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PROGRAMA DE MICROSOFT
OFFICE EXCEL 2007
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 4
2. METODOLOGÍA Y REQUERIMIENTOS: .................................................................. 5
3. DURACIÓN E INTENSIDAD HORARIA: ................................................................... 5
4. COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARÁN: ...................................................... 5
5. TEMAS: .......................................................................................................................... 5
6. EXCEL BÁSICO ............................................................................................................ 7
6.1. Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel....................................................... 7
6.2. LOS LIBROS DE TRABAJO. ................................................................................ 8
6.3. Operaciones con las hojas. ....................................................................................... 8
6.4. Seleccionar varias hojas. .......................................................................................... 8
6.5. Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. ..................................................... 9
6.6. Insertar una nueva hoja de cálculo. .......................................................................... 9
6.7. Insertar varias hojas de cálculo a la vez. ................................................................ 11
6.8. Eliminar hojas. ....................................................................................................... 11
6.9. Cambiar el nombre de las hojas. ............................................................................ 12
6.10. Mover hojas. ....................................................................................................... 13
6.11. Mover hojas dentro de un libro de trabajo. ........................................................ 13
6.12. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo. ..................................................... 13
6.13. Dividir la ventana de trabajo. ............................................................................. 14
6.14. NUEVA VENTANA.......................................................................................... 16
6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO .................................................... 18
6.16. CREAR UN LIBRO. .......................................................................................... 18
6.17. ABRIR LIBRO................................................................................................... 19
6.18. GUARDAR UN LIBRO. ................................................................................... 20
6.19. IMPRIMIR LIBRO. ........................................................................................... 22
6.20. FORMATO DE CELDAS. ................................................................................ 23
6.21. FORMATO CONDICIONAL. .......................................................................... 24
6.22. DAR FORMATO DE TABLA. ......................................................................... 24
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6.23. INSERTAR GRÁFICOS. .................................................................................. 25
6.24. INSERTAR FONDO.......................................................................................... 26
6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA. ........................................ 28
6.26. NOMBRAR RANGOS. ..................................................................................... 29
6.27. PROTEGER HOJA. ........................................................................................... 31
6.28. PROTEGER LIBRO. ......................................................................................... 34
6.29. VALIDACIÓN DE DATOS. ............................................................................. 36
6.30. FÓRMULAS Y FUNCIONES. .......................................................................... 37
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1. INTRODUCCIÓN
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2. METODOLOGÍA Y REQUERIMIENTOS:
Los requerimientos mínimos son un computador por persona con acceso a Microsoft Office
Excel 2007, un ambiente aislado de ruidos excesivos con capacidad para el número de
personas que requieren la capacitación, un Video beam, un tablero o expógrafo.
30 horas con una intensidad de una hora y media (1,5) diaria, para un total de 20 clases.
5. TEMAS:
Definición de Microsoft Office Excel, Hojas de cálculo, Bases de datos, Conceptos básicos
de Microsoft Office Excel 2007 (crear libro, abrir libro, guardar libro, imprimir, insertar
nueva hoja de cálculo, nombrar hoja de cálculo, abrir varias ventanas del mismo
documento, insertar comentarios).
Trabajo con la hoja de cálculo (formato de celdas, formato condicional, formato de tabla,
combinar celdas, insertar fondo, inmovilizar paneles, proteger hojas, proteger libro, insertar
tablas, insertar gráficos, insertar encabezados y pie de página).
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Operaciones en la hoja de cálculo, validación de datos.
Elaboración de formularios.
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6. EXCEL BÁSICO
6.1.Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel
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13 Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14 Controles para cambiar la vista de la hoja.
15 Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.
En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el
usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el
estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos
ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era
.xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son soportados.
Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro está
compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las
mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez que abramos un libro nuevo
de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo.
La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible
desplazarse entre las hojas de un libro.
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas,
eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. También se puede organizar la
pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del
mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.
Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas
simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los 5 mismos
datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta
de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada
una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la
utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas. Cuando las hojas a
seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la
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primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en
la última hoja a seleccionar.
La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de
desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:
Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas
que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no
surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se
tiene a la vista la etiqueta de la “Hoja 1” en este caso estos controles nos permitirán ver las
hojas ocultas por falta de espacio.
Como se mencionó anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero
pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por
la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes
opciones:
Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo el
siguiente menú de opciones:
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Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa
hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en
Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.
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Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de
hoja de las hojas de cálculo existentes.
En la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja,
o siga cualquiera de los procedimientos para insertar una nueva hoja de cálculo.
6.8.Eliminar hojas.
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O bien:
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace
doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente
figura:
Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario sobre la
etiqueta apareciendo el menú contextual que se muestra en la figura.
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6.10. Mover hojas.
Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya
existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar,
Copiar y Pegar.
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la
hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja.
Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a
la nueva posición.
Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición
deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán
insertadas juntas.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los
siguientes pasos:
Seleccionar las hojas que se desean mover.
Hacemos clic con el botón secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas
seleccionadas, del menú contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar…
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Aparece el siguiente cuadro de diálogo.
Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, se cambiará el
nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear un libro nuevo con las
hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino “Nuevo libro” en la lista “Al
libro”.
En hojas muy extensas, nos puede resultar cómodo dividir la ventana de visualización en
partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas de la hoja no adyacentes.
Para ello utilizaremos la opción “Inmovilizar Paneles”. Procedemos así:
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Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en “Inmovilizar
paneles”. También puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja.
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En nuestro caso al encontrarse activa la celda C3 y como seleccionamos
“Inmovilizar paneles” Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal tal
como se muestra en la siguiente figura:
Para desactivar las divisiones que creemos bastará con seleccionar la opción “Movilizar
paneles” como se muestra en la figura:
Abre una ventana que contiene la vista del documento en el cual se está trabajando, al abrir
la nueva ventana, podemos visualizar en la misma pantalla dos o más vistas del mismo
libro, incluso de otros libros; esto es aplicable cuando frecuentemente debemos consultar
información de diferentes hojas del mismo libro, ó de diferentes libros, dado que nos
permite visualizar y trabajar en la misma vista con varias hojas del mismo libro ó de
diferentes libros.
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Para abrir una nueva ventana procedemos de la siguiente forma:
Seleccionamos la ficha vista, en la etiqueta Ventana, seleccionamos la opción
Nueva Ventana.
Restauramos la Ventana.
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6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO
Los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un menú que
se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice
izquierdo superior de su pantalla.
Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede
comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botón de Microsoft Office
y luego un clic en la opción “Nuevo…”
Con lo que desplegará el siguiente cuadro de diálogo:
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Abre un libro existente para realizar modificaciones, continuar con un trabajo iniciado ó
para consultar. Para ello hacemos clic en el botón de Office, seguido de la opción Abrir.
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Luego aparece un cuadro de diálogo en el cual seleccionamos el nombre y ubicación del
archivo, una vez encontrado damos clic en abrir.
Para guardar un libro basta con dar clic sobre el botón de Office y seleccionar la opción
Guardar, si el libro no había sido guardado anteriormente este desplegará un cuadro de
diálogo en el que podemos escoger el tipo de archivo que deseamos generar y escribir el
nombre del libro, si ya había sido guardado anteriormente, el efecto generado al dar clic
sobre dicho botón es el de guardar los cambios efectuados.
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Si lo que deseamos es guardar una copia del libro en el cual se está trabajando, el
procedimiento normal es seleccionar la opción Guardar Como y procedemos a seleccionar
el tipo de archivo que deseamos generar, y digitamos el nombre de la copia, finalmente le
damos clic en guardar.
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6.19. IMPRIMIR LIBRO.
Damos clic en el botón de Office y seleccionamos la opción imprimir, se despliega una lista
con tres opciones:
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Una celada es el lugar donde se puede introducir algún dato, es el punto donde se cruza una
fila (registro) con una columna (campo). A estas celdas (individuales o rangos) se les puede
dar diferentes tipos de formatos, para ello se procede así:
Se selecciona la celda ó el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar el
formato:
En la Ficha Inicio, se encuentran las etiquetas Fuente, Alineación y Número, las
cuales se requieren para dar los diferentes tipos de formatos:
Fuente: Allí podemos seleccionar tipos de fuente, tamaño de fuente, color de
fuente, relleno de celda, bordes de celda, si deseamos que la fuente sea en
Negrita, Cursiva, ó Subrayado.
Alineación: Nos permite seleccionar la forma como deseamos alinear el texto
(centrado, a la izquierda ó a la derecha), su ubicación dentro de la celda
(superior, en el medio, inferior), orientación del texto, sangría, combinar celdas,
ó ajustar al texto.
Número: nos permite elegir el formato que deseamos darle a nuestro texto en
cuanto a valor de caracteres, es decir si es texto, fecha, moneda, etc.
Con base en las opciones anteriores, damos el formato que deseemos a las celdas
seleccionadas.
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6.21. FORMATO CONDICIONAL.
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Aparece de inmediato un cuadro de diálogo para buscar la imagen, una vez ubicada
la seleccionamos y damos clic en Insertar.
Para quitar el fondo, basta con dar clic en el mismo botón con que lo insertamos, que ahora
aparece como eliminar fondo.
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6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA.
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Para volver al diseño normal de la hoja, basta con ir a la Ficha Vista, Etiqueta Vistas de
libro, y damos clic en Normal.
En hojas de cálculo donde se manejan muchos datos, es recomendable nombrar rangos para
su fácil consulta y aplicación, para nombrar los rangos procedemos así:
Seleccionamos el rango al cual le deseamos asignar el nombre.
En la Ficha Fórmulas, Etiqueta Nombres Definidos, y damos clic en la opción
Asignar nombre a un rango.
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Otra forma de nombrar los rangos es, seleccionando el rango, y en el cuadro de nombres,
damos clic y digitamos el nombre deseado seguido de la tecla Enter.
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Se abre un cuadro de diálogo en el cual podemos identificar los campos nombrados
y podemos proceder a crear nuevos, editarlos ó eliminarlos.
Frecuentemente es necesario proteger las hojas de cálculo de nuestros libros de trabajo, esto
para evitar que usuarios finales alteren o modifique campos determinados. El proceso para
proteger una hoja de cálculo es el siguiente:
Previamente es necesario dar el formato necesario a las celdas, es decir, dar formato
de protegido a aquellas celdas que queremos proteger, predeterminadamente Excel
ha protegido todas las celdas del libro, por lo cual hay que quitarles la protección a
aquellas celdas que no deseamos afectar, para ello desplegamos el cuadro de
diálogo de formato de celdas dando clic en el vértice inferior izquierdo ubicado en
la Ficha Inicio, Etiqueta Fuente.
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En la ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opción Proteger hoja.
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Para desproteger la hoja, basta con dar clic en el mismo botón con que la protegimos, solo
que ahora aparece como Desproteger hoja, y suministramos la contraseña que nos pide (la
misma que habíamos ingresado cuando la protegimos).
Así como es importante proteger el contenido de las hojas de cálculo, también es necesario
en ocasiones proteger la estructura y/o ventanas de nuestro libro de trabajo, para ello
protegemos así:
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Para desproteger el libro, basta con dar clic en el mismo botón con que lo protegimos, solo
que ahora aparece como Desproteger libro, y suministramos la contraseña que nos pide (la
misma que habíamos ingresado cuando lo protegimos).
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6.29. VALIDACIÓN DE DATOS.
Permite restringir los datos que los usuarios deben ingresar en determinadas celdas, por
ejemplo, que en el campo documento de identidad solo permita números enteros. Para
validar datos procedemos de la siguiente forma:
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Para quitar la Validación de datos, seleccionamos el rango de celdas que deseamos afectar,
y en la misma opción de Validación de datos, damos clic y seleccionamos la opción borrar
todos, y aceptar.
Las fórmulas nos permiten realizar cálculos simples y complejos en una hoja de cálculo,
obteniendo un resultado a partir de otros, toda fórmula empieza por igual (=), estas pueden
incluir operadores, valores, referencias a otras celdas, nombres de rangos y funciones.
Ejemplo:
Las funciones son fórmulas predeterminadas en Excel que ejecutan una serie de cálculos
utilizando valores denominados argumentos, devolviendo un resultado. Son utilizadas para
simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de cálculos muy complejos o
extensos.
Ejemplo:
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