TAREA 3 – ENTREGA EN SEMANA 4

GESTIÓN DOCUMENTAL

APELLIDOS: ________ Flores Ruano NOMBRES: ____ Yandira Beatriz____________

CARNÉ: __10182023___ CEI: ______Liceo Guatemala__ FECHA: 30/01/2019_______

TUTOR: ______________________________ NOTA: __________________________

INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente el contenido de la tarea, luego realice lo que se le

pide en cada inciso. Recuerde que para cada tarea debe tomar como base la información
más actualizada y relacionada al entorno donde se desenvuelve. Asegurándose que sea
de una fuente confiable.

ANÁLISIS DE CASOS:

1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Efectivamente que si ya que en los últimos años estamos viendo que son muchos
los documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los
documentos en papel.

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una

organización? Nos sirven para producir información para analizar el desempeño
de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en
términos de resultados.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? Considero estos pasos muy

efectivos para poder evaluar la gestión documental.
 Definir el alcance
 Definir el entorno actual
 Desarrollar un diseño conceptual
 Análisis técnico y económico
 Obtener aprobación del proyecto

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización

con su entorno?
Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de
documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos
información y, en consecuencia, ejecutamos tareas, por lo tanto, se manifiesta la
necesidad de la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos
y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
 EJERCICIO SEMANA 3
GESTIÓN DOCUMENTAL

APELLIDOS: _______________________________NOMBRES: ___________________________

CARNÉ: __________________ CEI: ________________________FECHA: ___________________

TUTOR: _______________________________________ NOTA: __________________________

INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente las preguntas, realice el análisis correspondiente

y responda según considere correcto.

1. ¿De qué forma incide la gestión documental en la venta de productos y

prestación de servicios? Por costos administrativos se entiende el aumento de
carga de trabajo debido del manejo excesivo de información, así como el grado
de complejidad que las acciones adquieren como producto del volumen de
información que existe en toda organización, se hace imprescindible una forma
o recurso para centralizar y proteger los archivos tanto en medio físico como
electronico. El adecuado manejo de los documentos liberal al personal de tareas
operativa y le permite concentrarse en actividades más productiva.

En resumen, la importancia que se le atribuye a la gestión documental repercute

directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente
prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos,
de procesos y de funciones, así como con la instalación y operación de sistemas
y definición de procedimientos relacionados con efectiva presentación de
servicios y ventas de productos.

2. ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos

y procedimientos?
Para que una organización funcione de manera eficaz y eficiente, tiene que
identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una
actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la
transformación de entradas en salidas, se puede considerar como un proceso.
Frecuentemente la salida de un proceso constituye directamente la entrada del
siguiente proceso.

La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la

identificación e interacciones entre estos procesos, así como su gestión puede
denominarse como "enfoque basado en procesos". Una ventaja del enfoque
basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos
entre los procesos individuales dentro del propio sistema de procesos, así como
sobre su combinación e interacción.

Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza en un Sistema de Gestión de la

Calidad, enfatiza la importancia de:

 La comprensión y el cumplimiento de los requisitos

 La necesidad de considerar los procesos en términos del valor que aportan
 La obtención de resultados del desempeño y eficacia de los procesos
 La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.