MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO

Versión 1.0 Fecha de elaboración Nº Paginas

28/03/2019 7

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

TALLER 7

PRESENTADO POR:
MICHELLE STEPHANIE ALZATE - ID: 434913
JINETH FERNANDA VELASQUEZ – ID 436724

PRESENTADO A:
JOAQUIN EMILIO TODO

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

MODALIDAD VIRTUA DISTANCIA
ADM. SALUD OCUPACIONAL
2019-1

Elaborado Revisado Aprobado

Coordinadora de Talento Alejandra Travi Jojoa Aleymar Travi Jojoa

Humano Directora Administrativa Gerente
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LEGALIZACION DE AUSENCIAS

1. PROPOSITO

Este documento tiene el propósito de suministrar información clara y precisa a

todos los trabajadores de Electricidad Transformadores S.A.S para el tramite
desde la solicitud hasta el otorgamiento de permisos o licencias remuneradas o
no remuneradas.

2. OBJETIVO

Estandarizar los mecanismos para la administración de los permisos que

solicitan los trabajadores por situaciones especiales, salidas oficiales o licencias
que por derecho le correspondan.

3. ALCANCE

A nivel interno el procedimiento es aplicable para toda la organización y deberá

ser cumplida por todos los trabajadores sin excepción.

4. POLITICAS DE OPERACIÓN

4.1 Se considera licencia o permiso con goce de sueldo al concebido al

empleado por la empresa, por ausentarse de sus labores en días naturales
gozando de su sueldo, la cual se podrá autorizar cuando se presenten
circunstancias especiales que el empleado justifique a juicio de la empresa.
4.2 Se considera licencia sin remuneración a la prestación dada al personal de
la empresa, consiste en ausentarse de sus labores, sin recibir percepciones,
la cual se puede autorizar cuando ocurran circunstancias especiales que el
empleado justifique a juicio de la empresa.
4.3 El personal de la empresa podrá gozar de la licencia remunerada por
contraer nupcias o por el fallecimiento de un familiar hasta segundo grado
de consanguinidad, presentado la solicitud para la licencia con

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remuneración ante el área de Talento Humano. Para dichos tramites es

importante que el trabajador presente el acta de matrimonio o certificado
de defunción correspondiente a la hora de reanudar sus labores.

5. PROCEDIMIENTO

El trámite para la solicitud del permiso deberá realizarlo el trabajador de la

siguiente forma:
 El trabajador debe tramitar la solicitud con tres (3) días de anticipación e
informándole a su jefe inmediato.
 Debe reclamar el formato de “Solicitud Legalización de Ausencia” en el
siguiente lugar:
- Oficina de Recursos Humanos.
 Diligenciar el formato y hacerlo firmar por el jefe inmediato, quien será el
encargado de registrar en las observaciones la justificación de la posibilidad del
mismo.
 La responsable de verificar y autorizar o no el permiso o licencia, es la
Coordinadora de Recursos Humanos.
 En caso de ser autorizada la solicitud la Coordinadora es la responsable de
firmar el formato “Permiso de Salida”, para que el trabajador pueda retirarse
de las instalaciones de la empresa.
 En caso de no ser autorizada, el área de Talento Humano tiene el deber de
informarle al trabajador por medio del formato “Permiso no autorizado” el
motivo de rechazo.
OBSERVACIONES:
- Todo empleado debe de hacer llegar al área de Talento Humano, el
documento que justifique el permiso o ausencia de manera inmediata.
- Si se determina que la justificación no tiene validez, se tomara el permiso
como no remunerado.

6. PROCEDIMIENTO EN CASO DE AUSENCIA

 El trabajador que por alguna razón no pueda llegar a tiempo a la empresa,

tiene el deber de comunicarse lo antes posible con el área de Talento
Humano o Jefe inmediato, a su vez tiene que justificar por escrito su
ausencia. Toda ausencia debe ser justificada por el trabajador.

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 Cuando un trabajador llega a la empresa después del tiempo estipulado, de

manera inmediata debe reportarse con Talento Humano para firmar y
exponer el motivo de su hora de llegada y poder proceder con sus
funciones.

PERMISOS LABORALES

Toda salida en grupo como (capacitaciones, paseos, celebraciones, entre otros)

se debe informar por medio de un comunicado escrito al área de Talento
Humano con 5 días de anticipación, donde se registre la fecha, lugar, listado del
personal que asistirá, hora de salida y hora de regreso, esto con la finalidad de
realizar todo el tramite con la ARL SURA.

PERMISOS MEDICOS

 Toda solicitud de permiso médicos, por consultas, exámenes médicos entre

otros, deben ser justificadas con el soporte emitido por la entidad médica.
 Todo trabajador que se encuentra enfermo el fin de semana o día festivo
debe asistir a su EPS correspondiente y no esperar el primer dio que
ingresa a laborar para acudir al médico.

PERMISOS ESPECIALES

Se concede a los trabajadores los permisos necesarios para el ejercicio del

derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales transitorios de
forzosa aceptación, en caso de calamidad doméstica debidamente
comprobada, para asistir al entierro de sus compañeros siempre que avisen con
la debida oportunidad.

7. PROCEDIMIENTO EN CASO DE INCAPACIDAD

 Todo trabajador debe informar inmediatamente al departamento de

Talento Humano y Jefe de área sobre la incapacidad, licencia de
maternidad o de paternidad otorgada por la EPS.

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 El trabajador tiene como máximo dos (2) días hábiles para hacer llegar la
incapacidad original, junto con la historia clínica para que el área de
Talento Humano pueda radicar y hacer las diligencias con la EPS
correspondiente.
 Si hay recomendaciones médicas que afecten las funciones del trabajador,
este deberá solicitarlas por escrito y entregarlas al área de Talento
Humano.
OBSERVACIONES:

 La empresa solo reconoce las incapacidades y licencias que sean expedidas

por la EPS donde está afiliado el trabajador.
 El trabajador debe asumir la incapacidad en la casa, con los cuidados que le
han enviado.
 Cada trabajador es responsable de su propia salud, por lo tanto, debe
asumir las recomendaciones médicas, y asistir a los controles
correspondientes.

8. PROCEDIMIENTO EN CASO DE LICENCIA

MATERNIDAD
Es otorgada a toda trabajadora que ha dado luz siempre que sea cotizante del
sistema de salud y que cumpla con los requisitos. La licencia de maternidad es
de 18 semanas de acuerdo a la Ley 1822 del 2017, que reformo al Art. 236 del
CST, quedando así:

 Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia

de dieciocho (18) semanas en la época de parto, remunerada con el
salario que devengue al momento de iniciar su licencia.
Para efectos de la licencia la trabajadora debe presentar al Empleador
un certificado médico en el cual debe constar:
 El estado de embarazo de la trabajadora
 La indicación del día probable del parto
 La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia,
teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos
semanas antes del parto.
 Todas las provisiones y garantías establecidas en el presente
capítulo para la madre biológica se hacen extensivas, en los

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mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre

adoptante asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial
del menor que se adopta. La licencia se extiende al padre adoptante
sin cónyuge o compañera permanente.

LICENCIA DE MATERNIDAD PREPARTO

Esta será de dos (2) semanas con anterioridad a la fecha probable del parto
debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre no puede
optar por estas dos (2) semanas previas, podrá disfrutar las catorce (14)
semanas en el posparto inmediato.
Así mismo, la futura madre podrá trasladar una de las dos (2) semanas de
licencia previa para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría
de trece (13) semanas posparto y una semana preparto.
LICENCIA DE MATERNIDAD POSPARTO
Esta licencia tendrá una duración de 12 semanas contadas desde la fecha del
parto, o de trece semanas por decisión de la madre de acuerdo a lo previsto en
el literal anterior.
LICENCIA DE PATERNIDAD
El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de
licencia remunerada de paternidad. El único soporte válido para el
otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de
Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los 30
días siguientes a la fecha del nacimiento del menor.
LICENCIA POR LUTO
De conformidad con la Ley 1280 de 2009 ha adicionado el numeral 10 al
artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo – en los siguientes términos: -
Conceder al trabajador en Caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o
compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de
consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una licencia remunerada
por luto de cinco (05) días hábiles, cualquiera sea su modalidad de contratación
o de vinculación laboral. Este hecho deberá demostrarse mediante documento
expedido por la autoridad competente, dentro de los treinta (30) días
siguientes a su ocurrencia.

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LICENCIA POR CALAMIDAD DOMESTICA

De conformidad al artículo 57 Numeral 6 del Código Sustantivo del Trabajo, el
Colegio Americano concederá a sus trabajadores las licencias necesarias a sus
trabajadores en caso de calamidad doméstica debidamente comprobada.

 Entiéndase por calamidad doméstica todo suceso familiar (accidente o

enfermedad grave de sus parientes en primer y segundo grado de
consanguinidad), tragedia o catástrofe, cuya gravedad afecte el normal
desarrollo de las actividades del trabajador.
 Corresponderá Electricidad y Transformadores a través de Talento
Humano, fijar el número de días, basado en cada situación particular,
con un sentido justo y razonable de las circunstancias del hecho, de
conformidad con la lógica.
PREGUNTAS DE LA PLATAFORMA

1. ¿Qué función cumple una auditoría a un manual de funciones y

procedimientos?

R/ La auditoría cumple la función de velar por la efectividad y la eficiencia de las

operaciones, que se esté cumpliendo las leyes y las regulaciones que se requiera
para cada caso, realizar análisis y valoraciones en cuanto a funciones y
procedimientos.

2. ¿Qué es un Manual de Procedimientos?

R/ Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben

seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos
ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas
que intervienen precisando su responsabilidad y participación. En él se
encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente
al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia.

3. ¿Para qué sirve un diagrama de flujo?

R/ Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de

un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos
que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita.

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