Procedura Auto

QUASAR SA

Departament /
COMERCIAL AQUA SARA
Activitatea
Titlu: Procedura pentru folosirea vehiculelor Companiei
Cod: Versiunea:
Autori: Gabriel Dalea Data: 16 iulie 2010
Anexe: Anexa 1 Data emiterii versiunii anterioare
Anexa 2
Anexa 3

SEMNATURI AUTORIZATE
AUTORI COORDONATORI
DIRECTOR PRESEDINTE
AUTO
Nume

Dan Faur
Dalea Gabriel

Besleaga
Budeanu
Ovidiu
Daniel
Borza

Doru

Semnatura

Data

Responsabilitati
 Implementare:

 Responsabil Parc Auto/ Forta de vanzari

 Sefii de Departamente

 Monitorizarea implementarii si controlul executiei:

 Country Manager
 Director si Presedinte

 Responsabilitatea actualizarii si tinerii la zi:

 Responsabil Parc Auto

Procedura Auto Aqua Sara Page 1 of 7

  Country Manager

1. Generalitati
Definirea si descrierea unei prodeduri Quasar SA care sa reglementeze utilizarea vehiculelor care
sunt in propietatea Companiei, in scopul reducerii riscului de accidente si protejarii bunurilor
Companiei.
Stabilirea unor reguli generale intre Quasar SA, in calitate de propietar al vehiculului, si
Utilizator , in calitate de utilizator al respectivului vehicul.

2. Documente anexe
2.1. Anexe
Anexa 1: “Proces verbal de predare-primire”
Anexa 2: “Foaie de parcurs”
Anexa 3 “Conditii tehnice”

3. Definitii
3.1. Vehicule sunt acele vehicule aflate in propietatea companiei si utilizate exclusiv la realizarea
sarcinilor de serviciu.

3.2. Utilizatorul este definit ca fiind persoana desemnata de catre Companie sa utilizeze vehiculul
respectiv pentru indeplinirea sarcinilor zilnice de servici. Dreptul de utilizare asupra vehiculelor
care sunt proprietatea Companiei, este acordat utilizatorului cu caracter temporar.

4. Instructiuni
4.1. Alocare si retragere

4.1.1 Toate vehiculele alocate de catre Companie trebuie sa fie in stare buna de functionare, sa fie
asigurate si sa posede toate accesoriile stipulate atat de catre lege cat si de catre cartea
tehnica.
4.1.2 Decizia de alocare sau retragere a vehiculelor se face de catre Presedintele companiei intr-o
forma scrisa, forma ce va fi transmisa catre Responsabilul Parcului Auto.
4.1.3 La cererea Companiei, Utilizatorul caruia i se va atribui masina, va trebui sa participe la o
sesiune de instruire si sa sustina o examinare practica de conducere a vehiculului. In cazul in
care Utilizatorul nu trece examinarea, i se retrage dreptul de utilizare al vehiculului.
4.1.4 Inainte de alocarea vehiculului, Responsabilul Parcului Auto va verifica daca Utilizatorul in cauza
are toate actele si indemanarea necesara pentru a conduce vehiculul respectiv (vizita medicala,
testul de aptitudini, permis de conducere valid pentru categoria din care face parte vehiculul ce
va fi alocat, test de conducere).
4.1.5 Predarea vehiculului cu toate accesoriile aferente se va face prin completarea unui “Proces
Verbal de predare-primire” (Anexa 1) dupa acceptarea termenilor prezentei proceduri si dupa
semnarea de luare la cunostinta a prevederilor acesteia.
4.1.6 Alocarea si toate formalitatile aferente vor fi duse la indeplinire de catre Responsabilul Parcului
Auto la Deva. Toate “Procesele Verbale de predare-primire” (Anexa 1) vor fi trimise la
Responsabilul Parcului Auto si la Departamenul Contabilitate (Contabil sef).
4.1.7 La cererea Companiei, Utilizatorul este obligat sa returneze sau sa prezinte vehiculul pentru
verificare, cu promptitudine si fara comentarii, in locul si la data stabilta de catre Companie.
4.1.8 In cazul incetarii raportului de munca, Utilizatorul este obligat ca in timpul formalitatilor de
lichidare sa predea vehiculul, in stare buna de functionare, persoanei desemnate de catre
Companie pentru aceasta.
4.1.9 Orice schimbare de Utilizator, survenita intre membrii aceluiasi departament, trebuie aprobata
de catre Seful Departamenului si trebuie completat un “Proces Verbal predare-primire” (Anexa
1) in fiecare dintre cazuri. In cazul in care apare necesitatea schimbarii de Utilizator intre doua
departamente diferite, aceasta trebuie aprobata de catre Directorul General.
4.1.10 Orice modificare de alocare a vehiculelor trebuie comunicata in scris catre Responsabilul
Parcului Auto si Departamentul Contabilitate (Contabil sef).

Procedura auto Aqua Sara Page 2 of 7

4.2. Utilizarea vehiculelor proprietatea companiei.
4.2.1. Reguli Generale

4.2.1.1. Utilizatorul este singurul responsabil atat pentru siguranta sa cat si a vehiculului condus.
4.2.1.2. Utilizatorul trebuie sa mentina in bune conditii toate echipamentele si accesoriile furnizate
odata cu vehiculul. Nici un accesoriu nu poate fi indepartat sau instalat in plus fata de
dotarea standard curpinsa in documentatia tehnica.
4.2.1.3. Vehiculul proprietatea companiei poate fi condus numai de catre Utilizator.
4.2.1.4. Pentru urmatoarele situatii privind intretinerea si exploatarea vehiculului, Utilizatorul va fi
sanctionat:
 Utilizarea masinii in orice activitati economice, de afaceri sau care ar aduce un
profit in bani Utilizatorului sau altor persoane si entitati altele decat Compania.
 Inchirierea, leasing-ul sau imprumutul catre o terta parte pentru indiferent ce
motiv.
 Utilizarea masinii in curse de masini, raliuri sau orice alte competitii sportive.
 Intretinere si exploatare impropie (ex. functionarea motorului fara ulei sau lichid de
racire)
 Efectuarea de modificari (ex. improvizatii electrice) ce pot produce daune majore
vehiculului.
4.2.1.5. In zilele lucratoare ca si in orice alte zile, vehiculele trebuie folosite numai in interes de
serviciu.
4.2.1.6. In cazul concediilor de odihna, vehiculele pot fi utilizate doar cu aprobarea Companiei, dupa
completarea preliminara a unei cereri scrise in acest sens.
4.2.1.7. In cazul concediilor medicale, Compania isi rezerva dreptul de a retrage Vehicolul pe
perioada de indisponibilitate.
4.2.1.8. Este interzis transportul membrilor de familie, a cunostintelor, autostopistilor sau a
animalelor. In cazul nerespectarii acestei prevederi, raspunderea in caz de accident cu
victime este responsabilitatea exclusiva a Conducatorului auto.
4.2.1.9. Numarul maxim de persoane din vehicol trebuie sa fie egal cu numarul maxim de locuri
stipulate in cartea de identitate a acestuia.
4.2.1.10. Achizitia de carburanti se face folosind cardul de alimentare proprietatea companiei.
Bonurile de carburant emise la alimentare se vor atasa de “Foaia de parcurs” si vor fi
trimise impreuna cu aceasta in atentia responsabilului de parc auto.
4.2.1.11. Utilizarea vehiculului trebuie consemnata zilnic, de catre Utilizator in “Foaia de Parcurs”
(Anexa 2), intr-o maniera corecta si punctuala.
4.2.1.12. “Foaia de parcurs” (Anexa 2) trebuie inaintata catre Responsabilul Parcului Auto pina cel
tarziu in data de 2 a lunii urmatoare , dupa ce in prealabil a fost aprobata de catre seful
direct.
4.2.1.13. Daca Utilizatorul nu preda “Foaia de Parcurs” la data stabilita, Compania isi rezerva dreptul
de a aplica masuri disciplinare.

4.2.2. Reguli de conducere

4.2.2.1. Atunci cand se afla la volanul unui vehicul proprietatea companiei, Utilizatorul reprezinta
Compania si prin urmare trebuie sa mentina si sa imbunatateasca imaginea acesteia, prin
abordarea unei maniere de conducere prudente si politicoase.
4.2.2.2. Utilizatorul va respecta intotdeauna cu strictete regulile “Codului Rutier” (ex. limitare de
viteza, centura de siguranta, hands free, etc)
4.2.2.3. Utilizatorul trebuie sa fie intr-o stare fizica si psihica corespunzatoare pentru conducerea
vehiculului in conditii de siguranta. Este interzisa cu desavarsire conducerea vehiculului sub
influenta alcoolului, medicamentelor sau drogurilor.
4.2.2.4. Se recomanda ca durata maxima de conducere sa fie de 10 h/zi, cu pauze de 20 de minute
la fiecare 3 ore. Utilizatorul va respecta sau nu aceste reguli pe propia sa raspundere. Mai
mult, Utilizatorul este singurul in masura sa-si organizeze programul astfel incat sa evite
oboseala si implicit posibilitatea producerii de accidente.
4.2.2.5. Distanta maxima ce poate fi strabatuta intr-o zi va fi stabilita in functie de gradul de
oboseala al Utilizatorului, viteza limita legala, tipul vehiculului, etc.
4.2.2.6. Daca Utilizatorul nu respecta regulile de circulatie in timp ce conduce vehiculul proprietatea
companiei, consecintele acestui comportament vor fi suportate de catre acesta.
Procedura auto Aqua Sara Page 3 of 7
4.2.2.7. Este responsabilitatea conducatorului auto sa se asigure ca vehiculul este parcat si condus
in conformitate cu prevederile legale. De aceea amenzile primite sunt responsabilitatea
Utilizatorului si nu vor fi decontate de catre Companie.
4.2.2.8. Suspendarea temporara sau finala a premisului de conducere, precum si alte evenimente
deosebite trebuie aduse imediat la cunostinta sefului direct si a Responsabilului Parcului
Auto.

4.2.3. Conditii tehnice

4.2.3.1. Utilizatorul este raspunzator pentru intretinerea in bune conditii a vehiculului, acest lucru
presupunand si indeplinirea tuturor activitatilor cuprinse in Anexa 3.
4.2.3.2. Conducatorul vehiculului trebuie sa cunoasca instructiunile de operare stipulate in Cartea
tehnica si sa le respecte in permanenta.
4.2.3.3. Utilizatorul va duce vehiculul pentru reviziile periodice la service-ul autorizat de catre
Companie in baza recomandarilor cuprinse in cartea tehnica sau cand se ajunge la un
anumit numar de kilometri rulati.
4.2.3.4. Departamentul Parc Auto va comunica superiorului direct al Utilizatorului programul de
revizii. Sub directa indrumare a sefului direct, Utilizatorul se va prezenta cu vehiculul la
revizie la locul si data stabilite in prealabil prin programul de revizii.
4.2.3.5. In afara de reviziile periodice, toate costurile si investitiile trebuie aprobate de catre
superiorul direct si Responsabilul Parcului Auto.
4.2.3.6. In vederea mentinerii curateniei vehicolului si pastrarii unei imagini adecvate a Companiei
pe piata, Conducatorul auto va spala si curata saptamanal Vehicolul Companiei. Se va
deconta o spalare exterior+interior / saptamana.
4.2.3.7. Utilizatorul trebuie sa raporteze imediat la Departamentul Parc Auto orice probleme tehnice
si sa inainteze catre Responsabilul Parcului Auto formularele de Constatare si costurile
estimative.
4.2.3.8. In cazul in care datorita exploatarii neglijente apar costuri suplimentare de reparatii,
Utilizatorul va suporta acelasi penalitati ca in cazul producerii de accidente soldate cu
pagube materiale.

4.2.4. Masuri anti-furt

4.2.4.1. Utilizatorul trebuie sa-si ia toate masurile de siguranta pentru a preveni furtul vehiculului
sau a obiectelor din interiorul acestuia.
4.2.4.2. Utilizatorul trebuie sa faca tot posibilul sa asigure vehiculul pe durata absentei sale:
 Inchiderea usilor si ferestrelor
 Indepartarea radiocasetofonului din masina (daca exista si poate fi indepartat )
 Cuplarea alarmei auto (daca autoturismul este dotat cu alarma)
 Depozitarea lucrurilor de valoare doar in portbagaj.
 Armarea alarmei auto (daca exista)
4.2.4.3. Compania nu va plati despagubiri pentru obiectele furate sau deteriorate care au fost
uitate in vehicul. Aceste obiecte nu sunt asigurate.
4.2.4.4. Daca vehiculul a fost spart sau furat, faptul va fi adus la cunostinta politiei si se va
anunta imdeiat seful direct si Responsabilul Parcului Auto. In maximum 24 de ore,
evenimentul trebuie raportat si la compania de asigurari.
4.2.4.5. Este intrezisa pastrarea in habitaclul vehiculului a documentelor, hartiilor de orice fel,
precum si a materialelor inflamabile gen spray-uri.
4.2.4.6. In cazul furtului din interiorul vehiculului, Utilizatorul trebuie:
 Sa ia toate masurile necesare pentru asigurarea sigurantei vehiculului pina la
sosirea politiei.
 Sa ofere politiei (sau asiguratorului) orice informatie legata de vehicul si sa faca
tot posibilul sa recupereze vehiculul sau partile componente care au fost furate.
 Sa predea Companiei de asigurari, cele doua seturi originale de chei,
telecomanda, cartea de identitate a vehiculului si certificatul de inmatriculare.

Procedura auto Aqua Sara Page 4 of 7

4.2.5. Curatenia

4.2.5.1 Pentru ca modul in care arata vehiculul se reflecta in imaginea pe piata a Companiei,
este responsabilitatea Utilizatorului sa mentina vehiculul curat atat la exterior cat si in
interior.
4.2.5.2 Vehiculele proprietatea Companiei vor fi spalate cel putin odata pe saptamana iar
costurile vor fi suportate de catre Companie.

4.3. Pagube si accidente

4.3.1. In cazul unui accident de circulatie in care este implicat vehiculul proprietatea companiei si
care s-a soldat cu pagube sau victime, Utilizatorul trebuie sa:
 Accidente fara victime sau rani:
- Asigure locul accidentului precum si vehiculul si bunurile continute.
- Informeze imediat seful direct si Responsabilul Parcului Auto.
- Mearga imediat la Politie impreuna cu persoana implicata in accident si cu
martorii, daca este cazul.
- Obtina toate documentele legale necesare pentru efectuarea reparatiilor si
recuperarea cheltuielilor cu reparatia.
- Completeze declaratia de accident si trimita imediat documentele catre
Responsabilul Parcului Auto.

 Accidente care au cauzat rani sau victime:

- Asigure initierea procedurilor de urgenta (prim ajutor, anunta politia, ambulanta
si pompierii daca este cazul) si asigure locul accidentului.
- Informeze imediat seful direct si Responsabilul Parcului Auto.
- Anunte imediat Politia si sa astepte sosirea acesteia la locul accidentului.
- Roage martorii sa ramana sa dea declaratii in fata organelor de Politie privind
imprejurarile producerii accidentului.
- Mearga la Politie pentru a obtine toate documentele legale.
- Completeze declaratia de accident si sa trimita imediat documentele catre
Responsabilul Parcului Auto.
Toate cele de mai sus intra in responsabilitatea sefului direct in cazul in care Utilizatorul este
una din victime.

4.3.2. Orice pagube, chiar si minore, produse vehiculului trebuiesc raportate imediat sefului direct si
Responsabilului Parcului Auto.
4.3.3. Gravitatea sau repetitivitatea acestor incidente poate conduce la masuri disciplinare.
4.3.4. Responsabilul Parcului Auto va pastra inregistrarile accidentelor pentru fiecare vehicul in parte
si va stabili gradul de responsabilitate al Utilizatorului pentru fiecare accident in parte.
Inregistrarile se vor pastra timp de 18 luni.

4.4. Cheltuieli cu Flota

4.4.1. Compania va achita toate taxele aferente detinerii unui vehicul: impozitul, taxa de drum,
asigurarea obligatorie, asigurarea in caz de accidente.
4.4.2. Utilizatorul va primi carduri pentru alimentarea cu carburant de la Responsabilul Parcului Auto.
Alimentarile vor fi verificate in baza numarului de km efectuati si inregistrati in “Foaia de
parcurs” din luna anterioara. Responsabilul Parcului Auto va pastra inregistrari cu consumul
de carburant pentru fiecare vehicul si Utilizator.
4.4.3. Compania va suporta toate cheltuielile leagte de exploatarea, intretinerea si reparatia
vehiculelor aflate in proprietate.
4.4.4. Este responasbilitatea Responsabil Parc Auto de a monitoriza eficient toate costurile legate de
exploatarea vehiculelor, inclusiv a celor legate de reparatii si intretinere.

4.5. Penalitati

Procedura auto Aqua Sara Page 5 of 7

 4.5.1. Pentru a preveni eventualele acte de iresponsabilitate si pentru a reduce numarul
accidentelor din cauza utilizatorului, Compania a instituit urmatorul sistem de
penalitati:

ABATERE SANCTIUNE DISCIPLINARA

4.5.1.1. Conducerea sub influenta alcoolului sau a Sanctiuni disciplinare putand merge pena la
drogurilor. concediere.
4.5.1.2. Refuzul de a returna vehiculul la cererea
Concediere pe loc
companiei.
Prima abatere:
- Avertisment verbal

- Avertisment final si daca nu exista

4.5.1.3. Suspendarea definitiva sau temporara a
posibilitatea indeplinirii altor sarcini,
permisului de conducere (exceptand cazurile de
Utilizatorul va fi in concediu fara plata pe
suspendare pentru consum de alcool, care se
perioada suspendarii permisului de
incadreaza la pct. 4.5.1.1).
conducere, sau va gasi o alta varianta ca sa-
si indeplineasca sarcinile de serviciu.
A doua abatere:
- Avertisment final scris
4.5.1.4. Neanuntarea Companiei despre
Concediere pe loc
suspendarea permisului de conducere.
4.5.1.5. Neanuntarea Companiei despre avarierea
Avertisment final scris
accidentarea sau furtul vehiculului.
4.5.1.6. Orice modificari aduse vehiculului
Avertisment final scris
(adaugarea sau indepartarea unor accesorii, etc)
4.5.1.7. Utilizarea vehiculului in scopuri personale
precum si prezenta unor persoane neautorizate in Avertisment final scris
Vehicol.
Prima abatere: Avertisment preliminar
A doua abatere: Avertisment final
4.5.1.8. Consum de carburant cu mult peste
A treia abatere: Concediere pe loc
nivelul mediu (consumul mediu va fi comunicat de
Imediat ce un asemenea consum a fost
catre Responsabil Parc Auto).
constatat, prejudiciul va fi recuperat de la
Utilizator.
4.5.1.9. Furt de carburant Concediere pe loc
Inregistrarile accidentelor se vor pastra in
evidentele Companiei timp de 18 luni.
Prima abatere: Avertisment preliminar si
plata a 1% din costul reparatiilor.
4.5.1.10. Accidente produse din vina Utilizatorului.
A doua abatere: Averisment final si plata a
5% din costul reparatiilor.
A treia abatere: Concediere pe loc si plata a
10% din costul reparatiilor.
Inregistrarile pagubelor produse din
neglijenta Utilizatorului se vor pastra in
evidentele companiei timp de 18 luni.
Prima abatere: Avertisment preliminar si
4.5.1.11. Intretinerea neglijenta a vehiculului
plata a 1% din costul reparatiilor.
incredintat.
A doua abatere: Averisment final si plata a
5% din costul reparatiilor.
A treia abatere: Concediere pe loc si plata a
10% din costul reparatiilor.
4.5.1.12. Orice alte abateri de la prezenta
Avertisment verbal.
procedura.

Procedura auto Aqua Sara Page 6 of 7

 A primit, a citit si a aderat la aplicarea prezentei proceduri

NR. NUME DEPARTAMENT DATA SEMNATURA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Procedura auto Aqua Sara Page 7 of 7