II.

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS:
2.1 El concepto de administración de
proyectos.
2.2 La estructura de los proyectos.
2.2.1. Los proyectos puros.
2.2.2. Los proyectos funcionales.
2.2.3. Loa proyectos matriciales.
ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
 DEFINICIÓN DE PROYECTO

ü Es un intento por lograr

un objetivo específico
mediante un grupo único
de tareas
interrelacionadas y la
utilización efectiva de los
recursos.

ü Tiene un propósito bien

definido, expresado en
términos de alcance,
programa y costo.
 PROYECTO

ü Los Proyectos nacen cuando

el cliente identifica una
necesidad, las personas o la
organización están dispuestas
a proporcionar los fondos para
satisfacer esa necesidad.
 CARÁCTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

ü Un objetivo bien establecido.

ü Un ciclo de vida definido con un principio y un fin.
ü Implica que varios departamentos y profesionales se
involucren.
ü Es común hacer algo que nunca se ha realizado.
ü Tiene requerimientos específicos de: tiempo, costo y
desempeño.
 CARÁCTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

ü Carece de cotidianidad de la vida organizacional.

ü Es un fin definido, diferente a los deberes y
responsabilidades en curso de los trabajadores.
ü Requiere de los esfuerzos combinados de diversos
especialistas.
ü Cuenta con elementos únicos, ejemplo alta
tecnología.
ü No constituye labores cotidianas.
 1ª FASE
IDENTIFICAR PROBLEMA,
OPORTUNIDAD O NECESIDAD

4ª FASE 2ª FASE
FASE FINAL
TERMINO DEL
PROYECTO CICLO DE VIDA
PROYECTO
PROPUESTA
INCLYENDO DE SOLUCIÓN
LA RETRO-
ALIMENTACIÓN
DEL CLIENTE

INCLUYE LA 3ª FASE
PLANEACIÓN DESARROLLO
DETALLADA DEL DEL
PROYECTO PROYECTO

Ciclo de vida de un Proyecto

 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

1ª Fase: Identificación de una necesidad, problema u

oportunidad.
2ª Fase: Desarrollo de una solución propuesta a la
necesidad o problema.
3ª Fase: Puesta en práctica de la solución propuesta,
“desarrollar el proyecto”.
4ª Fase o fase final: Terminar el proyecto.
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

1ª Etapa de Definición: Se definen las especificaciones

del proyecto, se establecen sus objetivos, se integran
equipos, se asignan las principales responsabilidades.

2ª Etapa de Planeación: Se desarrollan planes para

determinar qué implicará el proyecto, cuándo se
programará, a quién beneficiará, qué nivel de calidad debe
mantenerse y cuál será el presupuesto.
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

3ª Etapa de Ejecución: Gran parte del trabajo se realiza

tanto físico como el mental. Se lleva a cabo el producto
físico, se utilizan las mediciones del tiempo, costo y
especificación como medios de control del proyecto.

4ª Etapa de Entrega: Se integra por dos actividades:

entregar el producto del proyecto al cliente y volver a
desplegar los recursos del proyecto.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• Aministrar un Proyecto consiste en planificar y dar seguimiento

a los proyectos de desarrollo de la organización, utilizando los
recursos necesarios para realizar el proyecto en el menor tiempo
posible y con un mínimo número de fallas.

• Administrar un Proyecto requiere conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas.

• Administrar un Proyecto es una herramienta útil para medir el

éxito de un proyecto, lo cual significa el cumplimiento de los
objetivos en el tiempo previsto y con el presupuesto asignado.
 ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

• Objetivo: en términos de •Cliente: proporciona los fondos

alcance, programa y costo.
• Tareas Interdependientes:
tareas no repetitivas, con un orden
y un fin.
• Recursos: personas,
organizaciones, equipos,
materiales, instalaciones.
• Marco de Tiempo específico o
Tiempo limitado: tiene un tiempo
de inicio y una fecha de fin.
• Intento Único: son únicos
porque nunca antes se ha
intentado hacerlos.
necesarios y puede ser una
persona, una organización o un
grupo de dos o más personas u
organizaciones.
• Grado de Incertidumbre: la
combinación de suposiciones y
estimados ocasionan un grado de
incertidumbre con relación a si el
objetivo del proyecto será
alcanzado por completo.
 EJEMPLOS DE PROYECTOS

ü Desarrollar e introducir un nuevo producto o

servicio.
ü Modernizar una organización.
ü Diseñar y poner en práctica un sistema de
computación.
ü Diseñar y producir un folleto.
ü Realizar varias cirugías en una víctima de
accidente.
ü Diseñar un programa de internado en empresas
para estudiantes de segunda enseñanza.
FACTORES QUE RESTRINGEN EL ÉXITO DE UN
PROYECTO . . .
ALCANCE COSTO PROGRAMA
Todo el trabajo que Es la cantidad que ha
Es la relación de
se tiene que realizar convenido pagar el
tiempos que
para lograr la cliente por las
especifica cuándo se
satisfacción del entregas aceptables
debe iniciar y
cliente. del proyecto.
terminar cada
Presupuesto que
actividad.
incluye un estimado
de los costos,
relacionados con los
diversos recursos que
se usarán para
realizar el proyecto.
La buena
Planeación y la
Comunicación
son esenciales
para el logro del
Proyecto.
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

El Proceso de Administración de un
proyecto, significa Planear el trabajo y
después Trabajar el Plan.

Establecer el Plan Llevar a cabo el Plan

 ELABORACIÓN DEL PLAN

1- Definir con claridad el objetivo del proyecto.

2- Dividir y subdividir el alcance del Proyecto en “piezas”

importantes o “paquetes de trabajo”

3- Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar

para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del
proyecto.

4- Presentar gráficamente las actividades en la forma de

Diagrama de Red.
 ELABORACIÓN DEL PLAN

5- Hacer un estimado de Tiempo de la duración que llevará

completar cada actividad.

6- Hacer un estimado de Costos para cada actividad.

7- Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para

determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo
requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.
LA PLANEACIÓN DETERMINARA …

¿Qué se
necesita hacer?

¿Quién lo
hará?

¿Cuánto tiempo
se necesitará?

¿Cuánto
costará?
 PLAN DE LÍNEA BASE

Incluye:
1. Fechas de inicio y terminación de cada
actividad.
2. Las cantidades de los recursos
necesarios en cada periodo.
3. El presupuesto acumulado y desglosado
para cada periodo
 BENEFICIOS DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El beneficio más importante es tener un

CLIENTE SATISFECHO.

Completar el alcance total del proyecto con

CALIDAD, a TIEMPO y dentro del
PRESUPUESTO.
 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Requiere de herramientas intangibles, habilidades profesionales y

valores morales como: Toma de Decisiones, conocimiento para elegir
las mejores opciones

Código de Ética y Conducta Liderazgo para mantener e

profesional para respetar impulsar la voluntad de todos
compromisos y guiarse con los participantes en el
moralidad en todos sus actos proyecto.
y contratos.
Trabajo en Equipo, compartir
Motivación, habilidad que se conocimiento, experiencias,
manifiesta como el habilidades y destrezas para el
conocimiento de las logro de una meta en común:
necesidades de cada “Uno para todos y todos para
participante. uno”
 EL GERENTE DE PROYECTOS

El GERENTE DEL PROYECTO

es quien tiene la responsabilidad de
lo que se hace y lograr que se
realice en trabajo a tiempo y dentro
del presupuesto.
 REGLAS VITALES PARA LOS GERENTES DE PROYECTOS

1. Comprender los problemas, oportunidades y expectativas de un

gerente de proyectos.
2. Reconocer que los equipos de proyectos tendrán conflictos, pero
que es una parte natural del desarrollo de un grupo a equipo.
3. Comprender quienes son los que tienen participación en la
organización y sus agendas.
4. Comprender que las organizaciones son políticas y que ésta se
utiliza para ventaja propia.
5. Compre
 REGLAS VITALES PARA LOS GERENTES DE PROYECTOS

7. Comprender que se debe crear un equipo unido al ser motivador,

entrenador, animador, conciliador y solucionador de conflictos.
8. Comprender que su equipo desarrollará actitudes en base a las
emociones de usted: positivas o negativas.
9. Siempre haga preguntas de: “qué si…” y evite sentirse cómodo
con la situación del proyecto.
10. Nunca se deje influenciar por detalles pequeños que le hagan
perder de vista el propósito del proyecto.
11. Administre con eficiencia su tiempo.
12. Sobre todo planee, planee, planee…
 RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DEL
PROYECTO

• Planeación: objetivo y plan.

• Organización: obtener los recursos necesarios
para realizar el plan.
• Control: seguir el progreso real y compararlo con el
planeado.
 HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

Capacidad de Liderazgo

Capacidad de desarrollar a las personas.

Habilidades de comunicación

Habilidades Interpersonales

Capacidad para manejar el estrés

Habilidad para la solución de problemas

Habilidades para administrar el tiempo

 DESARROLLO DE HABILIDADES NECESARIAS
PARA SER GERENTE DE PROYECTOS

Obtener experiencia

Buscar retroalimentación de otros

Aprender de sus errores

Entrevistar a gerentes para aprender de sus habilidades

Participar en programas de capacitación

Unirse a organizaciones

Ofrecerse como voluntario Leer

ESTRUCTURA DE LOS
PROYECTOS
 CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS

ü Por su Estructura y Organización, los Proyectos se

pueden clasificar en:
ü Organización Funcional
ü Equipos dedicados al proyecto
ü Estructura Matricial
 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

ü Consiste en administrar los proyectos dentro de

la jerarquía funcional existente en la
organización.
ü Una vez que se decide llevar a cabo el proyecto,
ü Los segmentos del proyecto se delegan a las
Unidades Funcionales respectivas y cada una de
ellas es responsable de terminar su parte del
proyecto.
ü La coordinación se mantiene a través de los
canales normales de la administración.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

ü Ventajas: ü Desventajas:
ü No hay cambio. ü Falta de enfoque
ü Flexibilidad. ü Mala integración
ü Habilidad profunda. ü Lentitud
ü Fácil transición ü Falta de propiedad
posterior al
proyecto.
 ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
COMO EQUIPOS DEDICADOS

ü Consiste en la creación de equipos

independientes de Proyecto.
ü Los cuales funcionan como unidades
independientes del resto de la matriz
organizacional.
ü Se asigna un gerente de proyecto de tiempo
completo para conformar un grupo de
especialistas clave que trabajen de tiempo
completo en el proyecto.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS EN EQUIPOS
DEDICADOS

ü Ventajas: ü Desventajas:
ü Sencillo ü Costosos
ü Rápido ü Luchas internas
ü Cohesivo ü Habilidad tecnológica
ü Integración Inter- limitada
funcional ü Difícil transición
posterior al proyecto
ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS CON
ARREGLO MATRICIAL

ü Consiste en una forma organizacional híbrida en

la que una Estructura Horizontal de
administración de proyectos se sobrepone a la
jerarquía funcional normal.
ü En ella existen dos cadenas de mando, una sobre
las líneas funcionales y otra sobre las del
proyecto.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS CON
ARREGLO MATRICIAL

ü Ventajas: ü Desventajas:
ü Eficiente ü Conflicto
ü Fuerte enfoque en el disfuncional.
proyecto. ü Luchas internas.
ü Mayor facilidad en la ü Tensiones.
transición posterior ü Lentitud
al proyecto.
ü Flexibilidad.
PREGUNTAS???