Proyecto individual

Título: Hay vida después del acuerdo

Objetivo: Destacar la importancia de la fase de implementación de un acuerdo para que una

negociación sea efectiva, es decir, eficiente y eficaz.

Caso: Eres el director de talento y cultura en tu organización. Después de una reunión con el consejo
de administración de tu empresa, te han manifestado su preocupación por la frecuencia con que los
acuerdos terminan siendo olvidados y nunca se implementan. Te piden desarrollar una estrategia
de implementación a través de un proceso de cambio de una mentalidad orientada a conseguir
acuerdos a una mentalidad de implementar los acuerdos y evaluar su efectividad.

Por supuesto que encontrarás resistencia significativa por parte de la gerencia de fusiones y
adquisiciones, quienes están acostumbrados a ir como saltamontes de un acuerdo a otro sin mirar
para atrás ni enterarse de las consecuencias de sus decisiones. Por ello, es importante utilizar
tácticas de gamificación para ayudarlos a desarrollar habilidades de implementación en sus
negociaciones futuras.

No existe entre los gerentes una cultura de evaluación de resultados, ni están acostumbrados a
involucrar a terceras partes en sus diferentes etapas del proceso de negociación. La mayoría de ellos
tienen una antigüedad superior a los 15 años y disfrutaron de sus logros incuestionables en un
entorno de crecimiento sostenido y sin preocupaciones por la competencia que en aquel entonces
era inexistente. Las cosas han cambiado significativamente y se requiere de una transformación
radical de esta cultura.

Solución:

La empresa RM Soluciones es una empresa de tecnología con más de 20 años en el mercado, en los
últimos años ha diversificado sus líneas de acción y atención y su presencia se ha extendido a nivel
regional en algunos países de América Latina. La empresa tiene más de 500 empleados y se
encuentra entre las 5 primeras del sector por su nivel de ventas. La empresa cuenta con los
siguientes departamentos: producción y calidad, ventas, administrativo, innovación, talento y
cultura y fusiones y adquisiciones, para algunos la relación entre ellos es mínima.

RM soluciones es muy reconocida en el mercado por sus soluciones innovadoras y presencia

regional, atendiendo diversos sectores y ha mostrado crecimiento en los mercados donde tiene
presencia, pero en los últimos años ha presentado problemas internos y externos debido a la falta
de claridad en la implementación de los acuerdos con sus clientes y la falta de comunicación interna,
los cuales han hecho que incurra en algunas perdidas.

Teniendo en cuenta la información de la empresa y su situación actual mi departamento de talento

y cultura está diseñando una estrategia de implementación de los acuerdos, que permita tener un
proceso positivo en el cambio de mentalidad al interior de los funcionarios de la empresa y que a su
vez permita lograr una efectividad en la implementación de estos y mayores beneficios para la
empresa y las áreas internas y una mayor relación entre ellas donde se compartan las practicas
aprendidas en el proceso de negociación y los permitan involucrarse y participar en cada una de las
actividades planteadas y compromisos en la implementación de los acuerdos y una cultura de
trabajo en equipo.

Lo primero es analizar la cultura, las actitudes, los valores, las edades y comportamientos de los
funcionarios al interior de sus áreas, la comunicación entre ellos, la forma cómo trabajan entre ellos,
para definir cuál es la mejor táctica para comenzar a trabajar en el proceso de cambio de mentalidad
de la empresa.

Iniciamos con una reunión con los directores del área en la cual les contamos la nueva estrategia de
transformación cultural que implementará la compañía, donde cada uno de ellos jugará un papel
muy importante y estarán alineados para lograr acuerdos que se implementen con éxito y sean
efectivos al interior y exterior de la compañía; donde la implementación será una etapa fundamental
en el proceso de aprendizaje de la organización y se apoyará con el desarrollo de las competencias
y habilidades que permitan lograr resultados positivos en cada etapa del proceso.

Se les presento un video de introducción donde pudieron conocer cuáles son las variables de una
negociación: resultados y relaciones y a través de la matriz dual de negociación, los cinco estilos de
negociación 5Cs y el impacto de cada uno de ellos en el resultado de una negociación. A su vez con
la aplicación que se les había remitido en sus móviles pudieron definir su estilo de negociación. Se
divide al equipo en dos grupos y se expone un caso en el cual deben definir la táctica de negociación,
un grupo debe definir su táctica basado en los resultados y el otro en las relaciones y finalmente
exponer las razones que los llevaron a definir la táctica. En esta sesión algunos directores como el
de F&A e innovación, les pareció una actividad bastante obvia y no le encontraron mucho sentido.

En la segunda parte de la sesión, el video presento la estrategia de implementación y la importancia

de la preparación para la negociación, etapa en la cual se debe tener en cuenta los tres imperativos
de la negociación, los cuales nos ayudan a definir la táctica:

 Conocer el propósito – resultados ideales, realistas y aceptables

 Calcular los límites - valores de reserva más allá de los cuales no conviene negociar
 Definir las alternativas – BATNA (alternativa que se tiene si los valores negociados sobre
pasan los límites y no es posible continuar con la negociación)

Así como las etapas posteriores a la preparación como son la apertura, la interacción, el cierre, el
acuerdo y la implementación y concluyendo con la necesidad de ir más allá del acuerdo a través de
la implementación.

Al finalizar la sesión cómo era de esperarse varios de los directivos tomaron esta nueva directriz
cómo una amenaza y una limitante al desarrollo de sus negocios y sus metas, y no estuvieron de
acuerdo, pues no creían que los resultados financieros de la empresa estuvieran asociados a la falta
de la implementación en los acuerdos que estaban logrando, no lo veían como una mala práctica.

Durante las siguientes semanas se enviaron campañas de sensibilización por correo electrónico con
frases alusivas al cambio y encuestas cortas para conocer las opiniones de todos los empleados, así
como comunicaciones en los diferentes lugares de la empresa como ascensores, cafetería,
fotocopiadora, carteleras y salas de reuniones, entre otras.

 Construyes relaciones de confianza

  Cómo podemos resolver conflictos
 Cual es tu perfil de negociador
 Eres negociador de acuerdos o responsable en la implementación
 Conoces las necesidades de tu cliente
 Has participado en negociaciones complejas

Y se continuó con la agenda de sesiones de trabajo con los directivos en las cuales se trabajó en el
diseño de la nueva política de implementación de acuerdos que acogería la empresa, y que se
desarrolló usando la táctica del world café, con el fin de lograr procesos de reflexión y participación
de los directivos, que permitiera definir los parámetros de la empresa en la preparación de la
negociación. Donde el aporte de las experiencias de cada uno y en especial director de FyA, quien
llevaba años negociando, sirvieron para tener en cuenta al momento de diseñar la estrategia en la
preparación y tener en cuenta la importancia de conocer la cultura, los valores, comportamientos y
los intereses, las ventajas y desventajas de la contraparte, así como los de nuestras áreas y sus
aportes en el proceso de implementación, con esta alineación de intereses se definió de manera
conjunta:

 El objetivo de la empresa para cerrar los nuevos acuerdos de forma efectiva.

 El equipo negociador y el rol y responsabilidad de cada miembro
 La lista de chequeo que deberá tener en cuenta el equipo negociador
 La adopción de la matriz dual de resultados y relaciones.
 Los criterios para definir la táctica
 El diseño de la agenda de trabajo.

Después de varias sesiones de trabajo y reflexión con esta táctica de gamificación, hemos logrado
interiorizar al interior de la compañía la importancia que tiene la implementación de los acuerdos y
la integración en el proceso de la negociación. El equipo de FYA ha cambiado su percepción se
encuentra más tranquilo y dispuesto a seguir las nuevas políticas.

Finalmente, a través de la dinámica de objetivos cruzados, el equipo aplico en sus áreas estas
técnicas de negociación las cuales permitieron alcanzar el objetivo que se les planteó, integrando a
las diferentes áreas de la empresa en el proceso y donde sus aportes permitieron garantizar el
cumplimiento a los compromisos pactados en la negociación con la apropiación y puesta en marcha
de los siguientes aspectos:

 Diseño de un cronograma de trabajo

 Diseño de indicadores de desempeño
 Creación de un plan de incentivos entre las áreas
 Construcción de relaciones de confianza
 Diseño de pautas para resolver los conflictos
 Diseñando planes de contingencia
 Entrega de informes de seguimiento e informe final
 Cierre del acuerdo
 Evaluación del acuerdo
 Socialización de las buenas prácticas.
El área de FyA está implementando está estrategia y actualmente se encuentra más tranquila y
preparada para asumir los nuevos retos de los mercados internacionales y cumplir las metas de la
empresa.

RM Soluciones logró de manera eficiente institucionalizar la cultura de implementación de acuerdos

con el apoyo de las tácticas de gamificación, ahora sus directivos tienen claro que la compañía busca
obtener acuerdos colaborativos con condiciones claras desde el principio, donde son importantes
las relaciones a largo plazo y los resultados beneficien a ambas partes, pues queremos crear
confianza y credibilidad, donde los clientes perciban que nuestras soluciones tecnológicas y servicios
nos diferencian en el mercado, pues cumplimos con nuestros compromisos hasta el final y
acompañándolos en cada etapa del proyecto, logrando resultados exitosos y recuperando
participación en el mercado.