UNELLEZ

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES

SUBPROGRAMA ESPECIALIDADES
CONTABILIDAD INTRERMEDIA
PROF. DOUGLAS CONTRERAS

MODULO I

EL EFECTIVO

Es considerado el recurso normal para el intercambio financiero y constituye además la

base que permite medir y contabilizar las transacciones económicas – financieras de las
organizaciones. Generalmente es considerado como un Activo Circulante, pero para ello
se requiere que esté “disponible” para el pago de las obligaciones y además debe estar
libre de toda restricción que pueda limitar su uso.

Monedas
Cuentas de ahorros
Efectivo Billetes Cuentas corrientes
Cuentas F. A. L.
Fondos disponibles en los Bancos Otras cuentas de depósitos a
la vista.

Giros, letras y facturas

Cheques certificados o de gerencia
Cheques de caja
Partidas consideradas como Efectivo Cheques personales
Monedas extranjeras de libre cotización

Cheques post- fechados (Cuentas por cobrar)

Pagarés (Cuentas por cobrar)
Anticipos para gastos de viajes (Cuentas por cobrar o Gastos)
Partidas especiales Estampillas postales (Inventario de artículos de oficina)
Vales de trabajadores (Cuentas por cobrar)
Depósitos dados en garantía (Otros activos)
Depósitos bancarios en instituciones financieras intervenidas
(Otros activos)
 Fondo de Caja chica

Dotación para cambio

EFECTIVO
Caja

Bancos

FONDO DE CAJA CHICA

Es un fondo creado con la finalidad de efectuar aquellos pagos de menor cuantía y con
carácter de urgencia, los cuales no ameritan que se efectúe el procedimiento de
elaboración y aprobación de cheques. El fondo tiene un límite máximo para efectuar los
pagos y además tiene normas que regulan su funcionamiento.

El fondo de Caja chica tiene tres “momentos contables”:

1. Constitución del fondo

Registro Contable

FECHA Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

xx/xx/xx -X-
Caja chica 350.,00
Banco 350.,00
Para registrar la creación del fondo de caja chica

2. Reposición del fondo de caja chica

Es el momento en el cual se emite un nuevo cheque con el objeto de reponer el

efectivo que se ha utilizado en los pagos efectuados con cargo al fondo. Este
procedimiento se inicia por la reducción del monto del efectivo hasta el límite
establecido o por los arqueos cotidianos o de auditoria.

El responsable del fondo debe elaborar una Relación de Caja chica en la cual se
especifica: El lapso de tiempo desde la última reposición hasta la fecha en que se
elabora la Relación, Fecha del pago, beneficiario del pago, concepto del gasto, y
monto en Bolívares. También se debe señalar el Monto asignado al Fondo y la
cantidad que se solicita reponer.

RELACION DE CAJA CHICA

DESDE _______HASTA________

Fecha Nombre del beneficiario Concepto del pago Monto en Bolívares

 TOTAL DE COMPROBANTES

EFECTIVO EN FONDO

MONTO DEL FONDO

MONTO A REPONER

Registro Contable

FECHA Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

xx/xx/xx -X-
Gastos generales Xxxx,xx
Servicios básicos Xxxx,xx
Alimentos y bebidas Xxxx,xx
Banco Xxxxxxx,xx
Para registrar reposición No. Xx de la Caja
chica

3. Aumentos o disminuciones del fondo de caja chica

Se refiere a las variaciones que puede sufrir el fondo, con el fin de adecuarlo a los
intereses de la organización; en ese sentido, el mismo puede ser aumentado,
disminuido e incluso eliminado, utilizando para ello la cuenta Banco.

Normas de Control Interno de la Caja Chica:

 Se debe establecer un límite máximo para el monto de los pagos a efectuar

 Debe existir un único responsable del Fondo (Custodio)
 Todos los pagos deben estar soportados por comprobantes preimpresos,
prenumerados de forma correlativa, con espacio para la “autorización”.
 Debe estar llenado con tinta indeleble, y las cantidades en cifras y en letras,
firmados por el beneficiario, y preferiblemente con una nota explicativa acerca
del uso del bien o servicio recibido.
 La factura que genera el pago debe ser “inutilizada” con la leyenda: Pagado por
caja chica, en fecha______________”
 El custodio del fondo no debe tener acceso a los libros de contabilidad, ni a los
departamentos de Finanzas, y/o Caja.
  No se deben cambiar cheques ni emitir vales.
 No se debe incluir dinero de ninguna otra fuente.
 Se deben efectuar arqueos de caja chica, de manera frecuente y sorpresiva.
 El cheque de reposición debe ser emitido a nombre del custodio del fondo.
 La caja chica debe ser repuesta en cada fecha de cierre.

El monto de la reposición de la caja chica debe corresponder a la diferencia entre el

Efectivo que aun se encuentra en el Fondo y el monto asignado al mismo.
Ejemplo: Si en un momento dado, el efectivo en un fondo de caja chica es de Bs. 3.,15 y
el monto del Fondo es de Bs. 50,00 el monto de la reposición debe ser por Bs. 46,85
.
,15
Reposición = Monto del Fondo – Total de efectivo
Ocasionalmente pueden darse situaciones irregulares en el manejo de la Caja chica,
dando origen a tres situaciones diferentes:

a) Cuentas por cobrar a trabajadores:

Surgen cuando el monto de la reposición es menor a los comprobantes válidos de la

relación o el arqueo.

Ejemplo:

En fecha 20 de septiembre de 2006 se constituyó el Fondo de Caja chica del Programa

Economía Agrícola de la Unellez, con un monto de Bs. 350,00.
Al efectuar un arqueo, el 10 de octubre, se detectó la siguiente situación:
Recibos de Cadela………………………….93,83
Recibos de CANTV………………………..83,28
Cheque personal del Administrador…….. 100,00
Facturas de periódicos y revistas………… 42,30
Vales del Gerente de ventas……………… 20,00
Total de efectivo………………………………………………..10,59

Monto a reponer = 350,00 – 10,59 = 339,41

Comprobantes válidos = 219,41

Registro Contable

FECHA Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

10-10-06 -X-
Servicios básicos 177,11
Gastos de revistas y periódicos 42,30
Cuentas por cobrar a trabajadores 120,00
Banco 339,41
Para registrar reposición No. Xx de la
Caja chica
b) Faltantes de caja chica

Cuando se efectúa un arqueo, se intenta verificar que el monto del efectivo mas el
monto de los desembolsos válidos o no válidos, sea igual al monto asignado al fondo.

Efectivo + Comprobantes relacionados = Monto del fondo

Sin embargo, se puede dar la siguiente situación:

Efectivo + Comprobantes relacionados es menor al Monto del fondo

FALTANTE DE CAJA

Se le cobra al custodio Se considera una pérdida

c) Sobrante de caja chica

Cuando al efectuar el arqueo, el monto del efectivo mas la totalidad de los

comprobantes relacionados es mayor al monto del fondo de caja chica, estamos en
presencia de un sobrante de caja chica, el cual deberá ser tratado como un ingreso
adicional. (otros ingresos)

Efectivo + Comprobantes relacionados es mayor al Monto del fondo

SOBRANTE DE CAJA

OTROS INGRESOS

CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto

bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.

La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las

constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico
ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco.
La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones

por falta de información.

Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero.
Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recién lo hará
cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el
nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.

Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. Ésta los registra en
seguida en el libro banco, pero la acreditación por parte del banco no es inmediata, ya que
estos cheques entran en el canje interno (depósitos de cheques contra el mismo banco pero
sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cámaras compensadoras (cheques de otros
bancos). Esta diferencia se denomina depósitos en tránsito o depósitos no acreditados.

Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y
también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente
del cliente no son registrados por diversos motivos:

 Por no haber recibido la nota de débito o crédito.

 La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó.
 Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la
cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de
algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques,
comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graben estos
servicios.

También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a
errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que
deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.

Los errores más frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:

 registrar una boleta de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe
distinto al correcto.
 omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior.
 Errores al calcular los saldos del libro banco.
 cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un
movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.

El banco puede cometer los mismos errores.

En resumen:

cheques pendientes
depósitos en tránsito
Por falta de información
débitos o créditos no
DIFERENCIAS
contabilizados
de la empresa
Errores u omisiones
del banco

Conciliación.

Elementos necesarios:

 Extracto bancario
  Libro banco
 Conciliación del período anterior

Pasos:

1. Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos
del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida
por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.
2. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego
se determina qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no
acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones).
3. Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del
trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias
para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo
del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro
banco para llegar al saldo del extracto bancario.

CONCILIACIÓN BANCARIA AL: / /

BANCO...................
Saldo según libro banco
más:
cheques pendientes
notas de crédito no contabilizadas por la empresa
errores u omisiones de la empresa que disminuyeron el saldo
errores u omisiones del banco que han incrementado el saldo
Otros
menos:
depósitos no acreditados
débitos no contabilizados
errores u omisiones de la empresa que incrementen el saldo
errores u omisiones del banco que disminuyen el saldo
Otros
SUBTOTAL
SALDO SEGÚN RESUMEN DE CUENTA DEL BANCO

Si el SUBTOTAL coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliación ha terminado. Si el

SUBTOTAL no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento.

Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las diferencias.

Si se realiza la conciliación bancaria partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos
que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman.

4. Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo
se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningún registro.
Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si,
en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el
asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de débito o crédito
no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa