SOCIEDAD EMPRESA E INFORMACIÓN

XM Compañía de Expertos en Mercados

Empresa de Servicios públicos
Sector Eléctrico
Debate 2
Bloques 7, 8, 9
Sandra I Betancourt
29/11/2010
 TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCION .............................................................................................................................................. 3
2 LA EMPRESA XM ........................................................................................................................................... 3
3 MEDIOS QUE USAN LOS DIRECTIVOS ..................................................................................................... 3
4 PRINCIPALES SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES ................................................ 4
5 GESTIÓN DE DATOS ....................................................................................................................................... 6
5.1 DATA WAREHOUSE .......................................................................................................................................... 6
5.2 DATAMINING .................................................................................................................................................... 7
6 NECESIDADES DE NEGOCIO A SER SATISFECHAS POR UNA SOLUCIÓN BUSINESS
INTELLIGENCE ......................................................................................................................................................... 7
7 CONCLUSIONES ............................................................................................................................................ 11

Debate 2 Análisis de XM por Sandra Betancourt -Pág. 2 -

1 INTRODUCCION

El presente documento recoge los aportes de cada uno de los temas que hacen parte
del debate 2 de la segunda parte del módulo Sociedad, Empresa e Información del
Master de Business Intelligence:
(a) Explica razonadamente sobre qué medio descansan principalmente los directivos
de tu empresa ¿enriquecidos o de baja riqueza?
(b) A partir de la categorización de los principales sistemas computarizados de
apoyo a la toma de decisiones, identifica cuál o cuáles de ellos se encuentran
presentes en tu empresa. Aporta ejemplos específicos.
(c) Describe un ejemplo de data warehouse y data mining existente en tu
organización. En el caso de que no existan, sugiere un ejemplo que pudiera ser
interesante implantar en vuestra empresa.
(d) Especifica y explica qué necesidades de negocio de tu organización podrían ser
satisfechas por una solución business intelligence. Se sugiere que se vincule con
las estrategias y objetivos de negocio de la empresa.

2 LA EMPRESA XM

La compañía XM Expertos en Mercados S.A. E.S.P., es una empresa de servicios

públicos. XM es responsable de coordinar el despacho de electricidad en
Colombia, hacerle permanente mantenimiento a la red para evitar impedimentos
innecesarios en el despacho, supervisar la demanda proyectada y real de
electricidad en Colombia, e identificar los riesgos que impidan atender
satisfactoriamente la demanda de energía en todo el país.

XM realiza también la administración del mercado, por medio del administrador del
Sistema de Intercambios Comerciales (Transacciones SIC) y Liquidador y Administrador
de Cuentas de cargos por Uso de las Redes del SIN (Transacciones LAC).

En Colombia esta actividad es regulada y puede considerarse como monopolio, sin

embargo la empresa debe cumplir con estándares de calidad y la orientación al cliente
es muy importante.

3 MEDIOS QUE USAN LOS DIRECTIVOS

En XM los altos directivos usan ambos medios: el enriquecido y de baja riqueza, sin
embargo si se compara el tiempo de uso, se destacan los canales enriquecidos ante
todo la comunicación personal cara a cara como reuniones internas : grupos
primarios, comités de junta, reunión operativa diaria, y las externas para el
relacionamiento con el sector eléctrico: Comité Nacional de Operación CNO,
Debate 2 Análisis de XM por Sandra Betancourt -Pág. 3 -
Comité Asesor de la Comercialización CAC, reuniones con los entes reguladores
CREG, UPME y Ministerio de Minas y Energía. La mayoría de las reuniones externas
se realizan fuera de la sede en Bogotá, a la semana los directivos viajan de 2 a 3
veces. En esta parte es importante la comunicación electrónica, los correos, los
indicadores se transmiten a los móviles. La comunicación vía móvil es muy importante
en estos casos, cuando necesitan algún dato simplemente llaman y preguntan no
importando el grado de ambigüedad.

De las reuniones externas por lo general se expiden documentos no informatizados

como Acuerdos, resoluciones y actas que se publican para consulta en la página
web de cada ente. Estas reuniones son sumamente importantes porque establecen
múltiples canales hasta coincidir en una interpretación común del tema tratado y
se da una realimentación inmediata entre los participantes sobre medidas tomadas en
la operación y sobre opiniones provenientes de los agentes del mercado.

Cuando los altos ejecutivos no viajan lo primero que hacen en la mañana es consultar
el resumen de los informes operativo del día anterior vía web, así tienen una idea de
cómo estuvo la operación, si hubo cambios, problemas, etc. También se le envía al
móvil a la 6 am los indicadores más importantes de la operación. Esto les toma 30
minutos aproximadamente, el resto del día usan medios enriquecidos.

4 PRINCIPALES SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

En XM se identifican los siguientes sistemas de apoyo a la toma de decisiones, pero

dadas sus características algunas aplicaciones son difíciles de catalogarlas en unas
sola pudiéndose decir que son hibridas. Voy a describir cada uno de estos sistemas :

DSS - Decission Support System

Estos sistemas combinan modelos y datos con el fin de resolver problemas
semiestructurados con una amplia implicación de los usuarios.

Para apoyar el proceso de Administración del Mercado de energía se desarrolló junto

con la universidad un modelo de simulación basado en micromundos Enerbiz
que abarca diferentes aspectos de la comercialización de energía, permitiendo aplicar
conceptos básicos de estrategia, conformación de portafolios energéticos y
administración del riesgo en la comercialización de energía bajo diferentes escenarios
de hidrología y demanda, así como analizar la influencia de diferentes variables
sobre el comportamiento del Mercado.
Esto hace posible el análisis Qué pasaría si ¿

Los encargados de este proceso pueden tomar decisiones haciendo la modelación en

este programa

Debate 2 Análisis de XM por Sandra Betancourt -Pág. 4 -

Con esto se integran dos componentes básicos: En primer lugar, la teoría o principios y,
en segundo lugar, la situación real del negocio que permite demostrar la teoría y
proveer un contexto o ambiente en el cual los ejecutivos pueden probar sus teorías.

GDSS Group Decission Support System

La característica principal es este tipo de sistema son las decisiones compartidas.

Los ingenieros que están en el análisis del despacho de energía y en la operación

utilizan un programa que se llama el DIgSILENT Power Factory con el cual corren
flujos de carga y monitorean en tiempo real las condiciones del Sistema Eléctrico en
Colombia. Este sistema trabaja en red y los resultados que obtiene uno pueden ser
consultados por otra persona del grupo y entre todos toman deciden cuál es la mejor
decisión para la operación según las condiciones en cada momento.

Sistemas Expertos
Codifican el conocimiento y experiencia de las personas para alcanzar ese nivel experto
en la solución de problemas

XM cuenta con un modelo de entrenamiento y apoyo para la operación de sistemas de

potencia mundialmente conocidos como DTS (Dispatch Training System). El personal
encargado de la operación lo usa como ayuda en el monitoreo y control de las variables
más importantes del sistema de potencia (voltaje, frecuencia y carga de equipos) y
adicionalmente como asesor en la solución a problemas derivados de la operación tanto
en estado normal como en estado de emergencia.

El modelo desarrollado recopila de una manera práctica conceptos y experiencias

adquiridas sobre la óptima operación de sistemas de potencia. De esta manera se
busca privilegiar el desarrollo humano más que cualquier otro elemento tecnológico, ya
que la tecnología es un soporte para que el capital humano sea ágil y efectivo en sus
tareas. Igualmente, con la integración del Modelo de Apoyo y el DTS se plantean
soluciones a la problemática del almacenamiento y la transferencia del
conocimiento.

Redes neuronales
Es un sistema con enfoque de reconocimiento de patrones o modelos para la resolución
de problemas
En esta parte se han hechos varios esfuerzos sobre todo en el tema de pronóstico de la
demanda de energía, pero ha quedado en proyectos de investigación y no
se implementado.

KMS - Knowledge Management System

Sistema basados en tecnologías de información que apoyan y mejoran los procesos
organizacionales de creación, almacenamiento-recuperación, trasferencia y aplicación
del conocimiento.

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La empresa ha trabajado en el tema de directorios de conocimientos corporativos y un
poco en la creación de redes de conocimientos. Adicional se puso en funcionamiento
hace 6 meses una estrategia de Integración de procesos que implica una serie de
cambios tecnológicos para la organización, entre otros, generación de grupos de
trabajo, wikis, portales de colaboración, biblioteca virtual y la posibilidad de realizar
reuniones virtuales reales donde se comparte un escritorio vía telefónica o vía Web
.Toda disponible en la intranet de la empresa.
Adicional se tiene un mapa de conocimiento, para cada proceso de la organización se
tiene clasificados los conocimientos y las competencias técnicas que se debe tener y la
persona con la que se puede consultar.

EIS Enterprise Information System

Sistema de información diseñado para proporcionar a los altos directivos un fácil acceso
a la información interna y/o externa que es relevante para sus actividades de gestión.

En la empresa no existe un sistema que cumpla con todas la funciones atribuibles a

EIS, las funciones no están totalmente integradas. Se distinguen estas actividades:

Informe ejecutivos. Se tiene varias fuentes para el histórico normalmente la fuente es

la bodega de datos. Para el del día a día el sistema transaccional, también se muestran
datos de tiempo real de la operación.

Diariamente se muestra los indicadores claves de negocio de la calidad de la

operación como son la demanda no atendida por causas programadas y no
programadas, Variaciones de tensión por fuera del rango, Variaciones lentas de
frecuencia se definen los umbrales de cada uno y se muestra el cumplimiento en
colores verde, amarillo o rojo.
Apoyo a las comunicaciones electrónicas correo, video conferencia, conferencias vía
teléfono.

Las herramientas de profundización de datos no son automáticas aún.

Sistema de requerimientos y de incidentes está en plataforma de work flow.

La mayoría de las funciones se están integrando en la Intranet y en el portal de

información

Falta integrar con los otros sistemas anteriormente descritos

5 GESTIÓN DE DATOS

5.1 Data Warehouse

XM cuenta con una bodega de datos que integra sus visiones Comercial y de
Operaciones provenientes de múltiples fuentes independientes: unifica conceptos
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para el registro de información que en el mundo transaccional no son viables
actualmente.. Por medio de este sistema unificado, es posible realizar el análisis de los
datos de cada tema de negocio evaluando y comparando variables relacionadas, al
igual que disminuyendo o eliminando la brecha entre la información operativa y
comercial.

Actualmente cuenta con alrededor de 200 métricas y 10 dimensiones disponibles en

diferentes resoluciones: horaria, diaria, mensual, anual. La mayoría tiene datos
disponibles desde el inicio de Mercado de energía Mayorista en 1995

Esta bodega no es sólo para uso Interno sino externo, los Agentes del Mercado, las
entidades gubernamentales, universidades y consultores con ciertos perfiles pueden
consultar esta bodega Para conocer más de la bodega ver
http://sv04.xm.com.co/neonweb/

Cada variable cuenta con una descripción de Metadatos la cual explica el significado, la
vigencia, fuente de datos, resolución, unidad de medida.

Esta bodega está montada en Oracle desde hace 12 años, los procesos de ETL fueron
desarrollados en Proc, el mantenimiento es muy costoso. Se quiere actualizar a
tecnologías modernas que permita: Suscripciones, personalización, alertas, análisis
multidimensional, minería de datos, etc.

5.2 Datamining
Todavía en XM no se ha desarrollado, pero su uso será útil en la gestión de la
demanda de energía para hacer mejores pronósticos: con base en la información
histórica de la demanda y de información de otras variables, identifica las variables que
tienen más significancia en la predicción. Por ejemplo hacer análisis de comportamiento
de la demanda por tipo de día (días festivos, días de eventos especiales), por clima:
cuando hace mucho calor se aumenta el consumo de energía por el uso de los aires
acondicionados, detección de zonas complementarias en demanda: en época de
vacaciones baja la demanda en el centro del país y aumenta en la zona de la costa
Atlántica.

6 NECESIDADES DE NEGOCIO A SER SATISFECHAS POR UNA SOLUCIÓN

BUSINESS INTELLIGENCE

Para atender los retos que plantea ser una empresa de conocimiento, XM debe contar
con un conjunto de herramientas, basadas en una plataforma de inteligencia de
negocios, que le permitan realizar procesos de análisis de información, manipulación y
apoyo a la toma de decisiones en forma oportuna y eficiente.

En la actualidad XM cuenta con un conjunto de herramientas que son consideradas

como componentes de una plataforma de Inteligencia de negocios, las cuales deben

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mantenerse actualizadas con información del negocio, de modo que se pueda
aprovechar eficientemente en cuanto a su contenido y procesamiento.

Asimismo, estas herramientas existentes, han cumplido un ciclo de vida que amerita su
renovación y que deben abordarse en un proceso de mejoramiento, de modo que con el
desarrollo de nuevas herramientas se puedan atender las necesidades del negocio.
Entre los aspectos a mejorar en estas herramientas se destacan:, costos de
mantenimiento, tiempos de procesamiento y construcción, incluir nuevas
funcionalidades análisis multidimensional, data mining, data warehouse en linea, entre
otras.

La implementación de un Data Warehouse es la base para proveer una vista unificada

de la información corporativa a través de una fuente de datos segura, confiable,
integrada y administrada centralmente. Business Intelligence se construye a partir de
una promesa simple y sencilla: contribuir a mejorar el desempeño del negocio a
través de la toma de mejores decisiones en todos los niveles de la organización.
Cuando se tiene la confianza que la información requerida para la toma de las
decisiones es confiable, completa y oportuna, se puede mejorar el desempeño
organizacional, crear ventaja competitiva y lograr los objetivos de la organización.

El Data Warehouse existente corresponde a un muy buen diseño e implementación que

cumple totalmente con las necesidades que le dieron origen. Posee un alto grado de
flexibilidad que le ha permitido adecuarse a las necesidades cambiantes del mercado a
través del tiempo. Sin embargo, en este momento las nuevas necesidades y
requerimientos implican un rediseño del sistema, no solo como producto de la migración
y óptima utilización de las nuevas tecnologías sino como resultado de un nuevo
conjunto de necesidades y requerimientos del mercado al cual está orientado.

La dinámica propia del negocio, propone la extensión del concepto a otras áreas del
negocio que hoy requieren desarrollar y explotar de manera intensiva sus activos de
información de manera ágil y flexible, llenando el vacío existente entre rico en datos
pero pobre en información. Los tomadores de decisiones se encuentran ubicados en
todos los niveles de la organización, donde se requiere análisis rápido de información
en lugar de reportes fijos que no contribuyen al proceso de toma de decisiones
oportunas e inmediatas.

Un escenario de estas características requiere una alineación entre las necesidades del
negocio y la plataforma tecnológica que lo soporta, de forma tal, que se cuente con una
infraestructura que apoye las destrezas de acceso y explotación de información
requeridas por la organización a unos óptimos costos de propiedad de la tecnología.

Beneficios Técnicos

Obtener la integración de datos de diferentes fuentes en un modelo de datos
reflejado en diferentes DATA MART´s que respondan a las necesidades del negocio

Aprovechar el modelo existente y las mejores prácticas asociadas a este

Crear un proceso de ETL moderno y acorde a las necesidades del negocio

Reducción de los costos de administración de la información corporativa
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Beneficios de Negocio

Calidad en la información

Oportunidad de acceso a la información

Explotación y mejor aprovechamiento de los recursos de información de la
organización

Agilidad empresarial en los proceso de análisis y seguimiento de la información
obteniéndose un rápido resultado de gran capacidad de reacción ante nuevas
oportunidades

Disminuir los riesgos de entrega de información incorrecta

Evitar reproceso y procesos manuales que redunden en ahorro de tiempo y de
costos

Mejorar la información suministrada al mercado

Atender las necesidades de los clientes de manera más eficiente y con valor
agregado

Optimizar el proceso de análisis y seguimiento de información a través del
mejoramiento del flujo de información

Mayor disponibilidad de recursos humanos y tecnológicos

Fortalecimiento de las capacidades analíticas y de planificación de la organización

Aspectos que justifican la implementación del proyecto desde el punto de vista

de estratégico del negocio:

Alinearse con la estrategia del negocio planteada en la planeación estratégica

corporativa y de tecnología.

Darle alcance al desarrollo de la arquitectura de tecnología empresarial como base
fundamental para la construcción de la estrategia de portales, integración y
comunicación con clientes.

Actualizar la plataforma tecnológica, de manera que se aprovechen las
oportunidades ofrecidas por las tecnologías y los nuevos enfoques

Implementar el modelo de inteligencia del negocio trabajando por ciclos o etapas,
donde inicialmente se abarcará el proceso Análisis y Seguimiento de Información.

Apoyar el proceso de análisis de información y de gestión de conocimiento al interior
de la empresa

Desarrollo de una fuente integrada de información, para evitar versiones múltiples de
la misma información

Disminuir riesgos estratégicos por exposición y entrega de información errónea

Específicamente en el proceso de Análisis de Información (en el proceso que yo

trabajo) se identifican siete áreas de mejoramiento, para las cuales se detalla
información:

1. Calidad de la información
Los problemas causados por calidad de los datos se resumen en:

Tomar decisiones incorrectas y tarde

No entender el negocio
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No desempeñarse como es esperado

No dar un buen servicio

Exposición a riesgos operativos y de imagen

Usar tiempo reconciliando reportes y limpiando datos

El problema de calidad se traduce en términos de negocios en:

Reducción de ingreso: por servicios especializados afines

Insatisfacción de los clientes: baja en las encuestas (imagen)

Aumento en la atención de requerimientos de información

Incremento de gastos y pérdida de agilidad y velocidad: AOM de plataformas
redundantes, ineficientes, más trabajo manual

Los problemas de calidad han llevado a que cada responsable de proceso busque
alternativas individuales. Esto implica:

Recursos duplicados para recolectar, limpiar, almacenar y validar los mismos datos
y manejar la infraestructura correspondiente

Múltiples versiones de la información

Recarga en sistemas transaccionales (no optimizados para consultas).

Los cambios en datos deben reflejarse en varias partes generando ineficiencia y
riesgo de pérdida de sincronía

Dificultad para entender los sistemas existentes

2 Usabilidad de la información
Los usuarios internos y externos usan cada vez menos la plataforma por:

Falta de conocimiento y promoción

Tienen otras alternativas mejores: servidor de acceso remoto a archivos txt (RAS) e
informes manuales

La baja usabilidad disminuye el retorno sobre la inversión y lleva a:

Más trabajo manual

Sistemas redundantes con información redundante

Aumento en los requerimientos

Los problemas de usabilidad no están relacionados únicamente con la tecnología

informática:

No hay un esfuerzo claro de evolución de la solución para cubrir las necesidades de
cada proceso consumidor y productor de información

No hay un proceso formal de promoción de las soluciones existentes

No hay un proceso de entrenamiento a los usuarios

Desde hace dos años, el proceso se ha preocupado por hacer gestión de la calidad
con ayuda de estudiantes en práctica

3. Satisfacción de los clientes

Falta promoción de la solución y capacitación

Falta evolucionar la solución para cubrir las necesidades actuales de los clientes

Hay que trabajar el tema de la calidad integral de la información
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 Nuevas formas de manejo de información

4. Costos de mantenimiento y soporte a la plataforma actual (Costos asociados

a la información).

Costos Tangibles de la Información:

Horas de búsqueda, preparación e interpretación de la información

Costo de los errores humanos en cálculo

Horas de equipo procesando y preparando la información

No detectar objetivos no cumplidos

No controlar el cumplimiento de la estrategia

Tomar decisiones sin toda la información necesaria

Costo de desinformación y errores

Costos Intangibles de la información:

Costos de satisfacción del cliente interno

Costos de aumento de productividad

Costos de imagen corporativa

5. Aspectos administrativos

La plataforma no evolucionó a la velocidad del negocio y del mercado, pero las
necesidades y el contexto sí

El soporte que se le da es principalmente reactivo

No se disponen de nuevas variables según evoluciona el negocio

Riesgos por entrega de información no confiable a las autoridades de vigilancia y
control

Redundancia de información presentada

7 CONCLUSIONES

Con respecto a los medios que usan los directivos en XM se concluye que las
reuniones programadas son el medio favorito para los altos directivos, y son las
que más se aportan a las características propias del negocio porque en ella confluyen
todos los entes participantes en el Mercado de Energía.

En cuanto los principales sistemas de apoyo a la toma de decisiones en XM el más

interesante es el Sistema Experto el cual recopila conceptos y experiencias
adquiridas sobre la óptima operación de sistemas de potencia, con la integración
del Modelo de Apoyo y el DTS se plantean soluciones a la problemática del
almacenamiento y la transferencia del conocimiento. En este punto del
conocimiento también se destacan las herramientas colaborativas: generación de
grupos de trabajo, wikis, portales de colaboración, biblioteca virtual y la posibilidad de
realizar reuniones virtuales reales donde se comparte un escritorio vía telefónica o vía
Web .Toda disponible en la intranet de la empresa. Estos sistemas en realidad apoyan
a todos en la empresa

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También los sistemas de toma a de decisiones han evolucionado, se construyo una
bodega de datos que integra la visión Comercial y de Operaciones provenientes de
múltiples fuentes independiente. Esto ha permitido un acceso más rápido a los datos
y evita el rendimiento de los sistemas OLTP.

Una oportunidad de mejoramiento es el uso de los datos de la DWH (histórica desde

1995) para hacer minería de datos: trabajar los pronósticos de demanda de energía,
perfiles de consumo de energía y el reconocimiento de patrones en las fallas en el
sistema de transmisión.

, donde se requiere análisis rápido de información en lugar de reportes fijos que no.

Se requiere una alineación entre las necesidades del negocio y la plataforma

tecnológica que lo soporta, de forma tal, que se cuente con una infraestructura que
apoye las destrezas de acceso y explotación de información requeridas por la
organización a unos óptimos costos de propiedad de la tecnología Se deben
aprovechar las nuevas Oportunidades en el uso de tecnología: Suscripciones,
personalización, alertas, interfaces máquina-máquina, análisis espacial y
georeferenciado, minería de datos, etc.

Por eso alineado con la estrategia del negocio planteada en la planeación estratégica
de tecnología la empresa debe evolucionar a un sistema BI, teniendo en cuenta que
los tomadores de decisiones se encuentran ubicados en todos los niveles de la
organización. Los beneficios son múltiples pero se destaca:

Actualizar la plataforma tecnológica, de manera que se aprovechen las

oportunidades ofrecidas por las tecnologías y los nuevos enfoques

Mejora ell proceso de toma de decisiones

Calidad en la información

Integración de fuentes

Fortalecimiento de las capacidades analíticas y de planificación de la organización

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