OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por finalidad establecer normas, criterios y

responsabilidades para la operación logística de descarga, control de la calidad y cantidad
de mercancía que entra en la bodega de alistamiento. Se incluye el etiquetado de los
artículos recepcionados, mejorando así́ la identificación posterior en la preparación de
pedidos de exportación. Así́, como el registro de toda la información que se produzca en
los procesos de recepción, inspección, alistamiento y despacho. Finalizando, con la carga
y entrega de la mercancía al cliente interno.
ALCANCE

Este procedimiento alcanza en su aplicación al personal de Bodega, y a todos los órganos

de la empresa relacionados con la actividad.

APROBACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y DIFUSIÓN

Aprobación: Presidencia.
Administración y seguimiento: Dirección Logística
Difusión y Actualización: Departamento Organizacional y operaciones.

DEFINICIONES

• Almacén

Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de manera

lógica, ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación, manipulación, custodia,
almacenaje y despacho de bienes que van a ser transportados por D-namic Cargo.

• Áreas Físicas de Almacén

Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirán implantar una
organización técnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas establecidas. Se detallan
a continuación:

• Patio de maniobras.

Espacio necesario para que los vehículos de carga puedan realizar las maniobras
necesarias para el atraque y el desatraque en los muelles de descarga y carga de la
mercancía.

• Muelle de descarga y/o carga.

Zona dotada de los medios materiales y del espacio necesario para poder efectuar la
descarga y la carga de las mercancías de manera segura y más eficiente posible.

• Corredores y pasillos

Ambientes determinados para el transito tanto de mercancías, personas o vehículos siendo

estos principales y transversales, deben estar señalizados y estructurados de forma
rectilínea de manera obligatoria.
 • Zona de Recepción.

Zona donde se efectúa la recepción de la mercancía, comprobando que lo entregado

coincide con lo ingresado al sistema (Cantidad, peso) y los documentos físicos de la
mercancía son los necesarios para su transporte internacional. (Exportación)

• Zona de Control de entrada.

Zona donde se despaletiza y etiqueta (RFID) la mercancía para su colocación en la banda

transportadora de inicio de inspección.

• Zonas de inspección.

Zonas distribuidas a lo largo de la bodega adjuntas a la banda transportadora, destinadas

a la inspección de los productos por parte de los organismos de control (ICA, Antinarcóticos,
etc.)

• Localización de Contingencia

Zona que pueda convertirse temporalmente en almacén, para cubrir una contingencia.
Debe estar previamente designada como parte de una política logística de la Empresa.

• Zona de Cuarentena.

Zona para aquellas mercancías que, por sus características propias, la normativa le exige
pasar por un proceso previo antes de tocar o almacenar la mercancía. Suele ser para
productos agroalimentarios y farmacéuticos.

• Zona de embalaje para la expedición.

Zona para embalar y reagrupar las diferentes mercancías que se han de llevar a un mismo
vuelo. Esta función puede ser manual o automatizada.

• Zona de expedición.

Espacio destinado a los pedidos preparados y controlados, hasta el momento de la carga y

expedición de los mismos.

• Zona de almacenamiento.

Es el lugar destinado para el almacenaje de la mercancía hasta su extracción para dar

salida al envío.

• Zona Técnica.

Zona reservada para la carga de las baterías de los montacargas, así como para su
mantenimiento.
 • Zona Administración y servicios.

Espacios destinados a la gestión administrativa del almacén y otros lugares necesarios

para el bienestar del personal que tiene que realizar las distintas funciones en el almacén
(vestuarios, comedor, archivo, sala de fumadores, etc.)

RESPONSABILIDADES

➢ Director de Logística

✓ Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.

✓ Supervisar las labores del jefe y el equipo de Logística.
✓ Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la empresa (transporte,
almacenaje, distribución) con el fin de garantizar la satisfacción del cliente.
✓ Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar y
enviar mercancías y materiales.
✓ Controlar la calidad, el coste y la eficacia de los procesos logísticos. (KPI’S)
✓ Servir de enlace y negociar con otros departamentos, proveedores, fabricantes,
empresas de transporte y clientes.

➢ Jefe de bodega

✓ Coordinar y controlar los procesos logísticos en Bodega.

✓ Asignar y gestionar los recursos de la plantilla conforme a las necesidades
(Cambiantes).
✓ Garantizar que las estructuras estén en su lugar para vigilar el flujo de mercancías
(Sistemas información, tiempos de inspección, paletización, costes de transporte y
valoración del rendimiento, etc.)
✓ Reportar a los clientes las situaciones que se presenten de manera imprevista.
✓ Analizar y resolver los problemas logísticos y planificar las mejoras.
✓ Planificar, desarrollar y aplicar los correspondientes procedimientos de salud y
seguridad en relación con el movimiento y almacenaje de mercancía.

PROCEDIMIENTO

El proceso inicia con la confirmación al cliente de fecha y hora de recibo de la mercancía.

El día y en la hora asignada se le autoriza al transportista el parqueo del vehículo en la zona
de descargue, se reciben y verifican los documentos de la carga.

➢ No es Conforme. Se solicita autorización al jefe de Bodega. No, se le notifica al

cliente y se le da opción de almacenaje en bodega o se procede con la devolución
de la mercancía, coordinando nueva fecha de recibo.

➢ Sí es Conforme. Se corta el precinto de seguridad, se verifica la temperatura interior

del furgón y la unidad logística a descargar.

Se inicia el proceso de descargue de la mercancía, ubicándola en la zona de recepción. Se

Procede a la recepción física de la mercancía mediante control de cantidades y datos
logísticos (peso, código de barras, unidades de embalaje, etc.), teniendo en cuenta la
información consignada en el sistema por parte del cliente y la ingresada en la guía de
remisión.
 ➢ No es Conforme. Se emite una nota de ingreso de la mercancía donde se corrige
la cantidad, peso y se sella y firma la guía de remisión del cliente.

➢ Sí es Conforme. Se sella y firma la guía de remisión del cliente, en señal de

conformidad.

Se inicia el etiquetado de las unidades recibidas mediante la tecnología RFID para el

manejo de datos de las cajas de manera individual. Recordar que todos los datos que
transportan las etiquetas RFID serán captados por los lectores y enviados al sistema que
se encargará de administrar la información y transmitirla a una base de datos que se
localizará fácilmente a través de una simple conexión a la red.

De esta manera, la información sobre la carga de determinado cliente puede ser consultada
desde cualquier parte, en cualquier momento, con la utilización de un simple dispositivo que
posea conexión a Internet.

Inspección Rayos X.

Las cajas con RFID serán puesta en la banda transportadora para ser sometidas a
inspección con equipo de rayos X. El operador de la maquina deberá contar con la
capacitación y certificación para tal efecto. El operador a través del análisis del contenido
basado en los principios de Composición, Forma y Densidad deberá determinar si una caja
debe ser sometida a registro manual o no según el factor de amenaza que este contenga.

El operador de la máquina de rayos X alertará a un funcionario de inspección para que

registre un determinado bulto. Este bulto debe ser sacado a la zona de contingencia para
practicarle la inspección.

➢ Con Novedad. Registro y notificación de la novedad y el bulto queda almacenado

en la zona de contingencia hasta solucionar la novedad.

➢ Sin Novedad. La caja sigue su curso normal y pasa a la zona de inspección

fitosanitaria.

Inspección Fitosanitaria.

La inspección fitosanitaria de los envíos de plantas y productos vegetales está basada, en

mayoría de los casos, en la inspección de una muestra de los mismos. Los envíos o lotes
son poblaciones finitas y las unidades de muestras que se extraen no se reemplazan. Esto,
no significa que el ítem seleccionado no pueda volver al envío (excepto en los análisis
destructivos), sino que el inspector no puede retornarlos antes de haber seleccionado los
otros ítems que componen la muestra.

Los lotes o envíos son rechazados si en la muestra se detecta:

✓ Presencia de plagas cuarentenarias.

✓ Presencia de plagas no cuarentenarias reglamentadas, por sobre los niveles de
tolerancia prescritos.
✓ Evidencia de no cumplimiento de los requisitos fitosanitarios como presencia de
suelo, o de restos vegetales prohibidos.
Se entiende por muestreo, al proceso de seleccionar unidades de una población de interés,
de manera que por el estudio de las muestras se puede generalizar el resultado para la
condición de toda la población elegida.

La Inspección fitosanitaria conlleva tres procedimientos:

1. El examen de los documentos relacionados con un envío.

2. La verificación de la identidad e integridad del envío.
3. El examen visual para detectar plagas y otros requisitos fitosanitarios (tales como
ausencia de suelo).

En la verificación documental se debe destacar que el documento clave y fundamental es

el certificado fitosanitario de exportación/certificado fitosanitario de reexportación.

➢ Con Novedad. Registro y notificación de la novedad y el bulto queda almacenado

en la zona de contingencia o zona de cuarentena según procedimiento, hasta
solucionar la novedad.

➢ Sin Novedad. La caja sigue su curso normal y pasa a la zona de inspección

antinarcóticos

Inspección Antinarcóticos.

La inspección de la carga de exportación se lleva a efecto dentro de la bodega procesadora

de carga y lo realiza el personal especializado en forma manual y acompañado del can
detector de drogas.

En caso de detectar la presencia de alguna sustancia estupefaciente – psicotrópica en el

proceso (revisiones efectuadas a la carga) se procederá a la aprehensión de la carga y las
evidencias encontradas y se pondrá en conocimiento de las autoridades pertinentes.

Es función primordial efectuar el control antinarcóticos a toda la carga y durante este

proceso de control el personal encargado llevara un registro completo de toda la carga que
se ha revisado.

➢ Con Novedad. Registro y notificación de la novedad y el bulto queda almacenado

en la zona de contingencia o zona de cuarentena según procedimiento, hasta
solucionar la novedad.

➢ Sin Novedad. La caja sigue su curso normal y pasa a la zona de alistamiento para
despacho o almacenaje.

Alistamiento para despacho de exportación.

La mercancía es transportada mecánicamente al área de alistamiento, donde se inicia el

proceso de embalaje para despacho. Este proceso juega un papel trascendental y debe
estar acorde con los requisitos de calidad, manipulación, distribución, entre otros aspectos.

Para el proceso de embalaje el operario se ciñe a las indicaciones arrojadas por el sistema
de acomodación de la carga en el pallet aéreo. Al finalizar este proceso, se procede con la
colocación de la funda térmica y la malla de seguridad. Cuando el pallet está listo y sellado
para exportación, se procede con la colocación de la etiqueta RFID con información general
del pallet: (país de origen, Terminal de salida, Terminal de entrada, peso bruto, peso neto,
número de unidades, etc.). Se da por terminado el proceso de alistamiento y los pallets
quedan en custodia esperando el proceso de cargue para entrega a cliente interno.

Cargue contenedor.

Se notifica al departamento de transporte la hora de cargue para que procedan con el pre-
enfriamiento del contenedor a la temperatura óptima para su transporte. Se ubica el tráiler
en muelle a la hora indicada.

Se abre el contenedor y se realiza medición de temperatura interior. También, se

comprueba que viene en perfectas condiciones tanto de limpieza como de funcionamiento.

Se inicia el cargue, asegurando que los pallets se cargan de manera uniforme y correcta
para prevenir obstrucciones que puedan resultar en zonas calientes. No se deben dejar
huecos entre pallets ya que se producirían remolinos de aire en estos espacios y por tanto,
el aire no circularía correctamente y, sobre todo, nunca sobrepasar la línea roja que
determina el límite de altura de la carga en el contenedor. Hay que dejar ese espacio para
que pueda circular el aire de retorno. Evitando una mala circulación de aire, que es una de
las principales causas del deterioro del producto.

Finalizado el cargue, se verifica nuevamente la temperatura del contenedor para el posterior

cerrado de las puertas correctamente. Se instalan los precintos con acta de colocación,
registrando hora y temperatura al momento de cerrarlo. Se emite la carta de porte para el
trasporte por carretera y se le entrega al transportista.

Entrega de Carga al cliente interno.

El cliente interno recibe al transportista y verifica que el precinto de seguridad concuerde

con el colocado en la carta de porte.

Con Novedad. Registro y notificación de la novedad al departamento de seguridad.

Sin Novedad. Se procede al descargue de los pallets por parte del cliente interno y sellado
de la carta de porte al transportista.