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Diciembre de 2013
RESUMEN
El presente documento presenta algunos conceptos básicos necesarios para realizar una
buena gestión del conocimiento que se maneja en la Unidad Informática de la Facultad de
Ciencias Económicas (UIFCE). Para ello, se utilizará el software OpenKM y se describirá
algunas de las funciones y opciones de configuración que se pueden utilizar tanto como
administrador y como usuario.
Abstract
This paper introduces some basic concepts needed to make a good knowledge
management that it’s handled at the Unidad Informática de la Facultad de Ciencias
Económicas (UIFCE). To do this, the software will be used OpenKM and some of the
functions and settings that can be used both as an administrator and as a user is
described.
Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia
de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a Creative
Commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105,
USA.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE OPEN KM
1. Introducción
Dentro de las organizaciones uno de los factores que más importancia tiene para su
desarrollo y exitoso crecimiento es la forma de manejar, manipular y difundir la
información que se maneje dentro de ella. Por eso, es fundamental tener una buena forma
de organizarla y de que los directamente interesados puedan acceder a ella de forma
rápida, efectivamente y lo más actualizada posible.
En el mercado se ofrecen algunos programas de carácter privativo o poco amigable con el
usuario que cumplen la función de organizar y hacer circular el conocimiento dentro de la
estructura del lugar donde se va a implementar. He aquí donde cobra importancia al tratar
de explicar si OpenKM como sistema gestor de conocimiento es fácil de usar y de
administrar y además de esto si se ajusta o no a las diferentes necesidades que se ven a
diario en la Unidad Informática de la Facultad de Ciencias Económicas.
2. Objetivos
3. Contenido
Dentro del contexto de la unidad se puede manejar este concepto combinándolo con los
conceptos de información y dato ya que estos encuentran sumamente relacionados
porque se considera que el conocimiento llegó a ser el resultado de la integración de
estas dos últimas nociones. Por eso surge la necesidad de buscar la forma de
administrarlo correctamente y es ahí donde cobra importancia el manejo del conocimiento.
Para ello se busca implementar un nuevo Sistema para Gestión del Conocimiento
(SGC o en inglés KMS- Knowledge Management System). Estos son herramientas para
gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura,
almacenamiento y distribución de la información presentada en diferentes
implementaciones como repositorios de documentos, bases de datos, listas de
discusiones y en contextos específicos sistemas que incorporan recuperación y entrega
de información usando filtros tecnológicos.
Dentro de los que se mencionan anteriormente, los que se manejan dentro de la unidad
se manejan los repositorios y las bases de datos. Los repositorios en el ámbito
académico lo define Clifford Lynch como:
“Un repositorio institucional académico es una serie de servicios ofrecidos por una
universidad a los miembros de su comunidad para gestionar la diseminación de
materiales digitales creados por la institución y sus miembros. Es esencialmente un
compromiso organizacional para la conservación de estos materiales digitales,
incluyendo su preservación a largo plazo, como así también su acceso y distribución”.
[4]
Para comenzar es necesario realizar determinado análisis del cual se defina qué clase de
conocimiento se va a gestionar, la manera en que se considera dicha información
(recurso, producto o un activo), los usuarios y administradores -roles - que van a hacer
uso de este conocimiento y los permisos que cada uno de ellos tiene para acceder a éste.
Del éxito de este análisis depende cuan exitoso va a ser la implementación, ya que entre
mejor esté definido lo anterior mejor y proactivo será la implementación de la gestión.
IT’s:
ESPACIO ESPACIO
PARTICIÓN PARTICIÓN
SERVIDOR LIBRE LIBRE
C D
PARTICIÓN C PARTICIÓN D
SERVERECONO1 12 GB 372 MB 668 GB 58,5 GB
Hasta el primer semestre del 2013, el volumen de información que tenía era de 265,4 GB
y como es de inferir ese volumen ha crecido en estos meses (pronto se va a realizar
mantenimiento a los servidores y actualizar los datos de particiones, espacios libres y
volúmenes de información), pero por ahora estos son los datos en que nos vamos a
basar.
Opentext Ofrece una gestión Software Libre. 1. Compatible con las bases de
Document completa del ciclo Gratis Demo. datos Oracle RAC y Oracle 11g
Management de vida de cualquier Costos medios R2.
documento o bajos 2. Gestiona cualquier tipo de
electrónico. [10] dependiendo documento en cualquier
la versión formato.
3. Valorar y criticar un
documento.
4. Se pueden configurar hasta 9
niveles de permisos de una
carpeta o documento.
5. Registro completo del uso de
los documentos.
Analizando la Tabla 2 se aprecia que existen múltiples sistemas para la gestión del
conocimiento, cada uno tiene alguna(s) ventaja(s) sobre los demás, pero en general,
estos programas tienen herramientas muy parecidas exceptuando Peeraware, del que se
encontró una utilidad más de socialización de temas e información que de gestión,
búsqueda y edición de documentos.
Entonces, analizamos los dos software cuya capacidad podría llegar a satisfacer las
necesidades de la Unidad encontramos: Opentext Document Management y OpenKm.
Se eligió OpenKM por que tiene una interfaz gráfica sencilla, fácil uso y compatibilidad con
cualquier base de datos, además que ha desarrollado foros, videos y una wiki para ayudar
al cliente a manejar el software.
Junto con la investigación realizada el año 2012-1 sobre Herramientas de KMS, se llegó a
la misma conclusión de que OpenKM es el sistema gestor de conocimiento que se adapta
mejor a las necesidades de la UIFCE.
Es necesario entender que la calidad del producto (software) es muy diferente a la calidad
del desarrollo del modelo, sin embargo la calidad del modelo influirá en la calidad del
producto final.
OpenKM integra en una sola aplicación fácil de usar todas las funcionalidades para
colaborar, gestionar y buscar documentos con el fin de mejorar la productividad en forma
de prácticas compartidas y hacer que mediante su interfaz intuitiva el usuario pueda
recopilar información digital, colaborar en la organización de documentos y proyectos lo
que a su vez permitirá a la empresa a capitalizar el conocimiento acumulado a través de
la localización de documentos y fuentes de información de forma sencilla y rápida. [13]
OpenKM permite al usuario subir, trabajar y almacenar archivos creados en Open Office,
la suite ofimática de Microsoft (MS Excel, MS PowerPoint, MS Word), documentos cuyas
extensiones sean PDF, HTML, XML, TXT, RTF, JPEG EXIF and MP3 ID3. También se
indexan ficheros TIFF cuando el motor de OCR está configurado.
Para implementar este software se requiere conocer un poco de la forma en que esté
constituido para saber si se ajusta completamente a las necesidades de la Unidad. Dentro
de su arquitectura lo más relevante es:
API (Color Azul- Superior Derecho): Es un “OASIS” estándar abierto que permite
la interconexión del usuario y la gestión de los documentos del repositorio, a
través de la WEB.
Para todas las versiones de OpenKM es necesario, como mínimo Intel Pentium 4 y 256
MB de memoria RAM.
No existe límite para subir ficheros, más que la capacidad del hardware. Si se desea
limitar el tamaño máximo a subir, esto se puede hacer modificando el OpenKM.cfg; Para
gestionar grandes repositorios OpenKM se puede configurar en una arquitectura de
clúster (Se está trabajando en ello pero no estará disponible en la Versión Community).
MEMORIA
SERVIDOR PROCESADOR HARD DISK
RAM
Serverecono1 Intel Xeon 1.86 GHz 4 GB 680 GB
Serverecono2 Intel Xeon 1.86 GHz 4 GB 278 GB
Serverecono6 Intel Xeon 2.76 GHz 2 Procesadores 32 GB 1171 GB
Serverecono5 Intel Pentium III 1.13 GHz 1 GB +33.8 GB
Serverecono3 Intel Pentium 4 1.50 GHz 1 GB +73 GB
Características generales:
Administración:
Seguridad:
Fiabilidad:
• Por defecto todos los archivos que maneje OpenKM se guardan en la carpeta $
TOMCAT_HOME / repositorio. Por dicha razón si deseamos hacer un backup,
debemos realizar una copia de esta carpeta. En caso de que hayamos configurado
otra base de datos, necesitaremos hacer respaldo de esa carpeta.
• Si un día se decide cambiar de DMS (Software de Gestión Documental), no hay
de qué preocuparse, desde el menú de administración, se dispone de la opción de
exportar todo el repositorio en una carpeta, del servidor y luego desde el nuevo
DMS, poder importarla.
• En algunos casos al arrancar el sistema la base de datos se formatea, y se
encontró que se debe modificar el parámetro hibernate.hbm2ddl para que la base
de datos no se resetee al arrancar el servicio.
Gestión de Documentos:
Sistemas de
Monitores Máster Monitores Junior Información
(3 Personas) (17 personas) (1 persona)
Servicios Web
Acceden a (1 persona)
Cada usuario tiene distintos permisos de
lectura(R) y escritura(W) Serverecono1
Serverecono1
Soporte Técnico
(2 persona)
Soporte
IT
PERSONAL UIFCE
29 personas
(apróx.)
4.1.1. Ingreso
Para iniciar la aplicación es necesario comenzar la sesión abriendo la terminal de Tomcat,
la cual se hace buscando el ícono en el escritorio llamado “Start OpenKM” creado por
defecto o de no estar disponible ahí es necesario buscarlo en el menú de inicio (variando
del sistema operativo instalado en la máquina).
Luego de esto, ingresa por su navegador de internet – entre los ya especificados con
anterioridad – a la dirección: < http://IP del servidor: 8080/OpenKM/>.
Para acceder por primera vez se utilizó el usuario que OpenKM tiene por defecto:
okmAdmin el cual tiene un rol de administrador (tiene los derechos de control, creación de
usuarios, creación y edición de archivos, entre otros). En este primer intento se reconoció
la interfaz de usuario (véase en la ilustración 2) y se comenzó a comprobar la forma de
indexar archivos y las extensiones que se permiten subir.
A su vez se percibió que las especificaciones técnicas que manejan son las del equipo
que en este caso se usó como “servidor”.
Luego de subidos algunos archivos aleatorios, se procedió a crear un usuario con un rol
limitado (rol de usuario) para verificar si se podía conectar desde otro equipo y las
acciones que éste puede realizar dependiendo de las asignaciones determinadas por el
administrador, que en este caso, fueron la remoción del permiso de eliminar y editar
archivos.
Al completar los datos el usuario está creado y está listo para usarse desde otra
máquina teniendo en cuenta que se debe configurar con la dirección del equipo
utilizado como servidor. Por ejemplo, en este caso se escribe la IP del equipo
(<http://10.203.30.64:8080/OpenKM/) para que acceda a los documentos ya
guardados.
Al darle en esta opción aparecerá una nueva carpeta, lista para ponerle el nombre
deseado, se presiona la tecla <Enter> y queda creada la carpeta.
Para buscar cualquier carpeta, debe dirigirse a la parte superior izquierda, desplegar el
menú de archivo y seleccionar la opción <Buscar carpeta>.
Ilustración 12. Búsqueda básica de carpetas
Luego aparecerá una ventana, en la que podrá escribir el nombre de la carpeta que
está buscando.
Aparecerán todas aquellas carpetas que contengan el filtro que digitó, luego
selecciona la carpeta que está buscando, y da clic en la opción <Ir a la carpeta>.
Si su usuario tiene permisos de borrado, debe dar clic derecho sobre la carpeta y/o el
archivo que se vaya a eliminar, se desplegará una ventana en la que dará clic en la
opción <Eliminar>.
Para poder editar un documento, el usuario debe tener permisos de lectura y edición,
selecciona el documento a editar, y da clic en la opción <Editar> (encerrada en rojo).
Ilustración 18. Opción Editar
En caso de que se desee abortar la edición de documentos, debe dar clic en el icono
<Cancelar edición>
Ilustración 21. Icono: cancelar edición
Para descargar documentos hay dos maneras muy sencillas, la primera es dar clic
derecho sobre el documento que se va a descargar y seleccionar la opción <Descargar>
En caso de que no aparezca la carpeta de su usuario por defecto, tendrá que proceder a
crearla.
4.1.18. Creación de notas en documentos y/o carpetas
Para crear notas y/o comentarios acerca del documento, seleccione el archivo al cual se
le desea insertar una nota, y en la parte inferior seleccione la pestaña de <Notas>, allí se
inserta la nota (ilustración 26.), con múltiples opciones de tamaño y tipo de letra, entre
otras.
En cualquiera de los dos casos se selecciona el usuario o rol de usuario que se desee
administrar y da clic en la flecha con dirección a la derecha.
Para ver las modificaciones que ha sufrido el archivo desde su creación, este se
selecciona, y luego en la parte inferior da clic en la opción <Historial> y se desplegará las
lista de modificaciones que ha tenido el documento junto con las fechas y horas exactas;
además tendrá la opción de restaurar el documento a un estado anterior o visualizarlo
como se encontraba antes (Ilustración 30)
En la pestaña <Básico> podrá ingresar datos como nombre, contenido y palabras claves
del archivo, entre otras opciones y presionar enter para realizar la búsqueda.
4.1.22. Idioma
Al ingresar a OpenKM, en la parte inferior se tiene la opción de idioma con el que desea
ingresar (OpenKM únicamente trae como opción inicial: Español, Inglés y Francés) en la
que podrá escoger el idioma deseado, pero una vez ingresado al repositorio, también se
puede cambiar el idioma, seleccionando la opción <Herramientas>, luego <Idiomas> y
finalmente el idioma de preferencia.
Únicamente los usuarios con rol de administrador pueden ver el registro de actividades de
todos los usuarios. Debe seleccionar la pestaña <administración>, ubicada en la parte
superior derecha de la interfaz gráfica y luego dar clic en el icono encerrado en rojo de la
Ilustración 32.
En esta sección podrá ingresar rangos de fecha, usuarios específicos o acciones exactas
de las que requiera información, una vez ingresa los datos da clic en <Search> y
aparecerá el historial con las características que haya elegido.
Los archivos solo podrán enviarse a usuarios OpenKM, como un archivo adjunto de
correo electrónico, tendrá que seleccionar el archivo a enviar, luego ir a <Archivos> y
elegir la opción <Enviar documento adjunto>, aparecerá la siguiente ventana:
Allí podrá elegir uno o más usuarios a los que desee enviar el documento adjunto, junto
con una descripción o mensaje de notificación, luego da clic en la opción <Enviar>, y
aparecerá un recuadro que le notifique que su correo ha sido enviado correctamente.
Luego aparecerá una ventana en la podrá poner el formato y el nombre que desea que
tenga el documento a escanear, y luego dará clic en la opción <Scanear y Subir>.
Esta opción solo está habilitada para los administradores, se encuentra en la sección de
administración en el icono de <Statistics> y muestra todo lo relacionado con el repositorio
tamaño de uso y disponibilidad de espacio del disco, de la memoria JVM, entre otros, le
permite al administrador, saber de una manera bastante gráfica como se está manejando
la gestión del conocimiento de su organización.
Está acción solo la pueden realizar usuarios con permisos de administración, selecciona
la pestaña <Administración> y da clic en el icono de Exportar (Ilustración 39)
En esta sección se pueden configurar distintos grupos de trabajo, con diferentes permisos
a determinadas carpetas del repositorio, además puede seleccionar las columnas
adicionales que desea que vean, para ello debe ingresar a la pestaña <Others> y en
donde dice <Column> podrá seleccionar las columnas que sean pertinentes para el
usuario.
Para poder visualizar las columnas adicionales, debe cerrar OpenKM y volver a cargar el
sistema, de esta manera podrá observar todos los cambios anteriormente realizados.
Ilustración 42. Columnas adicionales
4.1.31. Pre visualización
Para poder pre visualizar los archivos o imágenes en la versión Community de OpenKM
es necesario realizar la configuración es necesario tener instalado en el servidor
OpenOffice o LibreOffice, Flash Player e Imagemagick ya que OpenKM necesita convertir
los archivos a SWF (Shockwave Flash Movie –archivos de Adobe Flash Player) y
configurar los siguientes líneas en el menú disponible en el rol de Administrador.
El resultado es:
5. Resultados
5.1. Personalización de Logos
6. Conclusiones
7. Propuestas
8. Referencias
[1] Barnes, Stuart (Eds.) (2002) Knowledge Management System: theory and practice.
London: Thomson Learning.
[2] Alavi, Maryam y Leidner, Dorothy E. (2001) “Review: Knowledge Management and
Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues”, MIS
Quarterly, 25(1), (107-136).
[3] Saade, Raafat & Nebebe, Fassil y Mak, Tak (2011) Knowledge Management Systems
Development: Theory and Practice. Interdisciplinary Journal of Information Knowledge
and Management, 6.
[5] Mayerly Montes y Julián Enciso, (2013-1) Gestión del Conocimiento FCE. Wiki FCE
[6] Álvaro Andrés Morales Montenegro, (2012-1) Herramientas KMS. Investigaciones
FCE.
[7] POHS, Wendi, et al. The lotus knowledge discovery system: tools and experiences.
IBM Systems Journal, 2001, vol. 40, no 4, p. 956-966.
[9] Wendi Pohs y Dick McCarrick, (2002). Article a preview of Lotus Discovery Server 2.0.
IBM (Developers works) (Trademarks)
[11] Llopis, P. A., Frints, M., Abad, D. O., Ordás, J. G., Fallon, L., Zach, M., ... &
Fernandez, J. S. (2006, April). Madeira: A peer-to-peer approach to network management.
In The Wireless World Research Forum (WWRF), Shanghai, China (April 2006).
[12] IBM, () FileNet Content Manager. IBM (ECM) Digitalización y captura de documentos,
Productos.
[14] OpenKM (2011) Manual de Usuario, Open Source Document Management, OpenKM,
knowledge management, Mange content easily.
[19] OpenKM (2011), Features, OpenKM, knowledge management, Mange content easily.