Taller

Departamento de compras

Ana María Dimaté Torres

Eric Santiago Gómez Sanabria
Luz Ángela Simijaca López
Rosa Nancy Suarez Chaparro

Mayo 2019

Servicio Nacional de Aprendizaje

Bogotá D. C.
Diseñar Prototipos

Taller
Departamento de compras
 Dirigido a
Hugo Marin

Ana María Dimaté Torres

Eric Santiago Gómez Sanabria
Luz Ángela Simijaca López
Rosa Nancy Suarez Chaparro

Ficha
1501007 – 1500620

Mayo 2019.

Servicio Nacional de Aprendizaje

Bogotá D. C.
Elaborar plan de compras

Taller

1. ¿Cómo puedo definir cuánto y cuándo debo comprar?

Se puede definir cuánto y cuándo se va comprar cuando haya una planeación de las compras
con base a los requerimientos de productos del área, los históricos de la compañía y el
inventario a la mano de productos.

2. Determine cuál es el procedimiento para una compra (9)

el departamento de compras tiene varios procesos de operación para hacer la actividades de

compras El gran número de artículos para comprar y la gran cantidad de dinero involucrado.
En las actividad de compras varía algo de acuerdo con la compañía, porque el problema de
compras nunca será el mismo para cualquier empresa. sin embargo hay pasos que nunca falta
en los procesos de compras.

● reconocimiento de necesidad
● descripción de la necesidad, con una definición exacta de las características y
cantidades del del producto que se requiere
● determinación de análisis de las principales fuentes de abastecimiento
● determinación de precio y los términos
● preparación y asignación de la orden de compra
● seguimiento y o expedición de la orden
● recepcion e inspeccion de los artículos
● liquidación de la factura y pago al proveedor
● mantenimiento de registros

Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo de la

organización la empresa responsable de alguna actividad debe de conocer de cuantos y
cuando se necesitan.

ocasionalmente estos requerimientos pueden ser satisfechos de la existencia excedente de

otro departamento, estos tarde o temprano será necesario la compra de nuevos
abastecimientos.

Órdenes urgente y precipitadas

Con frecuencia se recibes una gran cantidad de requisiciones marcadas como urgentes, no
siempre se pueden evitar que existan órdenes urgentes; pero deben de existir las empresas que
justifiquen su uso.
Sin embargo hay órdenes urgentes que no se pueden justificar bajo ninguna base. son
aquellas requisiciones que surgen debido a un control deficiente de inventario mala
planeación o presupuestación de producción falta aparente de confianza en la capacidad del
departamento de compras para conseguir con la oportunidad debida los materiales para la
planta y la costumbre de marcar como urgente todas las requisiciones.

Órdenes pequeñas

Estas órdenes son un problema que continua en todas las organizaciones. Una consideración
que entonces se es importante es el costo del sistema establecido para manejar ordenes
pequeñas frente al costo de los artículos mismos.

descripción de la mercancía

Es necesario tener una descripción del artículo para generar una requisición.

● fecha
● Número (identificación)
● departamento en que se origina
● cuenta a la que será cargada
● descripción completa del material que se necesita así como la cantidad
● fecha en la que se necesita el material
● cualquier instrucción de embarque especial
● firma de la persona autorizada para hacer la requisición

Cuando menos se deben de hacer dos copias de la requisición: el original que será conservado
por el departamento de compras y el duplicado será retenido por quien hace la requisición. es
una práctica común que solamente aparezca un artículo en una requisición de compra,
particularmente en artículos estándar.

SELECCIÓN DE LAS FUENTES DE APROVISIONAMIENTO

La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compra que

incluyen la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la
probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en envío de un
producto satisfactorio y en los servicios necesarios antes y después de la venta.

Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizada deben existir:
* los contratos importantes contra los cuales se asignan las órdenes a medida que se requiere

* una clasificación de productos y articulos comprados

* un registro de los vendedores

ANÁLISIS DE LAS COTIZACIONES

Análisis de las cotizaciones y la selección de vendedor son materiales de juicio, hay

organizaciones que utilizan formas sencillas de análisis de cotización para ayudar al análisis
de las propuestas.

La determinación de precio que se debe pagar es la decision mas importante del departamento
de compras. todo comprador cree que se debe pagar un precio justo al vendedor. pero ¿qué
significa "precio justo"? un precio justo es el menor precio que asegure un abastecimiento
continuo de la calidad apropiada y cuando se necesite.

Precio correcto

3. Defina claramente los tres problemas más comunes para el departamento de compras:

● Aislamiento del comprador.

 Es de vital importancia que en el proceso de compras se trate como una estrategia y
no como una característica, la buena comunicación entre la alta gerencia y el
departamento de compras asegura que la estrategia de compras esté alineado con el
objetivo corporativo.

● Falta de planificación.

A veces se pasa por alto los beneficios de una buena planificación inicial del proceso
de compras, se debe dedicar tiempo al desarrollo de la estrategia de adquisiciones y
contrataciones, incluyendo las necesidades que se deben cumplir y los criterios
específicos que se utilizarán al momento de tomar una decisión.

● Servicios ≠ Bienes.

Al tratar las contrataciones de servicios y las adquisiciones de los bienes de igual

manera pudiera afectar la rentabilidad económica de la organización. Diferentes
factores deben ser evaluados en ambos casos, sin embargo, muchas organizaciones
utilizan el mismo criterio para esto.

El objetivo de compra de bienes debe ser lograr el mejor precio posible en un

producto que cumpla ciertas especificaciones. Esto no es tan cierto para la
adquisición de servicios, ya que el objetivo en este proceso debe ser la contratación
de la compañía que ofrezca el mejor valor, además con cumplir con las necesidades
de la organización. Las compañías deben tener en cuenta ambos criterios para evaluar
ambos al momento de comprar.

4. ¿Qué condiciones debe tener nuestro espacio de trabajo en el departamento de compras?

Debe estar todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del
negocio se ordenan y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa.

El departamento de compras se involucra en la planificación corporativa y el

presupuesto a un alto nivel. Esto hace posible diseñar costos de ingeniería inversa y
explorar alternativas potencialmente menos costosas y/o de mayor calidad.

Tener una buena relación con los proveedores para así reducir el costo subyacente de
sus productos y servicios.

Las crisis económicas han enseñado el valor de estar pendientes sobre la estabilidad
de los proveedores.
 Un departamento de compras se encarga de evaluar continuamente si está recibiendo
los materiales al mejor precio posible, para así maximizar la rentabilidad.

Necesita comparar los precios, para así poder encontrar los mejores proveedores con
los precios más sensatos para las órdenes del tamaño específico de la empresa.

El departamento de compras evalúa a los proveedores en términos de precio, calidad,

opiniones de los clientes y tiempo

Los pedidos se documentan con los formularios de órdenes de compra. Estos

especifican información importante sobre los materiales ordenados, así como la
cantidad solicitada.

El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con la

compra y entrega de los materiales.

departamento de compras se tiene que asegurar de cumplir con las formalidades

procedentes para la adquisición y la aprobación del presupuesto

5. Realice y explique la importancia del diagrama de espina de pescado para el departamento

de compras.
Espina de pescado del departamento de compras.

Es importante porque es una herramienta ideal para representar gráficamente las causas que
generan el bajo nivel de satisfacción de los clientes internos y externos de la compañía, la
pérdida de clientes por incumplimiento de pedidos, los reprocesos en el área, la reducción de
la utilidad de la compañía por la inadecuada gestión del departamento de compras y el riesgo
de sostenibilidad de la compañía a largo plazo, es el diagrama de espina de pescado. Con lo
que se puede tomar de base para identificar los errores en la gestión del departamento y tomar
medidas correctivas para su mejoramiento.

6. Defina y explique un plan de mejoramiento para el departamento de compras.

Plan de mejoramiento para el departamento de compras

Es importante proceder ordenadamente con los siguientes pasos:

● Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores a una hora y

media. En estas reuniones se deben definir de manera concreta los avances del plan de
mejoramiento, los problemas presentados y sus posibles soluciones.
 Toda esta información de registra en un formato como el que se muestra a
continuación:

Fecha Participantes Diagnóstico Observaciones Procedimientos

● Realizar la caracterización de los procesos ejecutados en el área de compras,

identificando cada una de sus entradas y salidas.

La caracterización es una herramienta para describir cómo funciona un proceso, por lo

cual se debe construir una caracterización por cada proceso. Esta herramienta sirve
para saber hasta dónde llega el proceso, cómo interactúan los procesos, es decir que
entrega un proceso a otro y quienes son los responsables.

Lo recomendable es emplear un formato donde implique las siguientes

especificidades

● Establecer el método mejorado del diagrama de procesos a partir de la

caracterización del mismo.
 A partir del flujo actual de las compras se plantea un modelo mejorado con su
respectivo diagrama, así mismo para el proceso de costeo de la producción,informes
administrativos y de gestión, informes del estado y gestión de la documentación.

● Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales defunciones

por perfiles en el área de compras.
● Realizar el estudio de tiempos para las actividades del área de compras
● Diseñar y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de gestión que
permitan evaluar el desempeño del área de compras y el progreso obtenido
periódicamente con en plan de mejoramiento.
● Desarrollar el cronograma de capacitación para los trabajadores del área de compras
en planeación de procesos, posteriormente ejecutarlo y evaluarlo.

7.Conclusión final.

En el área de compras debe cumplir con una serie de parámetros que hacen que esta funcione
acorde a las necesidades de la organización, se establecen métodos de mejora para una
rotación de insumos más eficaz, el cual también se asemeja hacia los clientes y esto puede ser
calificable utilizando como base el diagrama de espina de pescado y para mejorar un plan de
mejoramiento.