Professional Documents
Culture Documents
Identificar y codificar
Almacenar y proteger
Definir el periodo de conservación
Definir la disponibilidad y el acceso
Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención,
la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos
incluidos en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.
Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta
o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.
Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por
criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se
procederá a su destrucción.
Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se
podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.
Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos que
puedan inducir a confusiones. Para preservar la información de las condiciones ambientales
y de personas no autorizadas. Por último.
Estar accesibles para su consulta. Una vez se haya cumplido el tiempo de retención qué se
va hacer con ellos.
Protegidos y seguros.
Los registros deben tener una disposición final. Como recomendación para llevar a cabo la
verificación de la conformidad de los documentos:
Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos. lo anterior debe
estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto de la Norma ISO
9001.
Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el estado de
su revisión. . La identificación se puede hacer mediante una codificación que no induzca a
errores.