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SESIÓN
INTRODUCCIÓN A PRIMAVERA P6
CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO EN PRIMAVERA P6
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GERENCIA DE PROYECTO EMPRESARIAL
NIVEL I – PLANIFICACIÓN SIN RECURSOS
NIVEL II – SEGUIMIENTO DEL AVANCE SIN RECURSOS
NIVEL III – PROGRAMACIÓN CON RECURSOS, ROLES Y
PRESUPUESTOS
NIVEL IV – MONITOREO Y CONTROL DE UN RECURSO DE
CRONOGRAMA
GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN
PRESENTACIÓN RÁPIDA
DEFINIENDO CATEGORÍAS Y PREFERENCIAS
ADMINISTRATIVAS
AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO
1. INTRODUCCIÓN A PRIMAVERA P6
Entendiendo sobre la gestión de proyectos
El software Primavera fue diseñado para soportar las necesidades de gestión de
proyectos de organizaciones que manejan un gran número de proyectos a la vez.
Estas aplicaciones integradas usan la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM) para
soportar las necesidades de administración de equipos de proyectos en diferentes
lugares y con distintos niveles de la organización.
La gestión del Portafolio de Proyectos proporciona información entendible de todos
los proyectos en una organización y resume estos de una manera detallada. Las
personas en todos los niveles en la empresa pueden analizar, registrar y comunicar
información confiable y tomar decisiones oportunas que vayan acorde a la misión
corporativa. Al poner las herramientas adecuadas en manos adecuadas, la PPM
permite que una organización pueda:
Tomar decisiones estratégicas de negocios y controlar el detalle que sea
necesario para terminar con éxito el proyecto.
Entender la demanda actual de recursos, establecer prioridades y evaluar a
largo plazo las necesidades del personal.
Usar las habilidades de los recursos de una manera eficiente y productiva y
reorganizar los proyectos para adaptarse a los cambios de prioridades sin
perjudicar la calidad.
El rol en la organización
A continuación se describirán los roles que normalmente son aplicados en
Primavera P6. Las funciones pueden variar o superponerse dependiendo de las
funciones de la organización.
Administradores de Red: Configuran el ambiente de red de la organización
(redes LAN y WAN) para un alto rendimiento con las aplicaciones usadas en
Primavera.
Administradores de Base de Datos: DBAs son responsables de la
configuración, administración y asignación de derecho de acceso a la Base de
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TLS041 – Taller de Primavera P6
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Antes de aplicar Primavera para programar proyectos, los miembros del equipo y
otros participantes dentro del proyecto deben comprender los procesos
involucrados en la dirección de Proyectos y las recomendaciones asociadas que
ayuden a entender mejor la aplicación de Primavera, para que apoyen en la misión
corporativa.
Si planea viajar a un lugar que nunca ha visitado, ¿maneja su auto sin una
dirección fija o un mapa? Lo más probable es que se tome el tiempo para planear
dicho viaje, considerando rutas alternas, estimando tiempos de llegada.
Planificando con anticipación su viaje, hará que este sea más exitoso.
La Dirección de Proyectos sigue la misma metodología y propósito, para lograr el
objetivo de cada proyecto se necesita planificar por adelantado.
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Asigne los recursos y/o costos, los cuales representarán a las personas,
equipos o materiales, para las actividades y calcule los requerimientos de
recursos del proyecto y/o flujo de caja.
Optimice el plan del proyecto.
Establezca el Programa Base (meta) y presupuestos para compararlos contra el
avance.
Registre el avance real de las actividades y compárelas con el Programa Base y
corrija el plan cuando sea requerido, permitiendo el cambio del alcance, etc.
Registre el consumo de recursos y/o costos y re-estime los recursos y/o costos
requeridos para terminar el proyecto.
Elabore reportes de gerencia.
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WBS 1
El WBS extiende más allá el nivel de los
proyectos. Todas las actividades en el
proyecto están asociadas a un WBS
WBS 2
WBS 3
Niveles de Programación:
Existen 4 niveles de programación que pueden ser realizados con Primavera P6:
PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO
Sin Recursos Nivel I Nivel II
Planificación sin recursos Seguimiento del avance sin recursos
Con Nivel III Nivel IV
Recursos Planificación con recursos Seguimiento del avance con recursos
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Durante o después que las actividades son añadidas al cronograma, estos son
asignados a sus PBSs para que puedan ser agrupados, resumidos y filtrados dentro
o fuera de la pantalla.
Primavera P6 tiene dos métodos principales de asignación de PBSs para los
proyectos:
La Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS).
Los Códigos de Actividad (Activity codes).
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gráficamente o usando las columnas de datos tales como la columna varianza del
término del Programa Base (Baseline Finish Variance).
Acción Correctiva: En este punto puede que además sea necesario optimizar
el cronograma, esto debe ser discutido con los miembros del equipo del
proyecto. Las posibles opciones son:
Reducir el tiempo permitido de contingencia.
Asignar un retraso negativo a una relación Fin-Comienzo, lo cual permite a
una sucesora comenzar antes que una predecesora sea completada.
Modificar las relaciones para permitir que las actividades se ejecuten en
paralelo
Trabajar más horas por semana editando los calendarios.
Reducir el alcance y eliminar actividades.
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podría ser un asistente de oficina, y podría haber cinco asistentes de oficina en una
empresa a quienes se les asigne el rol “Asistente de oficina”.
Tipo de actividad y tipo de duración
Las actividades pueden ser asignadas con un tipo de actividad o duración, las
cuales afectan la manera de cómo los recursos son calculados. Las características
adicionales del software le ofrecen al usuario un modelo de mayor precisión en
situaciones de la vida real.
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2. GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN
Ingresar a Primavera
Antes de usar el módulo de Primavera P6, debe ingresar un nombre válido de
usuario y contraseña. Por lo general tiene el mismo valor. Luego de ingresar sus
datos y escoger una Base de Datos, debe hacer clic en el Botón “Aceptar”, y se
mostrará al cuadro de diálogo de Bienvenida.
Haciendo clic en
el botón
“aceptar”,
ingresa al
cuadro de
diálogo de
Bienvenida.
Escoja una
Base de
datos (Eje:
PMDB)
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para
seleccionar un nuevo
portafolio.
Seleccionar un Idioma
Puede usar el cuadro de diálogo Definir Idioma para seleccionar el idioma con el
cual se mostrará la información de los menús, cuadros de diálogos y mensajes.
Para ello haga lo siguiente:
1. Estando dentro del espacio de trabajo o home, elija la pestaña Herramientas
del menú superior, de la lista despegable seleccione Establecer Idioma.
2. En el cuadro de diálogo Definir Idioma, seleccione un idioma a usar y haga clic
en el botón “Aceptar” para finalizar.
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Escoja un
Menú para
abrir una
lista de
comandos.
Utilice la Barra de Directorio para Haga clic en los botones de la Barra de Comandos para
cambiar de ventana. realizar varias funciones específicas de la ventana abierta.
FIGURA 5: El Espacio de Trabajo (Workspace).
Barra de Directorio: Utilice dicha barra para mostrar ventanas. Para ello puede
hacer lo siguiente: Elija Ver del menú superior » Barra de Herramientas »
Directorio, para mostrar o ocultar la Barra de Directorio.
Proyectos: Muestra la ventana de proyectos. Usado para crear o editar proyectos.
Visualiza-
ción de Recursos: Muestra la ventana de recursos. Usado para crear o editar los recursos.
datos a
nivel Informes: Muestra la ventana de reportes. Usado para ejecutar, añadir, editar o eliminar
los reportes de los datos globales o de proyectos abiertos.
empresa-
Seguimiento: Muestra la ventana de seguimiento. Usado para añadir, editar o eliminar
rial.
presentaciones de seguimiento para los proyectos abiertos.
WBS: Muestra la ventana del WBS. Usado para crear, editar o eliminar el WBS de los
proyectos abiertos.
Actividades: Muestra la ventana de asignación de recursos. Usado para añadir, editar o
eliminar las actividades en proyectos abiertos.
Visualiza- Asignaciones: Muestra la ventana de asignación de recursos. Usado para añadir, editar o
ción de eliminar las asignaciones de los recursos de proyectos abiertos
datos a PT y Documentos: Muestra la ventana de productos de trabajo y documentos. Usado para
nivel de crear, asignar, editar o eliminar productos de trabajo y documentos de los proyectos abiertos.
proyecto. Gastos: Muestra la ventana de gastos del proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los
gastos de artículos de proyectos abiertos.
Umbrales: Muestra la ventana de umbrales de proyectos. Usado para añadir, editar o
eliminar los umbrales de proyectos abiertos.
Temas de Discusión: Muestra la ventana de problemas relacionados al proyecto. Usado
para añadir, editar o eliminar los problemas relacionados de proyectos abiertos.
Riesgos: Muestra la ventana de riesgos del proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar
los riesgos para proyectos abiertos
FIGURA 6: Barra de Directorio.
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Barra de Navegación
Permite desplazarse entre las diferentes ventanas abiertas que tiene en ese
momento. Es usado para mostrar u ocultar la barra de directorio y para acceder a
la ventana de ayuda (help) de la ventana actual. Dicha barra es mostrada y
ocultada de la siguiente manera:
1. Del menú principal que se encuentra en la parte superior, seleccione “Ver” de
la lista despegable elija “Barra de Herramientas” » seleccione “Barra de
Navegación”.
Permite retroceder a
la ventana anterior
dentro de un grupo de
ventanas que haya
abierto. No está
disponible si se
encuentra en la Muestra u oculta la Muestra la ventana de ayuda
primera ventana del “Barra de Directorio”. para la ventana actual.
grupo.
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La parte
superior
muestra
datos de
la activi-
Para dad en un
ocultar o Diagrama
mostrar de Gantt.
más de la
información
en cada La parte
panel, Inferior
arrastre la muestra
barra de detalles
división de la
horizontal actividad.
entre los
diseños. FIGURA 8: Barra Opciones de Diseño.
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Personalización de Pantallas
La mayoría de ventanas y cuadros de diálogo incluye una pantalla o barra de
presentación de opciones en la barra superior de la pantalla, que contiene
comandos que permiten personalizar la pantalla actual. Puede hacer clic en esta
barra para mostrar el menú de los comandos disponibles para esa ventana o cuadro
de diálogo. Ver Figura 10.
Clic en la barra de opciones “Diseño” para mostrar el menú con opciones disponibles para la ventana Actividades.
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Se ingresa el
carácter que
El primer día de la separa niveles
semana para jerárquicos en
proyectos roles, recursos,
globales o códigos, códigos
calendarios de de proyectos,
recursos. cuenta de costos,
código de
La duración por actividades y
defecto para también separa
nuevas Códigos de WBS
actividades en en todo nuevo
todo el proyecto, proyecto.
simplificando el
proceso de ingreso
de nuevas
actividades.
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Pestaña Longitud de Id: Use esta pestaña para especificar el número máximo
de caracteres para los IDs y códigos.
Pestaña Periodos: Use esta pestaña para definir el número de horas por
defecto de un día de trabajo, semana de trabajo, mes de trabajo y año de
trabajo. Estos valores son usados en factores de conversión, cuando se
muestran las unidades de tiempo y duración en los formatos que seleccione.
Puede también especificar abreviaciones para mostrar minutos, horas, días,
semanas, meses y años.
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Las entradas válidas van desde 1.0 a 168.0 Las entradas válidas van desde 1.0 a 744.0
Las entradas
válidas van
Las
desde 1.0 a
entradas
24.0
válidas van
desde 1.0 a
Escriba la 8784.0.
abreviatura
que va a
utilizar
cuando se
muestre las
unidades de
tiempo y los
formatos de
duración de
visualización
que
seleccione.
Seleccione
que tipo
de valor de
Programa
Base será
usado para
calcular el
Valor
Obtenido.
Pestaña Informes: Use esta pestaña para definir hasta tres conjuntos de
encabezados, pies de página y etiquetas personalizadas para los informes.
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Seleccione para
definir un
conjunto que
consta de un
encabezado, pie
… Luego de página y
especifique el etiqueta de
texto texto
personalizado personalizada.
para el
conjunto
encabezado,
pie de página
y etiqueta
personalizada.
Pestaña Tipos de Tarifas: Use esta pestaña para ingresar un título para cada
uno de los cinco campos disponibles de precio/unidades. El título debe describir
que tipo de tasa representa. El título del tipo de tasa que definió se visualiza
cuando el tipo de tasa es mostrado en una lista o columna.
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Para cambiar el nombre de un Programa Base, haga doble clic a uno de ellos y
escriba el nuevo nombre. El cambio será aplicado a todos los proyectos donde
aplicó un Programa Base.
Nota
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Pestaña Códigos de Gastos Generales: Utilice esta pestaña para crear, editar
y eliminar códigos generales de actividad para los módulos de control de horas
de los usuarios.
Pestaña Tipos de Riesgos: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar
tipos de riesgos o categorías de posibles riesgos. También permite clasificar y
estandarizar riesgos del proyecto.
Pestaña Temas de Bloc de Notas: Utilice esta pestaña para crear, editar y
eliminar temas de bloc de notas. Consiste en instrucciones y descripciones para
realizar una actividad. No obstante, esta pestaña también puede ser asignada al
EPS, al proyecto y a niveles del WBS. Por ejemplo, propósitos, criterios de
entrada, herramientas, y técnicas y criterios de salida.
Pestaña Unidades de Medida: Utilice esta pestaña para establecer etiquetas
de unidades de medidas que pueda asignar a los recursos tipo material.
Este botón
permite
añadir una
nueva
moneda al
listado.
La ficha General
muestra la
información Puede
correspondiente hacer
a la moneda cambios a
seleccionada en la
el listado. información
de la
moneda en
esta
pestaña.
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Sesión 01 – Material de Lectura v1
Puede cambiar
el número de
decimal a 2.
4. Para establecer dicha moneda como la moneda del proyecto, debe dirigirse al
menú Editar, de la lista despegable seleccione Preferencias del Usuario, en el
cuadro de diálogo diríjase a la pestaña Moneda y elija la moneda para el proyecto
(en nuestro caso será el nuevo sol).
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En esta sección
seleccione la
unidad de tiempo
usado para
mostrar el
esfuerzo de
trabajo, valores de
duración de la
actividad precio de
recursos/roles y
disponibilidad.
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Seleccione como
desea mostrar los
Seleccione el formato de valores de tiempo
preferencia que desee. en los campos de
fechas. Elija una
opción para indicar
como deberá
aparecer el formato
de fecha
seleccionado.
Seleccione esta opción
para excluir el tiempo Seleccione el
para los campos de carácter que
datos. desea usar para
separar los días,
meses y años.
Esta opción muestra un
ejemplo del formato
Seleccionado.
Pestaña Moneda: Utilice esta pestaña para especificar la moneda que será
usada para visualizar los datos de costos, y si desea mostrar u ocultar el símbolo
de la moneda o valores decimales en los valores de costos.
Haga clic
para
seleccionar el
tipo de
moneda para
visualizar
costo.
Pestaña Correo: Utilice esta pestaña para configurar el módulo para transferir
información desde y hacia correos electrónicos establecidos.
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Esta opción
se desactiva
cuando
escoge el
protocolo de
correo de
Internet.
En este campo se
ingresa el correo
del administrador.
Pestaña Asistencia: Utilice esta pestaña para permitir el uso Asistente cuando
adicione recursos y actividades.
Si desactiva una
o las dos casillas
de verificación y
adiciona un
nuevo recurso o
actividad,
necesitará usar
el diseño actual
para ingresar la
información.
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Sesión 01 – Material de Lectura v1
Pestaña Aplicación: Utilice esta pestaña para establecer la ventana por defecto
que aparecerá cada vez que ingrese al módulo de Primavera, también para
registrar las acciones que realizará a un archivo de registro. También puede
establecer opciones de agrupamiento y clasificación.
1. Haga clic
para cambiar su
contraseña.
2. Escriba la
nueva
contraseña.
3. Reescriba la
nueva
contraseña
para la
verificación.
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Pestaña Análisis de Recursos: Utilice esta pestaña para seleccionar los datos
del proyecto a usar para mostrar y resumir el resto de las unidades y costos en
la hoja de cálculo de utilización de los recursos, perfil de utilización de recursos y
lógica de seguimiento. También puede elegir opciones para mostrar y calcular los
datos distribuidos en el tiempo de la Hoja de utilización de los recursos, Perfil de
utilización de recursos y Lógica de seguimiento en el módulo de Gestión del
Proyecto así como los Gráficos Distribuidos de tiempo en la aplicación web de
Primavera.
Pestaña Cálculos: Utilice esta pestaña para especificar el costo y las unidades
que serán asignadas cuando agregue o elimine las asignaciones de recursos
múltiples. También puede seleccionar el comportamiento por defecto para
cuando reemplace un recurso/rol en una asignación de actividad existente con
un recurso/rol diferente.
Pestaña Filtros de Inicio: Utilice esta pestaña para escoger los filtros de datos
que desee ejecutar cuando inicie el módulo. También puede seleccionar los datos
de vista para el proyecto actual o todos los datos de la Base de datos. Estos
filtros pueden reducir el tiempo que toma abrir los proyectos.
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Sesión 01 – Material de Lectura v1
Cuando cambia
una opción en el
filtro de inicio,
usted debe cerrar
y luego reiniciar el
módulo para que
los cambios surtan
efecto.
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Sesión 01 – Material de Lectura v1
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5. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la
pestaña Análisis de recursos y responda, ¿Cuáles son las opciones para
Mostrar el límite del roles en base a, de los datos distribuidos en
el tiempo?
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6. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la
pestaña Filtros de inicio y responda, ¿Cuáles son los elementos a los
que se le puede aplicar un filtro de inicio?
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