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3.1.Introducción
Objetivos:
ÁREA/CARGO PASOS
Inicio
Gerente de Área
Llenar el Formulario
requerimiento nuevo
Personal
Departamento
Administrativo
Comunicación al
departamento solicitante
de la vacante
NO
15 Días
SI
Reclutar nuevo
personal
FIN
ÁREA/CARGO PASOS
Departamento 1. Colocar anuncios en la Web y por medio de la prensa
Administrativo solicitando personal, con las especificaciones necesarias
para el cargo.
Inicio
Solicitud de
Recibe docuementacion
Empleo
y Solicitud de Empleo
Analista
Archiva Resultados y Selección
Especializado
Informe y Resultados
de las pruebas
NO
Aptos
SI
Asistente de Recursos
Humanos revisa y
Gerente General
entrega al Gerente
Administrativo
Analiza Informe
SI
Aprobación
NO
Fin
ÁREA/CARGO PASOS
Nuevo Empleado 6. Tiene como plazo máximo ocho días laborables contados a
partir de su fecha de ingreso a la empresa para entregar al
Departamento Administrativo la documentación solicitada
para la apertura de su expediente y elaboración del
contrato de trabajo.
Inicio
Área de
Recursos
Humanos
Llaman al
Analista
Aspirante para
Especializado
una entrevista
Revisión de los
Aspirante
Aspirantes
Seleccionado
Elegidos
SI
Selección Gerente General
NO
NO
Aprobación
SI
Entrevista
Firma del
Contrato
Entrega de
Documentación
Fin
Todo empleado contará con un archivo personal con documentos que deberán
ser entregados en el Departamento de Recursos Humanos en el transcurso de
los 3 primeros días de labores de la persona contratada, estos deberán ser:
Hoja de vida
Copia de cédula de identidad
Copia de certificado de votación
Copia de libreta militar de ser el caso
Record Policial
Dos fotos tamaño carné
Carné afiliación al IESS (si anteriormente fue afiliado)
Certificado de estudios y/o título académico
Certificados de trabajos anteriores.
Por su parte en el Departamento de Recursos Humanos se deberá elaborar el
archivo del personal con todos los documentos entregados y adicionará lo
siguiente:
ÁREA/CARGO PASOS
Inicio
Nuevo Empleado
Capacitación
Área de Recursos Estructura Orgánica
Humanos Cultura Institucional
Departamento
Condiciones Generales de Trabajo
Administrativo
Prestaciones
Bienvenida a la Sistema de Pago
Empresa Horario de Trabajo
Ubicación
Espacio Físico de Trabajo
Funciones especificas del área
Jefe Inmediato
Actividades que va a realizar
Funciones y responsabilidades que le
competen
Fin
Evalúa los
Conocimientos
del Empleador
3.3.Procedimientos de compra
Propósito
Objetivos
Este procedimiento aplica tanto al área comercial de la sierra como al área comercial
de la costa que mantiene MAGMA ECUADOR.
ÁREA/CARGO PASOS
Área de 1. De Acuerdo con los datos del Fore Cast que se mantiene
Adquisiciones para Ecuador, se realiza la solicitud de compra a Infarmasa
en Perú, a través de correo electrónico, indicando
claramente la razón de la compra y los siguientes datos:
Nombre de los productos, marcas, cantidades, tiempo en
que se necesita, y requerimientos técnicos específicos.
Área Administrativa 11. Lograr que se cumplan los tiempos de facturación por
Financiera montos correctos para todos los casos.
INICIO
Área de
Adquisición
Punto de Confirmación de
Embarque productos
de
Revisa
información
Área Financiera
Área
Administrativa y
Departamento de
Gerencia General
Adquisición
Si
Cumplimiento y
Aprobación seguimiento del proceso
de Adquisición
No
FIN
ÁREA/CARGO PASOS
Área
21. Aprobación y firma del cheque
Administrativa
Contabilidad 22. Firma de comprobantes
Contabilidad 23. Entrega de cheques a los proveedores los días viernes de
14h00 a 17h00.
INICIO
Llenar la solicitud
No
Análisis de
Área Administrativa Aprobación
Adquisición
Si
Orden de
Analiza la solicitud Compra
Si
Cotizaciones a proveedores
Aprobación Adquisiciones Comparación de ofertas
Envía las mejores ofertas
No
Preparación de
orden de Compra
Proveedor
Departamento de
Contabilidad
Cheque enviado
por el Área
Administrativa
Firma de
comprobantes
Entrega de
cheque
FIN
Objetivo
ÁREA/CARGO PASOS
INICIO
Jefe Nacional de
Ventas
Representante de
ventas
Cartera de
Clientes
condiciones de
ventas envió
pago
Área de
Visita cada Comercialización
Farmacia
Distribuidor
Los clientes hacen
pedidos de
Mercadería
Emite factura
correspondiente
Bodega
Entrega
pedido
FIN
En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por
concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el
proceso inversionista.
Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así
como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos.
La cuenta Bancos, es una de las cuentas más importantes que se maneja dentro del
sistema contable de CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, por tanto es necesario
conocer el procedimiento de su manejo.
ÁREA/CARGO PASOS
Asistente Contable 1. Verificar que los cheques en Tránsito aparezcan en el
estado de cuenta enviado por banco.
INICIO
Asistente
Contable
Controla el
movimiento de la
cuenta en el banco
Compara todos
los asientos
Verificación de los
saldos en el sistema
contable
Contador
Asistente
Contable
Conciliación
No
Aprobación
Si
Contador
FIN
Verificar que todos y cada uno de los cheques emitidos, consten en el estado
de cuenta, con el fin de que se puedan justificar todos los movimientos
realizados.
Las cuentas por cobrar, representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados y otorgamiento de préstamo, son créditos o pago de clientes y
otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o
valores más líquidos como efectivo, y que por lo tanto pueden ser cobradas 12.
Estas constituyen una función dentro de los ingresos que se encarga de llevar el
control de los clientes y deudores para reportarlas al departamento de crédito y
cobranza.
Las cuentas por cobrar son el total do todo el crédito extendido por CORPORACIÓN
MAGMA ECUADOR a sus clientes.
12
CHAVEZ, Beatriz, Universidad Nacional Autónoma de México, Administración del capital de
trabajo, ―administración de cuentas por cobrar.
Título del Procedimiento: Cuentas por Cobrar
Dirección: Área Administrativa
Objetivo: Describir los pasos para la recuperación de cartera a través
de las cuentas por cobrar.
Alcance: Se aplica en el área administrativa - contable
ÁREA/CARGO PASOS
INICIO
Asistente
Contable
Reporte de
ventas a los
distribuidores
Aprobación de
facturas
Confirmación de
transferencias
bancarias cobradas
Cancelación
de Factura
FIN
Verificar que el monto de la cantidad que debe ser cobrada, sea igual a la
cancelada por el cliente
Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con
atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso que realiza MAGMA ECUADOR.
Si son pagaderas a menos de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto
plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo
plazo13.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
En este caso, las cuentas por pagar son las cuentas que se generan por la adquisición
de los productos que comercializa CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR y que los
adquieres a sus proveedores Infarmasa y Medifarma en Lima-Perú, por lo tanto es
importante describir el manejo de este procedimiento como se muestra a
continuación:
ÁREA/CARGO PASOS
13
CHAVEZ, Beatriz, Universidad Nacional Autónoma de México, Administración del capital de
trabajo, ―administración de cuentas por cobrar.
6. Confirmación en el banco.
Asistente
Contable
Genera Crédito
de 60 días
Gerente
General
NO
Aprobación
SI
Asistente
Contable
Emisión de
documentos para la
transferencia
bancaria al exterior
Envió de
documentos Banco
Internacional
Confirmación
del Banco
Verificación de
transacción
FIN
Mantener los saldos de cada uno de los proveedores, con los correspondientes
vencimientos.
Objetivo
ÁREA/CARGO PASOS
INICIO
Asistente
Administrativa
Reporte de ventas
mensuales
Producto vendido
en el sistema
informático
Asistente
Contable
Comprobación
Inventario
FIN