"AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y LA IMPUNIDAD"

Municipalidad Provincial de
Barranca
Barranca, 10 de abril del 2019.

OFICIO Nº052-2019-SGRH-MPB
Señor(a):
COTRINA DAMIAN MARISOL
JEFE DE ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE BARRANCA

REF. Oficio Nº00146-2019-MPB/OCI

ASUNTO: Acciones para mitigar riesgo de la Visita de Control
N°006-2019-OCI/2960-VC

De mi especial consideración:

Es grato dirigirme a usted, para expresarle mis cordiales saludos a nombre del Honorable
Concejo Provincial de Barranca, y en mi calidad de Sub Gerente de Recursos Humanos de la Municipalidad
Provincial de Barranca manifestarle lo siguiente:

Que, con fecha del 14 al 15 de febrero del presente año, el Órgano de Control Institucional
realizó una visita de control denominada “Verificación de los legajos de los Gerentes y Sub Gerentes
designado en la Municipalidad Provincial de Barranca”; a través del Informe de Visita de Control N°006-2019-
OCI/2960-VC (Ver folios del 1 al 8), indica que conforme a lo establecido en la Directiva N°004-2018-
AL/CARD-MPB “Normas y procedimientos para la organización, mantenimiento, actualización y custodia
del legajo personal de la Municipalidad Provincial de Barranca”, aprobada mediante Resolución de Alcaldía
N°434-2018-AL/CARD-MPB; de acuerdo al numeral 8.13, la cual menciona los documentos obligatorios en
originales o copias legalizadas notarialmente o copias fedateadas o copias certificadas por el funcionario o
servidor designado, que deben encontrarse en el file personal de cada funcionario, considerando el numeral
8.14, el cual señala que son los siguientes:
 Partida de nacimiento
 Documentos Nacional de Identidad (DNI)
 Certificado de Antecedentes Policiales
 Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Salud
 Certificados, diplomas, títulos o grados académicos, que acrediten la formación técnica o
profesional o especialización de pre y postgrado.
 Resoluciones relacionadas a la carrera laboral.
 Requerimiento de la unidad orgánica que solicita el servicio y los Términos de Referencia
(solo para colaboradores contratados bajo el régimen CAS).

En ese sentido, el Órgano de Control Institucional advirtió que algunos de los documentos
obligatorios se encontraron en copia simple o no se evidenciaron en el file personal, es así que identificaron
(1) hecho que genera un riesgo, lo cual es que la información contenida en el legajo del personal que obra en
esta Sub Gerencia de Recursos Humanos, no se adecúe y actualice a los lineamientos establecidos en la
directiva mencionada interna de esta Entidad dentro del plazo estipulado.

Es así que, mediante el Oficio N°00146-2019-MPB/OCI (Ver folio 9) el Órgano de Control

Institucional recomienda valorar el riesgo y disponer las acciones correspondientes a efectos de implementar
la recomendación que se nos fue dada.

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Jr. Zavala Nº 500 – Teléfono: 235-5716- Anexo: 206
 "AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y LA IMPUNIDAD"

Municipalidad Provincial de
Barranca
Ante las observaciones del Órgano de Control Institucional, esta Sub Gerencia de Recursos
Humanos a través del Informe Circular N°004-2019-SGRH-MPB (Ver folios del 10 al 12), Informe Circular
N°006-2019-SGRH-MPB (Ver folios del 13 al 15) e Informe Circular N°009-2019-SGRH-MPB (Ver folios del 16
al 17), solicitó a los 38 Gerentes y Sub Gerentes de la Municipalidad Provincial de Barranca (Ver folio 3 al 4)
que remitieran a este despacho sus documentos obligatorios completos y en el plazo debido.

Mediante el Oficio N°042-2019-SGRH-MPB (Ver folio 18 al 19), esta Sub Gerencia de

Recursos Humanos informa la subsanación de las observaciones emitidas por el Órgano de Control
Institucional de 25 funcionarios los cuales habían remitido sus documentos obligatorios completos,
precisando que se designaron 02 funcionarios nuevos, que del mismo modo contaron con los documentos
conforme a la directiva mencionada, haciendo un total de 27 funcionarios.

Dado que, existían aún 11 funcionarios que no habían remitido o habían remitido sus
documentos obligatorios incompletos, a través del Informe N°318-2019-SGRH-MPB (ver folios 20 al 22) se
procedió a poner en conocimiento a la Gerencia Municipal adjuntando el oficio que se había enviado al
Órgano de Control Institucional.

Por consiguiente, Gerencia Municipal solicitó nuevamente sus documentos obligatorios a

esos 11 funcionarios a través del Memorandum Múltiple N°021-2019-GM-MPB (Ver folio 23), siendo su
último día de plazo el 05/04/2019.

Con fecha 08/05/2019, mediante Informe N°352-2019-SGRH-MPB (Ver folios 24 al 25), se

informa a Gerencia Municipal que sólo uno de ellos remitió sus documentos obligatorios faltantes, quedando
finalmente 10 funcionarios que no cuentan con los documentos completos en el file personal conforme a la
directiva mencionada.

De ahí que, Gerencia municipal emite Oficio N°069-2019/GM-MPB (Ver folio 26), informando
al Órgano de Control Institucional las acciones que se adoptaron para la mitigación del riesgo de la visita de
control.

Por lo tanto, cumplo con informar que a través del Informe N°0372-2019-SGRH-MPB de (Ver
folios 27 al 28) se remitió copias debidamente certificadas de los documentos mencionados al Secretario
Técnico de los Órganos Instructores del Procedimiento Administrativo Disciplinario de la Municipalidad
Provincial de Barranca, a fin de que conforme a sus atribuciones proceda a la evaluación y las posibles
responsabilidades de los 10 funcionarios que mencionan en el folio 27.

Sin otro particular, me despido de Usted. No sin antes expresarles las muestras de mi
especial consideración y estima.

Atentamente,

Cc.
Archivo
JLJB

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Jr. Zavala Nº 500 – Teléfono: 235-5716- Anexo: 206