Caracterizacion de Procesos SENA

C-04
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Versión: 4.0
CARACTERIZACION DE PROCESO
Página 1 de 1
NOMBRE DEL PROCESO MEJORA CONTINUA LIDER DEL PROCESO Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo
OBJETIVO DEL PROCESO Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Plan de trabajo del sistema integrado de mejora

políticas, orientaciones estratégicas, planes, Todos los procesos
continua institucional
programas y proyectos de la entidad
Informe de avance del sistema Proceso de Planeación Estrategica
Proceso de Planeación Estrategica P Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua
Definición de la Poitica y objetivos de calidad Todos los procesos
Actas de Revisión por la Dirección
Planes de mejoramiento del Sistema Todos los procesos
Solicitudes de creación ,modificación o

Todos los procesos H Controlar los documentos del Sistema Listado maestro de documentos Todos los procesos
Anulación de documentos
Reporte de no conformidades reales y Informe del estado de acciones correctivas y Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Todos los procesos H Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas
potenciales preventivas Continua
Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Informes regionales de los avances del los Informe de seguimiento a la gestión ambiental Proceso de Planeación Estrategica
H Consolidar y monitorear los planes ambientales
Continua planes de gestión ambiental institucional Organos de Control
Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Comités Nacional y Regionales del Sistema Integrado
Programa de auditorias internas
Continua Solicitudes de realización de auditorias internas de Mejora Continua
H Administrar las auditorias internas de calidad y Gestión Ambiental
Planes de mejoramiento institucional
Proceso de Planeación Estrategica Informe consolidado de las auditorias internas Proceso de Planeación Estrategica
Proceso de Mejora continua Informe de auditorias internas
Retroalimentación del cliente
Desempeño de los procesos y la conformidad

del producto y/o servicio
Todos los procesos
Estado de acciones correctivas y preventivas
H Consolidar y elaborar el informe de la Revisión por la Dirección Informe para la Revisión por la Dirección Proceso de Planeación Estrategica
Cambios que podrian afectar el sistema
Recomendaciones para la mejora
Acciones de seguimiento de reevisiones previas

efectuadas por la Dirección
Proceso de Planeación Estrategica
Riesgos actualizados e identificados
Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua
Proceso de Mejora Continua Documentación del Sistema V/A Documentos y registros controlados del proceso Proceso de Mejora Continua
Institucional, correspondientes al proceso
Planes de mejoramiento
Proceso de Planeación Estratégica No conformidades
V/A Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora Acciones de mejora realizadas Proceso de Mejora Continua
Proceso de Mejora Continua Mapa de Riesgos
Indicadores
RIESGOS: Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Hoja de vida del indicador del proceso
REQUISITOS Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso
Control del Documento

Nombre Cargo Fecha
Elaboro Oscar Andrés Rojas Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo ago-10
Reviso Iveth alexandra Gutierrez Funcionario Dirección de planeación y Direccionamiento Corporativo sep-10
Aprobó Juana perez Martinez Lider del procesos nov-10
Control de Cambios
versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó
1 jun-05 Versión Inicial del sistema Resolución 001156 del 2005
Maria Cristina Alvarez Coordinadora Grupo de
2 dic-05 Eliminación de la estructura por macroprocesos Mejora Continua de la Gestión Institucional
3 dic-08 Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de un interrelación de procesos en un mapa a una cadena de valor Resolución 003751 del 2008
4 nov-10 Ajuste de las actividades del proceso Juana Perez Martinez
Este documento impreso se considera copia no controlada

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI
PROCESO: MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros
Objetivo: Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y divulgación, de los
documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional así como el control y la administración de los
registros del SENA
Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Alcance: Desde la identificación de la
Directores Regionales, Subdirectores de centro y necesidad de la creación, modificación o
Dirección de Planeación y Direccionamiento anulación de documentos, hasta su disposición
Corporativo. final.
Generalidades:
Control de Documentos
• La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional varía según el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este
procedimiento.
• La codificación de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.
• Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbología
establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.
• La descripción o caracterización de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo
4 de este procedimiento.
• Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.
de este procedimiento.
• Los Anexos 4 y 5 son formatos únicos, la codificación se realiza de acuerdo con el proceso.
• El control de los documentos del SIMCI se realiza a través del Listado Maestro de Documentos (ver
Anexo 6) el cual será manejado exclusivamente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo. (VER NOTA 1)
• La solicitud, creación modificación y anulación de documentos del SIMCI se debe realizar en el
Anexo 7 de este procedimiento.
• Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso.
El control, la actualización y la divulgación del Normograma institucional, corresponde a la Dirección
Jurídica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.
• Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotación en el pie
de página. “Este documento impreso se considera copia no controlada”
• Para la identificación de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes
características:
Versión 3 P001- 04 Pág. 1

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.
Versión 3 P001-04 Pág. 2

Procedimiento
El encabezado para
deella
Control de los Documde
caracterización entproceso:
os y Registros del SIMCI.
Fecha:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Versión:

NOMBRE DEL DOCUMENTO
Página de
L mientos tendrán encabezado solo en su primera pagina

os procedi

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
E páginas solo aparecerá el nombre del procedimiento
n las demás
L s tendrán el siguiente encabezado
os formato
NOMBRE FORMATO
Código y versión
Nombre proceso al que está asociado
Nombre procedimiento al que está asociado
- Pie de página:
Todas las hojas de los procedimientos llevarán en el pie de página la siguiente tabla alineada a la
derecha,
Indicando el número de versión, el código y la página:
Versión # Código Página
Todo documento del sistema contará con un código único que se asigna según lo establecido en este
procedimiento.
Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la última página.
Nombre Cargo Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
Control de Cambios
versión Fecha de Descripción del cambio Aprobó
Aprobación

El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en
la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo
NOTA 1: Las Regionales solo podrán generar instructivos, formatos, Guías y fichas técnicas
adicionales para aplicar de manera específica y conforme a la naturaleza de los Centros de
Formación adscritos a está. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos
de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trámite ante la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo para su revisión y la posterior inclusión en el Listado
Maestro de Documentos.
NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestión
Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de
Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se
contempla que los centros deberán elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento
de dicha normatividad vigente, teniendo como parámetros las características del SIMCI .
Control de Registros
• El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a través de las Tablas de
Retención Documental la entidad realizará el control de sus registros.
• En las TRD se determinará las condiciones para la identificación, almacenamiento, protección,
tiempo de retención y la disposición final de los registros.
• La identificación: Se establece a través de series, sub-series y las series documentales.
• El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradición Documental; en ella se establece si los
registros se almacenan en soporte físico (original o copia) o si es en soporte electrónico.
• La protección: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en
carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestión de cada
proceso.
• La recuperación: La consulta de los registros, se solicitará ante la persona encargada de dirigir el
archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la
respectiva dependencia.
• La retención: Corresponde al tiempo en archivo de gestión como en archivo central.
• La disposición final, en las TDR se establece si la eliminación o conservación, si este es el caso
se determina este si es en soporte físico o soporte electrónico, así como la tecnología usada para la
misma. Digitalizado o microfilmado.
Flujograma
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
Detectar las necesidades de crear, anular o
modificar un documento de su proceso. o
retirar o incorporar un documento externo que
afecte su proceso. Líder de procesos y/o
1 En el caso que el documento sea solicitado por responsable asignado
un Centro de Formación, esta solicitud debe nacional o regional
ser diligenciada por el responsable Regional y
este enviarla a la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo
Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04 Líder de procesos y/o Formato F002-
2 “formato de creación, modificación y anulación de responsable asignado
documentos” , debidamente diligenciado
P001-04
Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud Dirección de Planeación
3 y Direccionamiento
Corporativo
Si es anulación del documento, se procede a la
4 actividad 12 de lo contrario continua con la
actividad 5
Verificar si el documento cumple con los Dirección de Planeación
Formato F002-
5 referentes de este procedimiento y del SIMCI. y Direccionamiento
P001-04
Corporativo
Si es viable se continua con la actividad
6
numero 9 de lo contrario con la actividad 7
Enviar comunicación al responsable del Dirección de Planeación
proceso informando acerca de la no viabilidad y Direccionamiento Formato F002-
7
solicitando los ajustes que se deben realizar al Corporativo P001-04
documento, en el formato F002-P001-04.
Realizar los ajustes del documento y remitirlo Líder de procesos y/o
nuevamente a la Dirección de Planeación y responsable asignado Formato F002-
8
Direccionamiento Corporativo para continuar P001-04
con la actividad 5.
Enviar el documento para su aprobación. Dirección de Planeación
Corporativo.
Devolver el documento, confirmando su Designado en la tabla de Documento en
10 aprobación y continuar con el proceso niveles de autoridad tramite
Asignar código y versión al documento según Dirección de Planeación

Documento en
11 el control documental y el Listado Maestro de y Direccionamiento
tramite
Documentos Corporativo
Actualizar el listado maestro de documentos y Dirección de Planeación Listado Maestro
12 las TRD si es necesario y Direccionamiento de Documentos y
Corporativo TRD
Identificar la versión anterior del documento y
Dirección de Planeación
marcarlo según el caso documento obsoleto Versión anterior
si es una modificación o documento anulado del documento
Corporativo
si es una eliminación.
Divulgar en los medios establecidos para tal fin. Dirección de Planeación
14 El nuevo documento con el apoyo de y Direccionamiento Medios digitales
Comunicaciones. Corporativo
Socializar e implementar el documento en las Líder de procesos
15
actividades diarias.
Archivar los documentos y registros Funcionarios y
16 TRD
contratistas SENA
Conservar, proteger y recuperar los Funcionarios y
17 TRD
documentos y registros contratistas SENA
Velar por la Disposiciones final de los registros Funcionarios y
18 TRD
contratistas SENA
Documentos asociados:
ƒ Tablas de Retención Documental, vigentes a la fecha.
ƒ Anexo 1 “Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI”
ƒ Anexo 2 “Codificación de documentos”
ƒ Anexo 3 “Simbología para los flujogramas”
ƒ Anexo 4 “Identificación de caracterización de procesos”
ƒ Anexo 5 “Identificación de procedimientos”
ƒ Anexo 6 “Listado Maestro de Documentos”
ƒ Anexo 7 “ Formato Solicitud de creación, anulación o modificación de documentos
Nombre Cargo Fecha

Elaboró Oscar A. Rojas Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Junio2010
Continuo
Revisó Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gestión Presupuestal y Julio 2010
Mejoramiento Continuo
Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo Agosto 2010
Control de Cambios
Resolución
01 Junio 2005 Versión Inicial del sistema 001156 del
2005
Actualización nueva versión del procesos y Resolución
02 Diciembre 2008 procedimientos y paso de la interrelación de procesos 003751 del
identificada en un mapa a una cadena de valor. 2008
Resolución
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
02613 del 9 de
03 Agosto 2010 registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se
septiembre del
ajuste a las nuevas tecnologías.
2010
ANEXO 1
NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Comité Nacional del Sistema

Funcionario encargado por el
Política de la Calidad de Mejora Continua Consejo Directivo
Representante de la Dirección
institucional
Funcionario encargado por el Dirección de Planeación y
Objetivos de Calidad Integrado Mejora Continua
Representante de la Dirección Direccionamiento Corporativo
Institucional
Cadena de Valor Integrado Mejora Continua
Institucional
Manual de Calidad Integrado Mejora Continua
Institucional
Funcionario encargado por el lider Dirección de Planeación y

Caracterización de Procesos Lider del proceso
del proceso Direccionamiento Corporativo
Funcionario encargado por el

Dirección de Planeación y
Procedimientos y Planes de calidad responsable del proceso o Lider del proceso
encargado de mejora a nivel regional
Procedimientos temas especificos

determinados en la NOTA 2 del Dirección de Planeación y
Funcionario encargado Subdirector de Centro
procedimiento control de documentos y Direccionamiento Corporativo
registros
Funcionario encargado por el Lider del proceso o

Instructivos, Fichas Técnicas, Guías y Dirección de Planeación y
responsable del proceso o responsable regional del
Formatos Direccionamiento Corporativo o
encargado de mejora a nivel regional proceso

ANEXO 2
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora
Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificación para su identificación y
control. Esta codificación está relacionada con el proceso al cual soporta el documento.
La estructura general de la codificación consta de los siguientes caracteres alfanuméricos

asignados de la siguiente manera:
- El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de

documento así:
M: Manual
P: Procedimiento
I: Instructivo
C: Caracterización
G: Guía
F: Formato
- El segundo y tercer carácter son de tipo numérico y corresponden a los dígitos

relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, así:
01 = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
02 = CONVENIOS Y ALIANZAS
03 = PLANEACION ESTRATÉGICA
04 = MEJORA CONTINUA
05 = NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES
06 = DISEÑO CURRICULAR
07 = ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
08 = EJECUCION DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
09 = EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
10 = CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
11 = GESTIÓN PARA EL EMPLEO
12 = GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
13 = GESTIÓN ADMINISTRATIVA
14 = GESTIÓN JURIDICA
15 = GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
16 = GESTIÓN DOCUMENTAL
17 = GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
18 = GESTIÓN INFORMÁTICA
- Las caracterizaciones de proceso solo contarán con los dos caracteres

anteriores así: C04: pertenece al proceso gestión documental
Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboración del documento

dentro del proceso, iniciando con el 001.
Esta codificación se ubicará o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y
en el pie de página, para el resto de documentos.
Ejemplo: Un Formato para la “solicitud de creación, modificación y anulación de documentos”

se codificará: F002-P001-04, donde:

ANEXO 2
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
F002: Es el segundo formato asociado a este proceso

P001: Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso
04: Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua
NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o esté relacionado

directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificará de la siguiente manera:
Ejemplo: Un Formato se codificará: F001-04, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
- La codificación del Manual de Calidad será:
MQ – 01, en donde:
MQ: Manual de Calidad.

01: Corresponde a la versión del manual
- Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos
Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-01, en donde:

MPP: es la identificación del Manual de Procesos y Procedimientos
01: Corresponde a la versión del manual
NOTA 2: Para los documentos, háblese de Instructivos, formatos y guías propias de cada
Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institución, a
su especialidad, se debe agregar el código designado por la Resolución 806 de 2004, donde
se establecen entre otros los códigos de las regionales.
Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Continúa para la Regional Tolima
Se codificará: F001-04-73, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
73: Documento utilizado por la regional Tolima únicamente
Para este caso también se aplica la NOTA 1.

ANEXO 3
Simbología para los Flujogramas
Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:
Símbolo Nombre Observación
Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.
Al interior del rectángulo se redacta la tarea, iniciando con

Tarea
verbo infinitivo
Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/
Toma de decisión
Rechazado, etc.).
Documento o En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento
registro o registro.
Se utiliza cuando de una Actividad o Decisión se genera
Multidocumento
más de un documento.
Conector de Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que
actividades se desean conectar.
Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra
Conector de páginas
página.
Proceso o Indica que se da una interacción con otro proceso o
procedimiento procedimiento.
Indica que la información debe registrarse o conservarse
Base de datos
en un sistema de información.
Flecha de conexión
Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del
entre actividades, o
Diagrama de Flujo.
de destino
Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un número consecutivo a partir
de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser
coherente con la numeración de la descripción del procedimiento.
Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de

flujo específico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseño de base de
datos, casos de uso, bloques, diseños de web, ingeniería de procesos, ingeniería
eléctrica, ingeniería mecánica, diseño de redes Intranet, diseño de software, etc.) se
usarán los códigos gráficos propios de dichos diagramas.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA codigo: (1)
Versión: (2)
CARACTERIZACION DE PROCESO
Página (3)
NOMBRE DEL PROCESO (4) LIDER DEL PROCESO (5)
OBJETIVO DEL PROCESO (6)
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL (7)
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
(8) (9) -10 -11 -12 -13
RIESGOS Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Indicadores de gestión del proceso
REQUISITOS Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso
Nombre Cargo Fecha
Elaboro (14)
Reviso (15)
Aprobó (16)
Control de Cambios
(17) (18) (19) (20)

PROCEDIMIENTO
PROCESO: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO: (2)
Objetivo: (3)
Responsable: (4) Alcance: (5)
Generalidades:
 (6)

Flujograma
(7)
(8) (9) (10) (11)
Documentos asociados:
 (12)
Nombre Cargo Fecha
Elaboró (13)
Revisó (14) Dirección de Planeación y Direccionamiento

Corporativo
Versión P017- Pág. 1

Procedimiento para la Revisión por la Dirección.
Aprobó (15) Jefe oficina de comunicaciones
Control de Cambios
versión Fecha de Descripción del cambio Aprobó
Aprobación
(16) (17) (18) (19)
Instructivo
(1) Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar
(2) Escribir el nombre del procedimiento
Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las
(3)
pautas o criterios para (titulo del procedimiento)
(4) Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento
(5) Indicar a que se debe aplicar el procedimiento
Definir claramente las observaciones básicas, requisitos , pautas para el desarrollo del
(6)
procedimiento
(7) Mostrar el flujograma del procedimiento
(8) Enumerar las actividades del procedimiento
(9) Enunciar claramente las actividades del procedimiento
(10) Identificar quien es el responsable de la actividad
(11) Identificar si aplica el registro de la misma
Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos ,
(12)
formatos guías, etc.
Escribir el nombre de quien elaboró el documento así como el cargo o número de acta
(13)
donde se haya elaborado
Escribir el nombre de quien revisó el documento así como el cargo o número de acta
(14) donde se haya revisado según el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
Escribir el nombre de quien aprobó el documento así como el cargo o número de acta
(15) donde se haya aprobado. según el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(16) Indicar el numero de versión en la que se encuentra el documento
(17) Colocar la fecha de aprobación del documento
Realizar la descripción de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la
(18)
trazabilidad del mismo
(19) Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprobó el documento
Versión P017-0 Pág. 2

ANEXO 6
Listado Maestro de Documentos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

F001-P001-04 VERSIÓN 001
Procesos mejora continua
Procedimiento control de Documentos y Registros
VIGENTE
PROCESO CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
DESDE
(1) (2) (3) (4) (5)
Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir
(1) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.

(2) Escribir el código asignado al documento
(3) Escribir el nombre del documento
(4) Escribir el número de la versión en que se encuentra el documento
(5) Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento

FORMATO CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
F002-P001-04 VERSIÓN 001
PROCESO MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CREACIÓN MODIFICACIÓN ANULACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN
NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO

OBSERVACIONES
AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO
AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
Codigo asignado, versión y fecha de aprobación
del documento
PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO: Auditorías Internas de Calidad
Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas de calidad, para realizar el seguimiento
al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.

Responsable: Alcance:
• Oficina de Control Interno de Gestión Inicia con la elaboración del programa de

• Dirección de Planeación y Direccionamiento auditorías internas de calidad y termina con
Corporativo y su equipo el seguimiento de las acciones de mejora
• Director Regional emprendidas.
• Equipo auditor Coordinador
Generalidades:
• Existirá un programa de auditorías internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la

responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina
de Control Interno de Gestión y el grupo operativo designado por la Representante de la Dirección, el
cual será presentado al Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el
Secretario del mismo para su aprobación.
• Los Comités Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecerán su
programa de auditorías internas regionales con los parámetros establecidos en el Programa de
auditorías internas nacionales.
• El programa de Auditorias nacional, podrá incluir varios ciclos de auditoría.
• Los auditores internos no podrán auditar su propio proceso.
• En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el
programa, esta será designada por el Representante de la Dirección.
• El líder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la
representante de mejora, en un término no mayor a quince (15) días hábiles.
• El auditado debe remitir copia del informe de auditoría y de los Formato de acciones correctivas y
preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluación de auditores, a la
Representante del Director Regional (Secretario Técnico del Comité Regional), durante los diez (10)
días hábiles después de ser recibidos.
• El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria,
se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educación,
experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente
tabla:

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.
Perfil Auditor Interno de calidad Líder del equipo auditor

Educación Educación secundaria Educación secundaria
Experiencia laboral en el
Mínimo 10 mes Mínimo 15 mes
SENA
24 horas de formación en
40 horas de formación como auditor
Formación como auditor auditoría interna de calidad
líder de calidad certificada
certificada
1. En principios, procedimiento y técnicas de auditoría.
2. Conocer los documentos del sistema y de referencia
3. Conocer la situación de la organización.
4. Conocer la normatividad vigente.
5. conocimiento y habilidad de la terminología de la calidad.
6. conocimiento de la terminología del sector, las características técnicas
de los procesos y productos de institución.
1. Planificación de auditorias
Habilidades
2. habilidad en las comunicaciones.
3. tener capacidad de organizar y dirigir
a los auditores de su equipo.
4. ser capaz de orientar y dirigir.
5. Estar en capacidad de solucionar
conflictos.
6. preparar y completar el informe de
auditoria
Los auditores deben ser personas, Éticas, de mente abierta, diplomáticos ,perceptivos , versátiles y
objetivos
Haber participado en al menos dos
Experiencia en auditorias Ninguna
auditorías internas como auditor.
• La evaluación del equipo auditor será coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestión,
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de
cada regional.
La evaluación de los auditores líderes será realizada por el Representante de la Dirección.
Esta calificación es realizada por los auditados a través del formato evaluación de auditores:
5: Cumple criterio
3: Cumple parcialmente criterio
1: No cumple criterio.
El resultado final de la calificación se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:

4.1 – 5 Auditor cumple
3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento
Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoría y debe ser
formado nuevamente.
• La regional debe enviar copia del informe de auditoría y los planes de mejora establecidos para
solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las
evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince días después de haber recibido el
informe de la auditoria, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, con el fin de
realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los
consolidara y enviara a Control Interno de Gestión.

• Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicación donde se
encontró
Ejemplo.
“proceso ejecución de la formación, Regional Cauca, Centro Industrial”
Además se debe ser claro en la redacción de las mismas, ejemplo.
“No se está llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje,
como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N° XX y XXX del 2010”
• Las No Conformidades serán cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas
establecidas en el plan de mejoramiento.




Elaborar el programa de auditorías nacional, Oficina de Control
estas incluyen las auditorías Internas de Interno de
Calidad como las de Gestión Ambiental. Gestión, Dirección Formato
1 de Planeación y F001-P002-04
Direccionamiento
Corporativo
Presentar el programa de auditorías en la
primera reunión del año del Comité Nacional Secretario
2
del Sistema Integrado de Mejora Continua Técnico del
Institucional Comité
Revisar que el programa de auditorías Comité Nacional
cumpla con las diferentes expectativas de la del Sistema
Acta de la
3 administración y de las necesidades de la Integrado de
reunión
organización Mejora Continua
Institucional
Si el programa es aprobado continua con la
Acta de la
actividad numero 4 de lo contrario deberá ser
reunión
ajustado y regresa a la actividad 1
Comunicar a los Comités Regionales del
Sistema Integrado de Mejora Continua Comunicación
4 Institucional el programa nacional de auditorías Secretario vía correo
y las directrices especificas para cada proceso Técnico del electrónico
a auditar en su respectiva Regional Comité
Seleccionar auditores internos del personal
Comité Regional
con el que cuenta la Regional según el perfil,
del Sistema
de no contar con suficientes auditores se debe
5 Integrado de
solicitar a la Dirección de Planeación y
Mejora Continua
Direccionamiento Corporativo el apoyo
Institucional
respectivo.
Elaborar el programa de auditoría regional Comité Regional
con los lineamientos establecidos en el del Sistema
Formato
6 programa nacional Integrado de
F002-P002-04
Mejora Continua
Institucional
Enviar el programa de auditorías regional a Comité Regional
la Dirección de Planeación y Direccionamiento del Sistema Comunicación
7 corporativo, con las fechas en las que se Integrado de vía correo
realizarán y nombre de las personas que Mejora Continua electrónico
conformaran el equipo auditor Institucional
Si cumple con los lineamientos establecidos en Oficina de Control
el programa Nacional aprobado por el Comité Interno de
Nacional del Sistema Integrado de Mejora Gestión, Dirección Comunicación
Continua Institucional y los perfiles de los de Planeación y vía correo
auditores, continua con la actividad 8 de lo Direccionamiento electrónico
contrario se regresa a la actividad 5 Corporativo
informando los cambios que se deben realizar
Oficina de Control
Aprobar el programa diseñado por las Interno de
Direcciones Regionales y enviar comunicación Gestión, Dirección
8 con la aprobación de Planeación y
Direccionamiento
Corporativo


Elaborar las comunicaciones para informar Comité Regional
tanto a auditores como auditados del programa del Sistema
9 de auditorías Integrado de comunicación
Mejora Continua
Institucional
Revisar la documentación del proceso a
auditar, el equipo auditor debe revisar además
del proceso y los procedimientos que se va
10 auditar, cualquier otra información pertinente, Equipo auditor
por ejemplo reportes de auditorías anteriores,
no conformidades y detalles de las acciones
correctivas.
Elaborar Plan de auditoría, en el cual debe
constar de fecha y hora, lugar de la auditoria,
el alcance de la auditoria que debe ser el
11 Equipo auditor Formato
mismo del programa de auditorías, los cargos
F003-P002-C4
de las personas que van hacer auditados y el
nombre de los auditores
Enviar el plan de auditoría a la persona líder Comunicación
12 del proceso y/o responsable del mismo a nivel Equipo auditor vía correo
regional que va hacer auditado. electrónico
Si después de recibir el plan de auditoría, el
auditado cree que debe realizarse
modificaciones al plan por compromisos
adquiridos anteriormente para la misma fecha,
se debe responder al equipo auditor, en los
Comunicación
dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la
Auditado vía correo
comunicación, con lasustentaciones
electrónico
respectivas, la fecha por parte del auditado
solo se puede modificar una vez. Si esto
ocurre de regresa a la actividad numero 11 de
lo contrario se continua con la actividad
numero 13
Elaborar la lista de requisitos o preguntas
básicas que se deben plantear, con referencia
13 tanto a la norma de Calidad, como a los pasos Equipo auditor Formato
de y decisiones del procesos y /o de los F004-P002-04
procedimientos.
Realizar la reunión de apertura con el Líder
del proceso y/o responsables a nivel regional,
14 donde se presenta el equipo auditor, se revisa Equipo auditor
el alcance de la auditoria, así como el plan y se
aclaran los detalles del mismo.
Ejecutar la auditoría interna según el plan
presentado y utilizando de referencia las listas
de chequeo elaboradas anteriormente. Esto
Formato
15 puede llevarse a cabo en forma de entrevistas Equipo auditor
F004-P002-04
a las personas que desarrollan las actividades
del proceso y/o procedimientos o mediante la
observación de las mismas.
Elaborar las conclusiones de la auditoria
16 Equipo auditor
para ser informados en la reunión de cierre


Documentar los hallazgos encontrados
debidamente evidenciados en el formato de
Formato
17 acciones preventivas y correctivas, según lo Equipo auditor
F001-P003-04
establecido en el procedimiento acciones
preventivas y correctivas.
Elaborar informe de auditoría. Formato
18 Equipo auditor
F005-P002-04
Realizar la reunión de cierre informando los
puntos por resaltar tanto positivos como los
Formato F005-
hallazgos encontrados esto se registra con las
P002-04 y
19 conclusiones y/o observaciones que sean Equipo auditor
Formato
necesarias, el auditor debe entregar informe
F001-P003-04
de auditoría con los formatos diligenciados de
acciones preventivas y correctivas
Archivar los documentos generados por la Representante de
auditoria, ya sean de forma física o digital, para mejora de la
el control de registros del sistema y poder Regional
20 realizar por parte de la Dirección Regional, el (Secretario
seguimiento a los procesos y planes de Técnico del
mejoramiento respectivos. Comité Regional)
Realizar el seguimiento por parte de la Representante de
Dirección Regional, de las fechas establecidas mejora de la
en los planes de mejoramiento, para informar Regional
21 Comunicaciones
al encargado del cierre de las mismas (Secretario
Técnico del
Comité Regional)
Realizar el seguimiento de los planes de
mejoramiento planteado para cerrar las no
conformidades por parte de equipo auditor que Formato
22 Equipo auditor
realizo la auditoria o por el asignado por la F001-P003-04
Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo.
Preparar el informe anual de auditorías Representante de
internas de la Regional y enviar a la Dirección mejora de la
de Planeación y Direccionamiento Corporativo Regional
23
para consolidar y entregar a la Oficina de (Secretario
Control Interno de Gestión. Técnico del
Comité Regional)
Documentos Asociados:
• F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditorías Internas.

• F002-P002-04. Formato Programa de Auditorías Internas Regionales.
• F003-P002-04. Formato Plan de Auditorías.
• F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo.
• F005-P002-04. Formato Informe de Auditorías Internas.
• F006-P002-04. Formato de Evaluación Auditores Internos.
• F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

Nombre Cargo Fecha
Consuelo Castañeda, Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Septiembre
Elaboró Claudia Patricia Sanchez, Regionales de Caldas y Antioquia y de la
2010
Oscar Rojas Dirección General
Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Septiembre
Revisó Juan Pablo Osorio
Mejoramiento Continuo 2010
Directora de Planeación y Direccionamiento Noviembre
Aprobó Juana Pérez Martinez
Corporativo 2010
Control de Cambios
Fecha de
Versión Descripción del cambio Aprobó
Aprobación
Resolución 001156
01 Junio 2005 Versión Inicial del sistema
del 2005
Maria cristina
Álvarez
02 Diciembre 2005 Eliminación de la estructura por macroprocesos
Coordinadora Grupo
de Mejora
Actualización nueva versión del procesos y
procedimientos y paso de la interrelación de Resolución 003751
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena del 2008
de valor.
Juana Pérez Martinez
Ajuste del procedimiento de control de
Directora de
documentos y registros para que el Modelo de
04 Noviembre 2010 Planeación y
Mejora Continua de Calidad sea dinámico y se
Direccionamiento
ajuste a las nuevas tecnologías.
Corporativo

PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS
F001- P002-04 / Versión 01
Mejora Continua
Auditorías Internas de Calidad
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
_
_
_
_
_
_
.
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
_
_
_
_
_
.
PROGRAMA DE AUDITORIAS:
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE

FORMACIÓN)
TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:
_
_
.
N° Y FECHA DE ACTA DEL COMITÉ REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA

CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS NACIONALES: .
----------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------
-
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMITÉ
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL
F002-P002-04 / Versión 01
Mejora Continua
Auditorías Interna de Calidad
Regional:
Objetivo:
(1)
Alcance:
(2)
NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA LUGAR Y FECHA EQUIPO AUDITOR
(3) (4) (5) (6)
(8)
FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL
FECHA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO
(9)
(1) Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes
(2) Definir la extensión y los límites de la realización de las auditorias internas de calidad,
(3) como: Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor
(4) Escribir el nombre del líder del proceso o responsable regional
(5) Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria
(6) Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Dirección general, regional o centro de
formación en que se va a realizar la auditoria
(7) Respaldar la elaboración del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de
(8) Respaldar la aprobación del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta
Dirección
(9) Escribir la fecha de aprobación del programa de auditorias internas de calidad
PLAN DE AUDITORIAS
F003-P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
PROCESO AUDITADO: (1)

REGIONAL: (2) CENTRO:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3) ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)
Documentos de Referencia: (5)
AUDITOR LIDER:
(6)
EQUIPO AUDITOR:
(7)
AUDITADO: (8)
Fecha Hora Fecha Hora FECHA (DD-
(DD-MM-AA) REUNIÓN DE (DD-MM-AA) MM-AA)
REUNIÓN APERTURA ENTREGA INFORME FINAL
CIERRE
(9) (10) (11)
Hora Auditado
ACTVIDAD Fecha Auditor
Inicial Final Nombre Cargo
(12) (13) (14) (15) (16)* (17) (18)
Página 1 de 2
(19) (20)
FIRMA AUDITOR LÍDER FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO
Página 2 de 2
Página 2 de 2
(1) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado
(2) Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la dirección general no diligenciar
(3) Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado
(4) Definir el campo de aplicación de la realización de la auditoria interna de calidad
(5) Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria
(6) Escribir el nombre del auditor lider designados para la realización de la auditoria
(7) Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la
auditoria (8) Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria
(9) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de apertura de la auditoria interna de
calidad (10) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de cierre de la auditoria interna de calidad
(11) Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad
(12) Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria
(13) Escribir la fecha de realización de la actividad programada de la auditoria interna de calidad
(14) Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar
(15) Establecer el horario de finalización de la actividades que va a desarrollar
(16)* Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)
(17) Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado
(18) Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad
(19) Respaldar la elaboración del plan de auditoria con la firma del equipo auditor
(20) Respaldar la aprobación del plan de auditoria con la firma del líder del proceso
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LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS
F004-P002-04 / Versión 1
Mejora Continua
Auditorías Internas
Fecha: (1)
Lugar: (2)
Proceso Auditado: (3)
Líder del proceso

y/o responsable a (4)
nivel regional
Equipo Auditor: (5)
Requisito Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar C NC observaciones
(6) (7) (10) (11)
NOTAS ADICIONALES
( Indic general, regional y centro de formación) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo
ar la
al programa de auditorias internas de calidad Escribir el nombre del líder del proceso o
) fecha a
en la
responsable del mismo a nivel regional auditar
( que
se va Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria
)a r
realiz Indicar el numeral ó literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.
( ar la e
audit Escribir la pregunta que realizará el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los
) oria a
requisitos. Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo
(E l establecido no se esta
)
s cumpliendo.
i
( Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.
c z
)
r a
(
i r
)
b
(
i
) l
r
( a
1
e
0 a
l
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1g
o
)a r
r i
o (
n d
d i
e r
c
s
c
e
i
o
v
n
a
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
1. INFORMACION GENERAL
PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO
(Donde se llevo a cabo la auditoria)
LOCALIZACIÓN
(especifique dirección, teléfono, correo electrónico de los sitios visitados)
ALCANCE
REQUISITOS
LIDER DE PROCESO O
RESPONSABLE DE RECIBIR LA
AUDITORIA
1
Nombre INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versión 02
Cargo
Mejora Continua
Correo Auditorías Internas de Calidad
electrónico
FECHAS DURACIÓN (total días – auditor)
FECHAS DE
EJECUCION
DE LA
AUDITORIA.
EQUIPO
AUDITOR
Líder
Auditores
2 OBJETIVOS
2.1
3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS

3.1 Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas
.
3.2 Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.
2
4 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS
Descripción de la no
N° Numeral de la norma de requisitos
conformidad
5 ASPECTOS RELEVANTES
6 ASPECTOS POR MEJORAR
Auditor líder: Fecha: (dd/mm/aaaa)
Firma de recibido a conformidad del Auditado: Fecha: (dd/mm/aaaa)

EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
F006-P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
Auditorías Internas
Nombre del audito r Fech a

(1) (2)
Proceso auditado
Lugar: (3)
(4)
Según el desarrollo de la auditoria evalue el desempeño de la auditoria teniendo en cuenta que:
NIVEL DE CALIFICACIÓN
5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. (5)
5 3 1
CONOCIMIENTO
1 Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditoría

2 Realiza reunión de apertura de la Auditoria
3 Utiliza herramientas de Verificación
4 Demuestra conocimiento de los procesos del área auditada
5 Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos
6 Retroalimentación de los procesos auditados
7 Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna
8 Reúne y analiza evidencias suficientes
9 Realiza reunión de cierre de la Auditoria
CALIDAD HUMANA
11 Manifiesta cordialidad en el trato
12 Demuestra confidencialidad en la información
13 Demuestra comportamiento ético
14 Demuestra seguridad durante la Auditoria
15 Es abierto a responder las inquietudes que se presentan
Página 1 de 4
16 Qué valor agregado aportó el auditor al proceso?
(6)
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17 Qué aspectos considera usted que podría mejorar el auditor en su próxima auditoría?
(7)
18 Comentarios y / u observaciones:
(8)
Firma del Evaluador Cargo:

(9) (10)
Dependencia:
(11)
(1) Escribir el nombre del auditor a evaluar

(2) Escribir lafecha en que se realiza la evaluación
(3) Escribir el proceso auditado
(4) Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Dirección General, Regional y/o Centro de Formación
Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple
(5)
parcialmente y 1: No cumple.
(6) Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma
(7) Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor
Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor
(8)
evaluado
(9) Firma del evaluador
(10) Escribir el cargo del evaluador
(11) Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador
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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas
Objetivo: Determinar la metodología para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para
eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas,
verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.

• Líderes de proceso y responsables regionales Inicia con la detección de una oportunidad de

mejora hasta la consolidación del estado de
las Acciones preventivas y Correctivas a nivel
nacional.
Generalidades:
• Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable
• Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación no deseable.
• Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:
- Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario.

- Informes de Auditoría Interna o Externa.
- Resultados de la Revisión por la Dirección.
- Resultados de Análisis de Datos.
- Resultados de las Mediciones de Satisfacción, Encuestas.
- Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores.
- Resultados de Autoevaluación.
- Gestión de Riesgo
- Revisión de las necesidades y expectativas del cliente.
• Toda acción establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran
una acción preventiva y estas no necesitarán ser registradas en el formato de acciones Correctivas y
Preventivas.
• El incumplimiento de un indicador de gestión durante su medición, generara una acción correctiva

que deberá ser documentada por el líder del proceso o responsable regional.
• Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso
en Dirección General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea
cerrada deberá ser remitida a la Dirección Regional para su envío a la Dirección de de Planeación y
Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Dirección General, para ser archivada en la
carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.
• Es responsabilidad del líder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de
mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.
• La actualización de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA,

es responsabilidad del líder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben
notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre así: marzo 31, Junio 30,
Septiembre 30 y diciembre 31, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo vía E-
mail, para su consolidado.

Auditor, líder de
proceso y/o
1 Detectar la oportunidad de mejora responsable regional
del proceso,
funcionario
Diligenciar los datos identificados en el Auditor, líder de
formato de acciones preventivas, correctivas proceso y/o
Formato
2 y/o mejora en su parte 1, por parte de la responsable regional
F001-P003-04
persona que identifica la no conformidad. del proceso,
funcionario
Entregar o enviar el formato diligenciado al Auditor, líder de
líder del proceso o al responsable regional, proceso y/o
Formato
3 para que continúe con el diligenciamiento del responsable regional
F001-P003-04
formato. del proceso,
funcionario
Analiza el tipo de acción a tomar que puede Líder del proceso y/o
ser Acción Preventiva o Acción Correctiva o responsable de
4
Acción de mejora. proceso a nivel
regional
Si se requiere realizar acciones preventivas o
correctivas se continua con la actividad
numero 5 de lo contrario se debe establecer
una acción de mejora y continuar con la
actividad número 6.
Identificar la causa raíz de la no
conformidad, la cual se debe establecer en la Líder del proceso y/o
parte 2 del formato por parte del Líder o responsable de Formato
5
responsable Regional del proceso, esto se proceso a nivel F001-P003-04
puede realizar por los diferentes métodos regional
Espina de Pescado, Los 5 que´s, entre otros.
Establecer las acciones a realizar para Líder del proceso y/o
atacar la causa o las causas de la no responsable de Formato
6 conformidad, las cuales constituyen el plan de proceso a nivel F001-P003-04
mejora. regional
Enviar la copia del formato ya diligenciado
con el plan de mejora a la Dirección de
Líder del proceso y/o
Planeación y Direccionamiento Corporativo si
responsable de
7 es una no conformidad identificada en la
proceso a nivel
Dirección General o al Representante de
regional
mejora de la Regional si fue identificada en
ellas.
Representante de
mejora de la Regional
Archivar la copia de la acción correctiva y (Secretario Técnico
preventiva, en la carpeta del proceso, para su del Comité Regional)
8 seguimiento y control. Dirección de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
Ejecutar el plan de mejora en las fechas Líder del proceso y/o
establecidas por las personas designadas por responsable de
9
el líder o responsables del proceso a nivel proceso a nivel
regional regional
Representante de
Realizar el seguimiento a los diferentes (Secretario Técnico
10 planes de mejora, según las fechas del Comité Regional)
establecidas para el cierre de las mismas. Dirección de
Planeación y
Comunicación
Direccionamiento
Corporativo
Representante de
(Secretario Técnico
Avisar o designar a las personas del Comité Regional)
11 Comunicación
designadas para el cierre de las no Dirección de
conformidades según las fechas Planeación y
establecidas. Direccionamiento
Corporativo
Verificar el cumplimiento de los planes de Auditor, líder de
mejoramiento establecido para cerrar la no proceso y/o
12 conformidad, por parte del auditor o de la responsable regional
persona designada para tal fin. del proceso,
funcionario
Diligenciar el formato en su parte 3, por Auditor, líder de
parte del auditor o persona asignada, proceso y/o
Formato
13 escribiendo claramente si la acción establecida responsable regional
F001-P003-04
se realizo y si fue eficiente del proceso,
funcionario
Si las acciones fueron efectivas se continua
con la actividad número 14 de lo contrario se
regresa a la actividad número 6
Auditor, líder de
Registra la fecha de cierre, Se identifica la
proceso y/o
fecha de la visita en la que se realiza el cierre Formato
14 responsable regional
o en la que se recibe la evidencia para la F001-P003-04
del proceso,
misma
funcionario
Auditor, líder de
proceso y/o
Identificar el origen (ubicación) de la no
15 responsable regional
conformidad
del proceso,
funcionario
Si la no conformidad se identifica en la
Dirección general continua con la actividad 16
de lo contrario continua con la actividad 17
Auditor, líder de
Enviar el formato original completamente proceso y/o
Formato
16 diligenciado a la Dirección de Planeación y responsable regional
F001-P003-04
Direcciona del proceso,
funcionario
Auditor, líder de
Enviar el formato original completamente proceso y/o
Formato
17 diligenciado al Representante de mejora de la responsable regional
F001-P003-04
Regional del proceso,
funcionario

Representante de
Actualizar el control de AC y AP de la
mejora de la Regional Formato
18 Regional
(Secretario Técnico F002-P003-04
del Comité Regional)
Enviar el reporte de las acciones
Representante de
Preventivas y Correctivas de la Regional a la
19 Dirección de Planeación y Direccionamiento
(Secretario Técnico F002-P003-04
Corporativo
del Comité Regional)
Dirección de
Actualizar el control de AP y AC Nacional Planeación y
20
para la Revisión por la Dirección Direccionamiento
Corporativo

• F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas
Nombre Cargo Fecha
Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Septiembre
Elaboró Oscar A. Rojas
Continuo 2010
Corporativo 2010
Control de Cambios
Fecha de
Versión Descripción del Cambio Aprobó
Aprobación
Resolución 001156
del 2005
Maria cristina
Álvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de del 2008
valor.
Juana Pérez
Ajuste del procedimiento de control de documentos Martinez
y registros para que el Modelo de Mejora Continua Directora de
04 Noviembre 2010
de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas Planeación y
tecnologías. Direccionamiento
Corporativo
ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE
MEJORA
F001-P003-04 / Versión 02
Mejora Continua
Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no

conformidad
Fecha:
D M A
Consecutivo:
Dependencia Generadora:
Proceso al que pertenece:
Responsable de la acción:
Tipo de acción:
Preventiva:
Correctiva:
Mejora:
FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEÑALE CON UNA “X” LA FUENTE

QUE APLIQUE)
No conformidades identificadas en auditorías internas y externas.

Resultado del análisis del informe de quejas del cliente.
Servicios no conformes.
Resultado del seguimiento y medición de los procesos.
Resultados de la medición del desempeño de los proveedores.
Resultados de la evaluación de la satisfacción del cliente.
Resultados de la revisión por la dirección al Sistema de Mejora Continua Institucional
Acciones correctivas de otros procesos.
Cambios organizacionales o externos que podrían afectar el SGC.
Acción anterior ineficaz (Escribir código de la acción ineficaz)
Riesgos
Otros. Cuales?
PARTE 2, debe ser diligenciada por el líder y/o responsable del proceso a nivel regional
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO

A MEJORAR O RIESGO):
CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):
Página 1
MEJORA
F001-P003-04 / Versión 02
Mejora Continua
Causas relacionadas con el Causas relacionadas con el Causas relacionadas con el

método de trabajo: personal: medio ambiente:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------
Causas relacionadas con Causas relacionadas con equipo Causas relacionadas con
hardware o software: o maquinaria materiales:
Causa raíz (s) identificada:
DESCRIPCIÓN DE LA CORRECCIÓN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):
PLAN DE ACCION
FECHA
TAREAS RESPONSABLE LIMITE DE
EJECUCION
PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma
VERIFICACIÓN DE ACCIONES
Página 2
R
E MEJORA
S F F001-P003-04 / Versión 02
TAREA
P VE Mejora Continua
O N
N O
S O
A
B
L
E
:
Página 3
MEJORA
F001-P003-04 / Versión 02
Mejora Continua
FECHA DE CIERRE PROPUESTA:
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS
¿Se eliminó la causa de la no conformidad real/potencial?:

Si No
Los siguientes campos sólo se deben diligenciar cuando la acción sea eficaz y vaya a ser
cerrada. RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO:
Página 4
ACCIONES
F
PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE
R MEJORA
E
E F001-P003-04
C / Versión 02
S Mejora Continua
H
P A
O D
N E
S CI
A E
B R
L R
E E
FI
D N
E A
L L:
C
I
E
R
R
E
:
Página 5
CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
F002-P003-03 / Versión 02
Mejora Continua
Acciones Preventivas y Correctivas
CLASE Fecha final ESTADO

Descripción de la No Numeral NTC
No. FECHA FUENTE PROCESO REGIONAL consecutivo Regional planteada en la
Conformidad GP1000
C AP AC AM mejora X E
(1) (2) (4) (4) (4) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
(3)
T
O
T
A
L
CONVENCIONES:
PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluación ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisión por la dirección; AD: Análisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medición de la Satisfacción del
Fuente:
Cliente; R: Riesgo; M Medición de procesos, productos o servicios; OT: otro
Clase: C: corrección / AP: acción preventiva / AC: acción correctiva / AM: acción de mejora
(1) Escribir el número de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo
(2) Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o acción de mejora
(3) Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente
(4) Marcar con una X que clase de acción se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: corrección / AC: acción correctiva / AP: acción preventiva - AM: acción de mejora
(5) Transcribir la Descripción de la no conformidad.
(6) Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la acción tomada, si aplica
(7) Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Dirección General, Regional y/o centro)
(8) Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo
(9) Transcribir el consecutivo del documento.
(10) Escribir la fecha de la última actividad descrita en el Plan de mejoramiento.
(11) Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA PROCEDIMIENTO
CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO CONFORME

PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del
servicio en los procesos: Ejecución de la Formación Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesorías)
y Evaluación Certificación de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para
prevenir su uso, ocurrencia no intencional.

• Líder de proceso y/o responsable regional Este procedimiento comprende desde la identificación
de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o
del producto no conforme con las especificaciones
definidas, hasta su tratamiento y su control.
Generalidades:
• El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden
presentar durante la prestación de los servicios de los procesos Ejecución de la Formación Profesional
(Titulada, Complementaria, Virtual y Asesorías) y Evaluación Certificación de Competencias Laborales.
• Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variación dentro de los procesos y
pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1.
• Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso),
el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este
tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una acción correctiva y/o de
mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.
Tabla 1
Descripción del Aspecto que

Proceso Responsable Tratamiento
afecta la calidad.
Coordinador Reprogramar instructores y
Competencias de los
Académico. fortalecer el proceso de
instructores.
Instructor. formación.
Coordinador
Académico.
Instructor. Replantear actividades de
Disponibilidad de materiales de
Apoyos formación, mientras se
formación.
Administrativos. dispone de los materiales.
EJECUCIÓN DE
Subdirector de
LA FORMACIÓN
Centro.
Reprogramar Ambientes de
Coordinador
Disponibilidad de Ambientes de Aprendizaje y/o establecer
Académico
Aprendizaje. alianzas para disponer de
ellos.
No cumplimiento por parte del Coordinador Establecer acciones de
instructor, de las actividades de Académico. mejora, para cumplir con las
formación programadas Instructor. actividades programadas.

Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Coordinador Reprogramar instructores /

Competencias de los
Académico. asesores y fortalecer el
instructores / asesores.
Instructor / Asesor proceso de asesoría
EJECUCIÓN DE
LA FORMACIÓN Coordinador
(Asesoría) Incumplimiento por parte del Académico y/o Reprogramar actividades de
instructor / asesor, al plan de Líder de la asesoría concertadas con el
asesoría. Unidad de cliente.
Emprendimiento
Subdirector de
Competencias de los Centro. Líder
evaluadores (técnica y como de Reprogramar evaluadores.
EVALUACIÓN evaluador). Certificación de
CERTIFICACIÓN Centro.
DE
COMPETENCIAS Líder de
Incumplimiento por parte del Reprogramar actividades de
LABORALES Certificación de
evaluador, al plan de evaluación evaluación certificación de
Centro.
certificación. competencias laborales.
Evaluador.


Identificar el Servicio y/o Producto no

Conforme en los procesos misionales.de
Líder y /o responsable Formato
1 acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo
del proceso F001-P005-04
en cuenta las entradas establecidas para los
aspectos que afectan la calidad del servicio
Detectar si se presentan aspectos que Funcionario del proceso
Formato
2 afectan la calidad del servicio de manera o responsable del
F001-P005-04
reiterada en el trimestre Servicio
Funcionario del proceso
Informar al líder del proceso y/o Formato
3 o responsable del
responsable del proceso a nivel regional F001-P005-04
Servicio
Registra la descripción de los aspectos que
afectan la calidad, el responsable del
tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1,
4 teniendo en cuenta la frecuencia del suceso
durante el trimestre en el formato
identificación, tratamiento y disposición del
servicio no conforme
Ejecutar el tratamiento establecido Funcionario del proceso
5 o responsable del
Servicio
Realiza el seguimiento para determinar si la
6 acción que se tomo llevo a eliminar el Líder y /o responsable
Servicio y/o Producto no conforme del proceso
Verificar la efectividad del tratamiento y Líder y /o responsable Formato
7
plasmarlo en el formato del proceso F001-P005-04
Si fue eficaz el tratamiento se continua con la
Líder y /o responsable
decisión de donde fue identificada de lo
del proceso
contrario con la actividad 8
Diligenciar el formato de Acciones
Preventiva, Correctivas y/o de Mejora
identificando la causa del Servicio y/o Formato
Líder y /o responsable
8 Producto no conforme, y de esta forma para F001-P003-04
del proceso
determinar lacausa raíz del mismo y
establecer un plan de mejora que si sea
eficaz.
Continuar con las actividades determinadas
Formato
9 en el procedimiento Acciones Preventiva y
F001-P003-04
Correctivas
Si el Servicio y/o Producto no conforme fue
identificado en la Dirección General continua Líder y /o responsable
con la actividad 10 de lo contrario continua del proceso
con la actividad 11
Enviar el formato original completamente
10 diligenciado a la Dirección de Planeación y
Enviar el formato original completamente
11 diligenciado al Representante de mejora de la
Regional


Representante de
Actualizar el control de Servicio y/o
12 Producto no conforme de la Regional
(Secretario Técnico del F001-P005-04
Comité Regional)
Enviar el reporte del Servicio y/o Producto Representante de
no conforme de la Regional a la Dirección de mejora de la Regional Formato
13
Planeación y Direccionamiento Corporativo (Secretario Técnico del F001-P005-04
Comité Regional)
Actualizar el control Servicio y/o Producto Dirección de Planeación
Formato
14 no conforme Nacional para la Revisión por la y Direccionamiento
F001-P005-04
Dirección Corporativo
• F001-P004-04. Formato Identificación, Tratamiento y Disposición del Servicio y/o Producto No Conforme.
Nombre Cargo Fecha
Consuelo Castañeda, Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Septiembre
Elaboro Claudia Patricia Sanchez, Regionales de Caldas y Antioquia y de la
2010
Oscar Rojas Dirección General
Reviso Juan Pablo Osorio
Corporativo 2010
Control de Cambios
Fecha de
Versión Descripción del cambio Aprobó
Aprobación
Resolución 001156
del 2005
Maria cristina
Álvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de del 2008
valor.
Juana Pérez
Ajuste del procedimiento de control de documentos y Martinez
registros para que el Modelo de Mejora Continua de Directora de
04 Noviembre 2010
Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas Planeación y
tecnologías. Direccionamiento
Corporativo

IDENTIFICACIÓN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME
F001-P004-04 / Versión 02
Mejora Continua
Servicio y/o Producto No Conforme
Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:
Fecha de Descripción del Servico y/o Acción/Tratamiento Fecha de Seguimiento

Responsable del Tratamiento
Identificación producto no conforme. Realizado Seguimiento Eficaz
SI NO(ac)
PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

PROCEDIMIENTO: Revisión por la Dirección
Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisión por la Dirección del SENA que
permita asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de
Mejora Continua Institucional.

• Representante de la Dirección. Comprende desde el análisis y verificación de

los criterios e información para la revisión por
parte de la Dirección hasta la el informe de
seguimiento del plan de mejora generado por
la misma.
Generalidades:
• Los resultados de la Revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas
con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el
caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situación,
entre otras.
• La revisión al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendición de cuentas

de los Líderes a la Alta Dirección y debe realizarse por lo menos una vez al año, incluir la evaluación
de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Política y los
Objetivos de Calidad si es necesario.
• Para la realización de la Revisión por la Dirección se debe contar con la asistencia de la Alta
Dirección y de los Líderes de proceso. Cada Líder de proceso es responsable de la presentación de
los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas,
recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentación se debe realizar de acuerdo al
esquema y metodología establecida y no debe durar más de 10 minutos.

Procedimiento de Revisión por la Dirección.

Programa de
Programar la revisión del SIMCI, teniendo Alta Dirección
revisión
1 en cuenta las entradas requeridas y el Representante de la
(fecha y
desempeño de sistema. Alta Dirección
agenda)
Solicitar a los Líderes de los procesos la
información, según corresponda:
• Resultados de auditorías. (Informe de
cumplimiento plan de auditorías, evaluación
auditores, recomendaciones)
• Retroalimentación del cliente del último
año. (Resultados encuesta satisfacción al
usuario, Informe quejas y reclamos, acciones
realizadas para la mejora)
• Desempeño de los
procesos y conformidad
del producto y/o servicio. Comunicado
(Indicadores de Gestión, producto no solicitando la
conforme presentado y tratamiento, Matriz de información
eficacia del Sistema) Memorandos
Representante de la
2 • Estado de las acciones correctivas y de encuesta
Alta Dirección
preventivas. (Consolidado de abiertas y sobre
cerradas, distribución por procesos, fuente) cambios y
• Acciones de seguimiento de revisiones recomendacio
previas efectuadas por la dirección. nes
(Resultados implementación plan de
mejoramiento resultante de la revisión
anterior)
• Cambios que podrían afectar al Sistema.
(Resultados encuesta realizada a los Líderes
de Proceso)
• Recomendaciones para la mejora.
(Resultados encuesta realizada a los Líderes
de Proceso)
• Riesgos actualizados e identificados para
la entidad. (Informe seguimiento a mapa de
riesgos,
Convocar planes
a losde manejode
Líderes y controles)
proceso para la Comunicación
Representante de la
3 realización de la reunión de Revisión por la de citación a
Alta Dirección
Dirección. la reunión
Consolidar la información suministrada por
Dirección de
los Líderes de proceso, preparar el informe Informes
Planeación y
4 para la revisión y la presentación con los Presentacione
Direccionamiento
resultados obtenidos por los diferentes s
Corporativo
procesos.
Presentación
Presentar los resultados obtenidos por
Representante de la e informe de
5 cada uno de los procesos y sus
Alta Dirección Revisión por
recomendaciones
la Dirección
Analizar la información presentada,
Alta Dirección
6 obtener conclusiones y proponer acciones
Líderes de proceso
para la mejora.
Elaborar acta de la reunión. En esta se Secretario técnico Acta de
7
debe incluir las decisiones y acciones del Comité Nacional revisión por la

tomadas en la reunión del Sistema dirección
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
Secretario técnico Plan de
Documentar plan de mejoramiento, con
del Comité Nacional mejoramiento
base en el análisis realizado y las
del Sistema Acciones
8 necesidades o mejoras propuestas que
Integrado de Mejora Correctivas
permitan el mejoramiento y mantenimiento
Continua y/o
del sistema de gestión de la calidad.
Institucional Preventivas
Alta Dirección
Ejecutar actividades plan de mejoramiento Representante de la
9
Revisión por la Dirección. Alta Dirección
Líderes de proceso
Plan de
Realizar seguimiento al cumplimiento del Representante de la mejoramiento
10
plan de mejoramiento. Alta Dirección con avance
de actividades
Informe de
avance plan
de
Presentar informe periódico de
Representante de la mejoramiento
11 seguimiento a las mejoras planteadas al
Alta Dirección Acta Comité
Comité del Sistema Integrado de Gestión.
del Sistema
Integrado de
Gestión.
• Acta de la Revisión por la Dirección
Nombre Cargo Fecha
Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Septiembre
Elaboró Oscar A. Rojas
Continuo 2010
Noviembre
Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo
2010
Control de Cambios
Fecha de
Versión Descripción del Cambio Aprobó
Aprobación
Resolución 001156
del 2005
Resolución 003751
02 Diciembre 2008 procedimientos y paso de la interrelación de procesos
del 2008
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Juana Perez
Martinez
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
Directora de
03 Noviembre 2010 registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y
Planeación y
se ajuste a las nuevas tecnologías.
Direccionamiento
Corporativo

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C-04

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Plan de trabajo del sistema integrado de mejora

Solicitudes de creación ,modificación o

Proceso de Mejora continua Informe de auditorias internas

Retroalimentación del cliente

Desempeño de los procesos y la conformidad

Recomendaciones para la mejora

Acciones de seguimiento de reevisiones previas

Control del Documento

Este documento impreso se considera copia no controlada

PROCESO: MEJORA CONTINUA

Versión 3 P001- 04 Pág. 1

Versión 3 P001-04 Pág. 2

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Versión:

L mientos tendrán encabezado solo en su primera pagina

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Versión # Código Página

Versión 3 P001-04 Pág. 3

Asignar código y versión al documento según Dirección de Planeación

Nombre Cargo Fecha

TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Comité Nacional del Sistema

Funcionario encargado por el lider Dirección de Planeación y

Funcionario encargado por el

Procedimientos temas especificos

Funcionario encargado por el Lider del proceso o

Este documento impreso se considera copia no controlada

La estructura general de la codificación consta de los siguientes caracteres alfanuméricos

- El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de

- El segundo y tercer carácter son de tipo numérico y corresponden a los dígitos

- Las caracterizaciones de proceso solo contarán con los dos caracteres

Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboración del documento

Ejemplo: Un Formato para la “solicitud de creación, modificación y anulación de documentos”

Este documento impreso se considera copia no controlada

F002: Es el segundo formato asociado a este proceso

NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o esté relacionado

Ejemplo: Un Formato se codificará: F001-04, donde:

F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

- La codificación del Manual de Calidad será:

MQ: Manual de Calidad.

- Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos

Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-01, en donde:

Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Continúa para la Regional Tolima

Se codificará: F001-04-73, donde:

F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

Para este caso también se aplica la NOTA 1.

Este documento impreso se considera copia no controlada

Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:

Símbolo Nombre Observación

Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.

Al interior del rectángulo se redacta la tarea, iniciando con

Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de

Este documento impreso se considera copia no controlada

NOMBRE DEL PROCESO (4) LIDER DEL PROCESO (5)

OBJETIVO DEL PROCESO (6)

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL (7)

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

(8) (9) -10 -11 -12 -13

Nombre Cargo Fecha

versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó

(17) (18) (19) (20)