BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. RSU.
St. Rafael Cancar harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang
datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi
medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi atau tidak. Kondisi medis yang emergensi
berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera
dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius,
gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau
bagian. Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di RSU. St. Rafael Cancar, mereka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSU. St. Rafael Cancar
mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas lain agar dapat
memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan
kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di ruang emergensi.

A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu
catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan pelayanan.

1
B. Tanggung Jawab
1. Direktur RSU. St. Rafael Cancar bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan
serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Unit:
a. Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b. Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka.
c. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d. Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.

Semua Kepala Unit juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan. Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung
jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:

a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan
formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk
kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
a. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
b. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan
SPO lainnya
c. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
d. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Unit Gawat Darurat (UGD) dan
VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan
untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat
melakukan akses untuk mendapat perawatan :

a. Rawat Jalan : Polik Umum, Dalam, Bedah, Mata dan Gigi

b. One day care (ODC)
c. Unit Gawat Darurat
d. VK (Ponek)
Pasien hanya dapat dilayani di RSU St. Rafael Cancar jika tersedia jenis layanan
yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka
pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang
sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan
dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak
tersedianya pelayanan tersebut di RSU St. Rafael Cancar atau jika pasien ingin untuk
dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada
kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala
fisik/komunikasi/bahasa/budaya, RSU St. Rafael Cancar memfasilitasi untuk
menyelesaikan kendala tersebut.

3
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru
lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample
darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan
angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik
maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang ambil nomor antrian di tempat pendaftaran.
2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan
kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum :
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan
mewawancarai pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus sudah lengkap
dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu Keluarga/KK, Surat rujukan/Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran membuat KIB (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran menyuruh pasien/keluarga pasien untuk membuat surat
Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Pelayanan / Poliklinik:
1) Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
2) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika
Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak,
maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
3) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut :
a. Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
b. Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.

4
 c. Petugas pendaftaran menyuruh pasien/keluarga pasien untuk membuat surat
Jaminan (SEP) dengan sarat lengkap.
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
f. Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
g. Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
h. Jika tidak, maka pasien/keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi.
i. Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
j. Petugas mempersilahkan pasien pulang
B. Jenis-Jenis Pendaftaran :
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke
pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan
tersedia di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari UGD: Pasien dari Unit gawat darurat memerlukan pendaftaran
rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian
pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat
inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di UGD dan VK maksimal
6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan
apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di
pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi
pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh
dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga UGD. Kemudian UGD
akan mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperlukan.
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
a. Pendaftaran pasienRawat jalan dan UGD
b. Pendaftaran pasien Rawat Inap
c. Penerimaan pelayanan di UGD
d. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
e. Observasi pasien di UGD
f. Observasi pasien di VK

5
C. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap:
a. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
b. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik,
UGD maupun rujukan dari dokter swasta.
c. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
d. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
e. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain :
1) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
2) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
f. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien:
1) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
2) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
3) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien.
4) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien.
5) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
g. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
1) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.
2) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
h. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien:
1) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
2) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju.
3) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.
i. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
1) Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir;
2) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
3) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;

6
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.

7
D. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar Rumah Sakit Umum St. Rafael Cancar dibedakan berdasarkan:
Nama Kamar Kelas Kapasitas
Arnoldus VIP 5 Tempat Tidur
Elisabeth Kelas 1 1 Tempat Tidur
Kelas 2 2 Tempat Tidur
Kelas 3 6 Tempat Tidur
Rafael Kelas 1 3 Tempat Tidur
Kelas 2 6 Tempat Tidur
Kelas 3 23 Tempat Tidur
Reginardis Kelas 3 10 Tempat Tidur
Yosefa Kelas 3 6 Tempat Tidur

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan

untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan
Ruang isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan
ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan
disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada
indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.

8
 BAB IV
PENUTUP

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan

rekam medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga pelayanan terhadap pasien dapat
berjalan dengan baik. Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien
rawat inap ini diharapkan menjadi acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di
Rumah Sakit Umum St. Rafael Cancar.
Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak
berpartisipasi sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien
rawat inap ini dapat diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan pendaftaran pasien
rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini di masa mendatang, sangat diharapkan
saran dan masukan serta solusi dari berbagai pihak yang berkepentingan dalam
penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan di Rumah Sakit Umum St. Rafael
Cancar.

Cancar, 10 Agustus 2017

Direktur RSU. St. Rafael Cancar

dr. Maria Naki