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¿Qué es un procedimiento operativo estándar (SOP) y cómo escribirlo?

Imagina por un momento que trabajas en el departamento de servicio al cliente en una
tienda de comestibles. Un cliente llega un día y dice que necesitan devolver una bolsa
de pan. Lo más probable es que la tienda en la que trabaja ya cuente con un conjunto
de reglas escritas sobre cómo manejar esta situación. Ese conjunto escrito de reglas es
lo que se conoce como un procedimiento operativo estándar.

La libertad sin reglas no funciona. Y las comunidades no funcionan a menos que estén
reguladas por la etiqueta.

Los procedimientos operativos estándar están escritos, instrucciones paso a paso que
describen cómo realizar una actividad de rutina. Los empleados deben completarlos
exactamente de la misma manera cada vez para que el negocio pueda mantenerse
constante. Los procedimientos operativos estándar ayudan a mantener la seguridad y
la eficiencia de departamentos tales como:

 Operaciones de producción
 Ventas y atención al cliente.
 Formación de los empleados
 Legal
 Financiero

Un procedimiento operativo permanente nunca debe ser difícil de leer o redactado de

forma vaga. Debe ser breve, fácil de entender y contener acciones que son simples
pasos a seguir. Un buen procedimiento operativo estándar debe describir claramente
los pasos e informar al empleado sobre cualquier inquietud de seguridad.

Los procedimientos operativos permanentes deben ser la base para capacitar a los
nuevos empleados. También deben actualizarse cada año para garantizar que
permanezcan relevantes para las necesidades actuales de la organización.

¿Por qué necesita procedimientos operativos estándar?

Algunos propietarios de negocios tienen dificultades para comprender por qué son
necesarios los procedimientos operativos estándar. Ya capacitaron a sus empleados,
¿por qué necesitan también un documento escrito que describa el proceso?

Esto es algo así como preguntar por qué los médicos tienen una lista escrita de los
procedimientos que siguen antes de realizar la cirugía. O por qué la FDA tiene una lista
escrita de procedimientos sobre cómo los restaurantes pueden manejar los alimentos.

Estas son solo algunas de las razones por las que su empresa necesita procedimientos
operativos estándar:
Ahorran tiempo y dinero
Cuando la misma tarea se completa de muchas maneras diferentes, siempre llevará
más tiempo completarla. El hecho de contar con un procedimiento operativo estándar
simplifica el proceso para que los empleados puedan lograr más en menos tiempo.

Proporcionan consistencia
La implementación de un procedimiento operativo estándar garantiza que,
independientemente de quién esté trabajando, los procesos empresariales se
completen de la manera correcta.

Mejoran la comunicacion
Los procedimientos operativos estándar hacen que los trabajos de sus empleados sean
más fáciles porque ya no tienen que adivinar cómo deben realizar sus trabajos. Y no
tienen que tratar de destruir sus cerebros para recordar lo que les contó cuando fueron
contratados por primera vez.

Te permiten responsabilizar a tus empleados.

¿Cómo puede evaluar a sus empleados si no cuenta con normas escritas? Sin los
procedimientos operativos estándar, las evaluaciones de los empleados se convierten
en una cuestión de opinión personal, lo cual no es justo para sus empleados.

Crean un ambiente de trabajo más seguro.

Cuando los empleados realizan las mismas tareas de maneras completamente
diferentes, no solo es ineficiente sino que en realidad es una responsabilidad de su
empresa. Los procedimientos operativos estándar aseguran que los empleados
realicen sus funciones de trabajo de una manera segura y consistente.

Una de las mayores ideas erróneas sobre los procedimientos operativos estándar es
que harán que las empresas se vuelvan rígidas e inflexibles. Este artículo en Harvard
Business Review hace un excelente trabajo al explicar cómo tener sistemas
implementados para que los empleados los sigan hace que las empresas sean más
flexibles.

Cómo escribir un procedimiento operativo estándar

Ahora sabe qué es un procedimiento operativo estándar y por qué lo necesita. Sin
embargo, es posible que se esté preguntando cómo puede crear su propia creación.
Los procedimientos operativos estándar requieren mucha planificación y preparación
antes de que pueda comenzar a escribir el documento.

Aquí hay cinco pasos a seguir al crear su propio procedimiento operativo estándar:

Desarrolle una lista de sus procesos de negocio.

Para comenzar, haga que los gerentes hablen con sus empleados sobre las tareas que
desempeñan en sus trabajos todos los días. Esto les permitirá comenzar a crear una
lista detallada de procesos que necesitan procedimientos operativos estándar.
A partir de ahí, puede revisar la lista con sus gerentes y buscar cualquier redundancia.
Esta lista servirá como punto de partida para crear su procedimiento operativo estándar.

Planificar el proceso
En este paso, deberá decidir el formato para su proceso. ¿Desea que sea una guía
paso a paso o un diagrama de flujo de trabajo? Desde allí puedes crear una plantilla.
También tendrá que decidir cómo sus procedimientos operativos estándar serán
visibles para sus empleados. ¿Tendrá una copia escrita o estará disponible en línea?

¿Quieres una explicación más detallada sobre cómo escribir un SOP? Consulte nuestra
guía completa: Cómo escribir un procedimiento operativo estándar
Hablar con los empleados
Ahora que tiene su lista de procesos y ha creado su plantilla, necesita hablar con sus
empleados. Esto es importante porque no puede comprender completamente el
proceso a menos que haya hablado con las personas que realmente lo realizan a diario.
Solo hablar con la gerencia no es suficiente

Escribe y revisa el proceso.

Una vez que haya hablado con sus empleados, agregue inmediatamente sus notas a la
plantilla. Desde allí, puede revisar su procedimiento operativo estándar con los
empleados una vez más y obtener información de sus gerentes. También debe
determinar quién será responsable de la supervisión y el mantenimiento del
procedimiento operativo estándar.

Tenga en cuenta que todos sus procedimientos operativos estándar deben leerse de la
misma manera al mismo tiempo que describe claramente las funciones de cada área
de su negocio.

Mantener el proceso
¡Su trabajo no se termina una vez que se escribe el procedimiento operativo estándar!
Para que siga siendo relevante y útil, debe mantenerlo y actualizarlo al menos una vez
al año.

Un procedimiento operativo estándar escrito no solo le permite a su empleado saber

cómo deben estar haciendo su trabajo, sino que también les permite saber por qué.
Cuando explica a los empleados por qué las tareas se realizan de cierta manera, es
más probable que las completen

Los procedimientos operativos estándar requieren mucho tiempo para crearlos al

principio, pero los beneficios valen la pena. Y te ahorrarán mucho tiempo y frustración
en el camino.
Conclusión
Los procedimientos operativos estándar son instrucciones detalladas y escritas sobre
cómo realizar una actividad comercial de rutina. Son fáciles de leer y explican cada
detalle del proceso que se describe. Es importante tener en cuenta que un buen
procedimiento operativo estándar no se centra en lo que debe hacerse, sino en cómo
debe hacerse. Un procedimiento operativo estándar es una herramienta eficaz que
todas las empresas deben tener.

Los procedimientos operativos estándar le darán una mejor comprensión de los

procesos de su negocio y lo ayudarán a decidir cómo avanzar. Se asegurarán de que
todos los empleados estén realizando los procesos de negocios de la misma manera.

La implementación de procedimientos operativos estándar también le dará la opción de

escalar su negocio más rápidamente. Esto se debe a que los procedimientos
operativos estándar facilitan la replicación de estos procesos en toda su organización.

Muchas empresas optan por implementar procedimientos operativos estándar al

mostrar documentos escritos en áreas donde serán claramente visibles para todos los
empleados. Sin embargo, muchas veces hay mejores herramientas disponibles para
las empresas. Usar una aplicación de flujo de trabajo como Tallyfy es una excelente
manera de crear una base de datos interactiva de información en lugar de un
documento incómodo. No dude en visitar nuestra página de estudios de caso para leer
cómo otros dueños de negocios han utilizado con éxito nuestra aplicación en sus
negocios.