PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS

KECAMATAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGADMINISTRASIAN SURAT MASUK/KELUAR

 Nomor SOP SOP.I.10.I.(contoh)
Tgl Pembuatan 05 Juli 2012
PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS Tgl Revisi
KECAMATAN Tgl Pengesahan
Disahkan Oleh Camat
Nama SOP Pengadministrasian Surat Masuk/Keluar

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 54 Tahun 2009 tentang 1. Pendidikan Minimal SLTA.
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah 2. Mempunyai sertifikat tata kearsipan (contoh)
2. Peraturan Bupati No 2 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis
3. dst
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Pengelolaan Arsip 1. Komputer / laptop
2. dst 2. Sambunggan Internet
3. Telepon/Fax
4. dst

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

1. Pembuatan Surat Keluar dapat berupa arahan langsung dari 1. pengagendaan surat masuk/keluar diiput kedalam Sistem Informasi Tata Naskah Dinas. (contoh)
Sekretaris Daerah. 2. dst
2. Pembuatan Surat Keluar dapat berupa jawaban/tindaklajut
atas surat masuk.

Pelaksana Mutu Baku Ket

Uraian Prosedur
1. Menerima surat, mencatat kedalam buku - Surat - No agenda
agenda, melampirkan lembar disposisi mulai - Buku agenda 10 menit
dan diserahkan kepada Sekretaris - Lembar
disposisi
2. Menerima, menelaah, dan - Surat
menyampaikan kepada Camat. - Lembar 10 menit
disposisi

3. Menerima dan memberi arahan kepada - Surat - Dispo

Sekretaris / Kasi - Lembar sisi
disposisi 10 menit

4. Menerima, melaksanakan sesuai - Surat - Dispo

disiposisi/menelaah dan memberi - Lembar 10 menit sisi
petunjuk kepada Kasi disposisi

5. Menerima, melaksanakan sesuai - Surat - Disposisi

disposisi dan memberi petunjuk kepada - Lembar 10 menit
JFU disposisi

6. Menerima, melaksanakan sesuai - Surat 5 menit - Surat/Arsip

disposisi (didistribusikan, diarsipkan) - Lembar
disposisi

*waktu ideal disesuaikan dengan kesepakatan unit kerja/SKPD Selesai

Pelaksana Mutu Baku Ket

Uraian Prosedur
Camat Sekcam kasi Kasubbag JFU Kelengkapan Waktu Output
B. Surat Keluar
1. Memberi arahan kepada - Lembar 5 menit - Disposisi
Sekretaris/Kasi/kasubbag untuk disposisi
mulai
membuat konsep surat
2. Menerima dan memberikan petunjuk - Lembar 5 menit - Dispos
kepada Kasubbag/Kasi untuk membuat disposisi isi
konsep surat

3. Menerima dan membuat konsep surat - Lembar 5 menit - Dispos

serta memberikan petunjuk kepada JFU Disposisi isi
- Konsep
Surat
4. Menerima, membuat, mengprint konsep - Konsep 5 menit - Konse
surat dan menyampaikan kepada Surat p Surat
Kasubbag/Kasi

5. Menerima, memeriksa, memaraf konsep - Konsep Surat 5 menit - Konsep

surat dan menyampaikan kepada surat Surat
Sekretaris/Kasi/kasubbag

6. Menerima, memeriksa, memaraf konsep - Konsep Surat 5 menit - Konsep

surat dan menyampaikan kepada Camat Surat

7. Menerima, menandatangani konsep - Lembar 5 menit - Surat

surat dan memberi petunjuk kepada JFU Disposisi
- Konsep Surat

1
8. Menerima, melaksanakan sesuai - Surat 10 menit - Surat/Arsip
disposisi, memberikan nomor, 1 - Buku Agenda - Tanda
menstempel, menggandakan - Buku terima
Expsedisi
mendistribusikan dan mengarsipkan

*waktu ideal disesuaikan dengan kesepakatan unit kerja/SKPD Selesai