DE CARGO
Papel que certifica que una determinada cantidad ha sido

cargada a cuenta. Este documento suele expedirse cuando
no existe factura. Se conoce también como nota de débito o
memorándum de débito.
Documento por el que se pone en conocimiento del deudor el

haber realizado un cargo en su cuenta.
Los requisitos establecidos en el Reglamento del

Código Fiscal de la Federación son:
A) La cédula de identificación fiscal. Sobre la impresión

de la cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que
impida su lectura.
6
FECHA

disposiciones fiscales".

impresor, así como la fecha de la autorización
correspondiente.
D) El número de aprobación asignado por el Sistema

Integral de Comprobantes Fiscales.
E) En el caso de personas físicas que tributen conforme

al Régimen de Actividades Empresariales y
Profesionales así como en el Régimen Intermedio;
además deberán imprimir la leyenda “Efectos fiscales al
pago”.
Los requisitos establecidos en la Resolución Miscelánea

Fiscal vigente
I. La reproducción de la cédula de identificación fiscal

deberá ser hecha en
2.75 cm. por 5 cm., con una resolución de 133
líneas/1200 dpi.
II. Las leyendas a que hacen referencia las fracciones II

y IV del citado artículo 39 del Reglamento del CFF,
deberán ser impresas con letra no menor de 3 puntos.
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FECHA
RECIBOS DE HONORARIOS
El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los

profesionales, técnicos, artistas y científicos que presentan
sus servicios en forma independiente e individual y que para
efectos del impuesto a la renta genera rentas de cuarta
categoría.
Es oportuno además, mencionar que si el profesional técnico,

artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa,
ya no genera rentas de cuarta, sino Rentas de Tercera
Categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo
por honorarios, sino factura o boleta de venta.
Los recibos de honorarios pueden funcionar a través de un

talonario, el cual consta de dos partes: a) la matriz, que
contendrá los datos completos de la operación y se entrega al
cliente, y b) el talón, el cual tendrá un extracto de los datos y
será conservado por el prestador del servicio como un control
6
FECHA
de sus obligaciones fiscales. Los requisitos de los recibos de

honorarios son los siguientes
RECIBOS DE ARRENDAMIENTO
El documento que sirve para atestiguar la recepción de

dinero, otro documento, un bien o un servicio. Es conveniente
guardar estos documentos, pues son los comprobantes de
que se haya hecho un pago o entregado un bien.
En este caso, el comprobante para efectos fiscales también
puede funcionar a través de un talonario, el cual consta de
dos partes de acuerdo con lo que señala el artículo 38 del
Reglamento del Código Fiscal de la Federación:
A) La matriz, que contendrá los datos completos, y

B) El talón, el cual deberá ser conservado por el arrendador.
Los requisitos que debe contener un recibo de arrendamiento

de acuerdo a lo establecido en el artículo 29-A del Código
I. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio

fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien
los expida. Si se tiene más de un local o establecimiento, se
deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el
que se expidan los comprobantes.
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FECHA
II. Contener impreso el número de folio.

III. Lugar y fecha de expedición.
IV. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la
persona a favor de quien se expida.
V. Descripción del uso o goce del bien inmueble.
VI. Valor unitario consignado en número e importe total
consignado en número o letra, así como el monto de los
impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales
deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su
caso.
VII. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor
autorizado
VIII. Vigencia del comprobante.
Requisitos establecidos en otras disposiciones fiscales:

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FECHA
IX. Firma del arrendador y el número de cuenta predial del

inmueble de que se trate, o en su caso los datos de
identificación del certificado de participación inmobiliaria no
amortizable (artículo 189 del Reglamento de la Ley del
Impuesto sobre la Renta.)
X. La leyenda “Impuesto retenido de conformidad con la Ley

del Impuesto al Valor Agregado” (Artículo 32 de la Ley del
IVA.)
XI. Se debe señalar en forma expresa si el pago se hace en
una exhibición.
Requisitos establecidos en el artículo 39 del Reglamento del
Código Fiscal de la Federación y la Regla I.2.10.22 de la 2a.
RMRMF:
A) La cédula de identificación fiscal reproducida en 2.75 cm.

por 5 cm. con una resolución de 133 líneas/ 1200 dpi. En el
caso de personas físicas puede o no contener la CURP; sobre
la impresión de la cédula, no podrá efectuarse anotación
alguna que impida su lectura.

disposiciones fiscales", con letra no menor de 3 puntos.

impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización
correspondiente en la página de Internet del Servicio de
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FECHA
Administración Tributaria, con letra no menor de 3 puntos.
D) El número de aprobación asignado por el Sistema integral

comprobantes fiscales.
CHEQUE
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia

de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de
crédito.
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FECHA
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el

librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o
autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro.
Los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes

entregan talonarios numerados en serie. También dichos
talonarios pueden ser mandados a confeccionar por el
librador, pero previa autorización del banco correspondiente.
Para librar o girar un cheque el girador debe tener los fondos
suficientes o sobre giro que le otorga el banco.
PAGARÉ
Es un título valor de circulación y aparece como forma

impropia del contrato de cambio que contenía intereses.
Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio,

con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero,
en un determinado tiempo.
A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de

orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal,
6
FECHA
es decir que en documento se podrá pactar los intereses,

puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como
también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la
obligación.
Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más

utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones
financieras, por cuanto el propio pagaré podrá pactar los
intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras
palabras diremos que es un título- valor más completo que la
letra de cambio.
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia

de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de
crédito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el

librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o
autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro.
6
FECHA
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se

extiende por una persona (acreedor – librador) y recoge una
obligación de pago aceptada por otra persona (deudor –
librado) de una cantidad determinada en la fecha de su
vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de
comercio.
Elementos de la Letra de Cambio
Los elementos que debe contenerla letra de cambio son:
Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor)

dando la orden de pago a otra persona (deudor).
6
FECHA
Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago

(deudor).
Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su

derecho de cobro.
Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha

transmitido el derecho de cobro.
Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.
Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.
Vencimiento de la letra de cambio
A la vista: debiendo pagarse en el momento de su

presentación.
A un plazo contado desde la fecha del libramiento.
A un plazo contado desde la vista.
Endoso de una letra de cambio

6
FECHA
La letra de cambio y, por tanto, el derecho de cobro, se puede

transmitir a otra persona mediante la fórmula del endoso
tantas veces como se quiera.
La declaración del endosante se debe realizar en el reverso

de la letra de cambio, en el espacio destinado al endoso.
Aval de la letra de cambio
El aval es el compromiso que adquiere una tercera

persona de realizar el pago, en caso de no hacerlo el librado.
Pudiendo comprender la totalidad de la deuda o parte de ella.
El aval se debe hacer constar en el reverso de la letra de
cambio
6
FECHA
AUTORIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE

DOCUMENTACION DE VENTAS
“PROCEDIMIENTO DE FACTURACION LA PALETERÍA Y
NEVERÍA LA MICHOACANA”
VERSIÓN: PRIMERA
ELABORADO POR:
BERNABÉ BARRÓN FABIOLA
EVARISTO GARCÍA CARLOS
MEDINA IBARRA JOSÉ ENRIQUE
MEDINA MORALES ADRIÁN
6
FECHA
ORTIGOZA TORRES ANAHÍ

ROMERO VELÁZQUEZ JOSÉ ARMANDO
CONCLUSIÓN
Es muy importante generar una factura ya que nos sirve

como respaldo de la venta y también le sirve al cliente para
comprobar qué es lo que compró, y que más adelante no se
generen problemas.
Esperamos que con este manual los trabajadores al

terminarlo de leer y analizar tengan una mejor idea de cómo
generar una factura y no solamente la factura si no también
todos los documentos que se utilizan en el área de ventas
porque puede llegar el caso de que no siempre utilizaremos
una factura y tal vez utilicemos un ticket.
Y sobre todo es muy importante saber bajo que normas

van a estar sometidos todos estos documentos.
6

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Profesora Lourdes Ramírez García

“THE SIX SUNS”

BERNABÉ BARRÓN FABIOLA

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

RAMÍREZ GARCÍA MARÍA LOURDES

Profesora Lourdes Ramírez García

El presente manual contendrá la información

Profesora Lourdes Ramírez García

El objetivo del manual es facilitar la elaboración,

Profesora Lourdes Ramírez García

Reporte de factura ………………..………...………………. 11

Principalmente el manual de facturación es utilizado para que una

Profesora Lourdes Ramírez García

La factura necia, factura de compra o factura comercial es un

Profesora Lourdes Ramírez García

Los requisitos para las facturas que establece el artículo 29-A

1. El nombre impreso, denominación o razón social,

Profesora Lourdes Ramírez García

5. Cantidad y clase de mercancías o descripción del

Profesora Lourdes Ramírez García

Respecto a la vigencia de dos años de los comprobantes y

• La cédula de identificación fiscal la cual en el caso de

Profesora Lourdes Ramírez García

Servicio de Administración Tributaria, con letra no menor

Simbología del Flujograma

Profesora Lourdes Ramírez García

Fin del proceso

Profesora Lourdes Ramírez García

Es el conjunto de operaciones que se realiza para expresar

Es la clasificación de nuestros clientes o proveedores donde

Es la acción que se crea en el momento que el cliente acepta

Puede darse el caso de que un cliente quiera devolver el

Profesora Lourdes Ramírez García

si es necesario guardar ese archivo tal vez en el reporte de

REPORTE DE FACTURACIÓN A UN PERIODO DETERMINADO

Reporte de las facturas de Enero

Profesora Lourdes Ramírez García

Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la

Los requisitos establecidos en el artículo 29 A del Código

Profesora Lourdes Ramírez García

I. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio

VI. Valor unitario consignado en número e importe total

VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la

Profesora Lourdes Ramírez García

Los requisitos establecidos en el Reglamento del Código

A) La cédula de identificación fiscal. Sobre la impresión de la

B) La leyenda: "La reproducción no autorizada de este

C) El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del

D) El Número de aprobación asignado por el Sistema Integral

Los requisitos establecidos en la Resolución Miscelánea

Los comprobantes deberán contener impreso lo siguiente:

I. La reproducción de la cédula de identificación fiscal deberá

Profesora Lourdes Ramírez García

II. Las leyendas a que hacen referencia las fracciones II y IV

Papel que certifica que una determinada cantidad ha sido

Documento por el que se pone en conocimiento del deudor el

Los requisitos establecidos en el Reglamento del

A) La cédula de identificación fiscal. Sobre la impresión

Profesora Lourdes Ramírez García

B) La leyenda: "La reproducción no autorizada de este

C) El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del

D) El número de aprobación asignado por el Sistema

E) En el caso de personas físicas que tributen conforme