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ACTIVIDAD 3
R/
RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas
(solicitudes, derechos de petición, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos,
publicidad).
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Cabe resaltar que el documento debe ser elaborado con los más mínimos detalles,
ya que además de que la norma indica los parámetros para su elaboración, su ciclo
vital muestra el proceso que debe seguir secuencialmente para alcanzar el objetivo
para el cual ha sido diseñado. Es decir que, además de contener un encabezado,
un contenido y una despedida, también debe reflejar al final de éste al responsable
de su origen con la firma. Posterior a ello, sí debe trasladarse a la unidad de
correspondencia donde efectúan la verificación de datos, la numeración, fechado,
registro, separación y luego su envío al destino final. (Yolanda, 2011)
Reflexión de video: En el video acuerdo 060, nos da una muestra muy clara de
cómo debe ser el manejo de los documentos en las entidades públicas y privadas
desde la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación de los
documentos.
Nos muestra también como es una oficina de archivo y todas las características que
en testas se encuentran.
Aportes del foro: Teniendo en cuenta la temática del cuarto contenido de estudio,
responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
R:
A: Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, por medio de
estas nos podemos enterar de lo que está pasando con las empresas hay muchos
tipos de empresas u organizaciones,
Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la
empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los
empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos
de los objetivos que persigue la comunicación interna. (Estilosorganizados.net)
Comunicación externa. “No existe una buena comunicación externa sin una
buena política de comunicación interna; dos caras de una misma moneda que se
mantienen unidas en su planteamiento teórico pero que en la práctica de la empresa
existe una disociación.”
a) Comunicación externa operativa. Es aquella que se realiza para el
desenvolvimiento diario de la actividad empresarial, se efectúa con todos los
públicos externos de la compañía: clientes, proveedores, competidores,
administración pública, etc.
b) Comunicación externa estratégica. Tiene por finalidad enterarse de los
posibles datos de la competencia, la evolución de las variables económicas, los
cambios en la legislación laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posición
competitiva de la empresa.
c) Comunicación externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa
como una institución que informa dando a conocer sus productos, mejorar su
imagen, etc. Las formas de darlo a conocer serían mediante la publicidad,
promoción, donaciones, patrocinios, etc.
(Sánchez Calero)
Por estas razones la clasificación de las comunicaciones es de mucha importancia
para el buen funcionamiento de las empresas, para saber exactamente lo que tienen
y lo que comunican.
La clasificación nos permite:
Verificar que tipo de comunicación se está recibiendo, que puede ser de tipo
oficial o de tipo personal.
Realizar el proceso de atención y trámite acorde a la comunicación.
Generar orden al interior de la empresa
Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.
Formar una mejor imagen de la organización.
Interactuar con otras entidades.
Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la empresa.
Un posicionamiento en el mercado.