Máster PER 859: Otras actuaciones en materia de prevención

Dr. Tomás Arévalo

26-04-2019

Sesión 03
Capítulo 3: Seguimiento y control de la ejecución del proyecto
Índice

Capítulo 3: Seguimiento y control de la ejecución del proyecto

► 3.1. El alcance
► 3.2. El tiempo y el cronograma
► 3.3. Los costes
► 3.4. La producción
► 3.5. La Calidad

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3.1. El alcance

Incluye los procesos necesarios para definir el trabajo que debe

realizarse con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto, y cumplir
con los requisitos de los interesados. Es fundamental definir un Plan
para la Gestión del Alcance: el alcance va a ser planeado, ejecutado y
controlado.

Definir Alcance:
• Características y criterios de aceptación del producto.
• Otros entregables del proyecto.
• Exclusiones del proyecto.
• Restricciones que limitan las opciones del equipo.
• Supuestos del proyecto con su impacto potencial.
• Riesgos adicionales.
• Verificar el alcance
• Conseguir la aceptación de los entregables durante el grupo de
procesos de seguimiento y control.

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3.1. El alcance

Incluye los procesos necesarios para definir el trabajo que debe

realizarse con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto, y cumplir
con los requisitos de los interesados. Es fundamental definir un Plan
para la Gestión del Alcance: el alcance va a ser planeado, ejecutado y
controlado.

Verificar el alcance:
• Conseguir la aceptación de los entregables durante el grupo
de procesos de seguimiento y control.
• Esta aceptación se obtiene después de inspeccionar los
entregables donde se verifica que cumplen con los requisitos
y criterios de aceptación.

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3.1. El alcance

Incluye los procesos necesarios para definir el trabajo que debe

realizarse con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto, y cumplir
con los requisitos de los interesados. Es fundamental definir un Plan
para la Gestión del Alcance: el alcance va a ser planeado, ejecutado y
controlado.

Controlar el alcance:
• Mide el estado actual del alcance del proyecto y del producto
contra la línea base del alcance (lo planificado) y confirma si
existen variaciones (análisis de variación), el impacto de estas
variaciones, y decide si deben realizarse cambios.
• Se asegura de que todos los cambios que alteren la línea base
se ejecuten por medio del Control Integrado de Cambios,
gestiona estos cambios.

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3.2. El tiempo y el cronograma

En el seguimiento y control del cronograma son de vital importancia

las fechas establecidas para la entrega de los productos y
especialmente las que corresponden a los Hitos parciales del proyecto.
La cantidad de recursos asignados a cada actividad, fase o hito, son
esenciales para el cumplimiento del cronograma (plazos y fechas).

Para gestionar correctamente el tiempo es necesario:

• Definir las actividades (hacer una figura).

• Secuenciar las actividades.
• Estimar los recursos de las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Desarrollar el cronograma.
• Controlar el cronograma

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3.2. El tiempo y el cronograma

Método de Diagramación por Precedencia (PDM) - Actividad en el Nodo

(AON):

Utiliza las flechas o nodos para representar actividades y flechas para

mostrar las relaciones lógicas.

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3.2. El tiempo y el cronograma

Método
de
Diagrama
ción por
Preceden
cia
(PDM) -
Actividad
en el
Nodo
(AON):
Ejemplo
de un
diagram
a de red
y cálculo
de la
ruta
crítica:

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3.3. Los costes

Durante la fase de ejecución del proyecto es necesario hacer un

adecuado seguimiento y control, de todos los parámetros
económicos del mismo. Dicho seguimiento y control debe hacerse
periódicamente y a nivel de actividades, fases e hitos. Los principales
datos económicos a determinar y controlar son los costes, la
producción y los plazos.
Se deberían registrar y evaluar los siguientes tipos de sucesos:

• Todos los accidentes con lesiones, con o sin baja.

• Todos los accidentes que produzcan pequeñas lesiones (pequeños
cortes, contusiones rasguños, etc.), que se solucionen con una cura
de botiquín.
• Todos los accidentes que, sin haber causado lesiones de ningún
tipo, sean potenciales de causarlas, si se vuelve a repetir el suceso
que los ha provocado:
• Accidentes con daños materiales.
• Accidentes que impliquen un paro significativo en el proceso
productivo.
• Incidentes que supongan un tiempo perdido significativo.

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3.3. Los costes

Seguimiento y control, de todos los parámetros económicos del mismo.

Coste del personal:

• Horas no trabajadas por el accidentado (el día del accidente).
• Las horas no trabajadas por otros compañeros, el mismo día del
accidente.
• Horas dedicadas por los mandos y técnicos el día del accidente.
• Horas dedicadas por los mandos técnicos y delegados de
prevención en los días.
• Existen tipos de mejoras voluntarias de la prestación por
incapacidad temporal
• Cotizaciones por parte de la Empresa a la Seguridad Social
relativas al trabajador.
Coste de daños materiales
• Locales, instalaciones y edificios
• Maquinaria, Herramientas y equipos de trabajo
• Productos acabados, semirreformados o materias primas
• Pérdidas de producción
• Incremento de costes para mantener la producción

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3.3. Los costes

Seguimiento y control, de todos los parámetros económicos del mismo.

Otros costes
• Responsabilidad Administrativa: importe de las sanciones
• Responsabilidad en materia de Seguridad Social: recargos de
prestaciones
• Responsabilidad civil: Indemnizaciones abonadas directamente por
la empresa
• Coste de Defensa Jurídica (abogados, peritos, etc.). Costes legales
y periciales
• Otros Costes (transporte, material, utensilios sanitarios, Pérdida de
prestigio e imagen, etc.)
Costes de prevención
• Coste de las medidas adoptadas para evitar la repetición del
accidente

Análisis coste-beneficio

Conclusión

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3.3. Los costes

Seguimiento y control, de todos los parámetros económicos del mismo.

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3.3. Los costes

Seguimiento y control, de todos los parámetros económicos del mismo.

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3.3. Los costes

Seguimiento y control, de todos los parámetros económicos del mismo.

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3.4. La producción

El seguimiento y control de un proyecto es básicamente la

verificación que durante la ejecución se está cumpliendo o mejorando
la planificación previamente establecida…

Parámetros que miden el éxito de un proyecto

• El cumplimiento de los plazos establecidos en el Cronograma de la

Planificación.
• El cumplimiento de los principales datos económicos establecidos
en la planificación: costes, facturación, cobros, pagos, beneficio y
otros.
• El cumplimiento con la calidad requerida.
• El alcanzar la plena o suficiente satisfacción del cliente, al finalizar
el proyecto.

Factores claves a monitorizar y controlar

• Los rendimientos.
• Los plazos de entrega.
• Los recursos asignados (personas, medios, etc.).
• Los datos económicos.
• La calidad de los productos y su aceptación por el Cliente.
• Los riesgos
• Las buenas relaciones con el Cliente.
• Los informes, sobre incidencias importantes…

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3.4. La producción

El análisis de las solicitudes u órdenes de

cambios
• Es normal que se produzcan modificaciones …. Dichas
solicitudes de cambio pueden proceder tanto del Cliente
como de la Empresa y pueden tener carácter obligatorio u
opcional.
• Su seguimiento y control es de gran importancia ya que
suelen aparecer durante la fase de ejecución y pueden
afectar al alcance, presupuesto, a los costes, al
Cronograma, a las personas, a los productos entregables y a
los riesgos.
• Las solicitudes u órdenes de cambio deben ser
analizadas, valoradas e informadas, según su naturaleza y
alcance, por el Director del Proyecto y su equipo.
• La aprobación final de una solicitud de cambio debe
quedar plasmada en un documento aceptado y firmado
por todas las partes interesadas.

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3.4. La producción

El análisis y control de los rendimientos

• Retraso en las fechas de entrega de los

productos.
• Necesidad de aumentar el número de
personas y recursos.
• Incremento de los costes.
• Efecto negativo en los beneficios
económicos del proyecto.
• Para conseguir que la rentabilidad
económica del proyecto sea igual o similar a
lo inicialmente planificado, será necesario
tomar las acciones que correspondan

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3.5. La Calidad

Cuando hablamos de Calidad hablamos … La satisfacción del cliente,

…., mejora continua, TQM, la responsabilidad de la dirección,
análisis marginal, etc.

• Para que los productos tengan la calidad requerida es

necesario que en la fase de planificación se establezca un
Plan de Aseguramiento de Calidad, que debe implantarse
durante la fase de ejecución, y verificarse durante la fase de
Seguimiento y Control.

• El Plan de Aseguramiento de la Calidad debe afectar a todas

las actividades que conforman la obtención del producto a
entregar al Cliente.

• El proceso de seguimiento y control de la Calidad debe

analizar el cumplimiento de los estándares de calidad
establecidos en cada una de las actividades y, en su caso,
identificar las deficiencias o errores que puedan existir.

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Caso Práctico: Video … control proyectos

•https://www.youtube.com/watch?v=2APArZYKKvI

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Índice

Capítulo 3: Seguimiento y control de la ejecución del proyecto

► 3.6. El personal
► 3.7. Las comunicaciones
► 3.8. Los riesgos
► 3.9. Las compras o adquisiciones (subcontratación)
► 3.10. El cierre del proyecto

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3.6. El personal

El Director del proyecto puede definirse como “la persona que tiene la
responsabilidad de integrar los esfuerzos internos y externos a la
organización para dirigirlos hacia la ejecución, con éxito, del Proyecto”.

Director del proyecto:

• Las principales funciones son las de: representación, organización,
coordinación, seguimiento y control, replanificación y motivación…
• En el caso de proyectos y/o empresas menores podemos hablar de las
figuras de: Coordinador o Jefe del proyecto…

El análisis de las capacidades y situación del personal del proyecto:

• Es esencial verificar que las personas asignadas a una determinada
función y/o responsabilidad son las adecuadas.
• El seguimiento y control tanto de las capacidades como de la situación
del personal, en el proyecto, es responsabilidad de su jefe y también del
Director del Proyecto.
• En el caso de detectar alguna inadecuación importante debe actuarse
modificando la situación de dichas personas.
• En el caso de proyectos internacionales de contratar personal local
para trabajar en el país donde se realiza el proyecto, es necesario
controlar que se está aplicando la legislación laboral de dicho país.

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3.7. Las comunicaciones

• La información clave a obtener. Su análisis y su distribución

• El análisis de la información y las comunicaciones en el

equipo del Proyecto

• El Director del Proyecto es, generalmente, el responsable

de gestionar todo lo relativo a la información y la
comunicación con el equipo del proyecto.

• La adecuada comunicación de información sobre el

proyecto, al equipo del proyecto, facilitará el éxito del
proyecto y evitará polémicas entre el personal.

• Para lograr este cometido son fundamentales las

reuniones presenciales y videoconferencia como método
de comunicación y especialmente lo son para cerrar y
solucionar conflictos profesionales entre personas del
equipo.

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3.7. Las comunicaciones

• Informes de progreso del proyecto

• Para hacer un buen seguimiento y control del proyecto es

imprescindible disponer periódicamente de la información
real, a nivel de actividad o grupo de actividades, sobre la
ejecución del proyecto, a fin de compararlo con la
planificación y analizar la situación real del proyecto.

• En el caso de Consorcios y/o UTE, el Director del

Proyecto debe establecer criterios claros para obtener la
información real, con el objeto de eliminar con criterios
particulares que pueda tener cada una de las empresas
del Consorcio.

• Los informes que contiene la información indicada en el

apartado anterior se agrupa en lo que se denominan
“Informes de progreso” del proyecto. Estos contienen, en
general, informes numéricos (datos y fechas) y gráficos.

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3.7. Las comunicaciones

• Informes de progreso del proyecto

Para cada una de las actividades, los informes de

progreso deben contener, al menos, la siguiente
información:

• Fechas reales de comienzo y finalización.

• Porcentaje ya realizado.
• Tiempo y coste que se estima necesario para su
finalización.

• En el caso de existir deficiencias, deben implementarse

las acciones correctoras necesarias para corregir las
causas que han originado las deficiencias.

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3.8. Los riesgos

El análisis y control de los riesgos

• Riesgos relativos a los contratos, con el

Cliente y con los subcontratistas.
• Riesgos comerciales y de los cobros.
• Riesgos relativos al valor o cambio de la
moneda.
• Riesgos técnicos.
• Riesgos personales.
• Riesgos procedentes del entorno del
proyecto.

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3.9. Las compras o adquisiciones (subcontratación)

• La gestión de adquisiciones en un proyecto supone

desarrollar y administrar los contratos u órdenes de
compra emitidas por los miembros autorizados del
equipo del proyecto.

• Toda adquisición debe ir soportada por un acuerdo

formal entre dos partes, comprador y vendedor. En
dicho contrato deben constar en el contrato del
producto o servicio que se desea adquirir.

• Solo lo que consta en el contrato es lo que debe

hacerse. Los cambios al contrato se solicitan, y
deben ser aprobados por escrito. Esto ayuda a
disminuir el riesgo del proyecto.

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3.9. Las compras o adquisiciones (subcontratación)

Es misión del director del proyecto:

• Conocer lo que está pasando.
• Entender los términos y condiciones del contrato.
• Asegurarse que el contrato contiene todo el alcance
del trabajo que sea necesario.
• Identificar riesgos.
• Cerciorarse de que el cronograma del contrato se
alinea con el proyecto.
• Mantener una buena relación con el vendedor.
• Garantizar que todo el trabajo especificado en el
contrato se cumple.
• Gestionar los cambios al contrato.
• No solicitar nada que no esté en el contrato.

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3.9. Las compras o adquisiciones (subcontratación)

El análisis y control de los subcontratos

• Los factores principales a monitorizar y controlar, en
relación a los subcontratos son la Calidad de los
productos y los plazos de entrega.

• Los subcontratos, son los contratos que se

establecen entre la empresa o consorcio
adjudicataria/o del proyecto internacional y una
empresa o profesional libre autónomo.

• En el subcontrato debe establecerse quién es el

Director del proyecto o interlocutor por parte del
subcontratista.

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3.10. El cierre del proyecto
Los principales puntos a gestionar en el cierre de un
proyecto:

1. Analizar las cláusulas del contrato referidas a su

cierre “plan de cierre del proyecto”.
2. Gestionar las actividades del cierre del proyecto
3. La entrega de los productos, servicios e informes
finales, así como los procedimientos para su
elaboración.
4. La entrega de la documentación que recoge de los
procedimientos utilizados, para la elaboración de
los productos o servicios.
5. Los periodos de garantía referidos a posibles
defectos.
6. Las recepciones provisionales y definitivas del
proyecto. Actas.
7. Las facturas de liquidación del proyecto.
Presentación y cobro.
8. Recuperación de los avales y garantías financieras.

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3.10. El cierre del proyecto

Gestionar las actividades del cierre del proyecto

• La entrega de los productos, servicios e

informes finales, así como los procedimientos
para su elaboración.
• Realizar las recepciones provisionales y
definitivas del proyecto así como las Actas
correspondientes.
• Transferencia de activos.
• Realizar el archivo documental e informático, de
toda la información generada.
• Obtener la carta o certificado de finalización y
buena ejecución del proyecto.
• Elaboración de la referencia técnica del
proyecto.
• El cierre y liquidación de todos los conceptos
económicos del proyecto

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3.10. El cierre del proyecto

El cierre y liquidación de todos los conceptos

económicos del proyecto…

• La presentación, al Cliente, de las últimas

facturas y su cobro.
• La recuperación de los Avales y garantías
financieras.
• Pago finales a consultores y
subcontratistas.
• Liquidación de los aspectos fiscales en el
país.
• Liquidación del consorcio y reparto de
beneficios.
• Liquidación de la empresa local, en su caso.
• Repatriación de resultados.

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Caso Práctico: Videos … gestión de riesgos de proyectos

•https://www.youtube.com/watch?v=a6OteQ3Naxk

•https://www.youtube.com/watch?v=nkJLz6UHIFc

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