Caso Practico:: ESPARRAGUEROS DEL SUR

La empresa “ESPARRAGUEROS
ESPARRAGUEROS DEL SUR S.A.C.” S.A.C. es una empresa dedicada
de al envasado de
espárragos cocidos. Laa empresa considera muy importante la elaboración
ón de productos
prod que sean de
calidad; pero a su vez busca reducir
educir al máximo
m los costos de manera que pueda ser muy competitiva
en el mercado nacional. Su principal mercado son empresas dedicadas al comercio detallista
de como
supermercados, minimarkets y algunas grandes bodegas.

Sin embargo en los últimos tiempos ha tenido una serie de inconvenientes de calidad con sus
productos,, lo cual le ha generado muchas devoluciones de productos y la consecuente reducción
re de
las ventas. Ess por esto que la empresa decide contratar los servicios de una empresa consultora que
le ayude a solucionar los problemas.
problemas

La empresa LEEV CONSULTING S.A. es una empresa especializada en la Gestión por procesos, y
contratada por ESPARRAGUEROS DEL SUR SAC, C, pone manos a la obra en la asesoría. Así que
destaca a un grupo de consultores
onsultores para realizar un recorrido a través
és de la empresa y entrevistar a
diferentes jefes y operarios de la empresa´,
empresa obteniéndose la siguiente descripción
descripci del proceso
desarrollado:

Los clientes hacen sus pedidos en forma telefónica

telef o vía email al Área
rea de Ventas, verifican la
disponibilidad del stock, coordinan
oordinan la entrega y los plazos con el cliente.
cliente Ventas transmite sus
necesidades consolidadas,, en una Orden de Despacho;
Despacho al Árearea de Almacenes,
Almacenes responsable del
almacenamiento de productos terminados, para que éste los prepare y entregue para la respectiva
distribución. El proceso de distribución
distribuci está a cargo del Área de Ventas quienes emiten la guía de
remisión y factura respectiva; y gestionan el uso de los diferentes medios transportes de la empresa
(camiones, camionetas, o motos) para entregar los productos terminados hacia los clientes. La
copia respectiva de las facturas y guías
gu de remisión son entregadas al área administrativa para la
cobranza según los plazos establecidos.
establecidos

Él Área de Almacenes maneja el almacén de materia prima y materialesmateriales. Las cantidades de

materiales y materiaa prima se las hace llegar el Área de Producción quien las determina en función
a sus necesidades de procesamiento.
procesamiento Para la adquisición de materia prima y de materiales,
materiales
Almacenes solicita las cotizaciones respectivas a los proveedores, analiza
naliza las ofertas en función al
precio; y de ser adecuada emite una Orden de Compra y realiza la a compra
compra.

Cuando los proveedores envían ían la materia prima o materiales solicitados

itados, las acompañan con la
factura y guía de remisión
ón respectiva.
respectiva Almacén realiza la recepciónón verificando que las cantidades
mencionadas en la guíaía de remisión
remisi concuerden con las recibidas. Luego
uego genera una Orden de
Inspección,
ón, para que Control de Calidad verifique si las características
característica de la materia prima y
materiales cumplen con las especificaciones de calidad
calidad, de ser así,
í, declara aprobado la materia
prima o materiales para que puedan ser almacenados;; de lo contrario se realiza el reclamo
respectivo y se devuelven al proveedor. La factura es enviada al Área Administrativa para que
proceda al pago según los plazos convenidos.

ón es la responsable de transformar las materias primas (espárragos

Él Área de Producción ( crudos) de
procesarlos mediante una selecci
elección y un tratamiento térmico posterior
terior dejarlos listos para su
envasado con una solución y su posterior etiquetado y encajonado. El programa de d qué es lo que

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 se va a producir está definido por el jefe de área en coordinación con la Gerencia. La Gerencia
además
ás establece la prioridad de producción y además establece directivas de productividad que se
deben seguir.

Control de calidad también

én verifica que los productos elaborad
elaborados
os en producci
producción cumplan con todos
los requisitos del caso, de ser así
as se da paso a su almacenamiento en el Almacén de productos
terminados o de lo contrario el producto es rechazado para reprocesamiento o desecho.

El Área de Mantenimiento es la responsable de verificar que los diferentes equipos y maquinarias

funcionen en forma adecuada. Debe desarrollar mantenimientos preventivos
eventivos en forma programada
y en caso de fallas imprevistas realiza unu mantenimiento correctivo en función
funci a una orden de
reparación
ón que le generan las diferentes áreas de la empresa.

La Gerencia es la que ha definido

efinido toda la forma de cómo vienenn trabajando las diferentes áreas y
los criterios que utilizan para la toma de decisiones y en las diferentes evaluaciones que realizan.
Además reciben los os respectivos reportes del cumplimie
cumplimiento
nto de los objetivos planteados y analizan
estos resultados para replantear
eplantear algunas de ellas.

Los consultores también pudieron puntualizar

puntualizar los siguientes problemas en la empresa:

• Los productos que se han devuelto a la empresa han sido principalmente por problemas con la
materia prima, pues existen algunos proveedores a los que se les compra que no están
haciendo un buen manejo cultural del esparrago. Pero también hay problemas con productos,
productos
que por un tratamiento térmico
t inadecuado presentan un sabor a quemado (procesamiento
inadecuado).
• Han surgido confusiones con la materia prima que está pendiente de inspección y la que ya ha
sido inspeccionada por control de calidad,
calidad lo que ha ocasionado
sionado que la materia prima este
mucho tiempo en espera antes de ingresar al almacén.
• Se han encontrado muchas pérdidas p de materiales y de producto terminado
termi durante
almacenamiento, pues el personal responsable no tiene los cuidados del caso durante su
manipulación. Adicionalmente
dicionalmente existe un montacargas del almacén que tiene problemas y que
contribuye a este problema (mantenimiento inadecuado).
in
• Se han presentado muchos accidentes en el área de producción por no utilizar los implementos
de seguridad respectivos, lo cual además de los perjuicios en el personal también tambi ha
ocasionado retrasos en la producci
producción.
• Se han presentado erroresrrores en el despacho de producto terminado pues no habían sido
debidamente identificadas
identificadas.
• Existen demoras en la a entrega de los productos terminados a los clientes puesto que solo
existen dos personas encargadas que no se abastecen para esta actividad. Esto también ha
ocasionado que existan muchos errores en las cantidades entregadas.
• Tambiénén existen problemas en las cobranzas de facturas, cada
ada uno de los
l encargados lo hace
en forma diferente, cayéndose muchas veces en duplicidaddad de trabajo.
trabajo
• El personal manifiesta en forma general un descontento con el clima organizacional, se sienten
que no existe una adecuada comunicación
comunicaci de los objetivos de la empresa.

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DESARROLLO

Elaborar un mapa de procesos,

procesos diagrama de flujos, ficha de procesos y acciones de mejora;
mejora
considerando los siguientes procesos:
procesos

Creación de Estrategias Envasado / Empacado

Gestión de Pedidos Almacenamiento de Productos Terminados
Compras Distribución
Pago de Facturas Cobranzas
Recepción y Almacenamiento de Materia Prima y Materiales Control de Calidad
Producción Mantenimiento

Mapa de Proceso

Detallar toda la forma

orma de operar de la empresa en un mapa de procesos que este clasificado en un
cuadro donde se ubique
bique el proceso con respecto a cada área, incluyendo las relaciones existentes
entre cada proceso tal como se muestra en el cuadro siguiente:

Área 1 Área 2 Área 3 Área 4 … Área n

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

Proceso 5

Proceso 6

....

Proceso n

Diagrama de Flujo y Ficha de los Procesos.

Desarrollar para cada proceso un diagrama de flujo,, considerando que describa las
subprocesos ó actividades descritas
escritas en la lectura
lectura. En caso considere necesario usar su propio
criterio para describir mejor el proceso.
proceso Utilizar los símbolos correspondientes
orrespondientes, de inicio y fin,

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de proceso o actividad, de documentos, de decisi
decisión tal como se
e muestra en el cuadro
siguiente:

Diagrama de Flujo - Proceso 1

Inicio

Documento 1 Subproceso 1

Subproceso 2

Decisión 1

Subproceso 4 Documento 2

Subproceso 3

Fin

Incluir una ficha de procesos por cada proceso,

proceso que considere entradas
ntradas y salidas (elementos
físicos, información, etc.), recursos materiales (herramientas, equipos,
equipos etc.) y humanos
(personal) e indicadores (de
e resultados y de actuaci
actuación) tal como se muestra a continuaci
continuación:

Nombre del
Entradas Recursos Actividades Indicadores Salidas
Proceso
Proceso 1 Entrada 1 Recurso 1 Inicio Indicador 1 Salida 1
Entrada 2 Recurso 2 Indicador 2 Salida 2
… … Documento 1 Subproceso 1 … …
Entrada 2 Recurso n Indicador n Salida n
Subproceso 2

Decisión 1

Subproceso 4 Documento 2

Subproceso 3

Fin

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Actividades de Mejora

Plantear actividades de mejora que permitan solucionar los diferentes

d problemas
mencionados. Considerar además
adem la modificación al diagrama de flujo
jo desarrollado.
desarrollado Seguir el
modelo siguiente:

Problema Acción Responsable Flujograma de Mejora

Problema 1 Acción 1 Responsable 1
Acción 2 Responsable 2
… …
Acción 2 Responsable n

Problema 2 Acción 1 Responsable 1

Acción 2 Responsable 2
… …
Acción 2 Responsable n

PRESENTACIÓN

• Los grupos conformados

formados en clases serán
ser máximo de 5 integrantes.
• La presentación es hasta las 23:59 horas d
del viernes 6 de agosto vía correo electrónico a
luiseespinozav@gmail.com

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