ENSAYO SOBRE TERMINOS Y USO EN LA CORRESPONDENCIA

¿Qué es la correspondencia?, la correspondencia es el trato reciproco entre dos

personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas,
catálogos, folletos, etc. Dejemos algo muy importante en claro, en las empresas
se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria,
ese es el punto clave en una empresa, la correspondencia es algo fundamental
en cualquier tipo de empresa para una buena organización y desempeño.
Otros conceptos que hay que tener en cuenta son: ¿Qué es el correo?, El correo
es un conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial.
La correspondencia también son documentos postales que se despachan o se
reciben, entonces nos damos cuenta que no solo el término “correspondencia”,
en la empresa, tiene un significado, sino varios y eso a que tener en cuenta, ya
que es muy importante.
Ahora veremos otro tema con respecto a la correspondencia, la recepción de la
correspondencia, son muchos los paquetes, cartas y demás correspondencia
que entra y sale de la empresa. Los escritos que recibe la empresa y para que
lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena
organización. Si bien cada empresa es un pequeño mundo, es frecuente que sea
una persona la responsable de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando
se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio
de correspondencia formado por varias personas.
Hay dos tipos de recepción de la correspondencia, y estos son: la
correspondencia a nombre de la empresa y la correspondencia personalizada.
Despacho de la correspondencia, y como es aquel proceso nos preguntamos,
bueno aquí aclararemos la duda, una vez recibida la correspondencia en la
empresa, el siguiente paso es el despacho o distribución de la misma entre los
distintos departamentos.
Las notas oficiales, revistas y demás correspondencia de carácter general, que
puedan interesar a más de una persona, se deben reunir en algún lugar donde
puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o
hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacérsela llegar.
Y para terminar ¿Qué es la salida de la correspondencia?, para dar salida a la
correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que
posteriormente se gestione como hemos visto en la distribución de la
correspondencia.
En conclusión la correspondencia es un término muy usado en cualquier tipo de
empresa y también muy importante ya que es parte fundamental para constituir
una, como lo hemos dicho antes, entonces para una buena funcionalidad de la
empresa este tema debemos tener muy claro y practicarlo.

ZONAS

- Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se
recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde
izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
- Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,
sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes
medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
- Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es
complementaria de la zona 1.