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Antes de seguir debemos comprender la gran diferencia que existe entre “Datos” e
“Información”, la razón de ser de cualquier dato o de un conjunto de datos es proporcionar
alguna información. Por lo tanto, una base de datos estático sin análisis, sin cálculo y sin
objetivo es inservible y carece de sentido. Es así que la misión principal de las Tablas
Dinámicas de Excel es convertir una base de datos en Información útil. Para esto, necesitamos
resumir y ordenar la información según la necesidad del momento y los objetivos. Excel nos
brinda distintas herramientas para el manejo de base de datos, como la función de Filtro, buscar,
sumar conjunto, ordenar, tabla, etc. Pero de todas formas se vuelve complejo el manejo y se
pierde una gran cantidad de tiempo en las fórmulas para resumir y sintetizar los datos. Entonces,
la principal alternativa para el manejo de Base de Datos es la función de Tablas dinámicas.
Para simplificar mencionaremos las principales características que nos ofrece la función de
Tablas Dinámicas:
Nos Permite generar informes que resuman y ordenen los datos.
Facilita el análisis del contenido, transformando los datos en información valiosa.
Convierte la información de muchas maneras según el criterio.
Resume los datos utilizando diferentes operaciones de cálculo, como la suma, promedio,
porcentaje, etc.
Modificar la disposición de las filas y las columnas de un modo sencillo, es decir, intercambia
su ubicación con movimientos sencillos.
Agrega, Filtra y quita campos en cualquier lugar de la tabla, sin que ello implique la pérdida
de información. De ahí la principal razón de su nombre: Tablas dinámicas.
3. Existen dos tipos de registros en una misma base de datos, los “Valores” y los “Textos”. Todos
los valores pueden sumarse, dividirse, multiplicarse, hallar el promedio, etc. Es decir están en
un formato calculable y cuantificable, sin embargo los tipos de datos “Texto” son datos que no
podemos realizar ninguna función matemática con ellos. La base de datos debe contar con
ambos tipos de datos, pero lo realmente importante es que los datos de “VALORES” se
encuentre en un formato adecuado para poder calcular (sumar, dividir, etc.). Constantemente
se conocen errores al registrar los datos en un formato equivocado, por ejemplo si en una celda
se coloca un valor 302B no puede ser calculado, debe registrarse como 302 y en otra columna
la letra “B”. Veamos un ejemplo para captar mejor la idea: