Manual CVOSOFT Curso Consultor Funcional Modulo MM Nivel Inicial Unidad 1 PDF

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Manual de estudios Curso Consultor Funcional Módulo MM NIVEL INICIAL
© CVOSOFT IT ACADEMY | ISBN: 978-987-27549-9-0 | info@cvosoft.com | www.cvosoft.com

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IInniicciioo N
Nuueevvaa U
Unniiddaadd::
Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
Esta unidad incluye una descripción del sistema de estudio, una presentación institucional,
una guía para instalación e instrucciones de uso del acceso gráfico a SAP y una introducción
al sistema SAP.
Curso: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial
CVOSOFT IT Academy - Formación en Sistemas.
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Le damos
damos la
la Bienvenida
Bienvenida aa una
una nueva
nueva unidad!
unidad!
Unidad
Unidad 1:
1: Introducción
Introducción al
al
Sistema
Sistema SAP
SAP
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:::: Descripción
Descripción de
de Unidad
Unidad
Carrera Consultor Funcional en Módulo MM
·· MÓDULO:
MÓDULO: Inicial
Inicial
·· UNIDAD:
UNIDAD: Introducción
Introducción al
al sistema
sistema SAP
SAP

:::: Lecciones
Lecciones Unidad
Unidad 1:
1: Introducción
Introducción al
al Sistema
Sistema SAP
SAP
Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Lección: Sistemas ERP y generalidades de SAP

Veremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros sistemas.
Lección: Descripción e Integración de módulos de SAP

Te instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los beneficios de la integración y medios para compartir la información entre los
departamentos de la empresa.
Lección: Acceso al Sistema y generalidades de utilización

Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus funcionalidades, elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que facilitan y
optimizan su uso.
Lección: Objetos gráficos de la pantalla y su utilización

Esta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP, sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante las
transacciones y configuraciones personales que facilitan el uso.
Lección: Búsqueda de Información y Ayuda

Aprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda provista por el sistema.
Lección: Integración de MM con otros módulos

Analizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos. Ejemplos prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos de los procesos
y la documentación asociada.


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LLeecccciióónn::
Sistemas ERP y generalidades de SAP
Veremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos de
negocios de la Empresa y como se interconecta con otros sistemas.

Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
1 | ¿Qué es SAP?
El nombre del Sistema SAP proviene de los vocablos ingleses Systems - Applications - Program.
Imagen 1.1 - Systems Applications Program
Se trata de un sistema del tipo denominado ERP, seguramente el más potente, seguro y estable a nivel mundial, que incluye
todos los procesos de negocios de una compañía, esto es, la gestión administrativa y contable, compras y ventas, planificación
y control de la producción, informes de lo más diversos, entre muchísimas otras prestaciones.
Imagen 1.2 - Módulos principales de SAP

Seguramente conozcas otros sistemas denominados ERP, algunos nacionales y otros extranjeros. En todos
los casos, se orientan a gestionar información de todos los procesos de las empresas.
Además de las más variadas funcionalidades, incorpora una poderosa herramienta de parametrización que permite adaptar sus
características a los más diversos rubros, tipos de empresa, particularidades de cada país, entre otros.
© CVOSOFT IT Academy - Todos los derechos Reservados Para aquellos que tiene algo o mucha experiencia en el
uso de sistemas y funcionamiento de la compañías, les proponemos pensar en los procesos de cada sector (Compras,
Ventas, Administración, etc.), la información involucrada, los controles, etc., y eso los aproximará a la comprensión del
funcionamiento global del sistema SAP.
© CVOSOFT IT Academy - Todos los derechos Reservados Además de ser una poderosa herramienta de gestión, SAP
permite ser conectado a otros sistemas externos mediante el diseño de partes de programas que lo comunican y habilitan
para el intercambio de información con los mismos. Se los denomina Interface.
Planteemos una posibilidad a modo de ejemplo... Una compañía gestiona la provisión de materiales y
servicios mediante SAP, pero el inventario y la valorización del stock se realiza con un sistema propio de
la empresa.
¿¿ Cómo
Cómo compatibilizamos
compatibilizamos ambas
ambas herramientas
herramientas de
de gestión
gestión ??
Acudiremos a nuestros programadores, que mediante el lenguaje ABAP incorporado a SAP, diseñarán las herramientas
necesarias para que la información de ingresos y egresos de mercadería y su valorización viajen y se incorporen a ese sistema
externo.
No profundizaremos, por el momento, en esta posibilidad, pero si, quiero invitarte a pensar en otros ejemplos y las muchas
posibilidades que brinda esta herramienta al óptimo funcionamiento de una empresa.
Sin duda, esta poderosa herramienta diferencia a SAP de cualquier otro sistema ERP, ya que amplía las
posibilidades de diversificar sus funcionalidades, a la vez de permitir desarrollar nuevas aplicaciones
asociadas al sistema original.

Imagen 1.3 - Adaptabilidad al sistema original
Pensemos en algunos procesos típicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:
Los procesos comerciales (ventas) difieren en cada uno de los países y de acuerdo al conjunto de clientes.
Cada línea de producción utiliza sus propios criterios para reposición de insumos y cálculo de costos.
Las variadas localizaciones lo exponen a diversas tributaciones de impuestos y reportes legales.
La Empresa produce partes del producto terminado en diversas localizaciones y debe integrarlas en un solo punto
geográfico.
La Empresa posee proveedores y clientes en distintos puntos del país y el exterior.
La Empresa fabrica insumos en una planta y lo utiliza en otra para la producción.
La empresa posee filiales en diversos países y en cada uno de ellos debe adaptar su funcionamiento a la
modalidad, legislación y costumbres locales.
Como los anteriores, pueden mencionarse una infinidad de ejemplos asociados al funcionamiento normal de una compañía de
gran envergadura.

Imagen 1.4 - Pantallas de algunos documentos
SAP será capaz de satisfacer cada uno de estos requerimientos ... gracias a su poderosa construcción,
flexibilidad de la parametrización, la experiencia y creatividad de los consultores.

LLeecccciióónn::
Descripción e Integración de módulos de SAP
Te instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los beneficios
de la integración y medios para compartir la información entre los departamentos de la
empresa.

1 | Módulos que constituyen SAP
El siguiente esquema representa los distintos módulos que conforman el sistema y su correspondiente descripción.
Imagen 1.1 - Descripción de los módulos principales de SAP
En el gráfico pueden observarse cada uno de los módulos principales de SAP y que en su conjunto es lo que constituye la
versión denominada R/3.
Aunque el curso se encuentre focalizado en el módulo denominado MM, proveniente de la abreviatura en inglés de "Material
Management" o "Gestión de Materiales" en español, será de importancia central conocer los principios básicos de los módulos
restantes que la empresa utiliza y que interactúan permanentemente con éste.

1.1
1.1 || Gestión
Gestión Financiera
Financiera
Se encarga del registro contable de los movimientos económicos de la empresa (excepto aquellos generados automáticamente
por otros sectores), definición de las cuentas de mayor para imputación de movimientos, gestión de cobros a clientes y pagos a
proveedores, cierres de períodos, balances, consolidación entre empresas. Es el responsable de cumplir con todos los requisitos
legales, impositivos y financieros de la compañía.
1.2
1.2 || CO
CO -- Controlling
Controlling
Es un módulo alimentado por todos los procesos de negocios del sistema, y mediante el cual se pueden efectuar los mas
diversos análisis y controles de costos, estadísticas e informes, entre otros.
1.3
1.3 || MM
MM -- Material
Material Management
Management
Es el encargado de todo el proceso de adquisición de materiales y servicios, su planificación, recepción y verificación de las
facturas de proveedores.
1.4
1.4 || SD
SD -- Ventas
Ventas yy Distribución
Distribución
Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre-venta, venta, relación con MM para la adquisición de los bienes y
servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega, transporte y facturación a los clientes.

1.5
1.5 || PP
PP -- Planificación
Planificación de
de la
la Producción
Producción
Es el módulo responsable de la gestión de producción, esto es, definición de procesos, ámbitos y recursos para su desarrollo,
solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y maquinaria, a RR.HH. para satisfacer las necesidades de
mano de obra, control de los ciclos de productivos y los recursos involucrados, entre muchos otros.
1.6
1.6 || PM
PM -- Mantenimiento
Mantenimiento de
de la
la Planta
Planta
Será el módulo encargado de la gestión de mantenimiento de los espacios físicos, maquinarias, etc. de la empresa.
Relacionado con otros módulos permitirá la planificación, registro, seguimiento y control del mantenimiento de las plantas.
1.7
1.7 || HR
HR -- Recursos
Recursos Humanos
Humanos
Es el responsable de todas las actividades e información referentes a la gestión de los Recursos Humanos de la empresa.
1.8
1.8 || WF
WF -- Workflow
Workflow
No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización
y control de tareas que facilita y agiliza procesos.

1.9
1.9 || AM
AM -- Activos
Activos Fijos
Fijos
Se ocupa de la gestión de información de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las amortizaciones.
En la práctica, de acuerdo a la envergadura de la empresa y la complejidad de sus procesos de negocios,

pueden ser instalados varios de los módulos o sólo algunos de ellos.
2 | Integración del Sistema
¿ A qué nos referimos cuando afirmamos que SAP es un sistema donde todos sus componentes se encuentran integrados ?
Para aclarar la idea de este concepto mencionaremos a continuación una serie de características, a saber:
Todos los procesos de SAP impactan en forma directa o indirecta en dos o mas módulos
Pensemos en el caso donde el Área de Ventas (" SD") concreta una operación con un cliente por la venta de un producto
que la empresa fabrica y no posee en stock. La actividad del mencionado sector "disparará" un proceso donde el
Departamento de Producción (" PP") inicia la fabricación del mismo, demandando del Área de Compras (" MM") la
adquisición de los insumos necesarios. El Área de Mantenimiento (" PM") asegurará el correcto funcionamiento de la
planta y los responsables de Administración (" FI") y Tesorería (" TR") se asegurarán de disponer de los recursos
económicos y financieros suficientes. No olvidemos que el Área de Recursos Humanos (" HR") deberá asegurar la
disponibilidad de la mano de obra requerida para el proceso.
La información generada por un sector puede ser transferida a otro, a fin de informar acerca de las necesidades
surgidas por la operación iniciada
El documento denominado Pedido de Venta al cliente, generado por SD, origina la creación automática de una Solicitud
de Compra que recibe MM como resultado de la necesidad de adquisición de bienes y servicios.

Imagen 2.1 - Interacción de documentos entre Procesos de Ventas y Compras
El desarrollo o continuación de un proceso en un determinado módulo puede depender de la ejecución de eventos

en otro
Los responsables de SD ya han iniciado el proceso de Ventas y solicitado la adquisición a MM, pero deberán quedar a la
espera de que el producto sea comprado o recibir respuesta de PP, si debiera ser fabricado, para establecer con el cliente
la fecha de entrega y por tanto, continuar con el proceso SD.
Imagen 2.2 - Secuencia de operaciones de Venta, Adquisición, Almacenamiento y Finanzas
El sistema SAP trabaja con una base de datos integrada para todo el sistema
Esto permite que la información global del sistema pueda ser completada, compartida y usada por diversos operadores del
mismo. Por ejemplo, los usuarios de SD pueden consultar el estado del proceso de adquisición de los bienes o servicios
que solicitara a Compras para acordar con el cliente las condiciones de entrega.
El Área de Finanzas (FI) podrá consultar el estado de las Compras y Ventas para prever los recursos económicos y
financieros, sin necesidad de recurrir a responsables de MM y SD.

Imagen 2.3 - Indicación de secuencia de operaciones de Venta, Compra y Finanzas
Los conceptos de la sección anterior son sumamente importantes para comprender como funciona SAP y
su potencialidad, así que te propongo, lo revises y pongas mucha atención en cada uno de los puntos
mencionados.
Imagínate trabajando con SAP !!! En un tiempo más serás un experto !!!
La información de SAP puede ser compartida con actores externos a la empresa (Proveedores y Clientes)
Mediante las debidas interfaces y autorizaciones, los proveedores pueden acceder a los requerimientos de materiales y
servicios planificados a mediano y largo plazo, lo que les permitirá planificar su propia producción.
Los Clientes podrán conocer el estado de la oferta y stock de productos de la empresa, los futuros lanzamientos de
nuevos productos o campañas de promoción, que les permitan planificar las compras en forma mas acertada y
conveniente.

3 | Ejemplos prácticos - Análisis
El Departamento de Ventas (SD) contacta a un cliente y le vende un dispositivo electrónico que habitualmente es producido por
la compañía (in-house). Para satisfacer este requerimiento, debe informar al Sector Productivo (PP) con toda la información
involucrada (producto, cantidad, fecha de entrega prometida, detalle particulares, etc.).
Imagen 3.1 - Interrelación de actividades entre diferentes módulos del sistema
Basado en esta información, los responsables del Departamento de Producción, analizan los recursos necesarios (materia
prima, maquinaria, mano de obra, etc.) y en función de ello, solicitan a los sectores correspondientes la provisión de los
elementos necesarios.
A Recursos Humanos (HR) podrán solicitar la contratación de empleados adicionales o la previsión de horas extras de la
dotación actual; al Área de Compras (MM) le informarán de los recursos técnicos o logísticos que serán requeridos y por otra
parte, Tesorería (TR) deberá hacer la previsión adecuada para la satisfacción de gastos adicionales y su financiación.
Hasta aquí, hemos mencionado solamente los procesos globales y los sectores involucrados ... mas
adelante, veremos que todas estas etapas e interacciones estarán documentadas mediante registros que
cada sector hará en el sistema y que en forma automática impactará en las actividades de los restantes
sectores involucrados en el proceso.
Recordemos, como dijimos al principio, que los reportes incluidos en SAP pueden ser utilizados con muy
diversos objetivos, según sea el sector que los demande, de manera que son provistos por una serie de
prestaciones que intentan adaptar los resultados a las necesidades de cada uno de ellos.
Llegado el momento de pensar en procesos y alternativas, te invito a analizar que decisiones entrarían en juego para cada
sector frente a las siguientes situaciones particulares :

3.1
3.1 || El
El producto
producto vendido
vendido puede
puede ser
ser producido
producido por
por la
la empresa
empresa oo comprado
comprado aa terceros
terceros
¿ Quienes deberán analizar las ventajas o desventajas de cada una de las opciones ?
¿ Qué sectores intervendrán en la decisión ?
¿ Qué factores intervienen en la decisión ?
3.2
3.2 || Dentro
Dentro del
del proceso
proceso productivo
productivo hay
hay etapas
etapas que
que pueden
pueden ser
ser realizadas
realizadas por
por la
la empresa
empresa oo
subcontratadas.
subcontratadas.
¿ Quienes analizan las opciones y toman la decisión ?
¿ Hay factores técnicos y económicos que intervienen ?
3.3
3.3 || El
El producto
producto no
no puede
puede ser
ser entregado
entregado al
al cliente
cliente bajo
bajo las
las condiciones
condiciones vendidas.
vendidas.
¿ Quienes deben participar para el manejo del posible conflicto con el cliente ?
¿ Qué consideraciones técnicas, económicas o financieras pueden presentarse en casos de esta naturaleza ? Quien
decide al respecto ?

LLeecccciióónn::
Acceso al Sistema y generalidades de utilización
Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus funcionalidades,
elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que facilitan y optimizan su uso.

1 | Acceso al sistema - Login
El acceso al sistema SAP se hace mediante el denominado SAPGUI el cual, contiene todos los ambientes a los cuales el
usuario puede ingresar. Por razones de seguridad y a manera de identificación de cada individuo, se le provee un código de
usuario y contraseña que deberá tipear en cada oportunidad que ingrese al sistema.
En el siguiente esquema se visualizan, para un dado un usuario, los ambientes a los que podrá acceder :
Imagen 1.1 - SAP Logon y los diferentes ambientes definidos de acceso a SAP
Cada ambiente será identificado mediante un texto descriptivo y definido mediante parámetros técnicos que lo asocian al lugar
físico al que se conectará.
En un espacio de trabajo verdadero se visualizan los siguientes ambientes :
1.1
1.1 || DEV-
DEV- Desarrollo
Desarrollo
Se trata de un ámbito que será utilizado por consultores y programadores para testear las modificaciones y parametrizaciones
que se apliquen al sistema, de manera de asegurar su correcto funcionamiento.

1.2
1.2 || QA
QA -- Control
Control de
de Calidad
Calidad
Los cambios aplicados al ambiente de Desarrollo son "migrados" (ver Migrar información) a este ambiente para que el
responsable a cargo, efectúe los testeos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento de las modificaciones.
1.3
1.3 || PRD
PRD -- Producción
Producción
Corresponde al ambiente de trabajo de la empresa y sitio donde se encuentra la información original, por tanto, sólo deberán
ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los usuarios no vean
alteradas sus tareas diarias o alterada la información presente.
Quizás no te quede muy claro para que existen tres ambientes diferentes, pero piensa que con la
complejidad de SAP, cualquier cambio que se realice en su configuración, debe ser exhaustivamente
probado tanto por el consultor como el usuario responsable, para asegurar su aplicación en el ambiente de
trabajo de la empresa, no aparezcan desagradables sorpresas que algo no funcione correctamente e
impida la realización de actividades de muchísimos usuarios.
Al acceder al sistema el usuario encontrará la siguiente pantalla que completará para ingresar al sistema :
Imagen 1.2 - Datos solicitados para el acceso a SAP
Nótese que le son solicitados los datos correspondientes al Mandante, Código de Usuario, Contraseña e Idioma con el cual
trabajará.

2 | Datos del Usuario
Cuando un usuario es ingresado al sistema, se lo asocia con el denominado Perfil (o Profile, en inglés), esto es, una colección
de datos que lo identifican y asocian con sus posibilidades y modalidad de trabajo. Para entender esto con claridad, veamos
una pantalla típica del usuario :
Imagen 2.1 - Datos generales del usuario
Se observan los datos personales y de contactos. Avanzando en el perfil, encontraremos los denominados Valores Fijos, que
determinarán características tales como, Formato de fecha, Formato de Número, Idioma, Impresora predeterminada, entre otros.
Otra segmento importante de datos del usuario se refiere a los Valores fijos o de configuración asociada al país, tal como se
representa en el siguiente gráfico :
Imagen 2.2 - Valores fijos asignados en el perfil del usuario

A la información mencionada se adiciona otra, que quizás no resulte tan simple de comprender, pero que es denominado
Parámetro y cuya función es definir ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar documentos.
Algunos de los datos a los que se hace referencia pueden ser visualizados en el siguiente esquema :
Imagen 2.3 - Parámetros asignados en el perfil del usuario
Pueden observarse las definiciones de la Sociedad, Grupo de Compras, entre otros.
Quizás ya tengas tu usuario de SAP; este es un buen momento para que analices y recuerdes los datos
principales que te serán solicitados y que podrás modificar cuando sea necesario.
3 | Roles
Cuando el usuario ingresa al sistema mediante su identificación, el sistema determina una serie de roles autorizaciones que lo
habilitan para realizar tareas y acceder a la información.
Un usuario no estará habilitado a ninguna función que no se encuentre definida en los roles que tiene
asignado.
Los denominados Roles son los objetos asignados a cada individuo para su trabajo con SAP.

A modo de ejemplo, citaremos algunos casos prácticos :
Gestión
Gestión de
de documentos
documentos de
de Compras
Compras
Los usuarios podrán participar de la gestión del Proceso de Compras mediante el registro de documentos.
Serán diversas las tareas que podrán desarrollar cada uno de los usuarios y varios los ámbitos en los cuales participar. Veamos
un ejemplo :
© CVOSOFT IT Academy - Todos los derechos Reservados Pedido de Compra: el usuario podrá tener asignadas algunas
de las siguientes tareas :
Crear Pedidos
Modificar Pedidos
Visualizar Pedidos
Aprobar (Liberar) Pedidos
Las autorizaciones otorgadas le permitirán solamente efectuar tareas según los siguientes ámbitos :
Para uno o más Centros y Almacenes
Para uno o más Tipos de Documentos
Para uno o más Centros de Costos
Éstos son sólo algunos de los ejemplos que permiten que cada usuario pueda desarrollar correctamente sus labores, pero por
otro lado, aseguran que, ni por error, ni intencionalmente, pueda alterar o acceder a información a la cual no está autorizado.
Tanto la creación como asignación de los Roles es una atribución de los especialistas de Basis o del área de Seguridad
(denominado Security, en inglés), pero son los Consultores SAP los que deben definir los parámetros que intervienen en su
diseño, esto es :
Imagen 3.1 - Contenido general de la definición de un rol

Transacción : código del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad, ejemplo de ellos son los siguientes
: ME21N, ME52N, ME28, etc.
Objetos : información clave para acceder al procedimiento (Sociedad, Centro, Centro de Costo, Clase de Documento,
Tipo de Material, etc.).
Autorización : el alcance del rol puede permitir la creación, modificación, eliminación, aprobación, etc. del documento
en cuestión.
Una de las principales fortalezas de SAP es, justamente, su seguridad. Nadie puede hacer nada para lo cual no esté
expresamente autorizado.
Y aún así, el sistema registra los cambios realizados a la información para realizar una auditoría posterior, si fuera necesaria.
Sólo resta comentarte que suelen ser diferentes los roles o sus características según el ambiente donde se apliquen, esto es,
Desarrollo, Control de Calidad o Producción.

LLeecccciióónn::
Objetos gráficos de la pantalla y su utilización
Esta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP, sus barras
de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante las transacciones y configuraciones
personales que facilitan el uso.

1 | Pantalla principal - Componentes
En lecciones anteriores vimos como ingresar al sistema y mencionado las características básicas. A continuación veremos el
entorno del sistema para comprender como está constituido y que función cumple cada uno de las porciones de pantalla.
La imagen presentada a continuación indica los distintos elementos que conforman la pantalla inicial de SAP, esto es, el "Menú
de Funciones", "Barra de Herramientas", "Barra de Título" (transacción e información básica), "Barra Accesoria" y "Árbol de
transacciones" (Estándar y Favoritos).
Imagen 1.1 - Pantalla inicial de SAP y sus secciones
Ya queda presentada la apariencia de SAP!!! Te familiarizarás rápidamente cuando empieces a trabajar y

practicar con el sistema.

Como puede apreciarse, los elementos gráficos de SAP guardan similitud con Windows, en cuanto a la presencia de un Menú
de Funciones, para accesos a las opciones del sistema de acuerdo al segmento en que nos encontremos, las Barras de
Herramientas cuyos botones proporcionarán acceso rápido a las funciones habituales y una sector descripto como Árbol de
Transacciones, esto es, un recursos gráfico para ir internándonos en sucesivos niveles hasta encontrar el acceso a la función
requerida.
2 | Barra de Herramientas
El siguiente esquema presenta y describe las funciones de los botones de la Barra de Herramientas principal de SAP.
Imagen 2.1 - Descripción de los botones de la Barra principal
Si quedara alguna duda sobre la utilización de los botones, lo iremos aclarando a medida que le vayamos dando uso en el
trascurso de las lecciones.
A continuación se presenta un esquema de la barra de botones correspondiente a un documento que crearemos mas adelante.
Presta atención a los botones luego practica en SAP para recordar sus funciones.
Imagen 2.2 - Descripción de los botones de la barra asociada a un documento

3 | Árbol de Transacciones
En el siguiente esquema podemos ver el despliegue de un primer nivel en el árbol de transacciones y un comentario muy
importante a tener en cuenta, a saber:
Imagen 3.1 - Árbol de transacciones para acceso a las funcionalidades de SAP
Como puede verse, al hacer click en la flecha amarilla junto a la opción "Logística", se despliega un nuevo nivel, a partir del
cual accederemos al nivel siguiente, que en este caso corresponde a "Gestión de Materiales" y proporciona acceso al nivel
inferior a éste.
Transacción
Transacción MM01
MM01
En el esquema observarás el camino para acceder a la transacción "MM01" y la referencia a su utilidad,

esto es, "creación de un nuevo material en forma inmediata".
Tomemos un ejemplo concreto, deseamos acceder a una transacción que nos permita crear un nuevo
material dentro del sistema. Para ello, deberemos seguir los pasos anteriores hasta acceder a la
funcionalidad correspondiente.
El esquema siguiente nos indica la ruta mediante la cual llegaremos a ella:

Imagen 3.2 - Ejemplo de ruta del Árbol de transacciones para acceder a una actividad
Siguiendo el camino correcto, estaríamos describiendo la siguiente ruta :
Imagen 3.3 - Secuencia de segmentos del Árbol de transacciones
Crear
Crear un
un material
material
Siguiendo los pasos indicados en el menú alcanzaremos la transacción deseada :
> Menú de SAP

|-> Gestión de materiales
|-> Maestro de materiales
|-> Material
|-> Crear en general
Nótese que puede ser mostrado el código correspondiente a la transacción escogida, esto es MM01.

No
No te
te desesperes
desesperes
Cuando descubras la cantidad inmensa de opciones y caminos que hay en el árbol. Te iré indicando otras
formas rápidas y fáciles para acceder a todas las funcionalidades de SAP.
4 | Trabajar con varias Sesiones
De manera similar a como Windows maneja las ventanas que permiten trabajar con varios programas y/o archivos
simultáneamente, SAP permite trabajar con varias de las denominadas " Sesiones".
En la Barra de Herramientas encontraremos un botón que permitirá abrir nuevas sesiones, en cada una de las cuales podremos
efectuar tareas diferentes.
Por ejemplo, en una sesión podremos estar creando un Pedido para un proveedor, en otra consultando los
datos del material que necesitamos comprarle, en una tercera ejecutando un reporte que nos indique la
cantidad que requerimos adquirir y así sucesivamente.
Los esquemas siguientes representan una réplica de las pantallas para algunas de las sesiones mencionadas y que estarán
activas simultáneamente, a saber :
Crear
Crear un
un nuevo
nuevo Pedido
Pedido para
para un
un proveedor
proveedor

Imagen 4.1 - Pantalla modelo correspondiente a un Pedido de Compra
Consultar
Consultar los
los datos
datos de
de un
un material
material
Imagen 4.2 - Ejemplo de la pantalla de Datos básicos de un material
Analizar
Analizar un
un reporte
reporte de
de compras
compras realizadas
realizadas

Imagen 4.3 - Ejemplo de resultado de la información suministrada por un Reporte
Donde podrás observar, aunque no puedas interpretar su contenido, que son aplicaciones o tareas diferentes dentro del
sistema.
¿¿ Qué
Qué ocurre
ocurre si
si continuamos
continuamos abriendo
abriendo nuevas
nuevas sesiones?
sesiones?
Llegará un momento en el que recibiremos el siguiente mensaje de SAP.
Imagen 4.4 - Mensaje modelo suministrado al usuario por SAP
SAP nos estará indicando que ya hemos abierto 6 (seis) sesiones, lo cual es el máximo admitido.
No obstante, suelen ser suficientes !!!

5 | Bloqueo de documentos o registros
Como responde SAP cuando dos usuarios tratan de modificar el mismo registro simultáneamente (proveedor, material, cliente) ?
Intentamos cambiar el Pedido mostrado mientras está pero siendo modificado actualmente por otro usuario, SAP nos informa
mediante un mensaje de error, que ese documento está siendo tratado por otro usuario (o nosotros mismos en otra sesión,
como es este caso), tal como se observa en el siguiente mensaje :
Imagen 5.1 - Mensajes recibidos por el usuario frente al bloqueo de un documento
Los dos ejemplos presentados son algunos de los numerosos casos que pueden presentarse.
En éstos casos, el segundo usuario que intenta acceder a los datos, podrá hacerlo pero sólo en modo de
visualización, es decir, estará imposibilitado de modificarlos.
Sólo podrá hacerlo cuando el actual usuario abandone la edición de los datos.

6 | Favoritos - Acceso rápido a transacciones
Como recurso práctico para acceder mas rápidamente a las transacciones habituales, SAP permite la incorporación de un Menú
propio del usuario denominado " Favoritos" y que contendrá características similares al Menú de SAP pero adaptado a las
necesidades de cada individuo.
6.1
6.1 || Favoritos
Favoritos -- Generalidades
Generalidades
El siguiente esquema presenta el menú de Favoritos definido por el usuario y el efecto de las sucesivas aperturas de los
niveles. Nótese que admite la creación de un árbol de carpetas y la inclusión de transacciones en cada una de ellas,
permitiendo su clasificación y un mejor ordenamiento de las funciones, tal como representa la imagen siguiente :
Imagen 6.1 - Ejemplo de un Árbol de Favoritos creado por un usuario
6.2
6.2 || Gestión
Gestión de
de Favoritos
Favoritos
En el esquema siguiente podrás observar el menú que se despliega al elegir la opción de favoritos y desde el cual podrás
efectuar todas las operaciones necesarias, esto es :

Imagen 6.2 - Menú de opciones para la gestión de Favoritos
Insertar carpeta : permite agregar una nueva carpeta bajo el punto en el cual estamos posicionados (seleccionado).
Insertar transacción : permite agregar en la carpeta actual una nueva transacción.
Insertar otros objetos : permite incluir diversos objetos, de los cuales el que mas útil nos podría ser, es agregar
una dirección web (Internet) para acceder directamente desde este favorito.
Download a PC : permite guardar en el disco un archivo Excel o de texto con la información de toda la estructura
de Favoritos, de manera de poder utilizarlos en otro ambiente de SAP.
Upload de PC : permite subir los Favoritos al ambiente de SAP, utilizando el archivo Excel o de texto donde fueran
guardados previamente, de manera de tenerlos disponibles en presente ambiente.
Como habrás observado, esta será una forma rápida y simple de acceder transacciones (funciones), por lo
que, bien valdrá la pena tomarte tu tiempo en crearlos cuando accedas y te familiarices con el sistema.
Mencionemos muy someramente, de que otras funciones disponemos para gestionar y facilitar la creación y modificación de los
favoritos, a saber :
Eliminar los objetos creados y no deseados
Modificar las posiciones para facilitar el ordenamiento y su uso
Modificar las descripciones de Carpetas y Transacciones
Agregar Transacciones, referencias a archivos o sitios web

7 | Acceso a Transacciones
Aunque ya hemos mencionado algunas vías mediante las cuales acceder a las funcionalidades o transacciones de SAP, el
siguiente esquema resume todas las posibilidades con las que contaremos.
Imagen 7.1 - Ejemplo de opciones para acceso a una misma transacción
El gráfico deja en claro que podremos acceder mediante las siguientes tres procedimientos :
Ingresando el código en la casilla de transacciones
Ejecutando una de las transacciones incluidas en los favoritos
Ejecutando la transacción desde el menú estándar de SAP

LLeecccciióónn::
Búsqueda de Información y Ayuda
Aprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda provista
por el sistema.

1 | Búsqueda de Información
Supongamos que estamos creando un documento de compras; sin duda, tendremos que indicar el material que deseamos
adquirir o el servicio a contratar. SAP almacena en un archivo toda la información de los mismos, lo que veremos más
adelante, lo denomina Maestro de datos.
Si el depósito cuenta con miles de productos diferentes, con seguridad no recordaremos el código de cada
uno de ellos. SAP nos provee de una poderosa herramienta de búsqueda para obtener la información
deseada.
En nuestro será el código del material; pero será fácil imaginarnos el caso donde buscáramos clientes,
proveedores, ciudades, monedas, entre muchos otros.
El siguiente caso, nos ubica en un documento de compras, donde deberemos especificar el Grupo de Compradores, el que
será seleccionado de una lista previamente guardada en la parametrización del sistema, tal como se refleja en el esquema
siguiente, a saber :
Imagen 1.1 - Modelo de pantalla donde se solicita un dato al usuario
El símbolo que llamaremos Matchcode, ubicado la derecha del dato (" ")nos permitirá acceder a la siguiente pantalla :

Imagen 1.2 - Listado de valores para escoger uno de ellos de una tabla de SAP
Y desde ella, seleccionaremos y obtendremos uno de los valores presentes.
Idéntico resultado obtendríamos si al posicionarnos sobre el campo o dato requerido pulsamos la tecla
"F4".
Este caso, fue simple pués la lista a la que accedimos, tiene apenas unas pocas opciones. ¿ Cuál será el caso de un archivo
que nos permita seleccionar un valor entre miles, o decenas de miles ? Bastará ver el ejemplo siguiente para comprenderlo
claramente :
Imagen 1.3 - Ejemplo de ingreso de datos para selección de registros
El esquema nos muestra que al pulsar sobre el símbolo de "Buscar" (o matchcode), se abrirá una ventana, en la cual
podremos ingresar una descripción parcial o completa del dato que estamos buscando.

En este caso, tratamos de encontrar un código de material y para ello ingresamos una parte de la descripción (u otro de los
datos disponibles) del registro deseado ("*Material de Modelo*") lo que nos permitirá acceder a un listado reducido, desde el
cual, elegir el deseado, tal como muestra el esquema siguiente :
Imagen 1.4 - Resultado obtenido a partir del filtro anterior
Resumiendo el procedimiento; nos posicionamos sobre el código del material, hacemos click en el
matchcode y en la pantalla de selección que aparece, podremos definir nuestro criterio de búsqueda
En este caso, aquellos materiales que contengan la palabra "Material de Modelo" tal como se indica a continuación :
* Material de Modelo*
¿ Cuál sería el resultado si buscáramos materiales con la clave de búsqueda "*Material de Modelo*1*" ? Lo muestra la
siguiente imagen :
Imagen 1.5 - Resultado más limitado al aplicar una especificación diferente

Presentaremos varios ejemplos para que pensemos cual sería el criterio en cada caso.
E-SAP * - Todos aquellos que comiencen con el texto "E-SAP"
E-SAP * Material * - Similar al anterior y contenga la palabra "Material"
E-SAP * Material * 1 * - Similar al anterior, pero que contenga el número "1"
En SAP, será muy fácil buscar información... y con un poco de práctica te resultará casi automático.
2 | Ayuda del Sistema
SAP viene provisto con una poderosa herramienta de ayuda, tanto para la aplicación en general, como para los casos donde
necesitamos asistencia en los procesos, o en situaciones donde necesitamos aclaraciones acerca de los datos solicitados por el
sistema.
En el esquema siguiente vemos un ejemplo, en el cual, posicionamos el cursor en un campo del documento, por ejemplo, el "
Grupo de Compras" y pulsamos la tecla "F1" para acceder a la ayuda, como muestra el esquema siguiente :
Imagen 2.1 - Pantalla de ayuda provista por SAP
Tal como mencionáramos, la ayuda será referida en este caso, al dato indicado esto es, el Grupo de Compras, pudiendo
observarse que recibimos la explicación correspondiente.

Como se muestra en el esquema siguiente, si el dato fuera una fecha, SAP mostrará un calendario del cual tomar la fecha
deseada :
Imagen 2.2 - Calendario disponible para la selección de una fecha

LLeecccciióónn::
Integración de MM con otros módulos
Analizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos. Ejemplos
prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos de los procesos y la documentación
asociada.

1 | Integración de MM con otros módulos
Cuando hablamos de integración del sistema SAP nos estamos refiriendo a un punto en el cual, pocos usuarios, tanto básicos
como avanzados, prestan la debida atención y quizás es uno de los puntos que más los destacan a la hora de participar de
una nueva implementación, mejoras o actualizaciones.
Por esto te sugerimos, no solo, aprender en profundidad el módulo de tu interés, sino de todo lo referido a
su interacción con Ventas, Producción, Administración, entre otros, pués te dará posibilidad de convertirte
en un referente de excelente nivel para la participación en proyectos de suma envergadura.
Como ya te hemos mencionado, el módulo MM involucra una serie de actividades que SAP divide en submódulos para facilitar
su gestión y división de actividades dentro de las empresas. Mencionamos algunos de ellos y sus funciones principales.
Imagen 1.1 - Detalle de los Sub-módulos de SAP correspondientes al Módulo MM
PUR-Compras : comprende las compras externas de materiales y servicios. Determina las posibles y mejores fuentes
de aprovisionamiento y controla la recepción de los bienes y su facturación.
MRP - Planificación de necesidades : planifica las necesidades de compra basada en los requerimientos actuales y
consumos históricos.
IM - Gestión de Stock : encargado del inventario físico de los materiales, tanto en cantidades como valores. Control
de movimientos del almacén (entradas, salidas, transferencias, etc.).
IV - Verificación de Factura : responsable de la recepción, chequeo y registro de las facturas de proveedores.

Comparación de las facturas con los pedidos de compra y recepción de la mercadería (en cantidad y precio).

Nos preguntamos como pueden impactar éstas actividades con otros módulos, o éstos, influir en los
procesos de MM.
Pensemos en algunos ejemplos simples :
1.1
1.1 || Ventas
Ventas (SD)
(SD)
Un vendedor contacta un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la
venta, el producto puede encontrase en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En éste último caso, el Área de Ventas
deberá gestionar la adquisición del bien a través del Departamento de Compras MM generando los documentos necesarios. Un
vez definida la fecha de recepción del producto, el Responsable de Compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega
al cliente.
1.2
1.2 || Producción
Producción (PP)
(PP)
El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace
uso de los insumos en stock o comunica al Departamento de Compras acerca sus necesidades generando los documentos
correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.
1.3
1.3 || Tesorería
Tesorería (TR)
(TR)
Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el
Departamento de Compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de bienes, y por otro,
recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.
1.4
1.4 || Recursos
Recursos Humanos
Humanos (HR)
(HR)
Cuando el Área de Compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se
convierte en el interlocutor del Departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las área solicitantes.

De manera similar podríamos mencionar muchos otros casos de interacción entre MM y los módulos restantes, como así
también, entre éstos otros. Sólo a modo de referencia mencionaremos algunos :
Los materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual, las actividades de ventas (SD) serán
generadores de Órdenes de Producción (PP).
Los materiales solicitados por producción deben atravesar el proceso de Control de Calidad (QM), con lo cual, éste
departamento deberá informar al área productiva del resultado y la disponibilidad o no de los insumos adquiridos.
El Departamento de Administración y Finanzas (FI-CO) controla las actividades de proveedores y clientes (en
conjunto con MM y SD) y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisión compartida.
Queda sobrentendido que todas éstas actividades conjuntas entre módulos de SAP y los sectores asociados de la empresa,
estarán registrados mediante los documentos correspondientes, de manera que, no sólo se lleven adelante los procesos
requeridos, sino que se logren automatizar buen número de ellos y que cada participante reciba la información necesaria para
su mas eficiente desenvolvimiento.
2 | Interacción con sistemas externos
Un recurso muy importante de SAP es su posibilidad de comunicarse con sistemas externos, ésto es, intercambiar información
con otros sistemas que complementan sus funciones.
Imagen 2.1 - Gráfico que refleja la comunicación de SAP con otros sistemas
Supongamos que la empresa incorpora SAP como sistema central, pero por razones operativas o
económicas, desea mantener ciertas prestaciones mediante sistemas ya incorporados.

Analicemos un ejemplo muy interesante; se toma la decisión de implementar SAP, pero conservando un
sistema encargado de la Gestión de Clientes y Ventas, al que denominaremos "SE-Sistema Externo". Se
decide que se utilizará las herramientas de control de crédito y reporting de SAP, por lo cual, deberá existir
un flujo permanente de información entre ambos sistemas.
Por otro lado, se desea incorporar los recursos de Pre-venta o Soporte de Ventas de SAP para la
captación de nuevos clientes.
¿ Qué información deberá fluir en ambas direcciones? Mencionaremos algunas, a modo de referencia:
2.1 - SAP SE : en SAP registrarán todos los clientes potenciales para la gestión de promoción, pero deberá
viajar al SE cuando sea convertido en un cliente definitivo, cuyos datos completos serán registrados en SAP.
2.2 - SE SAP : cuando se realice una venta al cliente, el SE deberá verificar el control de crédito, previo a la
autorización de la operación. La información de la venta deberá ser enviada a SAP a fin de alimentar sus herramientas de
reporting y actualizar el crédito disponible por el cliente.
2.3 - SE SAP : los pagos y los correspondientes reclamos serán gestionados por el SE, por tanto, la información
deberá viajar a SAP para actualizar el crédito del cliente y los reportes disponibles, a la vez de gestionar la cuenta
corriente mediante herramientas en SAP.
Como un muy interesante ejercicio mental, te proponemos pensar en ejemplos donde se presenten los siguientes escenarios :
Imagen 2.2 - Cuadro que refleja un análisis de interconexión entre SAP y un sistema externo

De manera similar al ejemplo anterior, deberás imaginar el flujo de información entre ambas aplicaciones.
Comprendido este procedimiento, podemos introducirnos en el concepto de los que en el mundo de SAP se denomina
Interface, estas son, herramientas, especialmente diseñadas para comprender el funcionamiento y la información de cada uno
de los participantes.
No ahondaremos mucho en este tema, porque sería muy técnico, pero bastará con comprender que se tratan de programas
que comunican ambas aplicaciones, tomando información de una y transportándola a la otra con la frecuencia y validaciones
definidas, acordes a cada necesidad.
¿¿ No
No resulta
resulta fácil
fácil entender
entender el
el tema
tema de
de interfaces,
interfaces, no
no ??
Pero es interesante que lo conozcas para comprender como se desarrollan procesos cuando SAP
comparte funcionalidades con otros sistemas... y logran entenderse de maravillas.


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Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:

Lección: Sistemas ERP y generalidades de SAP

Lección: Descripción e Integración de módulos de SAP

Lección: Acceso al Sistema y generalidades de utilización

Lección: Objetos gráficos de la pantalla y su utilización

Lección: Búsqueda de Información y Ayuda

Lección: Integración de MM con otros módulos

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Imagen 1.1 - Systems Applications Program

Imagen 1.2 - Módulos principales de SAP

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Imagen 1.3 - Adaptabilidad al sistema original

Pensemos en algunos procesos típicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:

Las variadas localizaciones lo exponen a diversas tributaciones de impuestos y reportes legales.

La Empresa posee proveedores y clientes en distintos puntos del país y el exterior.

La Empresa fabrica insumos en una planta y lo utiliza en otra para la producción.

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Imagen 1.4 - Pantallas de algunos documentos

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1 | Módulos que constituyen SAP

Imagen 1.1 - Descripción de los módulos principales de SAP

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En la práctica, de acuerdo a la envergadura de la empresa y la complejidad de sus procesos de negocios,

2 | Integración del Sistema

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Imagen 2.1 - Interacción de documentos entre Procesos de Ventas y Compras

El desarrollo o continuación de un proceso en un determinado módulo puede depender de la ejecución de eventos

Imagen 2.2 - Secuencia de operaciones de Venta, Adquisición, Almacenamiento y Finanzas

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Imagen 2.3 - Indicación de secuencia de operaciones de Venta, Compra y Finanzas

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3 | Ejemplos prácticos - Análisis

Imagen 3.1 - Interrelación de actividades entre diferentes módulos del sistema

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¿ Qué sectores intervendrán en la decisión ?

¿ Qué factores intervienen en la decisión ?

¿ Quienes analizan las opciones y toman la decisión ?

¿ Hay factores técnicos y económicos que intervienen ?

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Curso: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial

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1 | Acceso al sistema - Login

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Imagen 1.2 - Datos solicitados para el acceso a SAP

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