MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :

EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea

funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 1 / 10
Exemplar nr. 1

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

IDENTIFICAREA ȘI MONITORIZAREA FUNCȚIILOR SENSIBILE

 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 2 / 10
Exemplar nr. 1

Cuprins

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei pag. 3/9

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii pag. 3/9
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia pag. 3/9
din cadrul ediţiei procedurii
4. Scopul procedurii pag. 4/9
5. Domeniul de aplicare pag. 4/9
6. Documente de referinţă pag. 4/9
7. Definiţii şi abrevieri pag. 5/9
8. Descrierea procedurii pag. 6/9
9. Responsabilităţi pag. 9/9
10. Formulare pag. 9/9
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 3 / 10
Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Elemente privind
Nr.
responsabilii / Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
Crt.
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat
Șef
1.2. Verificat
compartiment
1.3. Aprobat Maria Anton Director

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Ediţia sau, după caz, Data la care se
Nr. Componentă Modalitatea
revizia în cadrul aplică prevederile
Crt. revizuită reviziei
ediţiei sau revizia ediţiei
1 2 3 4
2.1. Ediţia I
2.2. Ediţia I I
2.3. Ediţia I I I

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii

Nr. Scopul Exemplar Nume şi Data

Compartiment Funcţia Semnătura
crt. Difuzării nr. prenume primirii
Maria
3.1. Informare Conducere Director
Anton
Toate
compartimentele,
Informare, Conducători
3.2. conform
aplicare compartimente
organigramei în
vigoare
Nicoleta
3.3. Arhivare Arhivă Arhivar
Maxim
Comisia de Președinte Elena
3.4. Evidență
monitorizare Comisia de Gramer
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 4 / 10
Exemplar nr. 1

monitorizare

4. Scopul procedurii

Scopul prezentei proceduri este acela de a prezenta modul în care se identifică și se

monitorizează funcțiile sensibile în cadrul unității de învățământ.

5. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică în cadrul Școlii, fiind necesară la identificarea și monitorizarea

funcțiilor sensibile.

6. Documente de referinţă aplicabile activității procedurale

 Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităţilor publice;
 Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului
general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice;
 Instrucțiunile nr. 1/2017 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ
preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern
managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al
Guvernului nr. 400/2015;
 Legea nr. 1/2011 a educaţiei naţionale;
 Ordinul nr. 5079/2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi
funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;
 Ordinul nr. 3027/2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-cadru de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin
Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016.
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 5 / 10
Exemplar nr. 1

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1 Definiţii:

Nr. Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte

Termenul
Crt. termenul
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale,
în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile
1. Control intern managerial
organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control
intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor
nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor
proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice.
Totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină
procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate
ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru,
2. Activitate procedurabilă
general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de
regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor
compartimentului/entităţii publice.
Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi,
modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru realizarea
3. Procedura formalizată activităţilor şi acţiunilor, respectiv activităţile de control
implementate, responsabilităţile şi atribuţiile personalului de
conducere şi de execuţie din cadrul entităţii publice
Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
4.
formalizate formalizate, aprobată şi difuzată
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale
5. Revizia în cadrul unei ediţii
unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost aprobate
şi difuzate
Este considerată acea funcție în care există posibilitatea de a
6. Funcție sensibilă produce daune securității instituției și care prezintă riscuri
semnificative în raport cu atingerea obiectivelor stabilite de
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 6 / 10
Exemplar nr. 1

instituție.
În vederea evitării rotației personalului stabilit pentru anumite
funcții sensibile, în măsura posibilităților, se identifică riscurile
Măsuri de diminuare a
7. care vulnerabilizează aceste funcții, în mod special, la corupție
riscurilor
și se stabilesc măsuri specifice care au ca drept scop eliminarea
și/sau diminuarea riscurilor identificate.
Identificarea acelor funcții care prezintă riscuri semnificative în
8. Inventarul funcțiilor sensibile
raport cu obiectivele.
Accesul la resursele materiale, financiare si informationale, fara
9. Factori de risc detinerea unui document de autorizare; activitati ce se exercita
in conditii

7.2 Abrevieri:

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PS/PO Procedura formalizată
2. SCIM Sistem de Control Intern Managerial

8. Descrierea procedurii

Pentru o mai bună desfășurare a activității, conducerea Școlii își identifică funcțiile
sensibile și funcțiile considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție și stabilește o
politică adecvată de gestionare a personalului care ocupă astfel de funcții.
Funcțiile sensibile și cele considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție pot fi
atașate tuturor activităților privind gestionarea resurselor umane, financiare și informaționale.

8.1. Identificarea funcțiilor sensibile

În cadrul Școlii sunt identificate funcțiile sensibile pentru fiecare compartiment, acestea
fiind definite clar, înregistrate și actualizate. Pentru fiecare funcție sensibilă se realizează o
analiză de risc care necesită determinarea următoarelor informații:
- Identificarea riscurilor asociate funcției sensibile;
- Probabilitatea, impactul și nivelul de risc inerent;
- Aprecierea nivelului de sensibilitate a funcției;
- Măsurile de diminuare a riscului pentru funcția respectivă.
Conducătorul fiecărui compartiment are responsabilitatea de a identifica funcțiile
considerate sensibile, respectiv acele funcții care prezintă un risc semnificativ pentru
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 7 / 10
Exemplar nr. 1

realizarea obiectivelor specifice compartimentului și aduc atingere obiectivelor generale

stabilite de instituție.
La stabilirea funcțiilor sensibile se au în vedere atribuțiile personalului, care implică de
regulă unul sau mai mulți factori de risc, precum:
o Accesul la informații confidențiale;
o Accesul la resursele materiale, financiare și informaționale, fără deținerea unui
document de autorizare;
o Activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau speciale;
o Modul de delegare a competențelor;
o Evaluarea și consilierea, care pot implica consecințe grave;
o Achiziția publică de bunuri/servicii/lucrări, prin ignorarea reglementărilor legale în
materie;
o Neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinilor de muncă atribuite,
conform fișei postului;
o Funcțiile cu competență decizională exclusivă.
În situația în care, conducătorii compartimentelor nu identifică sau hotărăsc să nu declare
unele funcții sensibile, atunci, în mod obligatoriu, vor implementa activități de control
suplimentar aferente riscului în Registrul de riscuri pe compartiment, astfel încât în procesul
de administrare a riscurilor, efectele asupra activităților desfășurate în cadrul
compartimentelor să fie minime.

8.2. Inventarierea funcțiilor sensibile

Anual, se întocmește un inventar al funcțiilor sensibile în cadrul unității de învățământ.

Centralizarea funcțiilor sensibile la nivel de compartiment se realizează de catre
conducătorii acestora. Acestia vor aplica un chestionar (Formular F01-PO-02.02) cu ajutorul
căruia vor identifica funcțiile sensibile aferente activității desfășurate.
Odata centralizate funcțiile sensibile la nivel de compartiment, acestea vor fi transmise
către persoana desemnată de director, responsabilă de centralizarea funcțiilor sensibile la
nivel de unitate.
Persoana responsabilă cu centralizarea funcțiilor sensibile va analiza și va stabilii nivelul
de risc pentru fiecare funcție și va transmite directorului spre aprobare tabelul cu inventarul
funcțiilor sensibile (Formular F02-PO-02.02).

8.3. Monitorizarea funcțiilor sensibile

Este important pentru conducerea instituţiei să obţină informaţii de încredere şi de

actualitate, la nivel strategic, tactic şi operaţional, cu privire la funcțiile sensibile.
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 8 / 10
Exemplar nr. 1

Pentru a monitoriza funcțiile sensibile se pot realiza controale în următoarele zone:

 Organizație/cultură;
 Organizare administrativă/controale interne;
 Politică de personal;
 Politică de securitate.
În momentul identificării funcțiilor sensibile, se identifică și riscurile care
vulnerabilizează aceste funcții, în mod special, la corupție și se stabilesc măsuri specifice care
au ca drept scop eliminarea și/sau diminuarea riscurilor identificate.
După ce directorul stabilește măsurile ce urmează a fi luate pentru eliminarea și/sau
diminuarea riscurilor care vulnerabilizează funcțiile sensibile, va informa și conducătorii de
compartimente pentru punerea lor în aplicare.
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 9 / 10
Exemplar nr. 1

Directorul solicită anual inventarierea

funcțiilor sensibile din cadrul unității de
învățământ

Conducătorii compartimentelor Transmite

centralizează funcțiile sensibile măsurile pentru
identificate cu ajutorul Chestionarului
(Formular F01-PO-02.02) punerea lor în
aplicare

Desemnează o
persoană Funcțiile sensibile centralizate la nivel
responsabilă care de compartiment sunt transmise către
centralizează responsabilul cu centralizarea funcțiilor
funcțiile sensibile sensibile
la nivel de unitate

Persoana responsabilă cu centralizarea

funcțiilor sensibile întocmeste un tabel
în care inventariează și stabilește nivelul
de risc pentru fiecare funcție sensibilă

Tabelul cu inventarul funcțiilor sensibile

(Formular F02-PO-02.02) este transmis
pentru aprobare către director

Directorul stabilește măsurile ce

urmează a fi luate pentru eliminarea
și/sau diminuarea riscurilor care
vulnerabilizează funcțiile sensibile
 MINISTERUL Procedura operaţională Ediţia :
EDUCAȚIEI NAȚIONALE Identificarea și monitorizarea
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare.
Şcoala Gimnazială Comuna Revizia 0
Merei Cod: PO – 02.02 Nr. de exemplare
Pag. 10 / 10
Exemplar nr. 1

Reprezentarea grafică a activității

9. Responsabilităţi

Conducătorii compartimentelor:
- identifică riscurile asociate funcțiilor sensibile din cadrul
compartimentului prin aplicarea chestionarului;
- Centralizează funcțiile sensibile la nivel de compartiment și le transmit
persoanei responsabile de centralizarea lor la nivel de unitate.

Persoana responsabilă de centralizarea funcțiilor sensibile:

- centralizează funcțiile sensibile primite de la conducătorii
compartimentelor;
- întocmește tabelul cu inventarul funcțiilor sensibile, pe care îl transmite
spre aprobare directorului.

Directorul: - desemnează o persoană responsabilă cu centralizarea funcțiilor sensibile la

nivel de unitate;
- stabilește măsurile pentru eliminarea și/sau diminuarea riscurilor care
vulnerabilizează funcțiile sensibile identificate.

10. Formulare

1. Formular F01-PO-02.02: Chestionar identificare funcții sensibile;

2. Formular F02-PO-02.02: Tabel inventar funcții sensibile.