INSTITUTO TECNOLÓGICO

“MARCELO QUIROGA SANTA CRUZ”

Plan de trabajo (Pasantía):

LEVANTAR INVENTARIO DE BIENES MATERIALES

DE LA SECCIÓN POSTA

Pasante: Teodosio Jumpire Poma

La Paz - Bolivia
 1. PRESENTACIÓN.

El presente documento denominado “levantar inventario de bienes materiales de la

sección Posta” ofrece un procedimiento detallado de cada uno de los aspectos
necesarios, tanto de orden como de disposición y observación, importantes en la toma
de un inventario de esta naturaleza.

Este pasante coordinará todo lo relacionado con el control de los bienes patrimoniales
dentro de nuestra sección Posta. Para ello mantendrá un registro auxiliar actualizado
de los bienes muebles asignados a su dependencia.

Referente a esta disposición y con el propósito de colaborar con esta responsabilidad,

mi persona que realizará la pasantía presenta este plan de trabajo, como instrumento
que le servirá de base para llevar un mejor control de los bienes patrimoniales
propiedad de la sección.
 2. CONCEPTOS GENERALES.

Como conocimientos generales de los bienes materiales tenemos los siguientes

conceptos.

a) Bienes Institucionales: Son todos aquellos bienes relacionados con

propiedad, planta y equipo, lo cual también incluye bienes intangibles, recursos
bibliográficos, documentos de valor administrativo, legal, histórico y cultural,
sujetos de registro que la institución o empresa tiene para su uso.
b) Bienes bajo responsabilidad Institucional: Son bienes propiedad de otras
personas físicas o jurídicas, que los administra la empresa o institución para el
desarrollo de sus actividades mediante convenios y acuerdos.
c) Bienes capitalizables: Son bienes que de acuerdo con la normativa contable
y las políticas que establezca la Administración Superior, clasifican como bienes
sujetos de registro y que se reflejan en las cuentas de bienes fijos.
d) Usuario o usuaria: Persona que utiliza un bien institucional o un bien que está
bajo la responsabilidad de la empresa o institución.
e) Unidad: Toda aquella dependencia ejecutora o de custodia que tiene bienes
institucionales bajo su responsabilidad.
 3. 1ra FASE “INICIO DEL INVENTARIO”.

a) Definir la fecha de inicialización para el inventario.

b) Nombrar un coordinador que supervise la buena marcha del proceso de
inventario.
c) Conformar el o los equipos de trabajo: opcional, el o los pasantes que se unirán
al arduo trabajo del inventario.
d) Codificar o identificar las áreas físicas a inventariar.
e) Informar a todo el personal sobre la realización del inventario, a fin de que
colaboren en la ubicación de los equipos, en la apertura de oficinas y gavetas
que puedan estar con llave y en la identificación de bienes en las salas o
habitaciones y demás.
f) Planificar el trabajo (Donde iniciar, distribución de áreas, horario de trabajo,
coordinar con los involucrados, entre otros).
g) Preparar los materiales a usar (Lápiz, borrador, formularios, etiquetas para
marcar lo inventariado, tiza, foco, tabla para apoyarse, prensa papeles, entre
otros materiales de uso en el proceso del inventariado).
h) Entregar los materiales y las instrucciones generales por escrito al o los
diferentes equipos de trabajo.

4. 2da FASE “PROCESO DEL INVENTARIO”.

1) Revisar (Mover, correr, verificar por los laterales o debajo para asegurarse de la
existencia o no de la placa) cada uno de los bienes existentes y anotar en el
formulario los siguientes datos:
a) Número de placa “de no tener asignarle”.
b) Nombre del activo.
c) Número serie “de no tener asignarle”.
d) Modelo.
e) Marca.
f) Descripción completa (otras características)
g) Ubicación del bien.
 h) Nombre del funcionario responsable.
i) Otros datos importantes.
2) Anotar los bienes que se encuentren sin placa detallando muy bien su ubicación y
características. Dejar una señal visible (Ejemplo, una etiqueta adhesiva de color
fuerte) a estos bienes para la localización y el plaqueo posterior.
a) Marcar con etiquetas adhesivas o algún otro material los bienes inventariados,
para efectos de identificarlos.
b) Anotar en cada formulario que se llena los siguientes datos:
i) Fecha de realización del inventario.
ii) Nombre y firma de las personas que efectuaron la labor.
iii) Observaciones que deben hacerse sobre el inventario.
iv) Es necesario que todas las páginas sean numeradas.
c) Revisar totalmente todos aquellos lugares donde puedan existir bienes sujetos
a inventariar, tales como: gavetas, estantes, pasillos, baños, bodegas, gradas,
casetas, salas, zonas verdes, etc.
d) Anotar todos los bienes desechados o para traslado, que deben ser excluidos
del registro auxiliar de bienes, siguiendo el procedimiento establecido para los
bienes en desuso.
e) Incluir en el inventario los siguientes bienes:
i) Bienes como mobiliario, equipo de oficina, equipo de laboratorio, equipo
didáctico, materiales de limpieza, herramientas de construcción, equipo
imprenta, equipo musical, herramientas, equipos de comunicación, equipo
de seguridad, equipo de cómputo, obras de arte, equipo doméstico y otros;
según corresponda.
ii) Bienes que se encuentran en mantenimiento o reparación.
iii) Bienes que se han dado en calidad de préstamo a funcionarios, compañeros
u otras instancias.
iv) Bienes donados por empresas, instituciones y personas físicas aún no
plaqueados o registrados.
v) Bienes construidos o confeccionados en la propia sección o por talleres de
la sección.
 f) No considerar en el levantamiento del inventario los bienes siguientes:
i) Bienes en calidad de préstamo que son propiedad de otras secciones o de
otras Instituciones.
ii) Bienes de otras instituciones amparados a convenios o contratos que no han
sido donados a la sección.

5. 3ra FASE “ENTREGA DEL INVENTARIO”.

Una vez realizada la toma general de inventario de los activos, se debe estructurar la
información pertinente que será entregada a la autoridad competente, como parte del
análisis de inventario realizado por el o los pasantes; para tal efecto, se señala lo
siguiente:

a) Listado de Bienes: representa los activos que fueron localizados en la toma

física y se encuentran identificados, marcados en el listado que realizaremos
del Mobiliario y Equipo asignado.

6. TIEMPO ESTIMADO DEL PROCESO DE INVENTARIADO.

El tiempo que se tomara para el siguiente proceso de inventario se estima bajo el

siguiente diagrama de bloques, cabe mencionar que el tiempo que tiene una pasantía
según el plan de estudios del año 2017 de educación superior que está vigente
actualmente es de 360 horas laborales de prácticas preprofesionales.

El tiempo de trabajo lo detallaremos en el siguiente cuadro:

a = 4 horas diarias por trabajar.

b = 90 días laborales (3 meses).
C = a * b;
C = 360 horas totales de pasantía.
 DIAGRAMA DE BLOQUES DEL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL INVENTARIO.

LEVANTAR INVENTARIO DE BIENES

MATERIALES DE LA SECCIÓN POSTA

FASE 1 FASE 2 FASE 3

6 de mayo de 2019: 13 de mayo de 2019: 23 de julio de 2019

Entrega de informes y
cartas para la autorización
del proceso de
inventariado.
10 de mayo de 2019:
20 de julio de 2019 Entrando a la 3ra fase 9 de agosto de 2019
Inicialización del las Inicio del proceso de 14 de mayo de 2019
Finalización del proceso de donde se realizara la FIN DEL PROCESO DE
actividades a realizar el inventario. proceso de inventario.
inventario. ravisión con la autoridad INVENTARIADO.
inventario.
competente.

Entrega de informes a las

diferentes partes para la Dias donde se realizará la
colaboracion mientras dure verificación de los bienes
el inventariado. muebles y la ubicacion
exacta de todo lo
registrado.
Aqui se entregaran todos
los informes y detalles del
seguimiento que se hizo al
invetario de bienes
materiales de la sección
Posta