UNIVERSIDAD DE MARGARITA

ALMA MATER DEL CARIBE

VICERRECTORADO ACADEMICO
DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

Elaboración de Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para ser

aplicados en la empresa Rectificaciones Carúpano C.A, Porlamar, Municipio Mariño
en el Estado Nueva Esparta

Autores:
Carmen Bacalao C.I. 25.404.486
Richard Garcia C.I: 24.090.861

El Valle, 03 de Diciembre de 2018

 Introducción

En la actualidad es indispensable que las empresas cuenten con normas que rijan
métodos y procedimientos bajo los cuales sus empleados van a desempeñar
determinadas actividades, esto se puede hacer mediante el uso de guías que orienten
tales situaciones, o mejor conocidos como Manuales, este es el medio más eficaz para
conseguir establecer los parámetros entorno a los cuales van a accionar los empleados
de la empresa, lo que juega un papel fundamental al momento de alcanzar los objetivos
que se tengan planteados en la empresa.

Cada empresa tiene intereses diferentes y específicos, por lo cual al momento de

promover sus Manuales, los mismos deben estar diseñados para un área determinada,
por supuesto adaptándose a las distintas funciones que realice cada entidad
empresarial, en el caso del tópico tomado para la presente investigación se tomó el
Manual de Procedimientos Administrativos y Contables aplicables a la empresa
Rectificaciones Carúpano C.A, el cual tendría como fin establecer las funciones y
políticas que deben cumplir los trabajadores del área contable de dicha empresa para
llevar un manejo eficiente de la situación financiera de la empresa.

Rectificaciones Carúpano C.A, es una de las tantas instituciones que hoy en dia busca
impulsarse dentro del sector empresarial, ya que goza de cualidades significativas y un
excelente recurso humano y económico, los cuales deben ser orientados al alcance de
sus metas. Con el desarrollo de esta investigación se pretende aportarle a esta empresa
el diseño de un Manual de Procedimientos Administrativos y Contables, para ello y
con la intención de hacer de fácil comprensión la investigación, este informe se
encuentra estructurado de la Siguiente manera:

Capítulo I: …… …………… Presentación del problema, objetivos y justificación

Capitulo II: ………………….Aspectos metodológicos del trabajo

Capitulo III: …………………Marco teóricos, definiciones y bases legales

 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema.

En estos nuevos tiempos, la estrategia empresarial adquiere una gran

importancia. La apertura de los mercados y el cambio acelerado en la tecnología han
originado una elevada competencia, por la que, los riesgos para el sector empresarial
se hacen cada vez más grandes, ya que tienen la necesidad de abarcar todas las áreas
de influencia e interés que están relacionadas con su entorno tanto interno como
externo, con miras a abordar todos los aspectos que le permitan alcanzar los objetivos
que como organizaciones se han trazado. Es por eso, que la administración de cualquier
organización, busca alcanzar la eficiencia en el logro de sus objetivos, con la
participación del esfuerzo humano y la adecuada racionalización de los recursos
materiales por lo que, posee una serie de herramientas que ayudan al mejor desempeño
de las funciones. Una de estas herramientas son los manuales, por cuanto van a ayudar
a facilitar el registro de las operaciones contables de las empresas de forma sistemática
y mecanizada.

El uso de estos sistemas de información sumado a la relevancia e importancia de

los manuales dentro de las organizaciones, ha tomado una notable significación en las
empresas, por lo cual los sistemas son de gran necesidad, a la hora de manejar esa gran
cantidad de información así como la implantación de los manuales, ya que mantienen
informados al personal de las actividades que se deben realizar y de los cambios que
se pueden presentar en la manera de realizar las tareas, además de servir de guía en el
desempeño del personal que la integra.

Con el transcurrir del tiempo y por las diversas transformaciones que han sufrido las
organizaciones, su estructura organizativa se ha venido ajustando cada día a esas
exigencias tecnológicas y sociales, a pesar de los diferentes cambios, algunas
instituciones todavía no cuenta con ningún tipo de herramientas gerencial, lo cual se ve
reflejado en el desenvolvimiento de las actividades normales, ocasionando molestias y
retardos en los procedimientos que se desarrollan dentro de su contexto.

Las organizaciones tanto públicas como privadas, tienen que determinar los
procedimientos integrales de dirección, los cuales forman el pilar para poder
desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades,
generando información útil necesaria, creando medidas de seguridad, control y
autocontrol en los objetivos preestablecidos.

El manual de contabilidad, es un componente del sistema de control interno, el

cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral
que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre el área
contable de las distintas operaciones o transacciones que se realizan en una
organización.

Así mismo, los sistemas de información contable son el eje alrededor del cual
se toman la mayoría de las decisiones financieras, proporcionando al igual que los
manuales un mecanismo de control por el cual se regirán todas las operaciones
derivadas de la contabilidad de la empresa, resumiendo la actividad económica para
una fecha o período determinado.

En tal sentido la creación del sistema contable para la empresa “Rectificaciones

Carúpano C.A”, se considera de vital importancia debido a que nunca ha existido en
la misma como tal y la implementación de este instrumento constituye un apoyo para
la toma de decisiones por parte de la directiva de la empresa generando cambios en
términos de producción y mejoras de resultados en cuanto a calidad y eficiencia así
como desarrollará y simplificará los procedimientos contables que en esa
organización se realiza.

Formulación del Problema.

Con la presente investigación se propone una elaboración de un Manual de

Procedimientos Contables para la empresa “Servicios y Construcciones J.M.H, C.A,
y de esta forma darles respuesta a las siguientes interrogantes:

 ¿Qué aspectos generales tiene la Empresa “Rectificaciones Carúpano C.A”?

 ¿Cómo contribuirá la elaboración de un Diseño de Manual de Contabilidad que

permita un mejor funcionamiento en el Departamento de Contabilidad de la
empresa “Rectificaciones Carúpano C.A”?
Objetivo General

Diseñar un manual de Procedimientos Contables y Administrativos para ser aplicados

en la Empresa Rectificaciones Carúpano C.A

Objetivos Específicos

 Describir los aspectos generales de la Empresa “Rectificaciones Carúpano

C.A”.
 Comparar los manuales de procedimientos contables o similares en el área.

 Examinar las normas y políticas para el registro y control de las transacciones

llevadas a cabo en la empresa “Rectificaciones Carúpano C.A”.

 Proponer la elaboración de un Diseño de Manual de Contabilidad que permita

un mejor funcionamiento en el Departamento de Contabilidad de la empresa
“Rectificaciones Carúpano C.A”.
 JUSTIFICACION

Debido al inconveniente que trae consigo la ausencia de un Manual de Contabilidad en

la empresa Rectificaciones Carúpano C.A, se requiere la elaboración de un instrumento
que documente el sistema contable, facilite la veracidad de los pasos a seguir en el
cumplimiento de las funciones contables y se garantice la continuidad de los procesos
cuando hay cambios de personal. Para la empresa Rectificaciones Carúpano C.A, es
necesario el diseño de un manual, el cual pueda considerar así mismo como una
herramienta que les permitirá a los empleados que laboran en esta empresa cumplir a
cabalidad con todas las funciones o actividades que ejecutan en el departamento de
forma organizada.

La elaboración del Manual de Contabilidad serviría para que el personal realice de

forma eficiente y eficaz los procedimientos que se efectúan en dicho departamento
permitiendo de esta manera una efectividad en la ejecución del trabajo personal. Del
mismo modo, el manual representa un aspecto significativo para unificar criterios que
mejorarían los lineamientos a seguir en la elaboración de los papeles (libros contables,
planillas, entre otros), y a la vez permitan especificar cuáles han de ser y como se han
de ejecutar las actividades internas para el aprovechamiento de los recursos, la
agilización de los procesos y la confiabilidad en los procesos contables. Son estas las
razones principales por la cual se hace valiosa la investigación, ya que no sólo
enriquecen el conocimiento de gerentes empresariales y estudiosos, sino que lleva a
reflexionar acerca de lo importante que es la implementación de un Manual de
Procedimientos Contables, como un factor primordial en una empresa tomando en
cuenta medidas que aquejan su entorno.

Esta investigación es de importancia ya que permite dar a conocer las necesidades

de manuales de procedimientos contables que tienes las empresas venezolanas y en
especial la empresa Rectificaciones Carúpano C.A, ubicada en la ciudad de Porlamar
Estado Nueva Esparta.

Además, puede servir de antecedente y referencia bibliográfica para cualquier otra

investigación relacionada con la propuesta. Los resultados de estudios van en beneficio
de todas aquellas empresas que carecen de manuales contables, y estará ofreciendo una
perspectiva para el funcionamiento de la misma.

Debido a lo antes expuesto se considera necesario que uno de los proyectos

esenciales que debe emprender una empresa, es la preparación de un manual que
permita al personal conocer o aclarar los procedimientos a seguir al encontrarse frente
a cierta situación específica dentro de su ambiente de trabajo.
 Capitulo II

Aspectos Metodológicos

Tipo de Investigación:

Se considera una investigación documental porque:

Según Arias (2006). La Investigación Documental, es un proceso basado en

la búsqueda, recuperación, análisis, crítica, e interpretación de datos
secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en
fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda
investigación, el propósito de este diseño es el aporte de nuevos conocimientos.
La investigación es documental, ya que la información a obtener provendrá del
arqueo de fuentes impresas tales como: material bibliográfico e informaciones
procedentes de La Red.

Se considera una investigación de campo porque:

Según Arias, (2006).La investigación de campo, es aquella que consiste en

la recolección de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad
8 donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna, es decir,
el investigador obtiene la información pero no altera condiciones existentes. De
allí su carácter de investigación no experimental.

La investigación es de campo, ya que estará basada en la observación directa

de los métodos aplicados dentro de la sección de estudios. Asimismo en cuanto
a la investigación de campo los datos de interés se recogen en forma directa de
la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. Estos
datos, obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados
primarios, denominación que alude al hecho de que son datos de primera mano,
originales, producto de la investigación en curso sin intermediación de ninguna
naturaleza.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Según Arias (2006) “Se entenderá por técnica el procedimiento o forma en

particular de obtener datos de información”. (pág. 67)

Las técnicas e instrumentos a desarrollar durante la investigación serán las siguientes:

 • Observación: Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista,
en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la
naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecidos.

• Entrevista no estructurada o informal: Arias (2006) en esta modalidad no se

dispone de una guía de preguntas elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta
por unos objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista. Es
por eso que el entrevistador debe poseer una gran habilidad para formular las
interrogantes sin perder la coherencia. (pág. 74)

• Revisión Documental: Es la actividad a realizar por parte del investigador, tanto

en fuentes documentales primarias como en fuentes documentales secundarias, con
la finalidad de obtener datos secundarios que contribuyan al proceso investigativo.

Fuentes de Información

 Fuentes Primarias: se utilizará este tipo de fuente porque la información

provendrá de entrevistas realizadas al personal de contabilidad que labora dentro
de la empresa.

 Fuentes Secundarias: se utilizará este tipo de fuentes debido a que la revisión del
material bibliográfico estará comprendido de los siguientes: folletos, tesis, libros,
revistas, manuales, internet, entre otros que sirvan como base para la investigación.

Población

La prenombrada empresa cuenta con 8 personas directamente relacionadas

al área contable y administrativa de la misma, las cuales serán objeto de estudio
a lo largo de toda la investigación, considerándose estas como la única
población a estudiar.
 Capitulo III

Marco Teórico

Antecedentes de la investigación

En Venezuela existe un amplio campo en torno al tema que se está desarrollando en

la investigación, diferentes autores han elaborado muchos proyectos que sirvieron de
referencia para ampliar e impulsar el avance de la presente investigación, de los cuales
se considera pertinente resaltar:

Manuel López (1.994) “Manual de Normas y Procedimientos en las Actividades

Contables realizadas por el personal que labora en el Departamento de
Contabilidad de la “Central Azucarera Monagas, C.A”.

En este proyecto de investigación el autor resalta aspectos muy significativos en

torno a la contabilidad y administración de las empresas tales como el hecho de que
cuando en una empresa opera sin manual de procedimientos se generan costos altos, lo
que representa pérdidas muy importantes para cualquier empresa que opere sin dicho
manual, a su vez también resalta la pérdida de tiempo de los trabajadores al buscar la
forma de determinar que hacer y cómo hacer lo que limita significativamente la parte
contable y administrativa de las empresas.

Mariyelys del C. Villarroel (1998) “Propuesta de un Manual de Procedimientos

Internos para el Funcionamiento óptimo de la Oficina Subalterna de Registro
Público de Maturín, Estado Monagas”.

Al igual que el antecedente anterior, este proyecto destaco las consecuencias que
genera la ausencia de un manual de procedimientos, con la diferencia que este está
directamente relacionado a los funcionarios del prenombrado ente público, lo que
significa que los mismos no contaban con un manual donde se les indicara sus
atribuciones, competencias, actividades y facultades, lo que generaba que los
trabajadores aplicaran sus experiencias y capacidades sin una orientación que regida
por los intereses de la institución.

Bases Teóricas

Manual de Procedimientos

Giovanny Gómez (2.001). Afirma que:

El manual de procedimientos es un componente del sistema

de control interno, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre
políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización.

En torno al criterio de Gómez, el manual de procedimientos se puede considerar

como un cuerpo normativo que establece la forma en que se va a llevar a cabo una o
más actividades dentro un ente, institución u organización según corresponda.

Sistema Contable

Xavier Navarro (2.015). Expresa que:

El sistema contable es contiene toda la información de la

empresa tanto los datos propiamente contables como
financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación
 económica de una sociedad de manera rápida y eficaz.
Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o
pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a
su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y
financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis
saber qué se utiliza para llevar las cuentas de una organización.

Basándose en la opinión de Navarro, el sistema contable es aquel capaz

de contener todos los datos contables y financieros relacionados a una
empresa, permitiendo este que se pueda determinar la posición económica
de dicha empresa.

Funciones Contables

Sonia (2.016). Afirma que:

Las funciones contables son todas aquellas que permiten a

un contador o contable llevar de manera eficaz el registro,
gestión de recursos, análisis de la información para la toma de
decisiones, cuentas por cobrar, cuentas por renovar y la salida
de dinero.

Tomando como base el concepto de Sonia, las funciones contables son

todas aquellas capaces de permitir al responsable de la contabilidad de una
empresa, llevar de manera fehaciente toda la información financiera
relacionada a la misma.
 Bases legales

ÁMBITO NACIONAL

CONSTITUCIÓN NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE

VENEZUELA. Publicada en Gaceta Oficial del jueves 30 de diciembre de 1999, N°
36.860

La carta magna de la República Bolivariana de Venezuela establece en su

compendio de lineamientos, ciertas normas que aplican a cualquier tipo de industria,
que pretenda ejercer labores dentro del territorio nacional, a lo cual no escapa el sector
de la construcción, entre las cuales destacan:

Artículo 139: El Estado protegerá y promoverá la

pequeña y mediana industria, las cooperativas, las cajas de
ahorro, así como también la empresa familiar, la microempresa
y cualquier otra forma de asociación comunitaria para el
trabajo, el ahorro y el consumo, bajo régimen de propiedad
colectiva, con el fin de fortalecer el desarrollo económico del
país, sustentándolo en la iniciativa popular. Se asegurará la
capacitación, la asistencia técnica y el financiamiento
oportuno.

CÓDIGO DE COMERCIO. Gaceta Nº 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de

1955

Este código determina quienes son las personas o entes que realizan actos de
comercio, y regula las funciones de éstos a través de su compendio de reglas; entre los
lineamientos establecidos por éste destacan los siguientes:
Artículo 200: Las compañías o sociedades de comercio
son aquellas que tiene por objeto uno o más actos de comercio.
Sin perjuicio de lo dispuesto por leyes especiales, las
sociedades anónimas y las de responsabilidad limitada tendrán
siempre carácter mercantil, cualquiera que sea su objeto, salvo
cuando se dediquen exclusivamente a la explotación agrícola o
pecuaria. Las sociedades mercantiles se rigen por los convenios
 de las partes, por disposición de este Código y por las del
Código Civil.

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I.V.A.). Gaceta oficial

Nº 38.263 de fecha 2 de septiembre de 2005.

Este impuesto grava la venta de bienes muebles, la prestación de servicios y la

importación de bienes, y debe ser pagado por todas aquellas persona, naturales o
jurídicas, que realicen actividades que sean consideradas hechos imponibles por esta
Ley.

Artículo 13: Se entenderán como ocurridos o

perfeccionados los hechos imponibles y nacida, en
consecuencia, la obligación tributaria: En caso de prestación de
servicios cuando:
Servicios prestados a entes públicos, cuando se autorice
la emisión de la orden de pago correspondiente.
En todos los demás casos distintos, cuando se emitan las
facturas o documentos equivalentes por quien presta el
servicio, se ejecute la prestación, se pague o sea exigible la
contraprestación, o se entregue o ponga en disposición del
adquiriente el bien que hubiera sido objeto del servicio, según
sea lo que ocurra primero.
 Definición de términos

Manuales: un manual es un documento que contiene en forma ordenada y

sistemática información y/o instrucciones sobre la historia orgánica, política y/o
procedimientos de una empresa que se consideran necesarios para la mejor ejecución
del trabajo.

Manual Contable: Es un instrumento de las políticas contables, normas y prácticas,

que gobiernan las cuentas de una empresa comercial o de otra persona, incluyendo la
clasificación de las cuentas.

Normas: son reglas o lineamientos preestablecidos por una organización, que se

deben seguir para lograr los objetivos propuestos. Las normas son pautas que establece
cada empresa según sus requerimientos, necesidades, objetivos y metas a alcanzar o
lograr.

Políticas: son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que éstas
se desempeñen de acuerdo con los objetivos deseados. Las políticas son reglas y
procedimientos a seguir para regular toda actividad ya sea contable o no; las mismas
son creadas por la empresa y no son iguales para todo tipo de organización.

Empresa: Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o

persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de
bienes o servicios de los solicitantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura
productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.

Contabilidad: es una rama de la contaduría pública que se encarga de cuantificar,

medir y analizar la realidad económica, las operaciones de las organizaciones, con el
fin de facilitar la dirección y el control una vez presentada la información, previamente
registrada, de manera sistemática y ordenada para las distintas partes interesadas.
Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios internos o cualquier
otro suceso que afecte económicamente a una entidad.

Procedimientos: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una

labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque
es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno
con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
 Conclusión

A lo largo del desarrollo de la investigación, se pudo observar cierta debilidad en la

empresa Rectificaciones Carúpano C.A en cuanto a su área contable y administrativa,
en virtud de que no existe una estructura organizacional firme, donde se diferencien los
distintos departamentos y cargos que ocupa cada empleado de la empresa, lo que
dificulta un eficaz desenvolvimiento de las actividades diarias dentro de la sede.

Uno de los factores que ha impedido la implantación de la estructura organizacional

de la empresa es el espacio físico del área de contabilidad, el cual no ha podido
culminarse en su totalidad puesto que la empresa es una sucursal que se está trasladando
del Estado Sucre al Estado Nueva Esparta y todavía se encuentra en proceso de
construcción, los procedimientos contables de la empresa también se ven un tanto
afectados por el descontrol que existe en cuanto a las funciones de los trabajadores que
en dicha área laboran realizando múltiples actividades, a ello también se suma como
factor en contra la ausencia de un Manual de Procedimientos Administrativos y
Contables donde se fijen las normas generales y políticas específicas para llevar acabo
los procedimientos, todo ello también de conformidad normas previstas en la
legislación venezolana.
 Recomendaciones

Posterior al desarrollo de la investigación, el autor sugiere a la sede las siguientes

recomendaciones:

 Es fundamental que el ente considera poner en práctica el Manual de

Procedimientos Administrativos y Contables, el cual sería el medio para un
mejor control y manejo de la administración y contabilidad de la empresa.
 Es de suma importancia que se vele por el fiel cumplimiento de los
procedimientos contables, es virtud de que solo así se mantiene la información
veraz y oportuna, facilitando las labores de los trabajadores del área.
 Se sugiere delegar y asignar funciones por separado a todos los trabajadores,
para un mejor rendimiento dentro de la empresa y separación de las
responsabilidades de cada uno.
 Luego de la puesta en práctica de las recomendaciones anteriores, se sugiere a
la empresa realizar periódicamente evaluaciones a todos los trabajadores,
pudiendo esta imponer sanciones en caso de que no se esté cumpliendo
fielmente con lo establecido en el Manual
 Bibliografías

BALESTRINI, M. (2002). Como se Elabora el Proyecto de Investigación. BL Consultores

Asociados. Servicio Editorial Caracas.

BIEGLER, JHON (1980). Manual Moderno de Contabilidad. Editorial McGraw-

GOMEZ, FRANCISCO (1993). Sistemas y Procedimientos Administrativos.

Editorial Fragor. Caracas. Venezuela.

CATACORA C. FERNANDO (1996). Sistemas y Procedimientos Contables.

Universidad Andrés Bello. Editorial McGraw-Hill., Caracas Venezuela.

MELINKOFF, RAMON (1990). Los Procesos Administrativos. Editorial PANAPO. (1era.

Edición) Caracas.

MELINKOFF, RAMON (1990). Los Procesos Administrativos. Editorial PANAPO. (1era.

Edición) Caracas.

SABINO, CARLOS (1986). El Proceso de Investigación. Editorial PANAPO.

Caracas.

Trabajos de grado

BELLORIN A, MARIANELA (2001). Diseño de un Manual de Contabilidad para la Empresa

Constructora "Pedro Antonio Farias, C.A" (PAF, C.A) ubicada en la Ciudad de Maturín -
Estado Monagas. Trabajo de grado no publicado.

RODRIGUEZ, WILMARYS (2006). Diseño de un Manual de Contabilidad para la Empresa

Auto Repuesto Mont-Ray, C.A, Carúpano, Estado Sucre.