Teknik Interview

Untuk Kegiatan Auditing

Pusat Pengembangan Internal Audit | Yayasan Pendidikan Internal Audit
Psikologi dan Komunikasi Dalam Audit
Lokakarya dan Workshop Internal Audit Skills
 Interview
Define

A form of oral communication involving two parties,

at least one of whom has a preconceived and
serious purpose and both of whom speak and listen
from time to time
 Interview

Dasar Interview Adalah

Interpersonal Communication /
Komunikasi Interpersonal
 The Communication
Process

Phase 1

Phase 6 Phase 2
A sender presents
an idea through
a message
Receiver give feedback Message encoded in written
to sender, in the form of or oral form or in non –
words or actions verbal body language

Phase 5 Phase 3

Coded message put through

Receiver take action Phase 4
a channel from sender to
(doing or responding)
reciever ( letter or oral)

Receiver decodes message

(experience & ability to
perceive the code)
 Problems Encountered
In Communication Process

 The channel not always free and clear

 Auditee perceives auditor as one who
will “twist my words”

 Auditee reluctant to speak

 Too many technical jargons

 Tips for Effective Interview

Make sure preparatory list of questions or

presentations flows logically

Try to prevent auditee’s defensiveness, don’t get personal, avoid

negative attitude, prevent personality conflict

Set the place carefully

Don’t get overloaded with information

See ..
Develops good listening habits nextpage

Don’t lead the interviewee

Komunikasi Dalam Interview

BODY VOICE

WORDS
Just to remind……….

Bahasa tubuh
merupakan cermin
dari apa yang
dipikirkan
 Dalam memahami pola non-verbal, amati perubahan yang
terjadi pada ……….

• Posture
• Muscle-tone
• Skin color
• Lower lip
• Eye movements
 Pola Non-verbal

POSTURE
GESTURE
VOICE TEMPO & TONE
BREATHING
ATTITUDE OR MOOD
 Bagaimana dg. anda “the interviewer” !

• Bagaimana cara anda bertindak ?

• Bagaimana sensory preference anda ?
• Bagaimana kemampuan anda untuk
mendengarkan ?
One thing we should know……

“W e are not born with good interviewing

ability, but we can develop it “
(Sawyer & Dittenhofer)
 Proses Interview

Preparing Scheduling Opening Conducting Closing Recording

• Don’t go in • Don’t drop in • Tell honestly • Interview is an • Don’t drag out • Wasting time
cold uninvited the purpose exercise in the interview for an
communication unrecorded
• Learn about • Pick the time • Greeting be • Look for interview
auditee carefully friendly & smile • Auditor should nonverbal sign
be experts in • Don’t let your
• Determine obj. • One on one • Develop good • End interview notes get cold
communication
of interview interview rapport positively
process
• Testimonial
• Prepare • The location, let • Learn the name • See Next-page • Schedule the evidence
questions auditee choose & used often next meeting
……… !
• Cordially and • Last few
helpfully minutes for
interpersonal
• Avoid the relations
appearance as
a threat
 STRATEGI
BERTANYA

• Open Ended
Invite lots of information
• Closed
Invite limited information
• Leading
Confirm but invite limited
info
 STRATEGI
MENANGGAPI

• Restatement  Clarifies, Checks, Keeps Rapport

• Echo Words  Mirrors, Conveys Understanding,
• Pauses Nudges on
• Complimentary  Give Client chance to think and speak
Comments  Encouragement, Empathy & Respect
THE MAIN PROBLEM
IN AN INTERVIEW

 Auditee enggan memberikan

informasi.
 Auditor arogan & sok tahu !
AUDITING = TECHNICAL + INTERPERSONAL

Standard # 260 SPPIA

The Important of Interview

Internal auditors should be skilled

in dealing with people and in communicating
effectively
Standard # 260

“Internal auditors should be skilled in

oral & written communication so they
can clearly and effectively convey such
matters as audit objectives, evaluations,
conclusions, and recommendations”
 How important
the interview….

In performing the audit...,

compared to external
auditor...
External auditors Financial Audits Figures

Internal auditors Operational Audits People

 Approach in Audit

• Control-based Audit
• Risk-based Audit
 Risk-based Audit
RISIKO

Sist. Operasi Goals of

businesses

AKTIVITAS
OPERASIONAL

Sist. Pengendalian

Control-based Audit to evaluate ICS

SKAI
 SEBELUM
INTERVIEW

Harus disiapkan:
 Technical Content
 Interpersonal Aspect
 Mempersiapkan
Technical Content

 Pahami Bisnis, Risks & Controls :

Pelajari isu historis yang berulang
Pelajari isu kritis yang timbul
Evaluasi
 14 Jenis Faktor Risiko

1. Iklim, Etika dan Pressure Kerja

2. Kompetensi, Integritas Dan Kecukupan Pegawai
3. Aset dan Transaksi
4. Kondisi Ekonomi (Keuangan)
5. Tingkat Persaingan
6. Kompleksitas dan Fluktuasi Kegiatan
7. Pelanggan, Pemasok, Peraturan Pemerintah
8. Kecukupan dan Efektivitas Internal Control
9. Ketersebaran Lokasi Geografis
10. Tingkat Komputerisasi Sistem Informasi
11. Perubahan-Perubahan
12. Judgement Kebijakan Manajemen
13. Respon dan Tindak Lanjut Temuan Audit
14. Waktu dan Hasil Audit Sebelumnya
 HAL-HAL
YANG INGIN
DIKETAHUI
– Risiko-risiko berkenaan dengan berbagai aspek yang diaudit.
– Control-activities yang ada.
– Test of controls yang dapat dilaksanakan untuk menguji
efektivitas pengendalian yang terpasang
– Proses assessment risiko
 Memahami
Aspek Perilaku
PERSIAPAN :
1. Kenali dan pahami auditee
yang akan diinterview.
2. Pelajari gaya bertindaknya.
3. Pilih pendekatan yang
paling sesuai.
4. Tentukan maksud dan
tujuan.
 SEBELUM INTERVIEW DILAKSANAKAN,
PERTANYAAN YANG TIMBUL !

 Siapa orang yang paling tepat untuk diinterview ?

 Kapan dan dimana interview akan dilakukan ?
 Apa tujuan yang ingin dicapai dari internview ?
 Pertanyaan-pertanyaan apa yang akan diajukan ?
 Bagaimana pertanyaan-pertanyaan akan diajukan ?
 Bagaiaman saya tahu bahwa saya telah mencapai tujuan ?
Dalam mempersiapkan
interview….
1. Kenali dan pahami auditee
yang akan diinterview !

NEW KID ?
BUSINESS
ONLY ?
OLD TIMER ? TOO BUSY SENSITIVE ?
FAST BAD-TEMPER ?
TRACKER ? QUIET & SHY ?
INCOMPETEN
T?
Dalam mempersiapkan interview…

2. Pelajari gaya atau cara bertindak

auditee yang akan diinterview !

 Intuitor
 Thinker  Perceptive Style
 Feeler  Receptive Style
 Driver
Dalam menyiapkan interview …….

3. Untuk menentukan pendekatan interview yang sesuai !

Pelajari Sensory Preference auditee

SEEING HEARING FEELING

 Sensory Preference Clues

SEEING HEARING FEELING

 picture  tune touch
handle
 show  note
grab
 focus  accent strike
 outlook  sound impress
 depict  ask move
 expose  key hit
sharpen
 GOA
Dalam menyiapkan interview … LS

4. Tentukan maksud & tujuan !

 Untuk mengetahui & memahami :

• Risks & Controls yang digunakan
• Gaps (Missing Controls)

 Mempelajari bagaimana auditee memonitor untuk

memastikan controls berjalan semestinya.
 Possible Outcomes

Jika interview dimaksudkan sekedar mengumpulkan

informasi…

Hasil terbaik :
Pertanyaan diajukan – Stressful
auditor ! – Exhausting
Hasil terburuk :
– Antagonistic
“One Way”
– Adversarial
communication
 Possible Outcomes

Jika tujuan interview untuk memperoleh kesepakatan

bersama…...

Auditor & auditee saling Hasil terbaik :

bertukar informasi & cara  Informed
pandang masing2 Hasilnya ?  Intelligent
 Intellectually Stimulating
Auditor & auditee belajar  Energized
dari satu & lainnya
Hasil terburuk :
 Drained
 TIPS FOR BEST
POSSIBLE INCOME

Persiapan & kejelasan TUJUAN !

CREDIBILITY

TRUST

RAPPORT
 IN UNDERSTANDING
POSSIBLE INCOME…….

Master Communicators take

responsibility for how others
perceive them and how they
perceive others.
In the middle of the Interview…

 Bertukar pandang berbagai permasalahan.

 Bertanya, mendengarkan & memperhatikan, melanjutkan
pertanyaan, mendengarkan & memperhatikan, menyelidiki
lebih dalam bila perlu, mendengarkan & memperhatikan,
mendengarkan & memperhatikan, mendengarkan,
memperhatikan, dst…
 Terus berlanjut….sampai seluruh informasi diperoleh !
 End of interview
 Ditegaskan kembali dan diikhtisarkan.
 Menciptakan peluang untuk menjalin komunikasi
yang terus-menerus.
 Dirancang langkah-langkah berikut yang akan
dilakukan
 Ucapkan terimakasih untuk kesediaan waktu auditee
untuk bertemu.
 Setelah interview,………

• Cari tempat yang tenang, untuk mencatat hasil interview.

• Pastikan apakah seluruh informasi yang dibutuhkan sudah
diperoleh.
• Apakah yang saya sudah lakukan bagus, atau bagaimana agar
saya dapat lebih baik lagi.