Planeación de un evento

1. 1. PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los

siguientes aspectos:1. DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la
realización del mismo, depende la fase de preparación.Por eso es indispensable
definir sus objetivos generales y específicos.2. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y
SOCIALUna vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico
con el cual se pueda alcanzar elpropósito del mismo. Como parte integral de todo
evento es necesario definir también las posibles actividadesculturales y sociales que
se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.3. DURACIÓNLa programación
académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se
requierepara realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe
ser inferior a seis meses paraeventos nacionales. En ocasiones, se definen los
objetivos y se establece de una vez la duración del evento,tiempo dentro del cual se
deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.4. NÚMERO DE
ASISTENTESPara seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis
objetivo de los posibles asistentes. Aun cuandoestos eventos generalmente son
abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.PRESUPUESTO GENERAL
DE UN EVENTOEl costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con
base en los presupuestos elaborados porlos distintos comités, a los cuales se les
asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización delevento. El número
de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la
disponibilidad de losrecursos que la organización pueda dedicar para este fin.Las
siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos
del evento y loscomités que deben conformarse:· Salones de conferencia.· Actos
sociales.· Material impreso.· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los
participantes en las ocasiones determinadas en elprograma.· Invitados especiales. Se
refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben
prevertiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.· Alquiler de
recursos físicos como sonido, fax entre otros.Una vez conocidos los costos anteriores,
se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Sedebe prever
además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad
inmediata. Definidala viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de
realización.ORGANIZACIÓN DEL EVENTOEn primera instancia debe haber un
coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y uncomité
organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos,
quienesconjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo,
como mínimo con cuatro meses deanticipación, el cual servirá de base para el plan
individual de cada comité.COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
2. 2. Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos,
facturas, recaudos porinscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios
para los actos de instalación y clausura, sitios dereuniones, recursos físicos: mesa
principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir,fotocopiadoras,
mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina
entreotros.COMITÉ ACADÉMICOSe encargará de hacer los contactos con los
conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y decoordinar la recepción
de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de
lasmemorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y
Alojamiento, los detalles deldesplazamiento y permanencia de los
conferencistas.COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICASAun cuando el éxito del evento
depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el demayor
incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las
actividades de promoción,divulgación y atención directa a los participantes y es por
 esto que debe constituir internamente subcomités así:· PROMOCIÓN Y
DIVULGACIÓNEs el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos
y con la debida anticipación los afiches delevento, previamente definidos también por
este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes,según análisis
realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los
siguientesdatos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa
social, expositores, tarifas de hoteles,solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha
máxima de confirmación e integrantes del comité organizador.Esta promoción debe
hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de
anticipación,hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos
con la radio, la prensa y la televisión,para su divulgación por estos medios.Es el
encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios
estratégicos como aeropuerto,hoteles y salas de reunión y de la impresión del material
necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas deinvitación, carpetas, distintivos
de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados
delevento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa.
Los siguientes son algunos delos formatos de mayor utilización.a. INSCRIPCIONESEn
este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y
ágil, se establece unsentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son
confusos y desordenados, los participantes seforman, de entrada, una imagen
negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.El sitio de
la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera
que puedaagrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su
magnitud, se deben ubicar tantos puestosde trabajo como los exija el mismo. La
distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones, porregiones o
simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del
computador para estaactividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.b.
ESCARAPELAS Y MATERIALESLa organización de esta sección debe estar de
acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que losparticipantes ya se han
familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del
participante,procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la
información relativa al evento, entre otra:circular de bienvenida, carta de organización,
copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetasde invitación para
las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de
entrega delmaterial, debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez
para la elaboración del listado departicipantes y de los respectivos certificados de
asistencia.
3. 3. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y
valor de la inscripción, se debetener un sitio independiente para la entrega de estos
documentos.c. RECEPCIÓN, ALOJAMIENTO E INFORMACIÓNEs el encargado de
hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de
losasistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no
correr el riesgo de tenerdificultades con alojamiento.Son también los integrantes de
este comité quienes se encargan de la recepción de los asistentes en elaeropuerto, si
así los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras
regiones,confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de
alojamiento para coordinar con el subcomitéde transporte las ubicaciones en los
respectivos hoteles.Cuando los asistentes de otras regiones sea un número
considerable, es aconsejable ubicar un puesto deinformación en el aeropuerto, para
facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información ybrindarle
la ayuda necesaria a los asistentes.Igualmente, en cada uno de los hoteles debe
ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quiense encargará de
agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información
 particular sobre elevento, como programa general, horario de reuniones, expositores,
alojamiento de todos los asistentes, cambiosen el programa. Es la encargada de
recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.d.
TRANSPORTEEs el responsable de coordinar la movilización de los asistentes,
funcionarios y personal en general que formeparte del evento. Debe prever la
contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos
relacionadosdirectamente con la organización y coordinación del evento, y transporte
colectivo para los asistentes, segúnprogramación definida. Además de prever todo lo
relacionado con el servicio de parqueaderos.e. ACTOS SOCIALESCorresponde a este
subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos
programasgeneralmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales,
visitas a sitios turísticos, refrigerios. Loseventos sociales requieren el máximo de
atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivomenú,
contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanentemente con
los demássubcomités.f. PROTOCOLOVela por la elaboración anticipada de la lista de
invitados especiales y por hacerles llegar la documentaciónnecesaria sobre el evento.
Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las
personasy la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está
pendiente de banderas, himnos y elementosdecorativos y es el responsable además
de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velarpor el orden
de los oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío
de flores, a lahabitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y
conferencistas y la consecución de souvenirspara los asistentes.SECRETARÍA DEL
EVENTOEs el comité responsable de la recolección, elaboración de originales,
corrección, impresión, armada, distribucióny archivo de la totalidad de las ponencias,
conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar,clasificar y
conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las
memorias. Atiendeademás el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de
correspondencia de los asistentes al evento,así como la recepción y realización de
llamadas de los participantes.Son funciones también elaborar circulares de promoción
e invitación al evento, actualización de listas yconfrontación de direcciones, elaborar
fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia ydemás
trabajos mecanográficos que surjan durante el evento.
4. 4. Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de
conferencias, toda la información queaparece en los diarios sobre el evento, así como
el programa del día y los cambios en la programación.Según la importancia, la
magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir
otroscomités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios
generales.ETAPA POST-EVENTOEl objetivo de esta fase es analizar los resultados
obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos ynegativos relevantes a
nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera más objetiva
derealizarlo es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités.LOS
EVENTOSEpistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa
acontecimiento, suceso, eventualidad. Paranuestra aplicación, si bien se trata de un
suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.Un EVENTO es una reunión de
personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales
ypopulares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo
la vinculación para lanegociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.Para
que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y
que exista vinculaciónentre las partes.Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo
de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal deproducción y atención,
asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.EL MERCADO DE EVENTOS
está constituido por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA EVENTOS
 (salones,organizadores de eventos, gastronomía, entre otros) que conforman la
OFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTESDE EVENTOS (particulares, empresas,
instituciones, profesionales entre otros)que definen la DEMANDA.En el ámbito
empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar
o potenciarun determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder
dar a sus clientes la oportunidad deun acercamiento directo a su empresa, lo que
facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a lacompetencia del
mercado actual.De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente,
favorece las relaciones empresa/cliente, yfacilita la adaptación de su producto de
forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.Por otro lado
los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir
información,conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo
con los clientes potenciales, introducirnuevos productos o servicios y crear nuevos
sistemas de promoción y comercialización.CLASIFICACIÓN DE LOS
EVENTOSExisten muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro,
medio, grande o mega evento); por sulugar de desarrollo (al aire libre, en espacios
cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia otemática. Pueden
ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y
EMPRESARIALES oCORPORATIVOS.Clasificación de eventosFESTEJOS
POPULARES
5. 5. Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos,
desfiles)Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.EVENTOS
EMPRESARIALES:Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen
institucional, clientes, posicionamiento en el mercado,consumo de bienes y
servicios:Ferias, Congresos, Exposiciones, Seminarios, Lanzamientos de productos,
Conferencias de Prensa, Visita deEjecutivos Extranjeros a la Empresa,
Inauguraciones, Aniversarios de Empresa, Desayunos de trabajo,Almuerzos de
Trabajo, Cena de Trabajo, Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades
que estimulenla creatividad), Encuentros de negocios, Fiesta de Logros de Objetivos,
Incentivos y Fidelización para Fuerzas deVentas, Eventos de integración, Eventos
Recreativos, Jornadas de Capacitación. . EVENTOS CULTURALES: Festivales, Actos
Culturales, Conmemoraciones, Espectáculos artísticos, Muestras dearte,
Inauguraciones de Centros Culturales, Presentación de un libro, Presentación de una
Obra, Espectáculoscallejeros, Exposiciones, Congresos, Ferias, Concursos, Mesas de
debate.EVENTOS RELIGIOSOSCaracterísticos de cada religión:Bautismo, Comunión,
Casamiento, Navidad, Pascuas, Retiros Religiosos, Convivencias, Estadías de
descanso,Cursillos religiosos, Seminarios religiosos, Campamentos religiosos,
Ceremonias religiosas (casamientos,bautismos, aniversarios)EVENTOS SOCIALES:
Nacimientos, Cumpleaños Casamientos Aniversarios.. Fiestas Benéficas Desfiles
FiestasTemáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros) Fiestas de Egresados
Despedidas de solteros Fiestas deGrupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays,
Gordos, entre otros.) Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Fiestasde
Reencuentros Cumpleaños de 15 Cumpleaños de 18EVENTOS ESCOLARES: Inicio
del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo Fiestas Patrias Torneos y
EncuentrosDeportivos Festivales. Ferias Fiestas para recaudar fondos para viaje de
egresados Reunión de ex-alumnosAniversario de la Institución Fiesta de
GraduaciónEVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de Campaña. Nombramiento de
Funcionarios Debates. Congresos Cierre decampaña Reuniones de trabajo.
Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas Inauguraciones Firmas de AcuerdoActos
Conmemorativos, Viajes políticos. Recepciones diplomáticas Distinciones. Entrega de
premios, diplomas.Homenajes y Reconocimientos Conferencias de prensa.EVENTOS
DEPORTIVOS: Torneos. Competencias. Olimpíadas. Intercolegiales. Campeonatos
ínter empresariosMundiales.AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO1.
 ORGANIZADORES: Son las personas que se encargan de la organización, son los
directos responsables de laejecución del evento y dependiendo de la magnitud del
mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxitodeseado.2. CONFERENCISTAS:
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica3. PARTICIPANTES O
INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos
losesfuerzos
6. 6. OBJETIVOS DEL EVENTOLos objetivos deben ser consistentes y armonizar con
todos los propósitos que persiguen las relaciones públicasde la empresa, Cuando los
objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su
alcance,trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la
celebración. Entre los propósitos quese persiguen con la organización de un evento,
tenemos:- Intercambiar experiencias o resultados, Transferir conocimientos.
Mercadear productos o servicios. Divulgarideas. Entablar relaciones de tipo social y de
negocios. Del fin que se persiga con la realización del evento,depende la fase de
preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y
específicos.asisadmon.blogspot.es EVENTOEl evento es una actividad que requiere
ser planeada., ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivospropuestos, bien
se a de índole empresarial, asociativo u otro.En el ámbito empresarial / profesional un
evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciarun determinado
producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la
oportunidad deun acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso
nuestros objetivos de fidelización frente a lacompetencia del mercado actual.De esta
forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones
empresa/cliente, yfacilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su
mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.COMITÉS DE ORGANIZACIÓN DE
EVENTOSLas organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos
específicos. Por ejemplo, generalmentese forman comités para organizar eventos. Al
delegar el proceso de organización del evento en un comité, secontribuye a que la
planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.• El equipo del Emprendimiento
debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidentetiene la
responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en
cuestión.• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar
responsabilidades y de asegurar quelos pasos adecuados se lleven a cabo
puntualmente.• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos
de personas a cargo de la organización departes específicas del evento. Ejemplos de
subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité deentretenimiento, el comité de
publicidad y el comité de dirección de voluntarios.• El día del evento, cada subcomité
tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividadesespecíficas de
su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del
Evento hayadecidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y
un calendario de actividades
7. 7. previamente establecido. • Cada subcomité debe aportar su contribución en el
proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité
deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó.
Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.
CONFORMACION DE COMITES Los comités que generalmente se establecen en la
organización de un evento están integrados por los coordinadores de cada comité,
tienen la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las
acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa
previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación COORDINADOR
COORDINADOR GENERAL GENERAL La organización del evento es dirigida por el
coordinador general, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo.
Su perfil exige conocimientos COMITÉ DE COMITÉ en administración, relaciones
 públicas y excelentes relaciones humanas. DE COMITÉ COMITÉORGANIZADOR
ADMINISTRACIÓN ACADEMICO RELACIONES PÚBLICAS FUNCIONES:
Coordinador Subcomité de Subcomité de administración de SECRETARIA divulgación,
 Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la
definición de actividades general propias. personal DEL EVENTO promoción y 
Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y
ejecución. publicación  Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el
comité organizador. Coordinador Subcomité de presupuesto y Subcomité
deadministrativo inscripciones finanzas Subcomité de Coordinador Subcomité de
escarapelas y académico suministros materiales Subcomité de recepción
yCoordinador de Subcomité de alojamiento relaciones servicios generales públicas
Subcomité de transporte Subcomité de información y documentación Subcomité de
actos sociales Subcomité de protocolo
8. 8. COMITÉ ORGANIZADOR Esta Integrado por los coordinadores de cada comité.
Tienen la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las
actividades en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa
previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno
y la toma de decisiones. Así mismo tiene la elaboración y coordinación general de
programa de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos,
técnicos y financieros.COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Se encarga de administrar
todos los recursos humanos, financieros (movimiento de cuentas, pagaos, facturas,
recaudos por inscripción) y físicos necesarios, facilita los medios económicos y
materiales, y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en
general para el éxito del evento, el cual incluye sitios para los actos de instalación y
clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax,
computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril,
papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros. Depende
directamente del director General. a. SUBCOMITE DE ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL Es el encargado del manejo y desempeño del personal que interviene
directa o indirectamente en todas las etapas del evento. Asigna funciones y realiza
seguimiento de las acciones pertinentes. b. SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y
FINANZAS Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable
de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento. Tiene a su cargo los
movimientos de cuentas. También debe llevar el balance financiero y asigna dos
personas en tesorería para el manejo del dinero. c. SUBCOMITE DE SUMINISTROS
Tiene a su cargo la consolidación de solicitud de elementos, equipos, materiales y
demás implementos necesarios presentados por cada comité. Todo esto debe contar
con el visto bueno del director.
9. 9. COMITÉ ACADÉMICOSe encargará de hacer los contactos con los conferencistas,
ponentes, participantes en mesas redondas y decoordinar la recepción de las
ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de
lasmemorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y
Alojamiento, los detalles deldesplazamiento y permanencia de los
conferencistas.COMITE DE RELACIONES PÚBLICAS Tiene como misión crear y
mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción,
divulgación y atención directa a los participantes. La conforman los subcomités de
divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y
documentación, protocolo y actos sociales. a. SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN,
PROMOCION Y PUBLICIDAD Le corresponde divulgar el evento mediante una muy
bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas,
fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión. Esta promoción debe
hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad con el fin
de crear expectativa en el público. Cuando sea necesario hará los contactos con la
 radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios. Debe hacer
llegar a los posibles asistentes, folletos con toda la información, los cuales deben
contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos,
programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y
dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité
organizador, esto con el objetivo de orientar al público para su participación y
asistencia al evento. Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de
bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión Tiene la
responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción, diseño del
instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas,
certificados y papelería en general. b. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES La
inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es
fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número
de asistentes. En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el
procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el
contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de
entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal
del evento. El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con
suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes.
Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo
como los exija el mismo. c. SUBCOMITE DE ESCARAPELAS Y MATERIALES
10. 10. La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las
inscripciones puesto que losparticipantes ya se han familiarizado con ella. La
escarapela debe contener el nombre completo delparticipante, procedencia y el cargo;
se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento,entre otra:
circular de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación
académicay social, tarjetas de invitación para las actividades sociales, guía turística y
guía de espectáculos. Comoconstancia de entrega del material, debe dejar copia del
recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para laelaboración del listado de
participantes y de los respectivos certificados de asistencia.Para las personas que se
hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripción, se
debetener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.d. SUBCOMITE
DE RECEPCIÓN Y ALOJAMIENTOTiene como función fundamental atender de forma
permanente a todo el personal y proporcionarinformación y orientación para mantener
la imagen positiva del evento.Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a
medida que van llegando las confirmaciones de losasistentes; es importante solicitar
con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tenerdificultades con
alojamiento.Se encargan de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así los
establece el reglamento del evento,ya que por tratarse de asistentes de otras regiones,
confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce losdatos de alojamiento para
coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los
respectivoshoteles.Cuando los asistentes de otras regiones sea un número
considerable, es aconsejable ubicar un puesto deinformación en el aeropuerto, para
facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primerainformación y brindarle
la ayuda necesaria a los asistentes.Igualmente, en cada uno de los hoteles debe
ubicarse permanentemente una persona de este subcomité,quien se encargará de
agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar
informaciónparticular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones,
expositores, alojamiento de todoslos asistentes, cambios en el programa. Es la
encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmacióndel vuelo de regreso.e.
SUBCOMITE DE TRANSPORTEEs el responsable de coordinar la movilización de los
asistentes, funcionarios y personal en general que formeparte del evento. Debe prever
la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntosrelacionados
 directamente con la organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para
losasistentes, según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con
el servicio deparqueaderos.f. SUBCOMITE DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓNDebe ocuparse de todo lo relacionado con:- Integrantes del comité
organizador, comités y subcomités.- Integrantes de la mesa directiva.- Relación de los
conferencistas y expertos que van a desarrollar actividades.- Itinerarios y tarifas de
transporte y realizar las reservas de regreso.- Relación total de los servicios
disponibles del evento.- Mediante un listado controlar la entrega de documentación
que se maneje en el evento.
11. 11. - Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para
diligenciar durante el evento. - Es el encargado de suministrar toda clase de
información a los integrantes del equipo de trabajo. - Tiene el deber de presentar el
proyecto del programa a realizar. - Elaborar y presentar la lista de invitados especiales,
del personal asistente al evento, y de los integrantes del comité, teniendo en cuenta su
profesión, titulo o rango, procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos. -
Es el encargado de establecer contacto con las empresas para lograr representación
mediante puestos de servicio, obsequios, degustaciones. g. SUBCOMITE DE ACTOS
SOCIALES Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general
del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura,
actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios, cócteles, bufe y otros.. Los
eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se
debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse
en contacto permanentemente con los demás subcomités. h. SUBCOMITE DE
PROTOCOLO Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y
por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de
la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de
sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y
elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a
autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en la
inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la
habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la
consecución de souvenirs para los asistentes.SECRETARÍA DEL EVENTOEs el
comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión,
armada, distribucióny archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos
y conclusiones del evento.Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que
produzca el evento para la elaboración de lasmemorias.Atiende además el eventual
diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes
alevento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes.También
debe elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y
confrontación dedirecciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento,
certificados de asistencia y demás trabajos quesurjan durante el evento.Colocar en la
cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la
información queaparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y
los cambios en la programación.Según la importancia, la magnitud del evento y la
disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otroscomités como el de prensa,
publicaciones, stand de exhibición y servicios generales. BIBLIOGRAFÍA
http://acmg73072.blogspot.com/2008/12/el-ensayo-un-ensayo-es-un-gnero.html
12. 12. http://eventosempresarialeslaurap.blogspot.com/2008_12_01_archive.html
RESERVACIONES PARA UN EVENTO RESERVACIONESPasos para solicitar una
reservación:  Llenar o ingresar el formato solicitado por el lugar requerido.Se tienen
en cuenta datos tales como: - Nombres , Apellidos del usuario y datos personales (es
importante que los números telefónicos o E- mail sean correctos ya que es la vía de
comunicación con la persona) - Que tipo de evento va a realizar - Cuantas personas
 asistirán, el día, la hora de inicio y hora de final del evento - Que equipo se necesita
para el evento.  Seleccionar el tipo de espacio para su evento.Se deben tener en
cuneta los factores o actividades que inciden con el evento para así poder hacer
unareservación del lugar exacto y que cumpla con las características que se requieren
para el buen desarrollo delevento.  Firmar contrato de reservación.Recomendaciones
para realizar una reservación: • Establecer horarios reales del evento. • Prever los
días, horas y tiempos de montaje y desmontaje del evento. • Considerar equipo
audiovisual, mobiliario y decoración • Definir los tipos de montaje • Solicitar líneas
telefónicas y fax en caso de que se requieran • Solicitar personal de limpieza y
vigilancia.Lugares de reservación:  Salones, jardines, haciendas, bares, discotecas,
centro de convenciones, deportivos.Servicios incluidos en los lugares de reservación:
 Mesas, decoración, violines y orquestas de cámara, mantelería, cristalería
endecanes y hostess profesionales; servicio de transporte, fotografía y video
profesional.
13. 13. Alimentos ofrecidos:  Comida formal, taquiza, parrillada, Bufette, desayuno, menú
infantil, coffebreak, bocadillos. La reservación de espacios debe solicitarse por lo
menos con 6 días hábiles de anticipación. Así se podráprogramar con tiempo el equipo
de técnicos, aseo, y seguridad requeridos para dar un excelente servicio.
Lareservación debe hacerse a través de la forma electrónica de reservación.Con el fin
de realizar una reservación correcta de salones, auditorio y áreas abiertas, se requiere
especificar lafecha, hora de inicio y fin del evento; número de asistentes al mismo y
equipo tecnológico que se utilizará.Se debe de imprimir el recibo al hacer la
reservación, servirá como comprobante de la misma y guardará elnúmero de folio que
servirá para hacer cancelaciones.En el caso de eventos imprevistos, que requieren de
un espacio no planificado, éste deberá solicitarse a laCoordinación de Eventos y la
asignación del mismo queda sujeta a la disponibilidad y posibilidad de la asignación.Es
importante señalar que se debe evitar al máximo esta situación ya que al no ser un
evento planificado, no sepuede garantizar la calidad de los servicios requeridos.Todo
gasto extraordinario en que se incurra por un evento deberá ser cubierto por el
usuario; esto incluye gastosrelacionados con limpieza y mantenimiento posteriores al
evento, reposición de daños o equipos, horas extras detécnicos, etc. De igual forma, si
al usar un espacio se causa algún desperfecto por incumplimiento de alguna de
laspolíticas, se hará el cargo correspondiente a la cuenta del usuario.DerechosSer
atendido cordialmenteRecibir las instalaciones y el equipo acordado en buen
estadoContar con apoyo técnico del personal para satisfacer las solicitudes de su
evento.ResponsabilidadesRespetar las políticas de uso de los espacios físicos de
EGADEHacer buen uso de las instalacionesCuidar el material y equipo proporcionado
para el eventoSolicitar el espacio y el equipo necesario para el evento con 6 días de
anticipaciónSeguir las instrucciones de uso del equipo brindadas por el personal
técnico. CRONOGRAMA DE UN EVENTO CRONOGRAMAEs la descripción de las
actividades en relación con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo cual
implica,primero que todo, determinar con precisión cuales son esas actividades, a
partir de los aspectos técnicospresentados en el proyecto.Un tipo de diagrama usado
en el proceso de planeación y control en el cual se visualiza el trabajo planeado y
lasmetas para alcanzar las actividades en relación al tiempo.De acuerdo con los
recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se calcula para cada
uno deellos el tiempo en el cual habrán de ser desarrolladas; este cálculo debe
hacerse en horas/hombre y debepresentar cierta tolerancia para efecto de imprevistos.
14. 14. Después de haber elegido el problema de investigación, resulta de gran ayuda
diseñar un cronograma o agendaque permita tener una idea del tiempo que
comprenderá cada una de las etapas con el fin de fijar la fechaaproximada en que se
concluirá el estudio. La estructuración del cronograma depende del tipo de
investigaciónque se vaya a realizar, así como la disponibilidad de recursos humanos,
 financieros y materiales.Por ello, al hacer el cronograma se requiere llevar acabo un
análisis de dichos factores para asignar el tiempo quese juzgue necesario para
ejecutar cada una de las diferentes etapas.Para la presentación del cronograma se
utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar mejor eltiempo de cada
actividad, y sobre todo en aquellos casos en que haya varias actividades en un mismo
tiempo.Los diagramas de uso más comunes son los de barras, conocidos con el
nombre de diagramas de Gantt, y que seutilizan en proyectos sencillos. Para
proyectos de mayor complejidad y a partir de la teoría de sistemas, se utilizanlos
diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM.Ventajas de elaborar un
cronogramaUna de las razones por lo que es valioso elaborar un cronograma es que
permite mantener un ritmo de trabajo y ala vez constatar, por escrito, lo que cada paso
involucra. De esta manera se puede hacer la pregunta”¿terminareesto en el tiempo
que estoy indicando? Otra ventaja de trabajar con un cronograma es que los asesores
tambiénpueden programar sus revisiones.Esquema básico donde se distribuye y
organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias yactividades
diseñadas a lo largo de un curso. La organización temporal básicamente se organiza
en torno a dosejes: la duración de la asignatura y el tiempo que previsiblemente el
estudiante dedicará al desarrollo de cadaactividad.Cronograma de Planificación del
EventoEsta tabla de tiempo le provee una lista de puntos para su programa. Adáptela
a sus necesidades particulares yestablezca sus propias fechas ideales y de
vencimiento que no pueden ser olvidadas.3 Meses Antes o en el Momento de hacer la
Reserva*Determine el objetivo de la reunión y elabore un programa y un
presupuesto.*Reserve el lugar del evento y los servicios de apoyo. (Verifique el
calendario de eventos locales para evitar unconflicto con días inapropiados)*Envíe
cartas con el acuerdo de los hoteles y de los proveedores.*Organice una cuenta
principal con el hotel para realizar los débitos de las reuniones (autorice a quien
podráfirmar por estos cobros)*Invite a los oradores e infórmeles sobre los participantes
y las instalaciones del hotel, incluyendo la capacidadaudiovisual.*Notifique a los
participantes.*Prepare los obsequios de los viajes.Por lo menos 5 semanas antes del
Evento*Confirme los menús por escrito con el gerente de eventos así como la
disposición de los salones.
15. 15. *Examine la presentación del orador y ofrézcale asistencia para elaboración de los
comunicados.*Encargue los carteles y el material impreso.*Envíe por correo la agenda
del día, la vestimenta y otras instrucciones a los participantes.*Encargue los obsequios
y regalos.*Organice la distribución de los mismos (y del material de inscripción) con la
persona de contacto del hotel.Por lo menos 3 semanas antes del Evento*Verifique con
los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y
logísticos.*Entréguele al hotel la lista de hospedaje y confirme cualquier regalo u
obsequio.Por lo menos 1 semana antes del Evento*Envíe los materiales para que
arriben 24 horas antes de su llegada y confirme la llegada antes de salir de
suoficina.*Confirme todos los pedidos audiovisuales y organice las diapositivas.*Haga
los trámites necesarios para que después del evento se envíen los materiales a su
oficina.*Confirme (con 72 horas de antecedencia) la cantidad de alimentos y de
bebidas para los eventos del primer día.*Lleve un juego original de todos los
comunicados que serán distribuidos. (En el caso de que los materiales queenvió se
pierdan o extravíen, usted podrá copiarlos del juego original)*Inspeccione
personalmente los materiales enviados y compruebe que todo haya llegado en buenas
condiciones.*Verifique que las fajas y la recepción estén de acuerdo con los horarios y
lugares de sus eventos.Días del Evento*Verifique una hora antes los lugares de los
eventos*Notifique inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus
planes y necesidades*Firme diariamente las cuentas de los banquetes y guarde un
registro de todos sus gastos en la propiedad.Conclusión de una Reunión
Exitosa*Reúnase con el gerente de eventos para revisar las reuniones, los débitos y
 recibos*Comparta con su gerente de eventos los nombres de los asociados que le
brindaron un servicio extraordinario.PREGUNTAS1. ¿Qué es memoria humana?  La
memoria humana es la función cerebral resultado de conexiones sinápticas entre
neuronas mediante la que el ser humano puede retener experiencias pasadas.
16. 16. 2. ¿Qué tipos de memoria humana hay y de una breve explicacion?  Memoria
implícita y aprendizaje implícitoPara Reber, el aprendizaje implícito es un proceso de
inducción para adquirir información compleja yabstracta sobre cualquier ambiente,
independientemente de la conciencia de los sujetos sobre elproceso de adquisición o
sobre la información adquirida.  Memoria explícita.Es la clase de memoria que se
hace consciente y puede ser expresada directamente. A algunosestudiantes les gusta
expresar su memoria explícita con sus propias palabras en los exámenes detemas.
Otros prefieren elegir las respuestas de una lista, en los exámenes de selección
múltiple.3. ¿Qué es memoria en informática?  En informática, la Memoria (también
llamada almacenamiento) se refiere a los componentes de una computadora,
dispositivos y medios de almacenamiento que retienen datos informáticos durante
algún intervalo de tiempo.4. ¿Cuántos tipos de RAM hay?  RAM estática (SRAM) 
RAM dinámica (DRAM)5. ¿Según lo que entiende por memoria, explique según usted
que es memoria en un evento?  Son todas las evidencias recopiladas del evento que
se esta tratando, donde nos dan un resumen de las actividades desarrolladas y todas
los acontecimientos que genero. ATENCION A GRUPOS ESPECIALES DURANTE
UN EVENTOEs prioridad de todo ciudadano que se tenga una atención digna para la
realización de cualquiertrámite, servicio o actividad, sin importar sus limitaciones
físicas o sicológicas.Para ello en el momento de realizar un evento se debe tener en
cuenta si sus participantes tienenalguna característica especial, y así realizar las
adecuaciones especiales a los espacios existentes paraeliminar barreras
arquitectónicas y de espacios comunes para que todos los asistentes al evento
sepuedan integrar de una manera satisfactoria.
17. 17. Es importante considerar que la mayoría de los espacios destinados a la
organización de un evento, noson los adecuados para recibir a personas con algún
tipo de discapacidad, por lo que se pretendeproporcionar una serie de alineamientos y
parámetros mínimos para la buena atención de estos.SEÑALIZACION E
INFORMACION:Consideraciones para el diseño de la colocación de los carteles para
personas con discapacidad visual. • Alto relieve • Verbal • Escrito en Braile •
SonoroLos carteles realizados y las señales audibles se utilizan para suministrar
información básica a losdeficientes visuales.Las señales audibles se utilizan para
anunciar medios de desplazamientos o para hacer saber alusuario que es necesario
llevar a cabo una acción.Las letras o figuras blancas en un fondo oscuro o negro son
más legibles.Utilizar un mismo formato, color, estilo y localización uniforme para cada
tipo de letrero y las frasesdeben ser cortas y familiares.Las vías accesibles hacia las
salidas de emergencia deben estar muy bien indicadas por medio desistemas de
advertencia táctil, audible y luminosa.Las puertas que conduzcan a las áreas de riesgo
deben estar cerradas con llave, y abrir hacia fuera.AREAS DE ESPERA:Se sugiere
que de inicio se proyecte un espacio para ubicar a las personas con algún tipo
dediscapacidad, para poder darles un trato preferencial, las dimensiones mínimas para
una persona ensilla de ruedas es de 1.00 m x 1.00 m = 1 m2.De preferencia, el
espacio designado para las personas discapacitadas será al frente, a la misma
alturaque la primera fila de sillas; no es necesario delimitar el área con unifilar o
postes, puede colocarsesobre el piso mediante una calcomanía el símbolo de
discapacitados, y dependerá de los espaciosfísicos con los que se cuente.De igual
forma se deben adecuar sillas preferenciales para mujeres
embarazadas.SERVICIOS:Es importante señalar que dentro de las áreas de servicios
se cuente con algunas adecuaciones en losespacios físicos existentes como en los de
nueva creación, con la finalidad de no poner barrerasarquitectónicas a las personas
 con discapacidad.La distinción de hombres y mujeres en los baños debe ser lo
suficientemente visible para evitarequivocaciones.Es necesario que en caso de contar
con espacios físicos existentes de sanitarios públicos, al menosuno de éstos se
adecue para poder brindar el servicio al usuario con discapacidad.Los pisos deberán
ser antideslizantes y con los avisos táctiles en el piso que prevengan a los
débilesvisuales y/o ciegos, cambios de área.Se deberán instalar barras de apoyo y
accesorios para colocar muletas y bastones.
18. 18. Es importante recordar que para maniobrar una silla de ruedas es necesario que
los pasillos tengan unancho mínimo de 1.00 m.MODULOS DE INFORMES Y
ATENCION:Se puede hacer una adecuación a la barra de atención de 1.00 metros de
ancho por 0.71 metros de altocon un re metimiento de 20 a 25 cm de ancho, para que
cualquier persona que llegue en silla de ruedas,pueda acercarse a la mesa de
atención, identificada con el símbolo mundial de personasdiscapacitadas, para su
identificación inmediata.Si es posible, contar con sistemas alternativos de informes en
modalidades de alto relieve, verbal condistintas modalidades, Braille y
sonora.Urbano:Se deberá contar con rampas de acceso en las banquetas con un
ancho mínimo de 1.00 metro, pisoantideslizante y un tope o borde lateral de 10 cm de
altura; la pendiente será de 6% máximo.En caso de contar con áreas de
estacionamiento, se debe utilizar mínimo el 3% del total, para cajonesde
discapacitados, ubicados lo más cercano posible a los accesos del inmueble.En caso
de existir barreras arquitectónicas se deberá instalar una rampa de acceso para
personas condiscapacidad, la cual podrá ser permanente (concreto armado) o móvil
(de hierro u otro materialresistente).Las escaleras interiores, puertas, pasos, pasillos y
áreas de atención deberán contar con señalizacióntáctil pertinente o en su defecto en
el piso, cambios de textura situados a 1.20 m. antes y después decada cambio de
áreas.Se sugiere marcar señalizaciones en alto relieve en paredes y barandales, para
orientar a las personascon debilidad visual. SEÑALIZACIONLa señalización general
debe estar distribuida por todo el lugar donde se realiza el evento.Dicha señalización
está ubicada en los sitios estratégicos dentro del evento y donde los invitados podrán
consultarla programación. Esta es una estrategia comercial diseñada para optimizar la
participación de los patrocinadoresy organizadores de los eventos. La señalización
sirve para orientar a los participantes o asistentes alevento.Para que la señalización
sea eficaz ha de ser: 1. Clara 2. Llamativa 3. Fácil 4. Orientada.La señalización
respecto a la ubicación del evento debe estar en un lugar visible y debe ser de fácil
localización.Hay que diferenciar a la hora de la ubicación dentro del evento: el público
al que va destinada la información yevitar dar información innecesaria.
19. 19. La información que se da en la señalización debe corresponder: • Información
interna de la organización. • Información a los participantes y medios de comunicación
(información autorizada) • Información al público en general.Problemas comunes en la
señalización:  Poca visibilidad.  Falta de limpieza.  Falta de homogeneidad en
formas, tamaños y colores.En la señalización se recomienda:  Que se identifiquen
fácilmente.  Comprobar su ubicación periódicamente.  Comprobar periódicamente su
estabilidad y anclajes.  Disponer de repuestos o reservas.  Controlar horarios y
fechas en que se deben colocar.  Es importante que la señalización este traducida en
dos idiomas.Normalmente, en un evento se señaliza también en forma acústica (a
través de la sonorización de sirenas,bocinas, etc.).Para que esto sea eficiente se debe
acompañar de monitoreo de alarmas vía telefónica, radial ointernet. Este sistema
consiste en el envío de una señal poralguna de las vías nombradas anteriormente a
una estación central de monitoreo y de esta forma actuar dándoleinmediato aviso a la
policía, bomberos, ambulancias, invitados, etc.; si así se necesitará.En la señalización
se debe tener en cuenta los colores primordiales para realizar la señalización dentro
de unevento y estos son: a) Blanco: hechos, cifras, necesidades, ausencias de
información – argumentar. b) Rojo: intuiciones, sentimientos. Autoriza a un participante
 (no explica ni justifica). c) Negro: juicio y cautela –experiencias. d) Amarillo: lógica
positiva, funcionamiento y beneficios. e) Verde: ambiental, interés, cambios,
creatividad, alternativas. f) Azul: pensamientos, metas, conocimientos,
conservación.En una feria de exposición empresarial necesitamos señalizar:
20. 20.  ZONA DE REGISTRO: esta zona se caracteriza porque en ella se expone el
logo del evento y/o patrocinadores. Esta zona es la más visitada de todo el evento ya
que es donde se realiza el registro de todos los visitantes al evento. ZONA DE
ACCESO A INTERNET: esta zona está habilitada para que los asistentes al evento
puedan ingresar a internet de forma gratuita y en todo momento durante el evento.
SALA DE PRENSA: Esta área está habilitada para los medios de comunicación,
especializados, locales e internacionales invitados al evento y allí puedan realizar sus
labores de redacción y envío de información a sus respectivos medios. BANNER DE
BIENVENIDA: EL banner de bienvenida es una pancarta con las medidas establecidas
por el evento, impresa con los nombres y logos de quien organiza el evento como de
los patrocinadores del mismo. Esta debe estar ubicada en la entrada principal del lugar
del evento. BANNER SALONES DE CONFERENCIAS: estos se deben ubicar en la
parte frontal y/o laterales del salón en el cual se dictan las conferencias de entrada
libre y los seminarios, la medida de este, será de acuerdo al área del salón.
ESCARAPELAS: estas sirven para identificar a cada uno de los participantes,
expositores, asistentes, personal de apoyo y staff. BARRA DE DEGUSTACION:
lugar donde se hacen pausas durante el evento, ofreciendo refrigerios a los
invitados. RESTAURANTE – BAR: RESTAURANTE es el lugar donde se ofrece la
alimentación a los invitados y asistentes, en la duración del evento y que se encuentra
señalado en el programa del evento. BAR es la zona donde los invitados y asistentes
al evento podrán disfrutar de un espacio agradable para compartir y socializar con
todas las personas que participan del evento. RUTAS DE EVACUACION. BAÑOS,
PARQUEADEROS, ETC
res organizador de eventos o has participado en alguno, seguramente ya
sabes que en todos los casos se presentan diversas situaciones, previstas
e imprevistas.
Las primeras situaciones las planificaste minuciosamente en la etapa del
pre-evento, dejando todo preparado para el momento en que se desarrolle
y sólo rectificando que así sea. Por otro lado, los imprevistos son
situaciones que no tenías planeadas y debes reaccionar lo más rápido y
de la mejor manera posible de tal forma que no sólo se resuelvan, sino que
el público no sea consciente de lo que está sucediendo. Existen
imprevistos que puedes aprovechar y utilizar a tu favor.

Lo ideal sería que, de estas situaciones, no existan reclamos o quejas

mientras se lleva a cabo o después del encuentro , pero si suceden, es
importante que las tengas en cuenta para prevenirlas en el futuro.

Al planear y dirigir un evento, debes mantener la idea de que siempre hay

algo que puede salir mal o salir de una manera diferente a como lo
planeaste. De esta forma podrás crear un plan de solución de problemas
y atacar cualquier imprevisto que se presente.

Éstas son algunas situaciones que pueden ocurrir en tu evento y con las
que posiblemente tendrás que lidiar:

 Que asistan más personas de lo planeado: Puede parecer benéfico

a primera instancia, pero igualmente puede afectar si tu equipo no se
encuentra preparado para sumar participantes. Es importante darle
prioridad a lso asistentes que confirmaron su asistencia antes, y
suponiendo que se continúen inscribiendo asistentes durante el evento,
se puede incurrir en falta de material, catering y servicio de coffee break
insuficientes, o incluso sobrecupo. Para evitar todo esto, siempre
controle el número de entradas al evento que se venden o se ponen al
alcance del público y considera un extra para los servicios de coffee
break y catering.

 Que falte algún orador: A pesar de haber reconfirmado las

participaciones, puede pasar que, por causas extremas (problemas en
el transporte, una emergencia familiar, etc.) un orador no se presente.
Esto puede afectar totalmente el evento si son pocas las charlas
previstas; es por esto que siempre debes contar con un suplente para
evitar tiempos muertos y disconformidades.

 Que no se cumpla con el cronograma: Estas situaciones pueden

darse fácilmente, pues existen oradores que ocupan más del tiempo
previsto, o incluso los asistentes se enganchan con un tema y no
permiten el avance del cronograma. Para evitarlo, recurre al uso de
relojes y cronómetros para el control del tiempo y comunica los horarios
a los ponentes y asistentes.

 Que falle un proveedor: Si esto sucede, lo importante es detectarlo

cuanto antes (el uso de las checklist también sirve para detectar estas
fallas) e intentar conseguir otro a último momento. El presentar un
contrato siempre ayuda a evitar estas situaciones, o al menos reducir
 el riesgo, pues se establecen penalizaciones en casos de
incumplimiento.

Para el manejo de las contingencias o imprevistos es importante que

destines entre un 10% y un 15% de los costos, ya que, contando con ese
plus, podrás desenvolverte para resolver la situación que se presente sin
que tu presupuesto se vea afectado.