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PREAUDITORIA
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 2
Contenido
1. Ingreso al Sistema. .......................................................................................................... 3
2. Proceso de cargue de RIPS ..............................................................................................4
2.1. Formulario de registro de cuenta ............................................................................ 6
2.2. Buscar contratos ...................................................................................................... 8
2.3. Cargue de Archivos RIPS. .........................................................................................9
3. Bandeja de Gestión de Cuentas ....................................................................................13
4. Verificar Listado de Errores y/o Advertencias. .............................................................16
5. Cargar soportes documentales .....................................................................................16
6. Enviar cuenta a Homologación. ....................................................................................18
7. Homologar Afiliados y Tecnologías ............................................................................... 19
8. Finalizar homologación ................................................................................................. 22
9. Ajustar cuenta ............................................................................................................... 22
10. Enviar verificación EPS...............................................................................................23
11. Notificar Devoluciones ..............................................................................................24
12. Justificar y/aceptar devolución ................................................................................. 26
13. Aceptar y/o Rechazar respuesta de devolución........................................................28
14. Radicar cuenta ........................................................................................................... 29
15. Legalizar la cuenta de cobro......................................................................................30
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 3
La codificación de todos los archivos rips debe estar en codificación UTF-8 sin
BOM, para esto utilizar la aplicación Notepad ++. donde dentro del menú
codificación existe la opción Convertir a UTF-8 sin BOM.
Todos los archivos rips las extensiones deben estar en minúsculas.
2. Ingreso al Sistema.
Una vez ingrese el sistema despliega pantalla de ingreso, con el nombre del Prestador, el ícono de
Este proceso consiste en el cargue de cuentas por parte de la IPS. Para acceder al registro y cargue
de cuentas se debe acceder desde el ingreso a las bandejas de trabajo a la bandeja Validar
RIPS
Buscar Contrato : Permite abrir ventana, con opciones de consulta de los contratos
asociados a la sede que valida RIPS.Ver detalle en numeral 2.2. Buscar contrato.
Tipo de Servicio: Permite registrar el tipo de servicio, que debe estar asociado a la cuenta.
Cargar Archivo Permite iniciar el proceso de cargue de archivos, una vez estén
adjuntos. Ver numeral 2.3. Cargue de archivos.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 7
Este panel permite consultar un contrato, y seleccionarlo, para asociar el cargue de la cuenta al
contrato consultado.
Buscar Contrato: Permite buscar contrato, una vez estén registrados los datos
de consulta.
Al hacer clic en este botón el sistema despliega formulario de solicitud de contrato de urgencias.
Este formulario permite enviar una notificación mediante correo electrónico al área encargada de
la EPS, para la creación de contrato de urgencia.
Vigentes: Permite habilitar la consulta, solamente para los contratos vigentes a la fecha.
Una vez registrada la información de la cuenta de cobro, se procede a seleccionar los archivos RIPS
haciendo clic en el botón y cargarlos al servidor.
Importante
Se debe tener en cuenta que los archivos RIPS:
Deben tener Codificación UTF-8.
La extensión de los archivos planos debe estar en minúscula.
Una vez cargados el sistema despliega la ventana donde informa los archivos cargados.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 10
Y al aceptar el cargue el sistema comienza con el motor de validación de coherencia, para ese
cargue
Y notifica en la pantalla de inicio de la aplicación. Una vez terminado el proceso, también notifica
en la pantalla de inicio.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 13
Fig. 2.3.6. Notificación en pantalla de inicio del proceso de validación de coherencia de RIPS.
La bandeja de gestión de cuentas permite visualizar las cuentas que pasaron de forma correcta la
validación de estructura y que fueron enviadas al motor de validación de coherencia. Para ingresar
a la bandeja, se debe ingresar a la bandeja Gestión de Cuentas validadas
Esta pantalla permite al Rol IPS y EPS Visualizar y gestionar las operaciones sobre los cargues
realizados.
Limpiar: Permite limpiar los filtros seleccionados para la consulta de las cuentas
cargadas.
Filtros de los campos de la grilla: Permite filtrar los datos desplegados en la grilla, según datos
registrados en las casillas.
Filtros de consulta para información desplegada: Permite registrar algún valor en las casillas
donde exista la opción, para filtrar la información desplegada en la grilla.
Eliminar cuenta: Permite eliminar una cuenta. al hacer clic se despliega formulario de
registro de justificación de eliminación de la cuenta.
Enviar a homologar: Permite a la IPS. enviar a homologar la cuenta. Ver numeral 6. enviar
cuenta a Homologación.
Adjuntar Soportes :Permite a la IPS Adjuntar soportes digitalizados. Ver numeral 5. Cargar
soportes documentales.
Mediante esta opción, el sistema permite descargar un archivo en formato Excel, con el listado de
errores y/o advertencias, como resultado de la validación de coherencia. Este archivo genera una
advertencia informativa por cada dato en la línea y archivo RIPS, donde fue detectada la
inconsistencia. Si el tipo de inconsistencia es un error, el sistema no permitirá continuar con el
cargue, y deberá ser corregido por parte del prestador. En el caso de una inconsistencia tipo
advertencia, el sistema permitirá continuar con el cargue, pero esa advertencia es información que
puede llevar a una posible glosa.
Una vez que la cuenta termine el proceso de validación de coherencia y su estado sea VALIDADO,
el sistema permite el cargue de los soportes documentales, a través de la opción Adjuntar
Soportes de la bandeja de Gestión de cuentas validadas. El sistema ingresa a la plataforma de
cargue de soportes:
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 17
Una vez se ingresa a la pantalla de cargue de soportes documentales, se debe hacer clic en el
archivo con extensión (.rar) con la siguiente información:
Lista de carpetas con numero de factura
Soportes documentales contenidos en cada una de las carpetas, debidamente tipificados.
Una vez la cuenta se encuentre en estado VALIDADO, la IPS podrá consultar los resultados del
motor de validación respecto a la homologación de afiliados y tecnologías así:
Para Afiliados:
La IPS puede consultar los afiliados que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar, homologados automáticos o homologados directos haciendo clic en el botón
Homologar afiliados del panel de Gestión de Cuentas Validadas.
Para Tecnologías:
La IPS puede consultar las tecnologías que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar u homologados automáticos clic en el botón Homologar tecnologías del panel de
Gestión de Cuentas Validadas
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 19
Para continuar con el proceso de Preauditoria, La IPS puede enviar la cuenta a la bandeja de EPS
para que realice el proceso de homologación, haciendo clic en el ícono Enviar a homologar .
Una vez enviada la cuenta a la bandeja de EPS, en el panel de Gestión de cuentas validadas el
estado de la cuenta cambia a PENDIENTE HOMOLOGACION
Una vez enviada la cuenta por la IPS a homologar, desde la bandeja de EPS Gestión de Cuentas
EPS, la EPS puede Homologar afiliados y tecnologías.
Para Afiliados:
La EPS puede consultar los afiliados que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar, homologados automáticos o homologados directos haciendo clic en el botón
Homologar afiliados del panel de Gestión de Cuentas Validadas.
y tipo de documento.
Pendiente de homologación: No encuentra ninguna coincidencia ni relación con algún
afiliado en la base de datos empresarial, según las reglas de homologación establecidas.
Una vez se consulta el afiliado a homologar, y hacer doble clic sobre el afiliado encontrado, el
sistema cambia el estado de homologación del afiliado a “Manual”, una vez se acepta la ventana
de confirmación.
Para Tecnologías:
La EPS puede homologar las tecnologías que el motor de validación marcó como pendientes de
homologar u homologados automáticos al hacer clic en el botón Homologar tecnologías
enviadas por la IPS del panel de Gestión de Cuentas Validadas.
La EPS puede homologar una tecnología haciendo clic en el ícono , y el sistema despliega la
pantalla de consulta de tecnologías:
En el caso de que la EPS notificó que existen afiliados con estado No homologado, después de la
revisión por parte de ellos, haciendo la consulta desde el ícono Homologar afiliados , la IPS
podrá hacer el Ajuste de la cuenta, el cual consiste en sustraer de la cuenta los afiliados no
homologados y sus facturas, asignado así el nuevo valor de cuenta de cobro calculado
automáticamente.
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 23
La IPS confirma que el valor de la cuenta cambia y que se sustraerán los afiliados No homologados
de la cuenta.
La IPS debe enviar a verificación por parte de EPS, a través del ícono en el caso de que se haya
ajustado la cuenta o no, confirmando que el proceso de homologación fue verificado y que hubo
ajuste de la cuenta realizado por la IPS en el caso de existir.
En la pantalla de Gestión de cuentas validadas EPS, la cuenta aparece con el estado EN PROCESO
La EPS podrá realizar devoluciones al prestador, para lo cual se ingresa desde el ícono Devolución
EPS . El sistema despliega pantalla de registro de devoluciones.
12.3. Opcionalmente se pueden adjuntar soportes a esa devolución a través del botón
Al hacer clic en el botón aceptar el sistema genera la devolución sobre las facturas marcadas y la
cuenta cambia al estado DEVUELTO
Una vez registradas todas las facturas que se requieran devolver, la EPS confirma la devolución,
haciendo clic en el botón , pero antes el sistema valida que
todas las facturas no tengan estado pendiente, por lo que se deben marcar las facturas que no
tienen devolución, con la marca revisada.
Si la EPS no determina hacer ninguna devolución, para continuar con el proceso requiere:
Manual de Usuario: Proceso de cargue de RIPS. 26
La IPS puede dar respuesta a las devoluciones registradas por la EPS en el caso de que existan. Se
debe ingresar al panel de Gestión de cuentas validadas – IPS, e ingresar por el icono Responder
devolución .
13.3. Opcionalmente se pueden adjuntar soportes a esa respuesta a través del botón
Al hacer clic en el botón aceptar el sistema genera la respuesta a la devolución sobre las facturas
marcadas y la cuenta cambia al estado RESPUESTA DEVUELTA
Una vez registradas todas las facturas con respuesta, la IPS confirma la respuesta total de la
La EPS puede dar respuesta a las respuestas de devoluciones registradas por la IPS en el caso de
que existan. Se debe ingresar al panel de Gestión de cuentas validadas – EPS, e ingresar por el
icono Devolución EPS .
El sistema despliega pantalla de confirmación. Una vez realizado el proceso de respuesta la cuenta
queda con estado REVISADO.
La EPS puede hacer el proceso de radicación de cargue únicamente para las cuentas que están en
estado revisado.
Para radicar una cuenta se debe ingresar por el icono Registrar Cuenta IPS
El sistema despliega pantalla de radicación de cuenta:
Se debe registrar la clase del servicio y confirmar los datos de regional y responsable de pago.
La EPS puede hacer el proceso de Legalización de Cuenta de Cobro únicamente para las cuentas
que están en estado RADICADO PENDIENTE DE NOTIFICACION.
Para legalizar una cuenta se debe ingresar por el icono Legalizar Cuenta
El sistema despliega pantalla de confirmación:
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