FOL TEMA 54

1. Introducción

2. La documentación administrativa y comercial de

la empresa

3. Gestión de existencias

4. Libros de contabilidad

5. Impuestos que afectan a la actividad económica

de la empresa

6. Otros tributos

7. Calendario fiscal

1. INTRODUCCIÓN

En el presente tema vamos a estudiar la importancia de una secretaría y

un archivo bien organizados dentro de una empresa.

Todos los documentos y comunicaciones que la empresa realiza

constituyen su vida empresarial y son fuentes de información necesaria
para resolver sus operaciones de forma adecuada y decidir ante otros
casos iguales o parecidos. De esta forma, independientemente de otros
aspectos, la necesidad de guardar la información surge del interés propio
de la empresa.

De la correcta elaboración y archivo de determinados documentos van a

depender otros aspectos vitales de la empresa como la realización de
una adecuada contabilidad, la gestión de existencias de nuestros
almacenes o el control y pago de los tributos que afecten a nuestra
actividad empresarial .

2. LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL DE

LA EMPRESA

La empresa para cumplir sus objetivos realiza unas actividades sque

hay que estudiar, controlar y mejorar permanentemente para
aumentar su eficiencia. Esto requiere generar una documentación
que sirva de base para ello. Las principales razones por tanto de la
documentación son:

a) Por exigencias legales. Según el artículo 30 del Código de

Comercio “[… ] los empresarios conservarán los libros,
 correspondencia, documentación y justificantes concernientes a
su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir
del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se
establezca por disposiciones generales o especiales.”

b) Por necesidades de información, de directivos, accionistas, etc…

c) Para realizar un control de las actividades de la empresa.

d) Para que exista constancia de cómo realizar las actividades en la

empresa (manual de procedimientos)

En cuanto a su clasificación podemos usar diferentes criterios algunos

de los más importantes son:

a) Según sus destinatarios, interna, externa y mixta

b) Según su conservación: Hay documentos que deberán ser

conservados por la empresa de forma permanente, como todos
aquellos relacionados con la acreditación de bienes por parte de la
empresa.

La documentación relacionada con terceros que refleje la creación

de bienes o derechos también la guardaremos aplicando el
artículo 30 del Código de Comercio (incluida la relacionada con
aspectos laborales)

Por último, la documentación generada dentro de la empresa y

que no está relacionada con terceros, es decir, aquella de ámbito
interno solo se conservará durante el tiempo que sea vigente.

c) Según su grado de confidencialidad: de libre acceso, de acceso

restringidos y confidenciales.

A continuación vamos a hablar de la documentación administrativa y

comercial de la empresa. Distinguiremos, documentos relacionados
con la compra-venta, documentos relacionados con los cobros y los
pagos, documentos obligatorios y documentos para mantener
relaciones tanto con el exterior como con el interior de la empresa.

Documentos relacionados con la compra-venta:

a) El contrato: mediante el contrato las partes manifiestan sus

voluntades y aceptan o no el cumplimiento de una serie de
compromisos y obligaciones. no todos los acuerdos de
compraventa se materializan en un contrato. En muchas
ocasiones el propio pedido recoge las condiciones de compra.

A diferencia del contrato, el pedido no está regulado por

 ninguna normativa.

El Código Civil establece que para que haya contrato deben

concurrir los siguientes requisitos:

1) Que la materia del contrato sea un objeto cierto.

2) Que exista consentimiento entre las partes contratantes.

3) Que el objeto cierto sea la causa de la obligación contratada.

b) Pedido: Encargo hecho por un cliente a un proveedor por el cual

este le proporciona un producto o servicio determinado, de unas
características previamente establecidas , en un plazo fijado y en
unas condiciones convenidas

c) El albarán: Documento que acompaña la entrega de la mercancía.

En el se da fe por parte del cliente de la recepción de un producto
o la realización de un servicio. Indica las características del
producto o servicio, la cantidad, los datos de la entrega y los
nombres del comprador y del vendedor.

d) La factura: documento que presenta el proveedor al cliente en

donde consta , además de datos identificativos, el precio unitario y
el importe total de los productos o servicios adquiridos por el
cliente, así como los impuestos correspondientes y el tiempo que
tiene el cliente para hacer el pago y la forma.

e) Otros: Documentación de un concurso, contratos de colaboración

(yo me quedaría con los 4 anteriores)

Documentos relacionados con los cobros y los pagos.

a) Los recibos: Documento mediante el cual la persona que lo

elabora y lo da reconoce haber recibido una cantidad de dinero de
la persona que acepta el recibo.

b) El cheque: documento de crédito por el que el titular de una

cuenta bancaria da una orden de pago al banco de la totalidad de
una parte de los fondos que tiene disponibles en dicha cuenta.

En su funcionamiento intervienen tres personas; librado, librador

y tomador (ver tema preparadores pág 5)

Las formas principales de emitir un cheque son; al portador,

nominativos y a la orden (ver tema preparadores pág 5

Pagarés de cuenta corriente

El pagaré cambiario es un documento que, con la introducción del
pagaré de cuenta corriente ha adquirido gran popularidad
desde su normalización por parte de las entidades de crédito, que
impulsaron su uso en sustitución del cheque postdatado desde la
 promulgación de la nueva Ley Cambiaria y del Cheque, que lo
regula.

El pagaré, ya sea de cuenta corriente o con otro formato

normalizado, es un título cambiario, pagadero a su vencimiento. Al
igual que la letra, debe indicar siempre la persona a quien haya de
hacerse el pago (no se admiten los pagarés al portador).

c) Letra de cambio: documento utilizado como medio de pago, en

virtud del cual una persona (librador) manda pagar a otra (librado)
una cierta cantidad a la orden de una tercera persona (tomador)
en lugar y fecha determinados.

Los efectos comerciales son similares a la letra, en este caso los

derechos de cobro surgen por una transacción comercial.

d) Transferencias (ver tema preparadores pág 7)

e) Adeudo por domiciliaciones (ver tema preparadores pág 7)

f) Confirming ( en el tema de preparadores pago certificado o

confirmado): el pago confirmado es un servicio administrativo-
financiero de intermediación que presta la sociedad especializada
en este tipo de operaciones a una empresa, normalmente de
cierta dimensión, para gestionar los pagos del conjunto de sus
proveedores, ofreciéndoles financiación si éste es a plazo. Con
ello, la entidad financiera tiene la oportunidad de realizar anticipos
con un riesgo muy limitado y previamente estudiado

g) Créditos comunicados en fichero: Son derechos de cobro que el

acreedor comunica mediante fichero informático a un banco para
que gestione su cobro (en gestión de cobro) o para su anticipo
(para su descuento). Los créditos no figuran formalizados en
documento alguno. La entidad no garantizará el cobro de los
créditos a su vencimiento, y si alguno resulta devuelto, lo
adeudará en la cuenta del ordenante. LOS
FUNDAMENTALES SON LOS CUATRO PRIMEROS

Documentos relacionados con actividades de control internas

(enumerar un par de ellos como ejemplo de la lista del tema de

preparadores)

Documentos obligatorios:

a) Relacionados con los trabajadores: TC1 y TC2 son los MODELOS DE

INGRESO DE LAS CUOTAS DE LA SEGURIDAD SOCIAL que debe utilizar
el empresario,

nóminas (recibo justificativo del pago de un salario) y nóminas.

 b) Libros contables y de comercio: Según el artículo 25 del Código de
Comercio

"Artículo 25.
1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad
de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así
como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin
perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario."

Libro de inventarios, diario y otro

Según esto la obligatoriedad se extiende al
de cuentas anuales (el mayor no es obligatorio), las cuentas anuales
son el balance, la cuenta de Pérdidas y Ganancias, el estado de
cambios de patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la
memoria, ya que lo que ha cambiado el NPGC son las cuetas anuales.

c) Otros libros obligatorios, como por ejemplo un libro de actas de las

sesiones de juntas

Por último otro tipo de documentos que usa la empresa son los que usa en
su actividad para mantener las relaciones tanto con el exterior como con el
interior así tenemos cartas comerciales, utilizadas para tratar temas
comerciales de la empresa con el exterior, saludas, memorándums,
telegramas, faxes, e-mails, folletos etc…

3. LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS.

Las existencias son todas aquellas mercancías que la empresa mantiene

en el almacén. Hay diferentes tipos.

(Ver fotocopias tema preparadores pag 10)

a)Materias primas

b)Productos acabados

c) Productos semielaborados

d) Mercaderías o existencias comerciales: son los materiales

comprados por la empresa y destinados a la posterior venta sin sufrir
ninguna transformación.

e) Otros aprovisionamientos: Son los elementos incorporables, por

ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de
oficina

f)Subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la

fabricación principal), residuos (obtenidos al mismo tiempo que los
productos, pueden ser utilizados, vendidos o inservibles) y materiales
recuperables (se reutilizan después de la producción)
Clasificación de los costes de las existencias:

Podemos clasificar los costes de gestión de las existencias en tres

grandes grupos:

1) Costes de pedido: Son los costes generadospor la realización de

pedidos: los costes administrativos y de gestionar y realizar los
pedidos a los proveedores.

2) Costes de mantenimiento de inventario: Son los costes que tiene la

empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus
almacenes. Estos costes pueden ser:

- Administrativos: Costes del personal administrativo y del sistema

de gestión y de administración

- Operativos: Costes del personal del almacén, de los equipos de

manipulación y seguros de las existencias contra riesgos diversos

- De espacio físico: Costes de alquiler de locales, amortizaciones,

impuestos, seguros del edificio, calefacción, ventilación, equipos
frigoríficos

- Económicos: Costes de obsolescencia y depreciación de las

existencias

- Financieros: Coste de los intereses pagados por la financiación de

los capitales invertidos en mantener las existencias

3) Costes de ruptura de stocks: Son los costes que tiene la empresa

cuando se queda sin existencias, es decir, cuando no puede hacer
frente a un pedido de un cliente por falta de un producto o cuando no
puede producir por falta de materias primas o de otras existencias
necesarias para la producción.

Las decisiones que tomemos en relación a la gestión de existencias

nos deben llevar a la minimización de la suma de estos tres costes.
Supone encontrar un equilibrio puesto que por ejemplo para evitar
costes de ruptura de stocks lo mejor es tener muchas existencias en
el almacén, pero esto eleva el coste de mantenimiento, o hacer
pedidos continuamente pero esto eleva el coste de pedido por otro
lado si mantenemos pocas unidades en los almacenes podemos caer
en costes de ruptura de stocks.

Administración de inventarios
Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los
inventarios hay que considerar los siguientes indicadores:

Stock máximo: Cantidad máxima de existencias que podemos

mantener en un almacén en relación con el coste de almacén.

Stock mínimo de seguridad: Cantidad menor de existencias que se

puede mantener en un almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de
stocks es muy alto

Punto de pedido: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el

pedido para reaprovisionar el almacén.

Stock óptimo: Cantidad de cada artículo que combina de forma

óptima las necesidades de aprovisionamiento del proceso productivo,
la satisfacción del cliente y la reducción de los costes de almacén. Un
sistema para calcular el stock óptimo es el Modelo de Wilson, en el
cual definimos una ecuación del coste total de almacenamiento y
buscamos la cantidad de mercancía que la minimiza. (Lo veremos en
los ejercicios del tema)

Otros sistemas de gestión de inventarios son el modelo ABC que

consiste en establecer unas prioridades en el control de las
existencias basándonos en el coste unitario de las mismas, las
existencias A requieren el máximo control puesto que suponen el 60
al 80% del valor del almacén las B representan entre un 10 y un 20%
del valor del almacén y requieren un control menos estricto y las C
representan de un 5 a un 10% y no hay que controlarlas
específicamente basta con métodos simplificados y aproximados.

El sistema JIT Just In Time, es otro sistema de gestión japonés, que se

fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica un producto
hasta que no lo necesita. Su objetivo es reducir las existencias de
inventario.

Por último dentro de la gestión de existencias deberemos controlar

todo lo relacionado con la organización de nuestros almacenes
teniendo en cuenta puntos como:

a)Diseño del almacén, en función de los productos que almacenemos,

de cómo los vayamos a manipular etc…

b) Sistemas y equipos de almacenamiento

c)Medios de manipulación y de transporte

d) Organización del almacén, situar los productos por volumen de

ventas, por caducidad, por tamaño etc…
4.LIBROS CONTABLES

a) Como ya se comentaba en el punto 2 de este tema según el artículo

25 del Código de Comercio

"Artículo 25.
1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad
de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así
como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin
perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario."

libro de Inventarios y Cuentas

Según esto la obligatoriedad se extiende al
Anuales, y el libro Diario (el mayor no es obligatorio), las cuentas
anuales son el balance, la cuenta de Pérdidas y Ganancias, el estado
de cambios de patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la
memoria, ya que lo que ha cambiado el NPGC son las cuentas
anuales.

El libro Diario registrará día a día las anotaciones relativas a las

operaciones de la empresa.

El libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se configura como un libro

único, en el que se integran:
a) Balance inicial detallado de la empresa
b) Balances de comprobación, con sumas y saldos
c) Inventario de cierre del ejercicio
d) Las cuentas anuales.

En este último apartado decir que las cuentas anuales son según el
NPGC:

1. Balance de situación: Situación financiera de la empresa al cierre

de un determinado ejercicio económico

2. Cuenta de pérdidas y ganancias: Rendimiento de la empresa

durante un ejercicio, fruto de su actividad

3. Memoria: Información cuantitativa y cualitativa relevante para la

toma de decisiones, no incluida en los estados anteriores

4. Estado de cambios en el patrimonio neto: Cambios en la

composición del patrimonio neto de la empresa de un ejercicio a
otro

5. Estado de flujos de efectivo: Cambios en la posición monetaria de

un ejercicio a otro (no obligatorio para las pymes)
 En el libro mayor se van a recoger las distintas cuentas, y los
movimientos que se hayan realizado en ellas, a pesar de no ser
obligatorio en la práctica resulta imprescindible llevarlo.

6. IMPUESTOS QUE AFECTAN A LA ACTIVIDAD

ECONÓMICA DE LA EMPRESA

En este punto y el siguiente os remito al tema de Preparadores.

Los impuestos que incluiríamos dentro de este apartado son:

IRPF: Tributo de carácter personal, directo y progresivo que grava la renta

de las personas físicas de acuerdo con sus circunstancias personales. Este
impuesto está dividido en cinco partes:

- Rendimientos de trabajo (por cuenta ajena)

- Rendimientos de capital inmobiliario (viviendas)

- Rendimientos de capital mobiliario (ingresos derivados de la

propiedad de capital, como intereses bancarios o dividendos de
acciones empresariales)

- Rendimientos de actividades económicas (por cuenta propia)

- Ganancias y pérdidas patrimoniales.

En este punto nos interesa la parte del impuesto que atañe específicamente
a la empresa: los rendimientos de actividades económicas.

Se consideran como tales aquellos que derivan del trabajo personal y del
capital, conjuntamente o por separado, y que tienen como finalidad
intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.

El contribuyente puede optar, al determinar la cuantía de los distintos

componentes de la base imponible, por el régimen de estimación directa o
por el de estimación objetiva.

Directa: debe calcular el beneficio de su actividad restando de sus ingresos

los gastos necesarios para obtenerlos. Tiene dos modalidades normal o
simplificada esta última solo si la cifra de negocios del conjunto de
actividades económicas desarrolladas por el sujeto no supera los
601.012,10 €

Objetiva: Se utilizan signos, índices o módulos generales que son

parámetros objetivos medibles fijados por ley que ponen de relieve una
determinada capacidad económica de generar ingresos, de ahí que la
cantidad a pagar sea fija y no sea obligatorio llevar contabilidad.

Impuesto de sociedades: Es un tributo de carácter directo y personal que

grava la renta de las sociedades y otras entidades jurídicas.

El hecho imponible del impuesto está determinado por la obtención de

beneficios por parte del sujeto pasivo, que es la empresa. Para tributar por
este impuesto hay que poseer personalidad jurídica propia

La base imponible es la renta obtenida en el periodo fiscal. Esta renta está

formada por la suma de todos los rendimientos y los incrementos y
disminuciones de patrimonio. Los rendimientos se obtienen de la diferencia
entre ingresos y los gastos necesarios para obtenerlos y los incrementos y
disminuciones de patrimonio de la diferencia entre el importe recibido en la
transacción de los activos de que se trate y el valor o coste de adquisición.

Desde enero del 2008 el tipo de carácter general era del 30%, pero hay
otros tipos aplicables según el sector al que pertenezca el sujeto pasivo. Por
ejemplo para las pymes con una facturación inferior a 8 millones de euros
hay un tipo impositivo del 25%(ver anexo final del tema “reformas fiscales
2010”) aplicable a los primeros 120.202,41€ de la base imponible y el resto
sujeto al tipo general del 30%.

El periodo impositivo no puede exceder de 12 meses.

Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Es un impuesto municipal, es decir el organismo que lo recauda es el

ayuntamiento. El IAE es un tributo directo y de carácter real que tiene por
objetivo el ejercicio en el territorio nacional de una actividad empresarial,
profesional o artística. Se consideran actividades empresariales: las
ganaderas, las mineras, las industriales y las comerciales o las de servicio.

La cantidad a liquidar se obtiene de la aplicación de las tarifas del Impuesto

sobre las cuotas municipales mínimas (marcadas por el ayuntamiento) y a
este resultado se le aplican unos coeficientes (que dependen del número de
habitantes del municipio) y/o unos índices (de acuerdo con el nivel de la
zona). Estas tarifas dependen de las actividades que se realicen y las
cuotas se asignan dependiendo de diversos factores, como la potencia
eléctrica, el número de obreros o la superficie del local.

La ley 51/2002 de 27 de diciembre, de reforma de la ley reguladora de las

Haciendas Locales exime de pagar este impuesto a los sujetos pasivos que
inicien el ejercicio de su actividad en el territorio español durante los dos
primero periodos impositivos y las sociedades que no superen una cifra neta
de negocio anual de 1.000.000€

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava

las siguientes operaricones:

- Las entregas de bienes y las prestaciones de servicios efectuadas

por empresarios y profesionales

- Las adquisiciones intracomunitarias de bienes

- Las importaciones de bienes hechas por empresarios,

profesionales o particulares.

El ámbito del impuesto es el territorio peninsular español y las Islas

Baleares.

No todas las operaciones comportan el pago de IVA, ya que algunas están

exentas, como la enseñanza o la sanidad, y también algunos gastos, como
la contratación de seguros.

Los tipos impositivos son (ver anexo de “reformas fiscales 2010”):

-Tipo superreducido del 4% para artículos de primera necesidad, como las

verduras, la leche, pan, fruta…

- Tipo reducido del 7% Se aplica a alimentos en general, transporte de

viajeros, viviendas….

-Tipo general del 16% se aplica al resto de bienes y servicios.

7. OTROS TRIBUTOS

- Impuesto sobre transmisiones patrimoniales: lo pagan los

particulares que compran algún bien a otros particulares

- Impuestos especiales: recaen sobre consumos específicos y

gravan la fabricación, importación y, en su caso, la introducción en
el ámbito territorial interno de determinados bienes, así como la
matriculación de determinados vehículos. Son:

a) Los impuestos especiales sobre el alcohol y las bebidas

alcohólicas

b) El impuesto sobre hidrocarburos

 c) El impuesto sobre las labores del tabaco

d) El impuesto sobre la electricidad

- Impuesto sobre primas de seguro: Entró en vigor el 1/1/97 y es un

impuesto indirecto que se aplica sobre la totalidad de la prima que
satisface el tomador.

- Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI): Su hecho imponible lo

constituye la propiedad de los bienes inmuebles de naturaleza
rústica y urbana. Su base imponible la constituye el denominado
valor catastras de dichos inmuebles.

- Impuesto sobre el patrimonio: la LEY 4/2008, de 23 de diciembre,

por la que se suprime el gravamen del Impuesto sobre el
Patrimonio, no quiere decir que no se deba realizar, sino que
estará bonificado en un 100%, es decir, queda como un mero
modelo informativo.

Impuesto sobre sucesiones y donaciones:

Este impuesto grava

• La adquisición de bienes y derechos por herencia, legado o cualquier

otro título sucesorio.
• La adquisición de bienes y derechos por donación o cualquier otro
negocio jurídico a título gratuito e ínter vivos (por ejemplo, la
condonación de deuda con ánimo de liberalidad o la renuncia de
derechos a favor de persona determinada).
• La percepción de cantidades por los beneficiarios de contratos de
seguros sobre la vida, cuando el contratante (el que paga) sea
persona distinta del beneficiario (el que recibe), salvo que estas
cantidades deban tributar como rendimientos del trabajo en el IRPF.

Desde 1 de enero de 2010 el legislador estatal ha hecho coincidir que

la normativa aplicable y la recaudación del ISD correspondan a la
misma comunidad autónoma.( la Ley 22/2009, de 18 de diciembre,
por la que se regula el sistema de financiación de las Comunidades
Autónomas de régimen común y Ciudades con Estatuto de Autonomía
y se modifican determinadas normas tributarias establece la cesión a
las Comunidades Autónomas del rendimiento en su territorio de los
Impuestos sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
Documentados y Sucesiones y Donaciones.)

8. CALENDARIO FISCAL (Ver tema preparadores) Ver modificaciones para

IVA en anexos.