¿Sabe que es administración?

Gestionar, planificar, coordinar de forma organizada una labor con el fin de

optimizarla.

¿Considera que los documentos también se pueden administrar, por qué?

Sí, porque es importante organizarlos de acuerdo al grado de importancia y

necesidades requeridas, con esto se mejora el tiempo y se estructura mejor el
desarrollo de las funciones en una organización.

¿Sabía usted que los archivos son objeto de clasificación y categorización?

No tenía mucha claridad en el tema.

¿Por qué considera que la persona encargada del archivo deba tener un
perfil específico y cumplir con unos requisitos para desempeñarse en el
cargo de archivista?

Porque es una labor de vital importancia en la organización de una empresa y

como tal necesita tener personal idóneo que realice un trabajo eficiente y concreto.
 ENSAYO

ARCHIVOS CUNA DE LA HISTORIA

La importancia de los archivos radica en la necesidad de poseer información veraz

y eficiente sobre un acontecimiento en particular, los archivos conformados por
diferentes clases de documentos hacen parte de la base de datos de las
organizaciones de cualquier índole.

Desde el momento en que surgió la necesidad del hombre de escribir para

registrar diversas situaciones surgió también la necesidad de compilar, almacenar
información de mucha importancia, que través del tiempo nos ha permitido
conocer nuestras raíces y todo proceso evolutivo.

Los archivos son la memoria de la historia de un evento, organización, episodio

dentro de una sociedad, ellos nos brindan la oportunidad de viajar en el tiempo, de
conocer, debatir, reflexionar, así como también nos sirven como evidencia,
registro, soporte tanto de situaciones pasadas como presentes que marcaran
nuestro futuro.

Los datos de los archivos están plasmados en papel, o en medios electrónicos en

diferentes formatos ya sea texto, imágenes, fotografías etc. Todo se ha ido
adaptando a las situaciones y necesidades actuales. Estos medios nos permiten el
acceso a la información deseada. Cada organización ya sea pública o privada
maneja sus propios requerimientos para llevar el archivo de una forma organizada
y pertinente.

La gestión documental de una organización es vital para el funcionamiento de la

misma otorgándole fácil verificación de los documentos y su información, orden,
cronología, claridad, enseñanza, utilidad, guía en la toma de decisiones, para ello
es preciso que los archivos como fuentes de información sea de fácil acceso, de
forma eficiente, oportuna, práctica.

Los archivos representan la identidad cultural de una nación dentro de sus

organizaciones, en ellos reposa la historia, la vida misma, la respuesta a
preguntas y respuestas almacenadas, plantea una visión en una organización, es
cuna de los saberes más importantes que forman el pilar de nuestro pasado y
proyectan nuestro futuro.