F ACULTAD DE C IENCIAS E I NGENIERÍA

P O S T G R AD O EN GERENCIA DE O P E R AC I O N E S Logística Empresarial

Prof. Dante Perea Rivarola

LOGÍSTICA EMPRESARIAL

Capítulo 5
Gestión de Almacenes 1/ (L2)

1. ORIGEN DEL ALMACEN

Dentro de los órganos o elementos, que conforman la estructura de una gestión integrada
de las actividades logísticas, sea en una entidad industrial o comercial, el Almacén,
constituye un «es lab ón d e s er v ic io», que muchas veces, es minimizado u olvidado, al
considerársele como un simple depósito, donde se guardan las existencias, y a donde
generalmente se envía al ‘personal de confianza’ de la gerencia, sin tener en cuenta si la
persona designada reúne, además de la cualidad indicada, los conocimientos técnicos
necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la Organización le corresponde
cumplir a la función (en términos de Cadena de Valor) que cumple el Almacén. Sin
embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del
Almacén en el funcionamiento de toda Entidad, y en los costos de los productos, es
esencialmente directa y se reconoce hoy en día, que llega en muchos casos, a modificar las
utilidades que todo inversionista espera obtener.
En la actualidad, las técnicas vigentes sobre Organización de Empresas, así como las
consideraciones estratégicas sobre gestión empresarial, hacen resaltar la enorme
importancia que en el desarrollo de estas, tiene el almacenaje; especialmente en los
aspectos financieros, técnico y contable, conduciendo en el indeseable caso del
agotamiento de determinadas existencias, a la paralización de las operaciones fabriles
(industrias) o de las Ventas (Comercio); o cuando menos, a la falta de cumplimiento en la
producción o en la entrega, o a mayores gastos en la obtención del producto para poder
cumplir; y en los casos del acumulamiento o sobre existencias, a inmovilizar capitales y
gravar el costo al aumentar este con los gastos que se efectúan en el cuidado, manipuleo,
protección, contabilización, control, empleo de personal y equipo, limpieza de locales, etc.,
además de correr el riesgo de que el artículo se deteriore o se ponga en situación "fuera de
uso" al no ser utilizado o vendido a tiempo por exceso de existencias.
Toda estas razones hacen que al organizar una entidad, se comience generalmente por el
Almacén, que constituye el eje o núcleo de la actividad administrativo - contable, razón por
la cual debe dedicarse a su organización y buen funcionamiento con el mayor esmero
posible, tratando de obtener precisión y simplicidad en sus labores.
Tratándose del Almacenamiento, es interesante determinar cómo y por qué se origina el
Almacén; cuál es la razón que determina que en todas las Organizaciones, sean
Industriales o Comerciales, existan almacenes; y para ello tenemos que recordar que
‘producir’ implica contar con la materia prima conveniente, para que sea transformada en
el aparato fabril, pueda convertirse en el Producto; y que éste ofrecido o solicitado por los
clientes será vendido y dará lugar a una nueva producción. De esta manera, se forma un
ciclo, que podremos denominar: "C i c l o d e l a P r o d u c c i ó n ", constituido por los
siguientes elementos:

1
/ Material en edición de los MBA, Profesores, Raúl Saco Vértiz Guerrero y Dante Perea Rivarola, © 2000; tomado
con fines exclusivamente académicos, a partir del texto de “Administración Logística” del Prof. Armando Valdés
Palacio."; esan; Ed. SAGSA, Lima 1991.

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Materia Prima
Fábrica
Producto
Cliente
Es precisamente el concepto del "C i c l o d e l a P r o d u c c i ó n ", el que funcionalmente,
da origen a los almacenes; en razón de que, nunca se podrá contar con la materia prima e
insumos, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha adquirido con
anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (almacenes Industriales); y
–en el contexto de nuestra realidad–, tampoco, una vez elaborado el producto, se
dispondrá de un cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es
necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (almacenes
Comerciales).
Profundizando un poco más el tema, sabemos que existen factores tales como la demanda,
la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc., que
obligan a las organizaciones a abastecerse de materias rimas o de productos, en cantidad
suficiente como para que puedan progresar y seguir adelante.
Estos factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para
evitar el agotamiento o la acumulación de las existencias, en vista de la influencia que
estos dos aspectos tienen en la vida de la organización.

2. ORGANIZACION DEL ALMACEN

2.1. Finalidad Del Almacén
Si tenemos en cuenta que el Almacén es la dependencia de la Empresa que guarda la
materia prima o el producto, para proporcionarlo cuando se necesite, es lógico que su
finalidad será: "R e a l i z a r l a s o p e r a c i o n e s n e c e s a r i a s , a o b j e t o d e s u m i n i s t r a r
los bienes en el momento justo que son requeridos, evitando
paralizaciones por falta de ellos, o en caso contrario, por la inamovilidad
d e C a p i t a l e s a s i g n a d o s a s o b r e e x i s t e n c i a s "; es decir que, el Almacén debe
controlar lo que guarda de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su
movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación.
Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo, el
que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos que
guarda, sabe donde se encuentran, quién lo necesita, en qué forma sale, en que
cantidades, etc., y por consiguiente su vida dentro de la entidad gira alrededor de las
existencias que en todo momento se pueda encontrar en su Almacén lo necesario para
continuar produciendo o vendiendo.

2.2. Actividades y deberes del Almacén

La finalidad u objetivo previamente identificada, se logra mediante el cumplimiento de
actividades y deberes que constituyen el trabajo logístico a realizar, y que distribuidos
entre el personal que forma el área de almacén, permiten la generación de valor (en
términos de M. Porter). Estos deberes son los siguientes:
1° Recibir los artículos y darles su conformidad mediante la verificación o chequeo;
2° Clasificarlos;
3° Ubicarlos y guardarlos, es decir almacenarlos;
4° Preocuparse por su mantenimiento evitando su deterioro o perdida;
5° Entregarles cuando los soliciten;
6° Controlar las existencias;
7° Solicitar su reposición para mantener una cantidad determinada.

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Y constituyen un ciclo, ya que una vez solicitado su reabastecimiento tendrá que volverse
al primer paso, es decir a recibirlos, verificarlos, etc. Este ciclo podríamos denominarlo
CICLO DE ALMACENAMIENTO, y su realización debe estar encomendada al personal de
almacenes.

2.3. Elementos del Almacén

El cumplimiento eficiente de los deberes mencionados, necesitan de elementos idóneos,
que permitan obtener la finalidad del almacén que hemos expuestos, mediante su
desempeño y dedicación a la función que les compete, teniendo en cuenta que ella trae
aparejada una responsabilidad y que deben asumirla. Por ello no es conveniente que un
mismo elemento tenga que cumplir todos los deberes y es necesario que en el Almacén se
distribuyan estos, procurando reunir aquellos que tienen similitud para asignarlos como
función y de esta manera distribuir la responsabilidad y obtener una mayor eficiencia en el
trabajo.
Si analizamos los deberes expuestos, podremos agruparlos y determinar así, cuantos
elementos deben existir en el Almacén, teniendo en cuenta como hemos manifestado la
similitud entre ellos. El recibir y chequear los artículos que llegan al Almacén es una
función lo suficientemente amplia, y cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y dedicación
por lo que es conveniente sea desempeñado por un solo elemento que asuma
íntegramente la responsabilidad de autorizar el ingreso del artículo a los depósitos.
La clasificación de los artículos permite un mejor control de las existencias, y el control da
lugar a que se pueda solicitar oportunamente su reposición, por ello estos tres deberes
deben constituir la función de otro elemento, que se encargue de controlar las existencias,
clasificarlas y reponerlas o mejor dicho solicitar su reposición a la dependencia que tiene a
su cargo las adquisiciones.
Almacenar los artículos quiere decir guardarlos y ello implica colocarlos en un sitio
determinado, en el que se puedan encontrar fácilmente al ser solicitados.
También quien los guarda debe ser el mismo que los entrega, por cuanto él conoce donde
están, y por si ello todos estos deberes deben ser desempeñados por un solo elemento.
El mantenimiento, es decir cuidarlos y evitar su deterioro, es también parte del almacenar
o guardar los artículos, pero a veces es conveniente que exista quien tenga la
responsabilidad de este cuidado, en vista de que demanda mucho tiempo y es una labor
muy delicada; ello obliga a establecer u organizar un elemento capaz para esta labor.
Hecho el análisis, completamente simple, de los deberes mencionados podremos concluir
indicando que en todo almacén deben existir cuatro elementos, que denominaremos de la
siguiente manera:
1. Recepción
2. Control
3. Almacenamiento propiamente dicho
4. Mantenimiento
y que en el desempeño de sus funciones, deberán actuar coordinadamente; ya que ellas,
implican que el almacén cumpla su finalidad u objetivo. Para lograrlo es necesario que
todos actúen bajo una sola dirección, o sea que hay quien dirija y coordine el trabajo de
todos los demás y asuma la responsabilidad de que el almacén cumpla su finalidad dentro
de la organización, este elemento será de la Jefatura de Almacenes.
Hemos iniciado las denominaciones que corresponden y los deberes que se deben cumplir
y de ellos deduciremos la finalidad de cada uno, asignándoles las funciones que les toca.
Ellos son:

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1. Jefatura de Almacenes.-
Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes almacenes que constituyen su
dependencia, responsabilizándose por su buen funcionamiento y por el cumplimiento
de la finalidad del Almacén.
2. Recepción.-
Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los solicitados, por
medio de la confrontación con el pedido, y determinando el estado en que llegan; la
cantidad y calidad, y procedimiento a entregarlos posteriormente a las bodegas o
depósitos de despacho, donde se guardarán hasta su utilización.
3. Almacenamiento Propiamente dicho.-
Recibirá los artículos que le entrega Recepción confrontándolos con el Parte de Ingreso
que este debe elaborar, después de recibidos, los ubicarán de manera de saber
exactamente donde se encuentran, guardándolos hasta que les sean solicitados y los
entregará a cambio de la orden de salida de despacho correspondiente.
4. Control.-
Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo cantidades mínimas y
máximas por mantener para cada artículo; procederá a clasificar las existencias y
solicitará su reposición cuando sea conveniente.
5. Mantenimiento.-
Se encargará de mantener en buen estado de conservación y limpieza las existencias y
los depósitos y realizará la manipulación y transporte de los artículos dentro de la zona
de Almacenes.

Jefe Almacenes

Mantenimiento Control

Recepción Alm. y Despacho

3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Al hablar en los acápites precedentes sobre el "ciclo de almacenamiento", se ha indicado
que está constituido por los deberes que tiene el Almacén, para lograr la finalidad que le
corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y también dijimos que estos
deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el Almacén. Por ello
veremos en este capítulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o
ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los
agrupa.
3.1. RECEPCION
Este elemento del Almacén es el encargado de recibir los artículos que Compras adquiere,
ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y
su labor consisten en:
Descarga
Desembalaje
Inspección, verificación o chequeo

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Ingreso o entrega a los depósitos, informando sobre su llegada y elaborando un parte o

informe de ingreso; es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o
los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su
utilización.
a) Descarga.-
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artículos, de los medios en
que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se puede
realizar manual o mecánicamente y para hacerlo es conveniente que el personal que
debe recibir los artículos sepa anteladamente, cual es la mercadería que llega, cómo
llega, su peso embalaje, etc. de manera que pueda tomar sus previsiones para
efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados. Su
principal preocupación, debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y evitar
pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que esto puede dar
lugar a deterioro en los artículos.
Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer de
espacio suficiente donde depositar los bultos que llega, al mismo tiempo que este
espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos o medios en que han sido
transportados los artículos, puedan acercarse a el lo más posible, evitando así largos
recorridos que demorarán la tarea. Contará también con personal experto en la
descarga, logrando así un buen manipuleo de los bultos. En muchos casos son los
propios medios de transporte, los que con su personal efectuarán la descarga, luego es
preocupación primordial del quien recibe, vigilar que esta se lleve a cabo en las
mejores condiciones y lo más rápidamente que se pueda.
b) Desembalaje.-
Es la labor de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los
artículos el embalaje que traen. Para ello se debe contar con personal especializado en
esta labor, por cuanto generalmente es en ella que se producen las mayores pérdidas
por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles. Esto
requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando
cada artículo y colocándolo sin que se mezclen, en el o los lugares donde se efectuará
la verificación o chequeo. Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme
se va desembalando, en ese caso debe evitarse que los artículos ya verificados se
mezclen con los por verificar. Aunque el desembalaje es una labor realmente sencilla,
sin embargo, debe realizarse con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el
siguiente paso es decir la verificación o chequeo.
c) Inspección, Verificación o Chequeo.-
Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la
cantidad concuerda con la pedida y si la calidad y requisitos técnicos exigidos en el
pedido corresponden con los artículos llegados. Esta parte de la recepción, es
posiblemente la más importante, por cuanto de ella depende el que los artículos
llegados puedan ser usados, y por ello es que el encargado de la recepción debe
preocuparse de realizar una inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no
tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por el pedido, de
manera de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dichos
documentos. De esa manera se evitan equivocaciones que posteriormente darán lugar
a lamentaciones que no se podrán remediar.
La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra
cualitativa, es decir, que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad
perdida y otra en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo.
La primera de estas inspecciones, puede ser realizada por personal que sólo sepa
contar, en cambio la segunda, requiere de personas que conozcan los artículos y en
muchos casos de verdaderos técnicos en la materia.

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Por ello muchas veces el Almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el
material o lo venden, a fin de que ellos mismos constaten la calidad y condiciones
técnicas de los artículos llegados y evitar así una mala recepción.
Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada, debe
ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan
repercutirán posteriormente en devoluciones; rendimientos inferiores; errores de
inventario y de distribución, por la inexacta identificación y clasificación de los
artículos; errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad, etc.; lo
que producirá generalmente pérdidas para el almacén y diferencias entre la situación
contable y la de hecho.
Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer de los
medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe contar
con los catálogos apropiados, con winchas, metros, calibradores, etc., que le permitan
certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc. de cada uno de los artículos que
está recibiendo. El que recibe debe ser desconfiado por sistema y creer solamente lo
que ve y comprueba, debe tener en cuenta que los medios para pensar, medir,
calibrar, son sus mejores herramientas de trabajo y que todo lo que llega debe hacerlo
controlado a conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya que la responsabilidad que
le cabe al dar ingreso a los artículos obliga a la entidad, y por ello solo debe ponerlo
ante la seguridad absoluta de que está recibiendo lo que se solicitó.
Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al
Almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y faciliten su
labor. Ellas se refieren a:
Igualdad de terminología y clasificación entre Compras y Almacenes.
Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los
artículos, lotes o forma en que deben llegar, notas de entrega que deben enviar,
etc.
Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:
criterio de comprobación cuantitativa
criterio de estibaje antes del control
registros a efectuar
métodos y medios a usar en el transporte interno.
Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, al control de la calidad,
condiciones técnicas exigibles, cantidad, etc.
Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones
necesarias o que lleguen a deteriorarse; reclamos al seguro en caso de que la
mercadería este asegurada.
En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la
verificación y procurar solucionarlos rápidamente, para evitar el aumento en el costo de
la recepción de los artículos.
d) Entrega a los Depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes por
emitir.-
Realiza la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que entregar
el o los artículos a los depósitos que van a almacenarla, y comunicar a los interesados
y el Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería, indicando las novedades
seguridad del personal y del artículo que se está recibiendo.
Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten
alteraciones.
Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos, no sea que
se hayan derramado.
Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.

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Utilizar el pedido para efectuar la verificación y realizar esta en orden sin

apresuramientos y de acuerdo aun plan.
Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artículo, con ello
solamente se está asegurando que lo que se recibe es conforme.
Preparar los medios para realizar la identificación no buscarlos a última hora
Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en recepción,
pensar que pueden necesitar con urgencia. Pero no por ello, descuidar el control.

3.2 ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO

Este aspecto del almacenaje consiste en guardar los artículos ubicándolos y cuidándolos de
manera que puedan entregarse en condiciones de ser usados, en el momento que los
necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados
con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de
llegar a utilizar en la forma más adecuada dicho espacio, permitiendo que todos los
artículos puedan ser alcanzados fácilmente por el personal de despachadores, para su
entrega, o por el personal de inventariadores para su control.
Recibido el bien por el personal del almacén, una vez que recepción le ha dado su
conformidad, y chequeándolo con el parte o informe de ingreso que aquel elaboro; es
función de este personal el ubicarlo de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus
registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten.
La forma de almacenar depende del artículo en sí y de las disposiciones que la Jefatura de
Almacenes haya dictado al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay
que seguir y que veremos posteriormente. Los puntos que hay que contemplar en lo
referente al almacenamiento propiamente dicho son:
Ubicación de los artículos
distribución de los locales
Métodos y Procedimientos de Almacenes
Control de los artículos
Clasificación y simbolización de los artículos
Reportes
y se tratarán minuciosamente, en acápites posteriores.

3.3. DESPACHO
Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o “vale de
salida” también denominada “Nota de Entrega”, y que constituye un comprobante el
movimiento efectuado. El ‘despacho’, constituye la última parte del almacenamiento y en
el hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los
artículos, por cuanto con la entrega, se efectúa la rotación, de ellos y esta debe ser
planificada para evitar la formación de pequeños saldos que generalmente llegan a
constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequeña magnitud. Además hay que
salir de los artículos antes que hayan alcanzado el límite de conservabilidad y por ello es
que en todos los artículos, debe adoptarse el método o sistema de que lo que entra
primero sale primero, que explicaremos a continuación.
a) El Sistema de lo que entra primero sale primero (FIFO).-
Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en Almacén sin ser
entregados, por cuanto la llegada de nuevas remesas en muchos casos al ser ubicadas
y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el depósito mientras
las nuevas son despachadas. Para evitar esto se acostumbra a retirar de su ubicación
las existencias antiguas y ordenar las nuevas primero, colocando aquellas encima de
manera que obligadamente sean despachadas antes.

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Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más antiguas
o mejor dicho que un artículo de gran movimiento, permanezca en el Almacén sin
efectuar su rotación.
La forma de realizarlo que hemos explicado, puede efectuarse en determinadas
mercaderías pero en muchos casos en que los artículos son pesados, resulta
sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por la razón expuesta se
han previsto variaciones de este sistema, que eviten el retirar las existencias antiguas,
pero al mismo tiempo aseguren su salida. Dichos sistemas, son los siguientes:
- Sistema a base de cupones.-
Consiste en utilizar un cupón formado en dos partes iguales desglosables, que
tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del artículo. Al llegar la
mercadería se le coloca el cupón desglosando una parte y guardándola en cajones
especiales, en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artículo sea
solicitado, se saca el cupón más antiguo y se despacha el artículo que tiene el
mismo número, asegurándose de esta manera que todos los artículos roten.
- Sistema de doble área.-
Este sistema asigna a un artículo doble área de la que necesita para su
almacenamiento, de manera de que al llegar una remesa nueva se almacena en el
espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta terminar con la que ya existía.
Como inconveniente de este sistema. podemos mencionar la necesidad de contar
con un gran espacio, lo que muchas veces no es posible tener.
- Sistema de separación móvil.-
Es utilizado generalmente con artículos que puedan aplicarse, es decir colocarse
unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una dirección, una vez
formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una
nueva remesa, se colocan los artículos recién llegados, en el espacio libre dejado
por los sucesivos despachos efectuados o sea a la derecha y se comienza a
despachar del lado contrario o sea de izquierda a derecha, cambiando en esta
forma el sentido o dirección en que se toman los artículos para su entrega. Hay
que tener especial cuidado en vigilar los que quedan al centro para evitar que al
cambiar de dirección no se despachen y se produzca lo que queremos evitar, es
decir su envejecimiento en el Almacén.
- Sistema de alimentación por gravedad.-
Consiste en ir colocando los artículos nuevos en la parte superior del estante o
ubicación que ocupan, e irlos despachando por la parte inferior, de manera que
siempre se despachen los más antiguos y quedan los más nuevos. Se utiliza
generalmente con artículos envasados en cilindros o cajas circulares, y pueden
utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseñados especialmente, de manera que
los cilindros deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior
y se despacha de abajo.
Todos estos sistemas son variaciones del denominado "lo que entra primero sale
primero", y depende del artículo para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que
permite la renovación de rotación de todas las mercaderías.
b) Entrega de artículo.-
Los artículos solo pueden ser entregados por el Almacén a cambio de una orden o nota
de salida debidamente autorizada. Por consiguiente es conveniente establecer ciertas
normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y
asegurarse el control de las salida. Por ejemplo es conveniente diseñar las órdenes de
salida o entrega de manera que obtengan todos los datos que requiere Contabilidad y
Almacenes para efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre del artículo

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deseado, la cantidad que se solicita y para qué, etc. esta demás decir que dichas
órdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan
la salida del artículo.
También resulta muy conveniente que en el Almacén exista un catálogo de las firmas
que pueden autorizar las salidas de los artículos, para que el despachador pueda
efectuar la confrontación de la firma que autoriza y que figure en la orden, evitando así
que salga la mercadería con cualquier firma.
c) Formas de entrega.-
La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo Almacén o puede ser este el que
lo lleve hasta donde el consumidor, dependiendo la forma a adoptar, del volumen de
las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los
que necesitan los artículos.
En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas,
pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio del elemento
o dependencia Transportes de la Entidad.
Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota Vale u Orden de Salida, y que sea
firmado por la persona que retira o recibe el artículo, por cuanto constituye
comprobante de salida o entrega efectuada y representan para el almacenero lo que los
cheques en el banco, salvo que en vez de entrega dinero, se entrega su equivalente en
el artículo que se está despachando.

3.4. CONTROL
Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el ciclo que
estudiamos, se realiza durante todo él, desde la recepción hasta la entrega y debe ser
hecho por el propio personal del Almacén, salvo en los controles cualitativos en que
muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones
técnicas que debe requerir el artículo. En muchas empresas, por la magnitud de artículos
y del movimiento de éstos, existe una dependencia especial separada del Almacén que se
encarga del Control de las existencias, es decir del control del movimiento de ellas para así
poder evitar su agotamiento o su inmovilidad. El estudio del Control de Existencias lo
veremos posteriormente.

4. RELACIONES FUNCIONALES DEL ALMACÉN

Por ser el Almacén la dependencia que recibe, guarda y entrega los artículos que necesitan
para su trabajo las otras dependencias de la entidad, deben tener relaciones con todas
ellas y mantenerlas informadas de lo que tiene en sus depósitos, así como recibir de ellos
sus necesidades para procurar satisfacerlas. Sin embargo, estas relaciones, son más
estrechas con el área de producción, contable, compras y de Ventas.
El área contable, ejerce control sobre Almacén, constituyéndose en un fiscalizador de su
funcionamiento. El área de Compras proporciona los artículos que adquiere y que son
solicitados por el Almacén o por los ‘usuarios’. Y el área de ventas da movimiento a sus
existencias y lo informa de sus necesidades oportunamente para que se las pueda
proporcionar.
4.1. RELACIONES DE ALMACÉN CON CONTABILIDAD
Esta relación es sumamente estrecha, por cuanto la gran parte del capital de las empresas
se encuentra invertido en las existencias que el Almacén guarda, y por consiguiente es
Contabilidad la dependencia que actuará como elemento controlador de ese capital
inmovilizado.

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El control que realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los registros

que lleva, comparándolos con la realidad de manera de evitar pérdidas, sustracciones,
roturas, deterioros, etc. que atentan contra el capital invertido.
Como Contabilidad lleva un registro valorizado de las existencias de almacén, es lógico que
tenga que establecer comparaciones entre su registro y la realidad, para determinar si los
valores están de acuerdo con la existencia, y por ello es que realiza inventarios que le
permitan hacer dicha comparación. Y por ello también es que almacenes, debe
proporcionarle todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos
se refieren a:
Llegada de los artículos
Ingresos y salidas efectuadas diariamente
Distribución de las existencias dentro del Almacén (Ubicación).
Perdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento
Ajustes que se efectúen, en función a faltantes o excedentes.
y con ellos realiza la Contabilidad en sus registros el control permanente del capital que la
entidad tiene en sus Almacenes. Estos registros se constatan con la realidad por medio de
los inventarios que le proporciona elementos fundamentales para los balances y estados de
cuentas, facilitando de esta manera a los dirigentes los datos necesarios para fijar precios
de venta o producción y para dirigir y controlar la marcha de su negocio.
Otro aspecto de las relaciones entre el Almacén y Contabilidad, es el referente a la
contabilidad de costos, que para industria o el comercio es sumamente esencial por cuanto
sabiendo cuanto ha costado exactamente un producto se podrá determinar el mejor precio
de venta y hacer frente a la competencia en el mercado, al mismo tiempo de obtener las
mejores utilidades para los que invierten su dinero.
Tanto la industria como el comercio, tienen en el almacén los artículos necesarios para
realizar su producción o sus ventas y ese artículo que se encuentra guardado se grava con
gastos que se efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargado
de el, en seguros, inventarios, interés del capital invertido, etc.; que constituyen un costo
especial digámosle así, del artículo y que se denomina "costo de posesión o almacenaje",
diferente al costo de adquisición o precio de compra. Como todos esos gastos son
inherentes al almacenamiento, es lógico que a Contabilidad le interese este aspecto, lo
mismo que a almacenes y de allí nace otro vínculo o relación entre estas dos
dependencias.

4.2. RELACIONES DEL ALMACÉN CON COMPRAS

Hemos dicho que Compras, es la dependencia que procura los artículos y materias primas
que el Almacén debe guardar, y por ello sus relaciones se efectúan alrededor o en torno a
la adquisición de los artículos que el Almacén solicita para reponer sus existencias.
Por consiguiente es de gran interés, para ambas dependencias, estar informados del
movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado cantidades económicas etc. que
permiten determinar como, cuando y cuanto se adquiera. Los puntos de contacto entre
estas dos dependencias, pueden ser:
Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo de las
existencias y el volumen más bajo de adquisición, para que el precio resulte
compatible con el menor costo.
Información sobre existencias disponibles, rapidez de consumo, necesidades
futuras, por parte del Almacén para que Compras pueda fijar las cantidades por
pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores.
Información sobre fluctuaciones probables en los precios del mercado y en las
condiciones de compra, para que el Almacén anticipe sus solicitudes.

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Dante Perea Rivarola (dpereari@universia.edu.pe) ©2001
 F ACULTAD DE C IENCIAS E I NGENIERÍA
P O S T G R AD O EN GERENCIA DE O P E R AC I O N E S Logística Empresarial
Prof. Dante Perea Rivarola

Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición, por cada

artículo de manera de determinar con exactitud el máximo de existencias por
mantener y la época de efectuar las solicitudes, procurando establecer cantidades
estándar.
Recabar de Almacenes la autorización para comprar, antes de efectuar cualquier
adquisición. Esta autorización consiste en los datos correspondientes a existencias
en los depósitos y por llegar y consumos promedios de los meses o años anteriores.
Acordar la cantidad y el período que abarcarán los compromisos de adquisición o los
contratos futuros que establezca Compras.
Determinar el espacio disponible en Almacenes para fijar el volumen de las compras
y obtener los mejores precios.
Planear las adquisiciones de común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya
enunciados.
Todos estos puntos de contacto son informaciones que se proporcionan mutuamente
almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de
precio y sin gravar a su entidad inmovilizando grandes capitales. Las relaciones de estos
dos elementos puede liberar gran parte del capital destinado a adquisiciones, mediante la
buena rotación de los artículos, y de esa manera obtener mayores utilidades y disponer al
mismo tiempo de ese capital liberado para invertirlo en otros aspectos del negocio.

4.3. RELACION DEL ALMACÉN CON VENTAS - PRODUCCIÓN

Así como las anteriores relaciones son imprescindibles para el desenvolvimiento de la
entidad, las que debe establecer almacenes son Ventas (Comercio) o producción
(Industria), son de suma importancia, pues estas dependencias las que mueven con su
consumo los artículos que se encuentran en el almacén. El Ciclo de Almacenamiento
indicado en párrafos anteriores, se completa cuando el Almacén da salida a los artículos
que guarda, y esto solo se realiza si los consumidores lo solicitan. Es decir, que en el caso
de los almacenes comerciales, solamente realizando Ventas se mueven los artículos, y en
el de los industriales es producción, la que da salida a los materiales para utilizarlos o
elaborarlos. En ambos casos es muy conveniente llevar a cabo un planeamiento
coordinado que les permita adquirir los materiales que van a tener salida y no van a
constituir una carga para el almacén y por consiguiente para la entidad.
El Almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda
indicándole en lo posible la cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado
tiempo, los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea porque han sido
puestos fuera de uso, sea porque la demanda no justifica su adquisición; las condiciones
en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados o no) y la fecha en que deberá
estar en su poder. Asimismo el Almacén debe dar a conocer a Ventas o a Producción,
datos referentes a sus existencias como por ejemplo: existencia crítica de los artículos,
llegada de nuevos artículos, documentación referente a los artículos y que son enviadas
por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para enterarlos de lo que
está pidiendo, etc. En esta forma y mediante la reciprocidad de información, es que estas
dependencias trabajarán coordinadamente, para dar movimiento a las existencias del
Almacén, es decir al capital invertido de la entidad.

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4.4. OTRAS RELACIONES DEL ALMACÉN

Además de las relaciones ya tratadas, al Almacén como toda dependencia, tiene relaciones
de subordinación y mando, es decir, que tiene Jefes y Subordinados, y con ellos debe
mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, que veremos a continuación.
Las de subordinación son las que deben mantener con sus jefes inmediatos,
recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el cumplimiento de su
función; sobre la autoridad que ejerce y la responsabilidad que le corresponda; los
medios con que contar, etc. y proporcionándoles información sobre el movimiento
de las existencias, deterioros o pérdidas, artículos que no se mueven, problemas
que se le presentan y soluciones que recomienda, etc. Es decir, que hay una
corriente de órdenes e informaciones que permiten la mejor marcha de la
dependencia.
Las de mando se refieren a aquellas que tiene el almacén con sus elementos
subordinados, y a los que debe dirigir en su trabajo, exigiendo el cumplimiento de
sus obligaciones y dándoles las pautas necesarias para que cumplan con su función
en forma coordinada, simplificando los procedimientos y controlándolos de manera
de obtener el cumplimiento de la finalidad del Almacén.
Por su parte los elementos subordinados están en la obligación de dar cuenta e informar
sobre todo aquello que altere el desarrollo normal del funcionamiento del Almacén y
también proporcionar las informaciones necesarias para que puedan ser conducidos en su
labor y se les pueda solucionar los problemas que encuentren en su trabajo diario.
En conclusión, debemos recordar que una organización reúne a diversos elementos con
una finalidad común y que todos los que forman parte de ella son engranajes de su
maquinaria, tan importantes unos como los otros, y el buen funcionamiento, sólo se
logrará por medio de la coordinación y el planeamiento, de manera de prever los tropiezos
que se puedan presentar y hacerles frente en forma conjunta. La base de la organización
es el trabajo conjunto de todos sus elementos y no el tratar de resolver los problemas
aisladamente, por cuanto generalmente un problema es común a varias dependencias y si
no fuera, dos o más cerebros piensen mejor que uno.

Compras

Contabilidad Almacenes Ventas

Producci

Otras

D. Perea R.
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