GESTIÓN DE ADQUISICIONES

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 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el
enfoque e identificar a los proveedores potenciales. Determina si es preciso adquirir bienes y
servicios desde fuera del proyecto y, si fuera le caso, qué adquirir, de qué manera y cuando
hacerlo.
 • Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto involucran
acuerdos, incluidos los contratos, que son documentos legales que se
establecen entre un comprador y un vendedor.

• Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del

cual el vendedor se obliga a proporcionar algún valor (p.ej.,productos,
servicios o resultados especificados) y el comprador se obliga a proporcionar
dinero o cualquier otra compensación de valor.

• Un contrato de adquisición incluye términos y condiciones y puede

incorporar otros aspectos especificados por el comprador respecto a lo que el
vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de
dirección del proyecto garantizar que todas las adquisiciones satisfagan las
necesidades específicas del proyecto y que a la vez se respeten las políticas
de la organización en materia de adquisiciones.

Curso de Preparación
 • Términos

– Adquisición
Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa

– Otros términos
• Compra
• Arriendo
• Arriendo con opción de compra (leasing)
• Contratación externa (outsourcing)

Curso de Preparación
CONTRATO
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se obliga a proveer
los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a
proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida..

Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el enfoque en resultados

clave de un proyecto.

Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor responsabilidad
para la entrega del trabajo como se indica en el contrato.

Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de los contratos.

• Dependiendo del área de aplicación, el vendedor puede identificarse como contratista,
subcontratista, proveedor, proveedor de servicios o distribuidor.

• Dependiendo de la posición del comprador en el ciclo de adquisición del proyecto, éste

puede denominarse cliente, contratista principal, contratista, organización compradora,
solicitante de servicios o simplemente comprador. Durante el ciclo de vida del contrato,
el vendedor puede ser considerado en primer lugar como licitador, luego como la fuente
seleccionada y finalmente como el proveedor o vendedor contratado.
• Se supone que el comprador de un elemento para el proyecto está asignado al equipo del
proyecto, mientras que el vendedor es externo al equipo del proyecto desde el punto de
vista de la organización.

• También se supone que entre el comprador y el vendedor se desarrollará y existirá una

relación contractual formal.
Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global
Precio total fijo para un producto bien definido
Contratos de precio fijo cerrado FFP
Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF
Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA

Es el más utilizado en Colombia

 CONTRATO DE COSTO REEMBOLSABLE
Costo más honorarios fijos.
Cost Plus Fixed Fee CPFF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato y recibe
honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El monto
de los honorarios no varía con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto

Costo más honorarios con incentivos

Cost Plus Incentive Fee CPIF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, recibe
un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos
objetivos de rendimiento establecidos en el contrato

Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos

Cost Plus Award Fee CPAF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es
obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio de desempeño definido e incorporado
dentro del contrato
Point of Total Assumption PTA
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del
contrato

Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les duele económicamente, así que
tienen un incentivo para prevenir los sobrecostos

Cálculo del PTA:

PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo

 TIPOS DE CONTRATO VS RIESGO

Riesgo del Comprador

Alto Bajo

Costo más Costo más Costo más

Incentivo Precio fijo
porcentaje honorarios honorarios
de precio fijo cerrado
del costo fijos con incentivos
(FPI) (FFP)
(CPPC)* (CPFF) (CPIF)

Riesgo del Proveedor

Bajo Alto

*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.

Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.
Para afrontar mejor la incertidumbre, tenemos que tratar de ejercer influencia para que
suceda lo que nos interesa, aun sin estar seguros de cuales son las probabilidades de
obtener el resultado que alcanzaremos. No podemos afrontarla tratando de conseguir un fin
concreto sino procurando mejorar las probabilidades de que suceda algo, algo sobre lo que
no tenemos el control absoluto, pero que nos resulta favorable. No podemos eliminar la
incertidumbre pero si tratar de inclinar la balanza a nuestro favor
TIPOS DE CONTRATO VS RIESGO
 Análisis de Hacer o Comprar
• El análisis de hacer o comprar es una técnica general de gestión utilizada
para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera
satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes
externas.
• Las restricciones al presupuesto pueden influir en las decisiones de hacer
o comprar. Si se decide efectuar una compra, entonces también deberá
decidirse si se va a adquirir o a alquilar.
• Durante el análisis de compra también se tienen en cuenta los tipos de
contrato disponibles.
• El reparto de riesgos entre comprador y vendedor determina los tipos de
contrato adecuados, mientras que los términos y condiciones específicos
del contrato son los que formalizan el grado de riesgo que asumen el
comprador y el vendedor.
 Análisis de Hacer o Comprar

Curso de Preparación
Salidas: Plan de Gestión de las Adquisiciones
• El plan de gestión de las adquisiciones puede incluir
directivas para:
– Los tipos de contratos a utilizar;
– Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos;
– Determinar si se utilizarán estimaciones
independientes y si son necesarias como criterios de
evaluación;
– Las acciones que el equipo de dirección del proyecto
puede implementar de forma unilateral si la
organización ejecutora dispone de un departamento
de compras, contrataciones o adquisiciones.
– Otros
EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
Es el proceso de
obtener respuesta
de los proveedores ,
seleccionarlos y
adjudicarles el
contrato. Se
selecciona un
proveedor calificado
e implementa el
acuerdo legal para la
entrega.
 Efectuar las Adquisiciones
A lo largo del proceso Efectuar las Adquisiciones, el equipo recibirá ofertas y
propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente para
seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el
trabajo y que sean aceptables como tales.
 Técnicas de evaluación de propuestas

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3

Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje

Enfoque 30%
técnico
Enfoque a la 30%
gestión
Rendimiento 20%
pasado
Precio 20%

Total 100%

EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
Técnicas de evaluación de propuestas
 Efectuar las Adquisiciones
Salidas: Acuerdos

• Acuerdos:
– Un acuerdo de adquisición incluye términos y
condiciones y puede incorporar otros aspectos
especificados por el comprador para establecer lo que
el vendedor debe realizar o proporcionar. Es
responsabilidad del equipo de dirección del proyecto
el asegurar que todos los acuerdos satisfagan las
necesidades específicas del proyecto y que a la vez
respeten las políticas de la organización en materia de
adquisiciones.
CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso de gestionar
las relaciones de
adquisiciones ; monitorear
la ejecución de los
contratos y efectuar
cambios y correcciones ,
según corresponda y cerrar
los contratos.
 Controlar las Adquisiciones

Los procesos de la dirección de proyectos que se aplican incluyen,

entre otros:
– Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. Para autorizar el
trabajo del vendedor en el momento oportuno.
– Controlar la Calidad. Para inspeccionar y verificar la
conformidad del producto del vendedor.
– Realizar el Control Integrado de Cambios. Para asegurar que los
cambios sean aprobados correctamente y que todas las
personas que necesiten estar informadas de dichos cambios
efectivamente lo estén.
– Controlar los Riesgos. Para asegurar que los riesgos sean
mitigados.
 Controlar las Adquisiciones
Sistema de control de cambios del contrato
• Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan

• La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de

impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?

• Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros

del equipo del proyecto también deben documentar todas las
reuniones importantes y las llamadas telefónicas
 Controlar las Adquisiciones
Herramientas: Sistema de control de cambios del contrato

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