Agenda de trabajo jefe de almacén, jefe compras y jefe de costos y

presupuesto

Introducción

Dar solución a los desacuerdos generados por los cuellos de botella que se vienen
presentando en las áreas involucradas de almacén, compras, costos y
presupuestos, lo que no están permitiendo el normal desarrollo en la atención de
entrega al cliente final y si por el contrario generando interés propios sin tener en
cuenta que debe ser visualizados a un solo objetivo, que son los propuestos por
la empresa.

Motivo por el cual nos lleva a realizar una agenda de trabajo con la finalidad de dar
solución a los conflictos o desacuerdos presentados hasta el momento, llamando
la atención de cada jefatura para que visualicen e identifiquen esta situación como
una oportunidad para ver el dinamismo, creatividad y proactividad de generar
estrategias que le den a la organización lo mejor de cada uno y mejorar los
procesos en tiempos de entrega, llegando un fin específico la satisfacción total del
cliente.

Análisis de la situación de conflicto entre los Jefes de área y sus grupos de

trabajo.

En esta situación, hay una disputa continua entre tres jefaturas que viene
dividiendo la sinergia del trabajo en equipo. Cada jefatura está convencida de que
sus propias acciones son las apropiadas, por el contrario estas acciones han
venido teniendo consecuencias negativas que afectan la relación armónica entre
los procesos que intervienen y no ayuda a resolver las diferencias interpersonales
que constituyen responsabilidades importantes a una eficiente ejecución de los
procesos en cada Jefatura involucrada y esto nos ha llevado al incumplimiento en
las entregas de los pedidos al cliente final.

Durante este esta semana se realizara un cronograma de trabajo, para lo cual nos
reuniremos a debatir los motivos que ha llevado a esta dificultad. Por favor
agendarse para el día lunes, miércoles y viernes de 8:00 am. a 10:00 a.m. en la
sala de Gestión Humana, donde se revisara la situación y daremos solución a
cada uno de estos temas. Quince minutos antes de culminar dicha reunión se
leerán los acuerdos y avances para la segunda agenda y así sucesivamente. La
meta de esta es llegar a una solución en equipo y así subsanar el entorno laboral
entre ustedes.
Es apropiado resaltar que tanto el lunes como viernes estará presente por unos
minutos el Director Financiero y de operaciones y nuestro mediador será la Jefe
de Recursos Humanos la Dra. Andrea Linares.

Temas a desarrollar:

Para estas actividades y una vez identificado con cada área, para poder
trasladar en un óptimo desarrollo la reunión se debe tener en cuentas lo
siguiente:

Manejo de situaciones tácticas de presión

Se debe mantener la calma sin dejar de ser estrictos, actuar adecuadamente.

Ya que no es bueno enojarse, ni tomar decisiones apresuradas impulsadas por
la tensión del momento, saber que para llegar a un óptimo funcionamiento se
debe concientizar y saber que puedo mejorar mi rendimiento.

Identificación del problema, hallando la causa:

No hacer entrega oportuna de los pedidos, que involucra a todo el grupo de

trabajo.

Examinar la situación

En este se debe determinar un estudio del conflicto, analizar las causas, las
áreas y jefes implicados de esta manera permitirnos dar una oportunidad para
que cada uno opine y de su punto de vista. Dándonos la opción de recolectar
datos y así encontrar una solución.

Definir objetivos claros

Una vez identificado el conflicto, se dejará un espacio prudente para que cada
jefe de área exponga el problema desde su punto de vista.
Debatir el problema

En este caso los jefes de área deben dejar que el método de la arbitrariedad
actué, cada una de las partes dará su opinión con el respectivo respeto y así
entender a cabalidad por qué surge el conflicto.
Cada jefe debe ser cuidadoso a la hora de cumplir con sus funciones, debe
escuchar criterios para que ayude al fortalecimiento de estrategias para el
mejoramiento en la entrega de pedidos, debe saber manejar las emociones y
no expresar ningún juicio prematuro sobre las funciones de sus compañeros,
de ese modo se conocerá los interés de cada uno de los jefes de área y así
establecer un dialogo proactivo.


Buscar soluciones

Una posible mediación entre los jefes de área se podría dar, gracias a la
facilidad de dialogo es decir cada uno expresara sus puntos de vista y estos
deben ser respetados, de esta manera habrá una mayor negociación entre las
partes cada uno tendrá que asistir con su coordinador y así las partes sientan
apoyadas y puedan trasmitir de fondo sus inconvenientes internos. Para
finalmente poder llegar a un acuerdo en donde los jefes de área puedan
expresar su conformidad con la decisión tomada.
Por esta razón, si se aborda de forma adecuada, pueden dar un apoyo al
personal a ser más innovadores, tener un sentido de pertenencia, de
responsabilidad con la empresa y el cliente, establecer un vínculo más fuerte, a
trabajar en equipos y dar un salto de rendimiento.
La clave para resolver el conflicto entre los jefes de área arraiga en encarar
abiertamente el problema y negociar con el fin de obtener un resultado en el
cual todos salgan beneficiados y reconstruir la confianza depositada por la
empresa para el buen de desarrollo de sus procesos.

Hacer un seguimiento

Un posible análisis a profundidad de cada de uno de los jefes de área, sería de

gran ayuda ya que este se enfatizara en las posibles causas de estos conflictos
por el incumplimiento y fallas a la hora de cumplir su labor. El seguimiento a
cada uno de los jefes de área busca clarificar y hacer recomendaciones
poniendo atención a las diferencias de datos o desacuerdos sustanciales y
utilizando la guía de cada uno de los mediadores. Estas se realizarían la
segunda semana martes y jueves en los mismos horarios.
A continuación se mostrara de forma clara la descripción de cada actividad
para la solución de conflicto.

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Lluvias de ideas para la solución del conflicto

En esta etapa es importante pensar en posibles soluciones, ya que es

complicado que haya tantas discrepancias entre los jefes de área; es momento
de centrar un análisis y dar sus ideas para que promuevan el cumplimiento de
los pedidos solicitados por clientes, cada jefe de área desde su punto de vista
Y habiendo comprendido de las opiniones de los demás, tiene el criterio de
generar ideas en pro de mejorar con las funciones encomendadas para así
poder dar cumplimiento con las entrega de los pedidos.

Usar mediadores

Si alguien no está de acuerdo o sigue habiendo inconformidad es mejor que

intervenga, el superior de los jefes de área en este caso sería el Director
Financiero y de operaciones que sería la persona indicada para ser el mediador.
Aquí es donde se deben plantear nuevas soluciones para poder encontrar la
falla que radica en el incumplimiento

Temas a Tratar:

ÁREAS TEMAS A TRATAR

No entregar de manera oportuna los faltantes de mercancías para poder
hacer de manera adecuada el proceso de compras.
Jefe de almacén o inventarios
No entregar a tiempo los informes de inventarios para poder realizar una
adecuada programación de pedidos.

Demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados.

jefe de compras No tener un proceso adecuado en la selección de proveedores.

Insiste en disminuir los niveles de inventarios, estableciendo metas que le

quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios.
Jefe costos y presupuestos
No apropia las partidas presupuestales suficientes para realizar los
volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder
tener capacidad de negociación.
Conclusiones

Realizada la agenda de trabajo se puede concluir la importancia de aprender a

conocer, entender y manejar el conflicto presentado, así como conocer de raíz
la causa del mismo, dado que este es inherente a las relaciones sociales, hace
parte de su esencia y desde el mismo momento de interactuar con sus
semejantes está expuesto a suceder, provocarlo y padecerlo. Nos permitirá no
solo una búsqueda más sencilla de soluciones, ideas nuevas, sino también una
solución más conveniente y equitativa es importante reconocer nuestros
errores, buscar soluciones para mejorar el rendimiento laboral.
Es de recordar que cuando la situación está fuera de control es importante
recurrir a una técnica o alguien que pueda colaborar de manera objetiva en la
solución del conflicto, en este caso los jefes de área deben tener un dialogo
más congruente, entender que cada uno de ellos debe cumplir con las
funciones encomendadas y de no ser así no salirse de sus límites, si algo falla
se debe hacer una retroalimentación del caso y de no haber solución, se debe
recurrir a un superior como última instancia.