PELATIHAN

AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN

(SUPERVISION ENGINEER OF ROADS CONSTRUCTION)

MODUL

MODUL SE – 09
PELAPORAN

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA
PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK)
2005
Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

KATA PENGANTAR

Pelaporan yang mencakup kegiatan penyusunan dan penyampaian laporan

kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap pelaksanaan pekerjaan
merupakan salah unsur dalam pelaksanaan manajemen proyek.
Lapoeran merupakan unsur yang penting untuk mengetahui informasi tingkat
kemajuan pelaksanaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun
atasannya dalam rangka pengendalian proyek.
Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh
proyek-proyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina
Marga, Departemen Pekerjaan Umum.
Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan jalan dapat
memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuan-ketentuan
dokumen kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara
profesional sesuai ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek
secara tepat mutu, tepat waktu , dan tepat biaya.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -i-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -ii-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

LEMBAR TUJUAN

JUDUL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan

(Supervision Engineer of Road Construction)

MODEL PELATIHAN : Lokakarya terstruktur

TUJUAN UMUM PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu mengawasi pekerjaan jalan
sesuai dengan metode, gambar dan spesifikasi teknik yang ditetapkan pada
dokumen kontrak.

TUJUAN KHUSUS PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan peserta mampu :
1. Mengawasi Penerapan Keselamatan Dan Kesehatan Kerja (K3).
2. Mengawasi Pelaksanaan Pengendalian Lingkungan.
3. Mengawasi Pelaksanaan Perhitungan Biaya Konstruksi Jalan.
4. Mengawasi Pelaksanaan Rekayasa Lapangan Dan Kaji Ulang Desain (Review
Design).
5. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan Sesuai Dengan Dokumen Kontrak.
6. Mengawasi Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan.
7. Melakukan Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Jalan.
8. Melakukan Perhitungan Hasil Pekerjaan.
9. Membuat Pelaporan.
10. Melakukan Penyerahan Pekerjaan Yang Telah Selesai.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -iii-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

NOMOR DAN JUDUL MODUL : SE – 09 PELAPORAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU)

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu menjelaskan pelaporan pelaksanaan
dan melakukan penyusunan laporan pengawasan di lingkungan proyek sesuai
ketentuan dokumen kontrak.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK)

Pada akhir pelatihan peserta mampu :
1. Menjelaskan pengertian, maksud dan tujuan serta fungsi pelaporan
2. Memeriksa laporan pelaksanaan.
3. Menyusun pelaporan pengawasan.
4. Menjelaskan permasalahan pelaporan serta penanganannya

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -iv-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

DAFTAR ISI
Halaman

KATA PENGANTAR i
LEMBAR TUJUAN ii
DAFTAR ISI iv
DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN
MODUL PELATIHAN AHLI
TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN
JALAN (Supervision Engineer of
Roads Construction) v
DAFTAR MODUL vi
PANDUAN INSTRUKTUR vii

BAB I. PENDAHULUAN I–1

1.1. Pengertian I–1
1.2. Maksud Dan Tujuan I–1
1.3. Syarat Penyusunan Laporan I–2
1.4. Manfaat Dan Konsekuensi I–2
1.5. Fungsi Dan Syarat Laporan I–3

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN II – 1

2.1 Laporan Harian II – 1
2.2. Laporan Mingguan II – 1
2.3. Laporan Bulanan II – 2
2.4. Tugas & Tanggung-Jawab Pembuat Laporan II – 3
2.5. Arsip Dokumen Pelaksanaan Pekerjaan II – 3
2.6 Rujukan Laporan II – 5
BAB III LAPORAN PENGAWASAN III – 1
3.1. Laporan Yang Dihasilkan III – 1
3.2. Lingkup Kegiatan Pengawasan III – 2
3.3. Sasaran Dalam Pengawasan III – 2
3.4. Laporan Direksi Teknis III – 3
3.5. Laporan Akhir Proyek III – 5

BAB IV PERMASALAHAN PELAPORAN IV – 1

4.1. Pembuatan Laporan IV – 1
4.2. Pengarsipan IV – 1
4.3. Penyebab Permasalahan IV – 1
4.4. Solusi Penanganan Permasalahan IV – 2

RANGKUMAN

DAFTAR PUSTAKA
Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -v-
Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

HAND OUT

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL

PELATIHAN AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN
(Supervision Engineer of Roads Construction)

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Teknik Supervisi
Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction) dibakukan
dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang
didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli
Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads
Construction) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.
2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing
Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang
menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari
setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan
kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan
kompetensi tersebut.
3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka
berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun
seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang
harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Teknik Supervisi
Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction).

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -vi-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

DAFTAR MODUL

Jabatan Kerja : Supervision Engineer of Roads Construction (SE)

Nomor
Kode Judul Modul
Modul
1 SE – 01 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

2 SE – 02 Pengendalian Lingkungan

3 SE – 03 Perhitungan Biaya Konstruksi Jalan

Rekayasa Lapangan dan Kaji Ulang Desain (Review
4 SE – 04
Design)
5 SE – 05 Dokumen Kontrak

6 SE – 06 Persiapan Pelaksanaan

7 SE – 07 Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Jalan

8 SE – 08 Perhitungan Hasil Pekerjaan

9 SE – 09 Pelaporan
10 SE – 10 Penyerahan Pekerjaan Selesai

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -vii-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

PANDUAN INSTRUKTUR

A. BATASAN

NAMA PELATIHAN : AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN

(Supervision Engineer of Roads Construction)

KODE MODUL : SE – 09

JUDUL MODUL : PELAPORAN

DESKRIPSI : Modul ini membahas mengenai pengertian,

maksud dan tujuan serta fungsi pelaporan,
pemeriksaan laporan pelaksanaan,
penyusunan pelaporan pengawasan,
permasalahan pelaporan serta penanganannya
untuk pelatihan ahli teknik supervisi pekerjaan
jalan.

TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya.

WAKTU PEMBELAJARAN : 2 (Dua) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit)

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -viii-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

B. RENCANA PEMBELAJARAN

Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung

1. Ceramah : Pembukaan

 Menjelaskan tujuan instruksional  Mengikuti penjelasan TIU OHP.

(TIU dan TIK ) dan TIK dengan tekun dan
aktif
Waktu : 5 menit

2. Ceramah : Pendahuluan

Memberikan penjelasan
mengenai  Mengikuti penjelasan ins- OHP.
 Pengertian truktur
 Maksud dan Tujuan  Mengajukan pertanyaan
 Syarat Penyusunan Laporan apabila kurang jelas
 Manfaat dan Konsekuensi
 Fungsi dan Syarat Laporan

Waktu : 15 menit

3. Ceramah : Laporan Pelaksanaan

Memberikan penjelasan
mengenai  Mengikuti penjelasan ins- OHP.
 Laporan harian truktur
 Laporan mingguan  Mengajukan pertanyaan
 Laporan bulanan apabila kurang jelas
 Tugas & tanggung-jawab pembuat
laporan
 Arsip dokumen pelaksanaan
pekerjaan
 Rujukan laporan

Waktu : 30 menit

4. Ceramah : Laporan Pengawasan

Memberikan penjelasan
mengenai  Mengikuti penjelasan ins- OHP.
 Laporan yang dihasilkan truktur
 Lingkup kegiatan pengawasan  Mengajukan pertanyaan
 Sasaran dalam pengawasan apabila kurang jelas
 Laporan direksi teknis
Laporan Akhir Proyek

Waktu : 30 menit

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -ix-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung

5. Ceramah : Permasalahan Pelaporan

Memberikan penjelasan
mengenai  Mengikuti penjelasan ins- OHP.
 Pembuatan laporan truktur
 Pengarsipan  Mengajukan pertanyaan
 Penyebab permasalahan apabila kurang jelas
 Solusi Penanganan Permasalahan

Waktu : 10 menit

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -x-

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE)

Modul SE 09 : Pelaporan Bab I : Pendahuluan

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 PENGERTIAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil
pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa
pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.
Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya
merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang
diberi tugas.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat
dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap
akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut.
Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan
konstruksi.
Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan,
mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam
kegiatan.
Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.
Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya
biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi
pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan,
bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan
permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau
keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian
kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal
yang bersifat rutin.
Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan
termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan
diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian
kegiatannya.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) I-1

Modul SE 09 : Pelaporan Bab I : Pendahuluan

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi
tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok
yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya
tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting.
Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam
penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.
Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau
tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan
diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat.
Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut
ditolak atau diterima.
Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan
akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai
jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini
menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu
disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua
aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut
bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari
laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

1.3 SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di
atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara
tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan
informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan,
termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil.

1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat
bermanfaat untuk:
 memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;
 mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan
 dapat dipergunakan sebagai:
o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) I-2

Modul SE 09 : Pelaporan Bab I : Pendahuluan

o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

1.5. FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam
pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan
yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil
yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab secara
sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.
Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada
pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok
dasar, yakni:
1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan
secara nyata dari proyek.
2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek
termasuk penyebabnya.
3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan
masalah secara tepat.

1.5.1. FUNGSI LAPORAN

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai
berikut:

1.5.1.1. Pertanggungjawaban (Accountability)

Laporan yang disampaiak oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan suatu
pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di samping itu
laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh karenannya laporan
harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan.

1.5.1.2. Pengawasan (Control)

Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan pimpinan
mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap hasil yang
direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan secara langsung
ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas kebenaran isi laporan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) I-3

Modul SE 09 : Pelaporan Bab I : Pendahuluan

1.5.1.3. Penyampaian informasi

Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam
pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan unit-unit lain, oleh
karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu juga disampaikan secara
horisontal.

1.5.1.4. Alat/bahan pengambil keputusan

Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk itu
dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus memuat
data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan yang diperlukan
dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil untuk pelaksanaan
pekerjaan lebih lanjut.

1.5.2. SYARAT LAPORAN

Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi
syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau pihak
yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.
Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:

1.5.2.1. Laporan harus benar dan obyektif

Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan kondisi-
kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang terjadi dan lain-lain.
Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Data yang
dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan masalah yang akan
dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil pimpinan banyak tergantung pada
kualitas laporan tersebut.

1.5.2.2. Laporan harus jelas dan cermat

Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data agar
permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang bebas dari
kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima laporan dalam menilai
permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya. Penyusun laporan harus
menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan sehingga susunan kalimat, materi
serta istilah yang digunakan harus dapat benar-benar dimengerti.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) I-4

Modul SE 09 : Pelaporan Bab I : Pendahuluan

1.5.2.3. Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam
menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara
mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang
komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data
pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.
Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:
1.5.3. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
1.5.4. Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah
atau pertanyaan baru.
1.5.5. Disertai data penunjang.

1.5.2.4. Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima
laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan
tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.

1.5.2.5. Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan
atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal
sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat
diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan
sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan
mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

1.5.2.6. Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang
meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di
mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan
tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka
laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan.
Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-
hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau
penilaian negartif atasan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) I-5

Modul SE 09 : Pelaporan Bab II : Laboran Pelaksanaan

BAB II
LAPORAN PELAKSANAAN

Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan,

maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan berupa Laporan
harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan, dan Laporan Akhir.
Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap, maka ruang lingkup laporan harus
meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan manajemen proyek agar dapat digunakan
sebagai masukan bagi pengendali dan pengawas proyek dalam pengambilan keputusan
dan tindak turun tangan.

2.1. LAPORAN HARIAN

Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan
realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan penyusunan
lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai semua
kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, realisasi
kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap rencana kerja,
dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari:
 Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;
 Bahan: jenis dan jumlah;
 Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;
 Perubahan desain, gambar rencana;
 Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;
 Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan
kuantitas pekerjaan terlaksana;
 Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;
 Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap untuk
satu obyek yang sama;
 Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.

Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya

keterlambatan pekerjaan.
Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan
lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat
bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) II-1

Modul SE 09 : Pelaporan Bab II : Laboran Pelaksanaan

2.2. LAPORAN MINGGUAN

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan

(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan
memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan deviasi,
hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.
Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas
identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan permasalahan:
personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya pemecahan permasalahan
yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah ditetapkan dalam rapat
mingguan.
Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi
laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya.

2.3. LAPORAN BULANAN

Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi
hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat
dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun
sebelumnya.
Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai
kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen, yang
antara lain terdiri dari:
 Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
 Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
 Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-S),
serta deviasi yang terjadi;
 Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan;
 Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,
 Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada);
 Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya
pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan. Seyogyanya, hal
ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain:
o Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi;
o Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya;

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) II-2

Modul SE 09 : Pelaporan Bab II : Laboran Pelaksanaan

o Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan

penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan.

2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN

Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan
akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai berikut:
 dibuat oleh penyedia jasa,
 diperiksa oleh direksi teknis, dan
 disetujui oleh direksi pekerjaan.

Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu:

 dibuat langsung oleh direksi teknis, dan
 diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan.

Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap
tertentu, yaitu sebagai berikut:

LAPORAN
URAIAN DIREKSI
HARIAN MINGGUAN BULANAN AKHIR
TEKNIS

Direksi Pekerjaan
Asli Asli Asli Asli Copy-3
(Pengguna Jasa)
Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli
Atasan Langsung
- - Copy-2 Copy-2 Copy-1
Pengguna Jasa
Penyedia Jasa (Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2
Direksi Teknis (Konsultan
Copy-2 Copy-2 Copy-4 - -
Supervisi)
Jumlah 3 3 5 3 4

2.5 ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN

Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia
jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen
pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh)

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) II-3

Modul SE 09 : Pelaporan Bab II : Laboran Pelaksanaan

tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat
memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:

 UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi:

 Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihak-
pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, pelaksana,
dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan;
 Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut ditentukan
sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun
sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.

 PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:

 Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak dapat
berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis,
manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai
kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir
pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan
perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya
menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.
 Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus dinyatakan
secara tegas dalam Dokumen Kontrak.

Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan
diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari:
 Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;
 Seluruh laporan pelaksanaan pekerjaan;
 Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;
 Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;
 Berita acara dan notulen rapat;
 Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);
 Gambar terlaksana (as-built drawing);
 Laporan akhir.
Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan jalan
dalam hal-hal sebagai berikut:
 Catatan sejarah penanganan jalan (leger jalan);
 Perencanaan, pemrograman, penganggaran;
 Pemeliharaan; dan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) II-4

Modul SE 09 : Pelaporan Bab II : Laboran Pelaksanaan

 Pengoperasian.

2.6. RUJUKAN LAPORAN

Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-
ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut:
 Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;
 Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab
IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
 Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa
Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan
Hasil Pekerjaan
 Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
 UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi;
 PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan
 Syarat Umum Dokumen Kontrak.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) II-5

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

BAB III
LAPORAN PENGAWASAN

Laporan pengawasan pekerjaan diperlukan untuk mengendalikan kelancaran

pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga didapat hasil kerja yang sesuai
dengan bestek dan persyaratan teknis lainnya serta dapat diselesaikan dalam waktu yang
telah ditentukan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang
berlaku.
Pengawasan yang dilakukan menyangkut masalah kuantitas, kualitas, biaya dan waktu
pelaksanaan sehingg terwujudnya bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan
dokumen kontrak.
Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah
meliputi :
a. Perencanaan (Planning)
b. Pengorganisasian (Organizing)
c. Penggerakan (Motivating)
d. Pengawasan (Controlling)
Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu
yang direncanakan dari awal termasuk segala usaha yang dilakukan dalam
menyelesaikan proyek.

3.1. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan selama proses pengawasan adalah sbb :

1. Program kerja, alokasi tenaga dan konsep pekerjaan pengawasan;
2. Buku Harian Lapangan (BHL) yang memuat kejadian, perintah atau petunjuk yang
penting konsultan pengawas atau direksi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan
pekerjaan, konsekwensi keuangan, keterlambatan penyelesaian dan tidak
terpenuhinya syarat teknis;
3. Laporan Harian Lapangan yang berisikan keterangan tentang tenaga kerja, bahan-
bahan yang datang, diterima atau ditolak, alat-alat, pekerjaan yang diselesaikan,waktu
pekerjaan dan laporan cuaca;
4. Laporan Mingguan, sesuai resume laporan harian yang berisi kemajuan pekerjaan,
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan yang telah
dilakukan;

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-1

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

5. Laporan Bulanan yang merupakan resume laporan mingguan;

6. Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk angsuran pembayaran serta dilengkapi
dengan photo visual;
7. Surat Perintah Perubahan Pekerjaan (addendum) dan Berita Acara Pemeriksaan
Pekerjaan Tambah/Kurang bilamana terdapat perubahan pekerjaan;
8. Surat Perintah Perubahan Waktu Pelaksanaan (adendum) dan Berita Acara
Perubahan Waktu Pelaksanaan bila terdapat perubahan waktu pelaksanaan
pekerjaan;
9. Gambar Kerja terinci (Shop Drawing), Bar Chart dan S Curve serta Network Planing
yang dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai;
10. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Pertama (Provisional Hand Over);
11. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Kedua (Final Hand Over);
12. Laporan Gambar Terlaksana (As Built Drawing).

3.2. LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN

Secara umum lingkup pengawasan suatu proyek konstruksi adalah dalam kegiatan
membandingkan antara rencana dengan realisasi yang meliputi :
Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi
3.2.1. Pengawasan kesesuaian gambar dengan spesifikasi
3.2.2. Pengawasan waktu penyelesaian proyek sesuai dengan yang diharapkan
3.2.3. Pengawasan biaya sesuai dengan biaya yang tersedia
3.2.4. Melakukan tindakan koreksi atas penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan
berlangsung.

3.3. SASARAN DALAM PENGAWASAN

Untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan diperlukan sumberdaya, dengan demikian

pengawasan yang dilakukan diarahkan pada sumberdaya yang diperlukan untuk
pelaksanaan pekerjaan bersangkutan yaitu :

1) Bahan
 Pengawasan terhadap mutu bahan, tanggal pengadaan, jumlah bahan yang dibeli
untuk suatu periode tertentu.
 Pengawasan terhadap penggunaan bahan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-2

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

2) Tenaga Kerja
 Pengawasan terhadap pengadaan jumlah tenaga dan kualifikasi tenaga tersebut.
 Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja.

3) Peralatan
 Pengawasan terhadap mobilisasi peralatan, jumlah dan jenis peralatan.
 Pengawasan terhadap penggunaan peralatan, bahan bakar dan hasil kerja.
 Pengawasan terhadap pemeliharaan.

4) Hasil Kerja
 Pengawasan terhadap kemajuan hasil pelaksanaan.
 Pengawasan terhadap mutu hasil pelaksanaan.

5) Metode Kerja

Pengawasan terhadap metoda kerja yang dilakukan di lapangan apakah sesuai dengan
kondisi lapangan yang ada.

3.4. LAPORAN DIREKSI TEKNIS

Laporan ini disusun oleh direksi teknis dan terdiri dari:

 Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti
(key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan
structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek.
Dalam laporan ini dicatat:
1) Hari dan tanggal
2) Keadaan cuaca
3) Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun
tangan kepada Kontraktor.
4) Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan
5) Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya
6) Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting.
7) Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek.
8) Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya
9) Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan.
10) Kedatangan dan pemindahan peralatan.
11) Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-3

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung
jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara
umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian
proyek.

 Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data
berupa:
 Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana,
serta deviasi yang terjadi;
 Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan;
 Hasil pengujian kualitas pekerjaan;
 Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan;
 Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan
sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;
 Kelengkapan dokumen berupa foto dokumentasi, kondisi cuaca, perubahan
Kontrak (bila ada).

 Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil

kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi
oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya.
 Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
 Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
 Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-S);
 Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan;
 Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan;
 Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan
 Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan
yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

 Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang

telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis
laporan ini terdiri dari:
 Justifikasi teknik/Review Design;
 Rekapitulasi kemajuan pekerjaan;
 Monitoring penggunaan peralatan;
 Kegiatan mata pembayaran utama;

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-4

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

 Rangkuman sertifikat pembayaran bulanan;

 Ringkasan pengendalian mutu;
 Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak;
 Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan;
 Hal-hal khusus tentang pekerjaan perlu penanganan yang berkaitan dengan
kondisi tanah, drainase, dan perkerasan;
 Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak;
 Program masa pemeliharaan;
 Hal ikhwal tentang AMDAL; dan
 Lampiran - lampiran, yang terdiri dari:
o Jadwal pelaksanaan;
o Berita Acara PHO;
o Gambar tipikal;
o Gambar kerja (Shop drawing);
o Gambar terlaksana (As-built drawing);
o Rekapitulasi pekerjaan;
o Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan;
o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir
pekerjaan.

 Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek
atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:
 Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi
karena banjir.
 Perpanjangan waktu pelaksanaan
 Penyimpangan terhadap spesifikasi
 Hal-hal lain yang dianggap perlu.

3.5. LAPORAN AKHIR PROYEK

Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi
teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan
sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain
terdiri dari:
 Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa
pekerjaan;
 Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-5

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

 Lampiran tambahan, yang terdiri dari:

o Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan;
o Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO);
o Gambar terlaksana (as-built drawing); dan
o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir
pekerjaan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-6

Modul SE 09 : Pelaporan Bab IV : Permasalahan Pelaporan

BAB IV
PERMASALAHAN PELAPORAN

4.1. PEMBUATAN LAPORAN

Secara umum pada pelaksanaan proyek-proyek di bidang jalan ditemui beberapa

permasalahan dalam pembuatan laporan seperti:
 tidak disiplin dan tepat waktu;
 laporan kurang lengkap;
 laporan kurang akurat; dan
 manfaat laporan kurang dipahami.
Akibat hal-hal tersebut maka dapat berakibat antara lain:
 Pengambialn keputusan dan tindakan turun tangan oleh pengendali proyek tidak tepat
dan terlambat; dan
 Keterlambatan pelaksanaan proyek menjadi berlarut-larut tanpa keputusan yang pasti;

4.2. PENGARSIPAN

Secara umum dalam administrasi proyek-proyek bidang jalan, berkaitan dengan

pengarsipan laporan terdapat permasalahan seperti:
 tidak tertib;
 kurang tempat; dan
 kapabilitas dan ketersediaan personil terbatas.

4.3. PENYEBAB PERMASALAHAN

Secara umum penyebab terjadinya permasalahan pada pelaporan seperti tersebut diatas,
dapat dikelompokkan sebagai berikut:

4.3.1. PEMAHAMAN ATAS FUNGSI DAN MANFAAT LAPORAN:

Kelemahan pemahaman dapat menimbulkan persepsi yang keliru, antara lain:
 Pelaporan hanya merupakan produk persyaratan administrasi dan bukan merupakan
mata pembayaran utama bagi penyedia jasa;
 Kecenderungan bahwa isi pelaporan harus menggambarkan kinerja proyek yang
bagus, sehingga pelaporan yang obyektif tetapi berisi informasi atas aktivitas dan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) IV-1

Modul SE 09 : Pelaporan Bab IV : Permasalahan Pelaporan

pencapaian prestasi pelaksanaan pekerjaan yang kurang baik, tidak disukai oleh
setiap komponen yang terkait dalam manajemen proyek, karena dianggap dapat
mempengaruhi penilaian prestasi manajemen proyek, dan adanya kekhawatiran akan
menjadi bahan temuan pemeriksa;
 Untuk menghasilkan laporan yang “cantik” seperti tersebut diatas, dapat menimbulkan
usaha untuk melakukan rekayasa pelaporan sedemikian rupa, sehingga dapat
menyebabkan terjadinya keterlambatan pelaporan dengan produk laporan yang tidak
obyektif lagi.

4.4. SOLUSI PENANGANAN PERMASALAHAN

Secara garis besar, penanganan permasalahan dan peningkatan kinerja penyusunan

pelaporan dapat difokuskan pada usaha-usaha peningkatan dalam beberapa aspek
sebagai berikut:

4.4.1. PEMAHAMAN ATAS FUNGSI, DAN MANFAAT SERAH TERIMA

PEKERJAAN
 Peran pelaporan dimaksudkan untuk menggambarkan informasi
pelaksanaan pekerjaan, sedangkan fungsi pelaporan dimaksudkan untuk
mendukung aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan
pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu, laporan ini
juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan
pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek
maupun hasil pekerjaan tersebut. Pada akhirnya, laporan ini akan menjadi
suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.
 Pelaporan yang obyektif atas hasil yang kurang baik, tidak perlu
dikawatirkan, selama permasalahan yang terjadi ini dilaporkan dengan
disertai alasan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dilengkapi dengan
rencana penanganan dan penanggulangannya;
 Rekayasa “mempercantik” laporan dapat menimbulkan ketidak konsistensian
substansi, yang pada akhirnya akan menimbulkan masalah dan kesulitan,
serta dapat menjadi bahan temuan bagi tim pemeriksa

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) IV-2

Modul SE 09 : Pelaporan Bab IV : Permasalahan Pelaporan

4.4.2. MANAJEMEN PENYUSUNAN LAPORAN

 Pembinaan disiplin dan kapabilitas personil
 Pengaturan dan penentuan tugas dan tanggunggjawab personil yang terkait
dalam penyusunan laporan;
 Teknik penyusunan laporan:
o outline laporan untuk menjamin kelengkapan materi laporan;
o format untuk mempermudah pemasukan data dan pembuatan
perhitungan, diagram, dll;
o checklist untuk pemantauan kelengkapan data, analisa, perhitungan,
dan dokumen berdasarkan outline laporan;
o pengumpulan data dll. dilakukan secara rutin dan kontinyu;
o pengolahan laporan secara total berbasis komputer; dan
o arsip laporan dilengkapi dalam bentuk soft-copy.
-
4.4.3. KOORDINASI YANG EFEKTIF
Proses pembuatan laporan diawali oleh kegiatan pencatatan data dan pengumpulan
dokumen, kemudian diikuti oleh suatu rangkaian proses “penyusunan-pemeriksaan-
persetujuan”, dan diakhiri dengan proses pendistribusian laporan. Oleh karena itu, selain
diperlukan adanya kedisplinan, kapabilitas, pengaturan tugas dan tanggungjawab personil
yang terkait, juga dibutuhkan adanya koordinasi yang efisien dalam melaksanakan setiap
komponen yang tercakup didalam rangkaian proses tersebut.

4.4.4. DUKUNGAN SUBSTANSI LAPORAN

Agar penyusunan laporan memenuhi ketentuan laporan yang baik yakni lengkap, akurat,
jelas dan terkini maka perlu dukungan-dukungan berupa kelengkapan data, analisa,
perhitungan dan dokumen pendukung;
Selanjutnya, jika usaha peningkatan seperti disebutkan di atas masih belum dapat
memperbaiki kinerja pelaporan, maka seyogyanya perlu dipertimbangkan langkah-
langkah berupa teguran tertulis, sanksi administrasi, sampai dengan pinalti berupa
penggantian personil.
Pada akhirnya, dengan pemahaman atas fungsi dan manfaat pelaporan yang
baik, manajemen penyusunan laporan yang efektif, dan dukungan teknis yang
lengkap dan akurat dapat diharapkan hasil berupa pelaporan yang obyektif, tepat
waktu, lengkap dan akurat yang mengggambarkan keseluruhan aktivitas dan
pencapaian hasil pekerjaan secara akuntabel.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) IV-3

Modul SE 09 : Pelaporan RANGKUMAN

RANGKUMAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil
pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa
pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.
Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya
merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang
diberi tugas.
Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,
pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat
dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap
akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut.
Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan
konstruksi.
Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan,
mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam
kegiatan.
Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.
Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya
biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi
pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan,
bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan
permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau
keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian
kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal
yang bersifat rutin.
Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan
termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan
diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian
kegiatannya.
Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang
berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi
tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok
yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya
tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting.
Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam
penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) R-1

Modul SE 09 : Pelaporan RANGKUMAN

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau
tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan
diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat.
Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut
ditolak atau diterima.
Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan
akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai
jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini
menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu
disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua
aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut
bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari
laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di
atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara
tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan
informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan,
termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil.
Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat
bermanfaat untuk:
 memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;
 mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan
 dapat dipergunakan sebagai:
o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan
o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam
pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan
yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil
yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab secara
sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.
Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada
pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok
dasar, yakni:
1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan
secara nyata dari proyek.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) R-2

Modul SE 09 : Pelaporan RANGKUMAN

2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek

termasuk penyebabnya.
3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan
masalah secara tepat.
Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai
berikut:
1. Pertanggungjawaban (Accountability)
2. Pengawasan (Control)
3. Penyampaian informasi
4. Alat/bahan pengambil keputusan

Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam
menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara
mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang
komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data
pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.
Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:
 Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
 Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah atau
pertanyaan baru.
 Disertai data penunjang.
Laporan harus tepat mengenai sasaran
Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima
laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan
tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.
Laporan harus tepat pada waktunya
Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan
atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal
sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat
diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan
sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan
mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.
Laporan harus tepat penerimaanya
Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang
meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di
mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) R-3

Modul SE 09 : Pelaporan RANGKUMAN

tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka
laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan.
Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-
hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau
penilaian negartif atasan.

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) R-4

Modul SE 09 : Pelaporan Daftar Pustaka

DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Perencanaan Pembangunan nasional (Bappenas), 2003, Keputusan

Presiden Republik Indonesia nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa Pemerintah

2. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 257/KPTS/M/2004 tentang Standar
dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi

3. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 349/KPTS/M/2004 tentang Pedoman
Penyeleggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan)

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) DP-1