Manual de correspondencia

Misión
Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia
para ser distribuida a las diferentes oficinas de las dependencias
administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera
oportuna, rápida y eficaz.

Objetivos
La Unidad de Correspondencia, es la encargada de recibir,
controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter
administrativo que ingresa a la organización administrativa,
provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada
por toda la dependencia que conforma el organismo.
Funciones
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican,
registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y
externas, es decir, que se produzcan tanto dentro como fuera de la
Empresa.
DEFINICIÓN DE MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Es mediante el cual se definen las pautas de organización de

archivos y correspondencia para las empresas.
MISIÓN DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para

promover la conservación adecuada de toda la documentación
escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma
eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.
FUNCIONES DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

- Dar las pautas para la organización del archivo de una empresa

- Control de Ingreso de la Documentación.

- Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar,

describir).

- Conservación.

- Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

- Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

Conclusiones
El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de
una empresa ya que este documento contiene las normas que se
deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de
toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del
proceso para archivar los documentos.
ORDINARIA: Trata asuntos de carácter general memorandos
comunicativos entre entidades, que no se consideren
confidenciales.
CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y
trámites administrativos, informes y asuntos de investigación de
carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y
otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento
reservado, de los cuales tendrán conocimiento determinados
empleados.
CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicación
escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la
entidad, emite conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija
criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las
opiniones, los recursos y las actividades de la Institución.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o a
organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos
por lo menos una fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental), incluye aquella
correspondencia entre departamentos de la misma organización,
como: memorandos, informes, circulares, avisos etc.
Correspondencia recibida: como su nombre lo indica es la recibida
de organizaciones externas como cartas, oficios, telegramas,
solicitudes e informes.
Correspondencia enviada
Correspondencia recibida
Correspondencia interna
Correspondencia externa
CORRESPONDENCIA DESPACHADA

CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicación escrita que

surge del intercambio entre las diferentes Dependencias
Es la comunicación que se utiliza dentro de la empresa entre los
trabajadores de una determinada entidad. Principalmente, se
utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes
departamentos o secciones.

CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA

CIRCULAR: Es toda comunicación que se origina como resultado de
lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la entidad, de
obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentación de todos
aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de la Secretaria
de Gobierno deben ser conocidos y acatados, por todos los
empleados de la Institución. La Circular Reglamentaria lleva una
numeración, que será asignada, distribuida y archivada por la
unidad administrativa producida.
MEMORANDO: Es la comunicación escrita que tiene lugar entre las
diversas Dependencias, los memorandos también se utilizan para
llamar la atención, para notificar una reunión o para felicitar al
personal.
CARTAS: Breve comunicación escrita que precisa instrucciones para
el trámite de un documento y algunas ameritan respuesta por parte
del receptor.
1. EL INFORME
2. LA CITACIÓN

CORRESPONDENCIA RECIBIDA.
Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el
formato de seguimiento del Control de la correspondencia recibida
y despachada (medio magnético), en el cual se debe registrar toda
la documentación recibida tanto de entidades externas como de las
propias oficinas internas. Por consiguiente, la persona responsable
de la radicación de la documentación externa deberá diligenciar
dentro del formato la siguiente información: Numero de radicación,
Ciudad y Departamento, Fecha, Persona quien se le remite el
documento, Asunto, Nombre del quien envía el documento,
sección, N. Folios, medio físico o escaneado, Amerita respuesta,
Fecha de la respuesta del comunicado, Numero de radicado de la
respuesta.
Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida
Sello de recepción de la Institución que denote claramente el
nombre del MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JUAN, la dependencia, la
Fecha, quien recibió, el número de radicado, la hora y tramitado a
la dependencia correspondiente, igualmente con la ubicación de la
Institución, por ejemplo:

CORRESPONDENCIA DESPACHADA
Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un
número consecutivo por cada unidad administrativa creada, el cual
lleva un correlativo diferente por oficina y por año, los pasos a
seguir son: a) En el documento de Word se procede a crear una
siglas y códigos propias de las dependencias para el envió de la
correspondencia: Nomenclatura – Radicado - consecutivo y año.
SEGO-R.2-001-17
b) Toda la correspondencia despachada debe pasar por la oficina de
ventanilla para darle su respectivo envió y control.
c) La correspondencia despachada, debe estar firmada por los jefes
de cada oficina productora de documentos, o en su defecto por
personal de mando debidamente acreditado para la respuesta.
d) En el sistema se diseñarán los formatos correspondientes a la
GTC 185, norma técnica colombiana.
e) Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias
impresas, de acuerdo al siguiente desglose: Original para el
destinatario. Copia en medio magnético para la oficina productora.
f) Una vez el comunicado obtenga el sello de recibido por otra
entidad la persona encargada debe notificar a la de ventanilla para
proceder hacer su digitalización.