La importancia de los almacenes en la cadena de abastecimiento y la

tecnología como herramienta en su gestión

Por: Carlos Hernández Bazo, Doctor en Administración y Dirección de Empresas y profesional con amplia experiencia en temas
en cadena de suministro. Noviembre 2016.

La gestión de los almacenes y su importancia dentro de la gestión de la cadena de abastecimiento

es un tema muchas veces tratado en diferentes artículos. En este trataremos de resaltar esa
importancia, pero tratando de inferir que para poder cumplir con esta función es muy importante
que en los mismos se empleen herramientas tecnológicas, que están disponibles en el mercado
desde hace más de 15 años.

Todos conocemos los sistemas de códigos de barras, los cuales los hemos visto utilizar
principalmente en los supermercados, a los cuales vamos a hacer nuestras compras semanales.
Pero la realidad nos indica que sólo las grandes empresas, algunas medianas y muy pocas
pequeñas empresas utilizan esta tecnología en sus almacenes. Hoy no se concibe un
supermercado que no tenga en los puntos de pago un lector de código de barras o tecnología
equivalente. Si no lo aplicaran las colas o filas en las Cajas serían enormes y se requeriría muchas
Cajas para recibir los pagos de los artículos.

La realidad nos indica que en muchos almacenes o Bodegas de empresas, aún no utilizan esta
tecnología base, que está siendo “modernizada” con tecnologías basadas en códigos QR o
sistemas RFID (Radio frecuency interchange Data) o sistemas Voice Picking .

Para deerminar la importancia que tienen los almacenes en la cadena de abastecimiento,

podemos contar el caso de una compra que podemos hacer vía el internet, a un Gran Almacén en
Nueva York en Estados Unidos. Supongamos que queremos comprar una cámara de video a una
de estas empresas, al seleccionar nuestro pedido el sistema nos solicitará seleccionar al operador
logístico que deseamos se encargue de hacernos llegar nuestro pedido hasta nuestro domicilio. Al
seleccionar el operador logístico, nos darán o enviarán un código a fin podamos hacer un
seguimiento al status y ubicación de nuestro pedido a lo largo de la cadena de abastecimiento. Al
hacer nosotros este seguimiento en los siguientes días, a través de la página web del Operador
Logístico, nos irán informando las fechas en que salió el Producto del Almacén o Bodega de la
Tienda, el tránsito cuando este pedido está viajando desde el aeropuerto de Nueva York hacia el
aeropuerto de Miami por ejemplo, fecha de llegada a Miami, fecha de salida de Miami a Lima,
fecha de llegada al Aeropuerto de Lima, fecha de llegada al almacén o Bodega del Operador
Logístico en Lima y fecha de entrega y firma de la persona que recibió el producto. Como se puede
observar, todo este proceso de seguimiento detallado del recorrido de un producto dentro de la
cadena de abastecimiento, se puede lograr gracias a que existen personas que están haciendo
trabajos de despacho o ingresos a Almacenes, ubicados a lo largo de la cadena de abastecimiento,
y para hacerlo más rápido utilizan tecnología con lectores que capturan cada uno de estos
procesos.

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En general se podría afirmar que la importancia de los almacenes en la cadena de abastecimiento
radica en que mediante las operaciones que se realizan en ellos, son la fuente de información
principal de los inventarios que existen, en tiempo más o menos real, en cada punto de nuestra
cadena de abastecimiento. Esta información es muy importante para compartirla con nuestros
Proveedores y Clientes a fin poder hacer una eficiente y óptima planificación integral de la cadena
de abastecimiento que gestionamos. Con esta data, la fuerza de ventas podría saber la
disponibilidad de inventario que tiene el almacén para cada Sku (Stock Keeping Unit) que desea
vender. El planificador de la distribución física podría conocer las necesidades de inventario que
requiere en cada punto de su red logística, en cada almacén que la compone, y en función de ello
poder planificar los transportes. El que planifica la producción podría conocer que inventarios de
producto terminado tiene, definir las necesidades de producción y si dispone de los materiales
suficientes para realizarla. El que planifica los abastecimientos de estos materiales podría conocer
las necesidades de inventarios de los mismos y solicitar a los proveedores el abastecimiento en
fechas adecuadas. Finalmente los Proveedores podrían informar a las empresas de la
disponibilidad de inventarios para la toma de decisiones en abastecimientos.

Al tener claro la importancia que tienen los almacenes para el suministro de data, que ayude a la
toma de decisiones en las empresas, el tema se centra en cómo los almacenes pueden lograr tener
esta data siempre actualizada y no sólo a fin de mes, como consecuencia de los inventarios
contables que se realizan periódicamente. Esto se logra realizando inventarios cíclicos en los
almacenes y para realizarlos en una forma eficiente y rápida se requiere del uso de herramientas
tecnológicas, basadas en capturas en línea utilizando la tecnología de Radio frecuencia disponibles
en el mercado.

Se debe dejar claro que la importancia de los almacenes en la cadena de suministro también
radica en que en ellos se custodia dinero, es decir el valor de los inventarios que se almacenan allí,
que vienen a ser las existencias de la empresa en un Balance. Este inventario, bien manejado, es
un dinero invertido por la empresa para lograr un beneficio estratégico de reducir los tiempos de
abastecimiento a clientes, mejorando los niveles de servicio y concretar ventas. Por supuesto un
exceso de inventario o almacenamiento innecesario representa para la empresa un costo alto sin
beneficio, motivo por el cual es responsabilidad de la Gerencia de Almacenes velar por la correcta
gestión de la magnitud de estos inventarios, buscando un adecuado balance entre el nivel de los
mismos y el nivel de servicio percibido por los clientes.

Para gestionar en forma eficiente y eficaz los almacenes, existen tecnologías que proporcionan
herramientas de gestión como el Warehouse Management System, más conocido como el WMS,
con el cual se puede lograr lo siguiente:

• Tener el registro de data de ingreso y salida de almacenes en tiempo más o menos real,
con lo cual se logra informar a la toda la cadena de abastecimiento del seguimiento del
status de cada material o producto.

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 • Tener la data de niveles de inventarios de cada material o producto almacenado, al día,
que servirá para la toma de decisión en la planificación de la cadena de abastecimiento y
conocer la magnitud de dinero que se tiene invertido como inventario.
• Poder aplicar eficientemente las buenas prácticas FIFO ( First in First out), es decir lo
primero que ingresa es lo primero que sale, con lo cual se consigue rotar adecuadamente
los inventarios y reducir los materiales y productos obsoletos.
• Poder aplicar eficientemente las buenas prácticas FEFO (First expire First out) lo primero
que vence es lo primero que sale, lo cual ayuda a dar información que impida que los
productos venzan en vida útil en los almacenes y generen pérdida de dinero.
• Aplicar política de Slotting definida en la gestión de almacenes. Es decir la herramienta
establece la mejor posición o lugar del almacén, en la cual se debe almacenar cada
material o producto bajo ciertas reglas definidas. Ejemplo, para evitar contaminaciones
cruzadas, colocar productos o materiales pesados en las partes bajas, los livianos en las
partes altas, los materiales o productos de mayor rotación lo más cerca a zonas de
preparación de pedidos (Zona de Picking) o despachos y otras medidas más que permitan
optimizar el aprovechamiento de los equipos y recurso humano del almacén.
• Aprovechar un 10% más la capacidad del almacén , al poder cambiar la forma de
almacenaje de un almacén ordenado, donde cada zona de posiciones en el almacén tiene
asignado un material o producto determinado, a un almacén caótico o funcional donde se
puede aprovechar indistintamente cualquier posición del almacén para guardar materiales
que cumplan las reglas de Slotting definidas .
• Optimizar el recorrido de los montacargas y transportadores de paletas, reduciendo los
recorridos y con ello los gastos de consumo de energía, llantas o neumáticos y gastos de
mantenimiento por uso de estos equipos. Además de mejorar la productividad de la mano
de obra.
• Optimiza la gestión de la preparación de pedidos, Picking, al mejorar la productividad por
tener información en línea de los mismos
• Obtener información centralizada, tablero de control, de los indicadores de gestión y
ratios de la gestión de almacenes

La clave para sustentar la inversión en tecnología de un WMS, radica en cuantificar todos estos
beneficios y compararlos con la inversión requerida. Una forma de hacerlo es determinar, en cada
caso, cuál sería el impacto económico de obtener los siguientes beneficios:

• Reducción, en un porcentaje, de la utilidad perdida por venta perdida, por no tener la

correcta información de inventarios.
• Reducción de los costos de almacenaje, (N° de posiciones) por mejor aprovechamiento de
los espacios en el almacén, al pasar de un almacén ordenado a un almacén caótico o
funcional.
• Reducción, en un porcentaje, de pérdidas de materiales o productos obsoletos, al poder
aplicar FIFO o FEFO.

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 • Reducción de inventarios, en un porcentaje, al disponer de mejor información de
inventarios y reducir la sobre producción o sobre almacenamiento por no tener la
información de inventarios a tiempo. La reducción de inventarios beneficia en reducir los
costos financieros del dinero almacenado y reducción del número de posiciones
requeridas en el almacén.
• Reducción del número de montacargas y transportadores de paletas, al optimizar sus
recorridos y además de los gastos de mantenimiento de los mismos
• Reducción de mano de obra por mejoras en la productividad en la gestión operativa del
almacén y en la labor de Picking.
• Reducción de mano de obra por tener reportes de la gestión de almacenes en línea.

Al cuantificar los beneficios indicados podemos determinar cuál es el nivel de inversión que
podríamos realizar en este tipo de herramienta y para ello se sugiere una secuencia de niveles de
inversión, donde generalmente el Software es lo que más cuesta, como sigue:

• Un nivel básico de WMS, donde se invierte en un número adecuado de equipos de Radio

frecuencia (Lectores de código de barras o RFID), impresora de etiquetas con código de
barras o RFID, Access points , red y Terminal de computador y un Software básico que
registre ingresos, salidas e inventario en almacenes.
• Un primer nivel intermedio, donde con los equipos anteriores y un Software más completo
se pueda aplicar los conceptos FIFO y FEFO.
• Un segundo nivel intermedio, donde además de lo anterior se incluya un Software que
pueda aplicar los conceptos de Slotting y convertir el almacén ordenado en un almacén
Caótico o funcional, con la reducción de necesidades de espacios en almacenes.
• Un nivel avanzado donde la herramienta optimiza los recorridos de los equipos, labores de
Picking y operación de la mano de obra, llegando a mostrar un tablero de control general
de la gestión del almacén.

Como conclusión se puede inferir que la inversión en tecnología aplicada a los almacenes se puede
sustentar fácilmente y esta nos ayuda a gestionar eficientemente las operaciones de los mismos y
con la data capturada, podría lograrse una gestión eficiente de la cadena de abastecimiento de
una empresa.

Noviembre del 2016