“5 pasos para crear Dashboards Efectivos”

Presentado por
Lic. Marcelo French,
CEO de
Sixtina Consulting Group

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¿Qué es un Dashboard?
Recuerdo la primera vez que mi jefe mencionó a la palabra "Dashboard". Ocurrió hace
bastantes años. Lo miré como si hubiera perdido la razón, después de todo, yo trabajaba
en un banco, no en una empresa de fabricación de automóviles.

En aquella época las computadoras personales apenas comenzaban a aparecer. Los

reportes informativos los preparábamos a mano o máquina de escribir, y luego hacíamos
filminas para pasarlas con un proyector manual en las juntas. ¡Prehistoria!
El mundo ha recorrido un largo camino desde entonces, y hay cientos de programas para
crear Dashboards, los populares programas que, tal como el tablero de un automóvil, nos
van indicando con relojes y gráficos el estado de situación en línea de nuestra área de
responsabilidad.
Un Dashboard es una gran herramienta que nos permite resumir toneladas de datos en
indicadores sencillos, con gran adaptación visual y diversas dimensiones, que otorga
información inmediata y coherente sobre la situación de la empresa.

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Populares pero incomprendidos
No hay duda de que los Dashboards se han convertido en una herramienta muy popular
en la comunidad de negocios. Sin embargo, no todo el mundo sabe cómo crear
Dashboards efectivos. La mayoría de los ejecutivos y gerentes tiene una idea muy básica
de un Dashboard, y ni hablar de los principios básicos que deben respetarse para hacerlos
efectivos.

Actualmente cuando hablamos de Dashboards o Tableros de Control de Gestión Digital

TCGD) con nuestros clientes, obtenemos una reacción confusa. Si bien hoy en día ya se
sabe mucho más sobre los Dashboards, aun así la mayoría de los empresarios tiene una
idea muy básica de lo que es un Tablero de Control de Gestión Digital, y mucho menos de
por qué lo necesitan.

Una imagen vale más que mil palabras

Los Dashboards son muy apreciados actualmente porque siguen la tendencia general de
expresarse con imágenes antes que con palabras. La idea es buscar que las imágenes nos
comuniquen en forma inmediata y contundente los mensajes más importantes. Por
ejemplo, en la siguiente imagen podemos ver de inmediato que algo anda mal en este
barco.

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La misma efectividad debe alcanzarse en los gráficos, mapas y gadgets que incluyamos en
nuestro Dashboard.

Sin embargo… no todos los Dashboards son eficientes

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A pesar de la enorme atención y entusiasmo de la oleada de tecnología y sistemas que ha
acompañado al nacimiento de los Dashboards digitales, no se ha prestado demasiada
atención a cómo diseñar los mismos para que ofrezcan la mejor información y que sean de
fácil uso.
Es por ello que en nuestro trabajo de consultoría e implementación de cientos de
Dashboards para nuestros clientes podemos mencionar cinco pasos claves que usted
debería seguir si desea contar con buenos tableros digitales.

5 Pasos clave

La creación e implementación de un sistema de Dashboards debe encararse como

cualquier proyecto. Vamos a mencionar acá cinco aspectos clave para asegurar su éxito

Paso 1: Contexto

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El Contexto es clave para entender el mensaje de las cifras. Cuando éstas se expresan
fuera de contexto, el mensaje no permite discernir si los datos son buenos o malos. Esta
situación la podemos ver cuando hablan los políticos y revelan cifras impresionantes.
Pero, ¿son buenas o malas noticias? Si no están expresadas en un contexto adecuado no
podemos saber si lo son o no.

Para dar un contexto adecuado a la cifras es conveniente ponerlas en comparativa con

otras dimensiones. Por ejemplo, un Dashboard bien estructurado se muestra en la
siguiente imagen:

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En un Dashboard bien estructurado, las mejores prácticas sugieren hacer un “revelado” de
la información gradual; donde a la cabeza se presentan las cifras globales, luego se
muestra el contexto en alguna dimensión (por ejemplo la dimensión tiempo) y luego se
muestran mayores detalles. La información sigue así una secuencia lógica y otorga
suficiente marco adicional para ubicar los datos en un contexto adecuado.

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Paso 2: Diseño
La presentación de la información en un
Dashboard requiere de quien la hace un
sutil equilibrio entre funcionalidad y
diseño, casi un arte.
Al construir un Dashbord, debemos
hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Cómo transmitir una gran

cantidad de información sin
hacerla sentir abrumadora?
• ¿Cómo capturar la atención de la
audiencia sin que haya
distracciones?
• ¿Cómo se hace para que la
información sea sencilla y profunda
a la vez?

Para captar mejor la atención de los usuarios, podemos diseñar las páginas web que
muestren los datos siguiendo dos técnicas visuales de probada eficiencia: la forma de leer
y los colores.

La forma de leer: vea la imagen de la

izquierda que nos ayudará a explicarlo.
La investigación indica que los usuarios
buscan leer en primer lugar toda la
información que se encuentra en la parte
superior izquierda de una página web.
Los usuarios también tienden a desplazar
su atención por el lado izquierdo, de arriba
hacia abajo.
Es decir que nos conviene colocar lo
importante en el ángulo superior
izquierdo.

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Los Colores
A menudo se diseñan Dashboards que quedan iluminados con tanto color que parecen un
árbol de navidad recargado. Cuando el color se aplica de forma indiscriminada, añade
poco al significado del Dashboard.

El uso apropiado de color requiere moderación. En nuestros diseños de Dashboards, por

lo general comenzamos utilizando solo gris, luego añadimos poco a poco de color en el
que transmite información útil.

El color da sentido porque puede guiar la vista hacia lo que es importante y agrupar cosas
similares. Por ejemplo, si aumentamos el brillo de un color lo hacemos más llamativo, y
esto atraerá la atención y resaltará la importancia del dato.

Del mismo modo, el uso de la misma tonalidad de color se puede utilizar para conectar
cosas que están relacionadas. En un nivel más sutil, la combinación de colores que
elegimos puede evocar una emoción o sentimientos sobre los gráficos que estamos
viendo.

Los colores se pueden dividir en las dicotomías de alto nivel, tales como "Tonos de la
tierra", versus los colores "No naturales".
Llamamos "Tonos de la tierra" a aquellos colores que percibimos como calmantes.
En contraste, los colores "No naturales" sorprenden a la audiencia, por lo que son ideales
para mostrar una alerta.

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Paso 3: Validación
Una técnica muy útil, y que aplicamos a menudo con nuestros clientes, es “empezar por el
final”. Es decir, dibujar a mano el Dashboard definitivo y luego validarlo a nivel usuarios.
Selo entonces crearlo formalmente.

Esta técnica tiene la ventaja de haber “validado” toda la información antes de empezar a
cargarla en el sistema. También ayuda a los futuros usuarios a ordenar la información en
la forma que ellos la necesitan. De esta forma se ahorra mucho tiempo y se cometen
menos errores.

Paso 4: Integración
La mayoría de los sistemas operativos actuales traen su propio Dashboard.
Por ejemplo, un CRM muy popular como SalesForce muestra mucha información en su
Dashboard.

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Otro ejemplo es Google Analytics, y otros como ERP o sistemas Operativos. El uso de estos
Dashboards es muy útil, pero se presenta un problema de integración cuando
necesitamos combinar datos provenientes de dos o más bases distintas. Esto es así porque
cada aplicativo guarda los datos en su propia base de datos.

Es conveniente que la herramienta que elija para sus Dashboards corporativos permita la
integración de datos desde distintas fuentes.

Paso 5: Automatización
El último paso que recomendamos es la automatización de la captura de datos y el
refrescamiento de los mismos. Un Dashboard debe buscar aumentar nuestra eficiencia
administrativa. La información debe actualizarse sin necesidad de la intervención manual
del usuario.

Los programas de Dashboard deben contar con un capturador de datos que permita la
automatización.

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Conclusión:
No es difícil construir sus propios Dashboard, pero si se le presta atención a esta guía
podrá contar con gráficos eficientes y potenciar esta extraordinaria herramienta de
comunicación.

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