Manual de Requisiciones Compras (Sifde)

Sistema de Información Financiera del
Departamento de Educación (SIFDE)
Manual del Usuario
Requisiciones
COMPRAS
PeopleSoft Versión 8.9
Departamento de Educación
Manual del Usuario – Requisiciones
Despliegue de las Funcionalidades de SIFDE a las Escuelas
Compras PeopleSoft 8.9
TABLA DE CONTENIDO
Introducción .................................................................................................................. 4
Sobre este Manual ....................................................................................................... 4
Objetivos ...................................................................................................................... 5
Capítulo 1 ....................................................................................................................... 6
Navegando en PeopleSoft v.8.9 ................................................................................... 6
Acceder Internet Explorer ............................................................................................ 6
Ingresar su Contraseña (Signing in) ............................................................................ 7
Cómo Grabar en Favoritos la Página de Acceso a PeopleSoft.................................... 8
Elementos de la Navegación en PeopleSoft ................................................................ 9
Componentes del Pagebar ........................................................................................ 12
Capítulo 2 ..................................................................................................................... 14
Overview de Requisiciones ........................................................................................ 14
Información del Proceso de Creación de una Requisición ......................................... 15
Capítulo 3 ..................................................................................................................... 16
Crear una Requisición ................................................................................................ 16
Crear una Requisición de Mercado Abierto ............................................................... 16
Crear una Requisición de Contrato ............................................................................ 27
Capítulo 4 ..................................................................................................................... 38
Mantenimiento de Requisiciones............................................................................... 38
Realizar Búsquedas en el Catálogo de Artículos ....................................................... 38
Añadir Múltiples Líneas a una Requisición ................................................................ 42
Cancelar una Línea de una Requisición .................................................................... 50
Cancelar una Requisición .......................................................................................... 53
Error de Budget Check .............................................................................................. 56
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Capítulo 5 ..................................................................................................................... 59
Aprobación de Requisiciones .................................................................................... 59
Aprobar Requisiciones ............................................................................................... 59
Denegar Requisiciones .............................................................................................. 62
Delegar la Aprobación de Requisiciones .................................................................... 65
Capítulo 6 ..................................................................................................................... 68
Informes y Consultas .................................................................................................. 68
Imprimir Requisiciones ............................................................................................... 68
Imprimir Órdenes de Entrega ..................................................................................... 72
PO/Requisition Xref ................................................................................................... 76
Document Status Inquiry ............................................................................................ 82
Capítulo 7 ..................................................................................................................... 84
Vocabulario, Acrónimos, Hot Keys............................................................................ 84
Vocabulario ................................................................................................................ 84
Acrónimos .................................................................................................................. 85
Hot Keys .................................................................................................................... 86
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Introducción
Cada una de las escuelas del Deparatamento de Educación (DOE) tendrá la capacidad de
preparar Requisiciones. Para esto, utilizarán el Módulo de Compras de PeopleSoft versión 8.9
que les permitirá crear las mismas en el nuevo sistema.
Sobre este Manual

Este Manual ha sido diseñado tomando en consideración las necesidades básicas del usuario.
Se utiliza un lenguaje sencillo, que combina la mayor cantidad de gráficas posibles para facilitar
el entendimiento del material.
En el manual se enfatizan todas las funciones típicas del Módulo, desde un punto de vista
funcional. Los procedimientos administrativos de las escuelas que utilizarán el Módulo, no son
discutidos en el Manual, y se establece que dichos procedimientos prevalecen sobre los
discutidos en este documento; estos estarán documentados en la Guía de Procesos y
Procedimientos del Departamento de Educación.
El Manual incluye una gama de tópicos que envuelven posiblemente funcionalidades que no
aplican a un usuario en particular. Sin embargo, estas funcionalidades podrían utilizarse en un
futuro o son actualmente utilizadas por algún otro funcionario del DOE. El usuario deberá
aclarar cualquier duda con su supervisor inmediato sobre cualesquiera de los tópicos que
entienda no le corresponden, o por el contrario, entienda que deben ser utilizados por él.
Este Manual le facilitará reforzar los conocimientos aprendidos, a través de la realización de

ejercicios de práctica individuales. El mismo también incluye informes y consultas relacionados.
Los siguientes iconos son usados en el Manual para los siguientes propósitos:
Este icono indica una nota provechosa o de gran ayuda para el usuario, dentro del
proceso que el Manual esté presentando.
Este icono indica aviso o precaución.
Este Manual del Usuario representa una herramienta valiosa que le provee al usuario un mejor
entendimiento de los procesos funcionales dentro de la aplicación PeopleSoft 8.9.
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Objetivos
Una vez el usuario revise y practique el contenido de este Manual, debe dominar los siguientes
procesos:
• Crear Requisiciones de servicios, materiales o equipo, utilizando los catálogos, por

búsqueda de artículo, o de aquellos artículos que no estén disponibles en el
catálogo, a través de su descripción.
• Cancelar, editar, denegar y aprobar Requisiciones.
• Tendrá una visión más clara de cómo manejar Requisiciones a través del nuevo
sistema.
Este manual contiene los siguientes capítulos:
I. NAVEGANDO EN PEOPLESOFT V.8.9 – muestra al usuario la navegación básica en la

aplicación a través del Internet Explorer.
II. OVERVIEW DE REQUISICIONES – presenta el resumen del proceso para registrar una
Requisición e información básica sobre la transacción.
III. CREAR UNA REQUISICIÓN – se le muestra al usuario cómo crear Requisiciones de

mercado abierto y Requisiciones de contrato.
IV. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES – se le muestra al usuario cómo realizar

búsquedas en el catálogo de artículos, cómo añadir líneas adicionales a una Requisición,
cómo cancelar y eliminar Requisiciones, y cómo añadir comentarios a una Requisición.
V. APROBACION DE REQUISICIONES – donde se le enseña al usuario el proceso para

aprobar, denegar o delegar la aprobación de una Requisición.
VI. INFORMES Y CONSULTAS
VII. VOCABULARIOS, ACRÓNIMOS, HOT KEYS
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Capítulo 1
Navegando en PeopleSoft v.8.9
En éste capítulo estaremos cubriendo y reforzando la navegación básica de la aplicación de
PeopleSoft.
Acceder Internet Explorer

El Internet Explorer (IE) es una herramienta utilizada para buscar, ver, y acceder información
disponible en el Internet. Además de usar el IE para tener acceso a información en línea, en el
DOE, utilizaremos IE para acceder la aplicación de PeopleSoft.
Paso 1
Para acceder IE localice el icono en la pantalla principal y oprima.
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Paso 2
El sistema le trae esta página principal. Echemos un vistazo a los elementos básicos del IE.
Ingresar su Contraseña (Signing in)

Para poder tener acceso a la aplicación de PeopleSoft, se le debe haber asignado a usted un
acceso que consta de una Identificación de usuario (User ID) y una contraseña (password).
Paso 1
En el Address Bar debe colocar la dirección del ambiente de producción que le será provista en
su momento. Puede guardar dicha dirección en la sección de Favoritos para evitar tener que
hacer la entrada cada vez que acceda la aplicación. También podrá crear un shortcut en el
desktop.
Paso 2
Una vez coloque la dirección:
1. Obtiene como respuesta la página en donde coloca su ID y su contraseña (esta

información le será entregada por la División de Seguridad del DOE).
2. Ya entrados su ID y su contraseña, oprima para acceder la página

principal de PeopleSoft.
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Si su acceso es inválido, el sistema mostrará un mensaje de error: Your User ID and/or

Password are invalid, favor comunicarse con el administrador de seguridad del DOE.
Nota: Si su sesión de PeopleSoft ha sido terminada por factor tiempo, automáticamente

le aparecerá en su pantalla la página en donde se coloca su ID y su contraseña para
poder acceder nuevamente PeopleSoft. El área de seguridad programará un tiempo límite de
acceso en la aplicación, lo que significa que siempre y cuando se mantenga trabajando en las
páginas, el sistema NO le terminará la sesión interrumpiendo así su trabajo. Por el contrario, si
usted abandona su área de trabajo y ha pasado el tiempo establecido (15-20 minutos), el
sistema le requerirá entrar su User ID y contraseña, nuevamente, como medida de seguridad.
Cómo Grabar en Favoritos la Página de Acceso a PeopleSoft.

IE le permite archivar un listado de aquellas páginas que son frecuentemente visitadas,
conocidas como Favorites. Una vez la página es guardada como uno de los Favoritos no hay
necesidad de escribir nuevamente la dirección en el Address Bar.
Comencemos añadiendo la página de acceso a PeopleSoft.
Paso 1
Una vez la página de acceso de PeopleSoft es desplegada en su pantalla principal, oprima
del menú de Internet Explorer, y presione Add to Favorites, (añadir a los favoritos).
Paso 2
Se desplegará la siguiente pantalla para añadir a los Favoritos. Coloque su cursos en el espacio
provisto y escriba PeopleSoft Sign-in, o puede dejar lo que aparece por default.
Oprima para añadir PeopleSoft Sign-in al listado de sus Favoritos.
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Usted ha añadido satisfactoriamente la página de PeopleSoft Sign-in como uno de sus Favoritos
en IE.
Nota: Para acceder esta página en un futuro a través de los Favoritos, oprima Favorites
en la barra del Menú, verifique su listado de páginas ya grabadas, y seleccione
PeopleSoft Sign-in, o como usted lo haya nombrado cuando lo nombró al momento de
añadirlo a su lista.
Elementos de la Navegación en PeopleSoft

Una vez haya entrado su contraseña para acceder PeopleSoft, aparecerá la página inicial de
Bienvenida. Note que en la parte superior de la navegación de cada página se encuentra el
encabezado universal. El mismo contiene los siguientes enlaces: Home, Worklist, Add to
Favorites, and Sign Out. Estas opciones estarán disponibles en todo momento durante su
conexión. Además, verán como navegar a través del sistema usando menús, enlaces y páginas.
El encabezado universal estará disponible en cualquier página de PeopleSoft durante su

conexión. En los siguientes pasos estaremos discutiendo dichos elementos.
1. Oprima Home para regresar a la página de Bienvenida.
2. Oprima Worklist para ver los artículos o tareas esperando a ser trabajadas por usted. El
worklist (listado de trabajo) es generado cuando usted está utilizando una aplicación
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que le permite acceder esta funcionalidad de workflow (flujo de trabajo). Esta página
también provee enlaces que le permiten ver detalles adicionales sobre dichas tares,
navegar sobre páginas en dónde usted puede realizar el trabajo asignado, y re-asignar
tareas. Por ejemplo, los comprobantes pendientes a ser aprobados de acuerdo al nivel
de aprobación establecido.
3. Oprima Add to Favorites para añadir a su listado de favoritos páginas de PeopleSoft que
visite frecuentemente durante su trabajo diario. Los Favoritos son similares a los
bookmarks para acceso frecuente al contenido de ciertas carpetas. Una vez añada un
Favorito, dicho contenido se mantendrá bajo el listado de My Favorites, que se
encuentra en la barra del menú. Una vez el Favorito es guardado, expanda el listado de
My Favorites y oprima el enlace que desee acceder. Usted puede editar los Favoritos, ya
sea para cambiar la secuencia o para re-nombrarlos. También podrá editar Favoritos ya
guardados en su listado cuando el URL ha sido modificado o ha sido borrado.
4. Oprima Sign Out para salir del sistema PeopleSoft.
5. Menú – PeopleSoft usa el menú para presentar una estructura del sistema, compuesta
por una jerarquía de archivos y contenido de referencia que usted puede utilizar para
navegar en varias páginas de la aplicación. El menú será restringido de acuerdo al tipo
de seguridad establecida, basado en el rol y accesos que tenga cada usuario en DOE.
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Oprima en el enlace del menú para que pueda observar el listado de páginas a las cuáles
usted tiene acceso.
En el listado del menú encontrará 2 tipos de artículos (temas):
6. Los artículos (temas) con las flechas a su lado para expandir o mostrar componentes
adicionales y,
7. Los artículos (temas) subrayados (enlaces) que son llamados content reference. Cuando
oprime estos enlaces (hyperlinks), la página de búsqueda o de referencia aparece al lado
derecho de la Navegación.
Nota: Si usted desea más información sobre un archivo o enlace, puede mover su
mouse sobre el texto que quiere acceder, esto desplegará una breve descripción de ese
enlace o archivo.
Para minimizar el listado del menú momentáneamente, con el propósito de tener mejor acceso
visual de alguna pantalla de PeopleSoft, oprima
Y para volver a acceder o expandir el listado, oprima el siguiente icono
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Para acceder a sus labores, de acuerdo a la navegación por su módulo, oprima el enlace
correspondiente, por ejemplo seleccione Purchasing > Requisitions > Add/Update Requisitions
del listado del menú. El sistema le traerá la pantalla principal de Requisitions.
Un componente es un grupo de páginas relacionadas que pertenecen a una tarea específica.

Usted tiene acceso a componentes del menú. Los componentes contienen carpetas con
pestañas, en donde cada pestaña contiene una página relacionada. Cuando usted tiene acceso
a este nivel, las páginas correspondientes o la página de la búsqueda aparecen a la derecha del
menú.
Componentes del Pagebar

Justo abajo del encabezado de la navegación universal, se encuentra el pagebar, el cuál
contiene una serie de enlaces y accesos. La disponibilidad de éstas opciones está controlada por
el administrador del sistema. Todas las opciones pueden no estar disponibles para cada
componente.
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1. Usted puede utilizar el enlace de New Window para abrir una nueva pantalla y no tener
que perder la información que está trabajando en la página original. La nueva ventana le
mostrará la página de los componentes actuales como también la navegación de la
página donde se encuentre. Usted puede abrir tantas ventanas sean necesarias usando
en enlace de New Window.
2. Utilizando el enlace Help le aparecerán en línea los PeopleBooks (libros de referencia)

justo en el tema específico de la transacción que está realizando en su página de
PeopleSoft.
3. El enlace de Customize Page le permite controlar, y/o modificar el despliegue de su

página principal.
4. Usted puede usar el icono de para copiar la página URL corriente al

clipboard, y así estar disponible para otras aplicaciones.
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Capítulo 2
Overview de Requisiciones
Con la nueva implementación, DOE estará utilizando la nueva aplicación PeopleSoft Requisitions
para crear las Requisiciones. La intención de este Manual es presentar el Módulo paso por paso
de manera lógica. Al final de su revisión usted tendrá un mayor conocimiento de la aplicación,
capacidades y una base sólida de cómo trabajar las Requisiciones dentro del Módulo de
Compras.
Requisitions le puede ayudar a manejar los bienes y servicios de su organización de una forma
eficiente, permite controlar gastos y costos de adquisición debido a un acuerdo de precios
preestablecidos entre el comprador y el suplidor para artículos en específico, como también
fomentar la comunicación con el suplidor, reduciendo las devoluciones. Esta aplicación está
accesible en línea permitiendo automatizar el proceso de crear Requisiciones. Esto reduce el
tiempo de espera al finalizar una Requisición.
Navegación: Custom DOE  Rollout Escuelas  Requisitions
Se le proveerá al usuario, de manera organizada, un catálogo en línea de los recursos

adquiridos con sus definiciones, al igual que la descripción, y atributos que incluye paneles de
consultas flexibles. Se crearán solicitudes (Requisiciones) utilizando la funcionalidad de
Requisitions con el propósito de generar preobligaciones para reservar fondos.
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De acuerdo a lo preestablecido en DOE, se crearán solicitudes de cotización a suplidores

potenciales de acuerdo a los términos establecidos para comprar bienes y servicios con el
propósito de mantener un registro de cotizaciones en línea. Luego de efectuar el proceso de
subasta correspondiente, formal o informal según aplique, se podrán registrar y obligar los
fondos de un contrato cuando se genere la orden, con el propósito de tener en línea un registro
de los mismos, y despachar contratos para tener una evidencia física de la entrada de la
transacción.
Información del Proceso de Creación de una Requisición

La Requisición será creada en el sistema por el personal autorizado dentro cada escuela. Se
utilizará Next como prefijo de identificación en la Requisición (solicitud). De esta manera el
sistema le asignará el próximo número secuencial del sistema en el momento que se guarde la
Requisición. El solicitante utilizará el sistema de catálogo de compras para la adquisición de
bienes o servicios. Si el servicio o artículo deseado no está disponible en el catálogo de
compras, el solicitante deberá contactar a la Unidad de Catálogo dentro de la Unidad de
Compras para que se realice el proceso correspondiente a la creación de bienes o servicios en el
catálogo de compras.
Nota: Todas las Requisiciones tendrán que ser preparadas utilizando los bienes o
servicios disponibles a través del catálogo de compras.
Como parte de la Requisición, el solicitante seleccionará el código de envío, incluirá la cifra de

cuenta y Due Date de la transacción.
Completará la validación de presupuesto y someterá la solicitud a aprobación al próximo nivel

de aprobación, que será el Supervisor, Director, o persona asignada. De no tener presupuesto
disponible, deberá comunicarse con la Oficina de Presupuesto para evaluación de
disponibilidad de fondos.
Una vez aprobada la Requisición podrán imprimirla para guardar una copia en el expediente.
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Capítulo 3
Crear una Requisición
Los usuarios de Requisitions en las escuelas del DOE deben saber de antemano si los bienes o
servicios que solicitarán se encuentran bajo contrato con el DOE. Si el artículo o el servicio, se
encuentra bajo contrato, el usuario de Requisitions deberá seleccionar un contrato vigente a
través del sistema para completar su Requisición. De no existir un contrato para la adquisición
de los bienes o servicios que solicitará, deberá usar el catálogo para generar una Requisición de
mercado abierto.
En este capítulo explicaremos en detalle cómo crear una Requisición de mercado abierto, así
como también como crear una Requisición para adquirir bienes y servicios de un contrato.
Crear una Requisición de Mercado Abierto

La funcionalidad de Requisitions provee a los usuarios un catálogo de los artículos para ser
utilizado por las escuelas del DOE. Los usuarios de Requisitions deben saber de antemano si los
bienes o servicios que solicitarán se encuentran disponibles en el catálogo. Si el artículo o el
servicio no está disponible en el catálogo, debe hacer lo siguiente: (1) contactar a la Unidad de
Catálogo dentro de la Unidad de Compras para la creación del artículo, o si la transacción es
una con carácter de emergencia, (2) debe ir al campo de Description, en donde entrará una
descripción breve y las especificaciones del artículo o servicio que está solicitando. Una vez
creada la Requisición, deberá contactar a la Unidad de Catálogo para la creación del mismo.
El proceso de crear una Requisición de mercado abierto se refiere al proceso de adquisición

cuando una transacción está exenta de tramitarse mediante subasta formal y cuya cuantía no
excede de $6,000.00. La transacción requiere libre competencia entre un mínimo de tres (3)
suplidores calificados por el Registro Único de Licitadores. Las escuelas del DOE solicitarán a
través de mercado abierto a la Unidad de Compras del Nivel Central todo aquel bien o servicio
que necesiten, siempre y cuando el mismo no esté disponible bajo las condiciones de un
contrato vigente, independientemente de la cuantía de la Requisición.
Para crear una Requisición de Mercado Abierto, realice la siguiente navegación:
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Nota: Si desea acceder una Requisición previamente creada, utilice la pestaña de Find
an Existing Value, escriba el número de la Requisición que desea revisar en el campo de
Requisition ID y oprima para ejecutar la búsqueda.
Para crear una nueva Requisición, siga los siguientes pasos:
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• Business Unit – sale por default 00081
• Requisition ID – sale por default NEXT. Usted deberá mantenerlo así, para que el
sistema asigne automáticamente el próximo número secuencial.
• Oprima
Paso 1
Revise la siguiente información en el Maintain Requisitions Page:
• Business Unit debe ser igual a 00081
• Requisition ID debe ser igual a NEXT
• Status debe ser igual a Open
• Budget Status debe ser igual a Not Chk’d
• Como Requester debe aparecer su ID de usuario y su nombre
• En Requisition Date aparece por default la fecha corriente
• Origin debe ser igual a ESC
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• Currency Code debe ser igual a USD
• En Accounting Date aparece por default la fecha corriente
Nota: El usuario tiene la opción de añadir comentarios a la Requisición, a través del

enlace Add Comments. Si además desea que los comentarios sean vistos por el suplidor
deberá seleccionar la opción de
El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el

encasillado de Ship To haya sido poblado por default con el código de su escuela. Si este
campo no ha sido poblado, el usuario tendrá que utilizar la de este encasillado para
poblar el campo con el código correspondiente. Ademas se puede utilizar el area de
distribución dentro de Requisition Defaults donde se pueden insertar las cifras de cuentas en el
caso de haber multiples lineas y las cifras de cuentas sean iguales en cada una de las líneas.
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Paso 2
Para añadir artículos a una Requisición, el usuario deberá oprimir la en la primera línea
de la columna de Item.
Paso 3
El sistema le trae la siguiente pantalla
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Paso 4
Seleccione el artículo que desea ordenar, para este ejemplo, CAJAS PARA ARCHIVAR
DOCUMENTOS.
Nota: Para localizar el bien o servicio que desea ordenar, podrá realizar la búsqueda por
descripción o por categoría, presionando el icono en el campo de Category.
Asegúrese de que haya visto el total de los resultados. Puede ver la próxima página de
los artículos disponibles en el catálogo, oprimiendo el icono de o puede también
oprimir el enlace de View All y así tendrá acceso al listado completo de los artículos disponibles
en el catálogo.
Ilustración A
Paso 5
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Cuando haya seleccionado el artículo que desea ordenar, el sistema lo devolverá a la pantalla
de Maintain Requisitions. El sistema traerá la información del artículo seleccionado a la línea de
la Requisición; esto incluye la información definida en las columnas de Item, Description, UOM,
y Category.
Paso 6
Anote la cantidad que desea ordenar y oprima para que el sistema cargue la
información relacionada al precio del artículo de acuerdo a las cantidades seleccionadas.
Nota: Si desea añadir una línea adicional, oprima el icono y repita los pasos 2 al 6.
Si no va a añadir ninguna línea, continúe con el próximo paso.
Paso 7
Oprima el icono de Distribution para ingresar los componentes de la cifra de cuenta.
El sistema le trae esta pantalla, el Distribute debe leer by Quantity.
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El usuario deberá ingresar los componentes de la cifra de cuenta de acuerdo a la distribución

presupuestaria correspondiente a su escuela.
Nota: Algunos componentes de la cifra de cuenta podrán estar asociados tanto al bien o
servicio seleccionado como a los parámetros de seguridad configurados para cada uno
de los usuarios. Si algún componente de la cifra de cuenta no está previamente definido, el
usuario deberá utilizar la información presupuestaria que fue asignada a su escuela por la
Oficina de Presupuesto de Nivel Central, al inicio del año fiscal.
Paso 8
Oprima el icono de Show all Columns para poder ver el Budget Date
Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, el usuario podría

cambiar el Budget Date.
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Mueva la barra espaciadora hacia su derecha para ver más detalles y poder ver el campo de
Budget Date.
El sistema coloca la misma fecha que en el campo de Requisition Date. Si fuese a entrar con
otro Budget Date, aquí es donde se cambiaría.
Si fuera equipo lo que está solicitando, vaya a la pestaña de Asset Information. El sistema va a
requerir que se ingrese el AM Unit y Profile ID, que si se ha definido el artículo correctamente,
el sistema lo cargará por default. El siguiente recuadro, es tan solo un ejemplo.
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Luego oprima
Paso 9
En la página principal de Requisitions oprima y el sistema le asignará
automáticamente un número de Requisición.
En los casos de algunos equipos de educación especial

Si usted coloca en la línea de la distribución un objeto de gasto de equipo en el cual sea
requerido colocar el numero de estudiante al cual se le asignará el equipo, se le estaría
habilitando el siguiente icono donde deberá detallar el número de estudiante.

Ejemplo:
De seleccionar la lupa en la ilustración anterior la aplicación lo llevará al área de búsqueda

donde podrá seleccionar el estudiante sea por el numero o por su nombre que significará
“Student ID” o “Description” según la información del SIE. La segunda ilustración presenta la
página donde se podrán buscar el o los estudiantes que requiera la línea de la requisición,
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Al seleccionar el estudiante deberá marcar el recuadro para confirmar el número del estudiante. Del
estudiante no estar registrado en SIE deberá escribir el nombre del estudiante en el campo de Student
Name y marcar el recuadro para confirmar, el sistema marcara automáticamente el recuadro New
Student. En el campo de Quantity deberá escribir la cantidad de bienes que el estudiante estará
adquiriendo, la misma tiene que ser igual a la cantidad entrada en la página principal de la requisición.
Luego oprimirá la tecla de OK.
Presionando OK, pasará a la pantalla principal de la requisición
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Paso 10
Oprima el icono Complete Requisition
El sistema le desplegará el siguiente mensaje.
Si desea continuar, presione
Nota: Esta transacción se encaminará al worklist del Director para su aprobación

correspondiente.
Crear una Requisición de Contrato

La funcionalidad de Requisitions provee a los usuarios un catálogo de los artículos para ser
utilizado por las escuelas del DOE. Los usuarios de Requisitions deben saber de antemano si los
bienes o servicios que solicitarán se encuentran disponibles en el catálogo. Si el artículo o el
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servicio no está disponible en el catálogo, debe hacer lo siguiente: (1) contactar a la Unidad de
Catálogo dentro de la Unidad de Compras para la creación del artículo, o si la transacción es
una con carácter de emergencia, (2) debe ir al campo de Description, en donde entrará una
descripción breve y las especificaciones del artículo o servicio que está solicitando. Una vez
creada la Requisición, deberá contactar a la Unidad de Catálogo para la creación del mismo.
El proceso de crear una Requisición de contrato se refiere al proceso de adquisición cuando los
artículos solicitados han sido contratados por el DOE a través de un proceso de subasta. Estos
bienes o servicios estarán disponibles dentro del catálogo de artículos. Los contratos deberán
haber sido registrados por las Oficinas Centrales y/o Regionales del DOE y haber sido asignados
al funcionario solicitante en la Región correspondiente.
Para crear una Requisición de Contrato, realice la siguiente navegación:
Nota: Si desea acceder una Requisición previamente creada, utilice la pestaña de Find
an Existing Value, escriba el número de la Requisición que desea revisar en el campo de
Requisition ID y oprima para ejecutar la búsqueda.
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Para crear una nueva Requisición, siga los siguientes pasos:
• Business Unit – sale por default 00081
• Requisition ID – sale por default NEXT. Usted deberá mantenerlo así, para que el
sistema asigne automáticamente el próximo número secuencial.
• Oprima
Paso 1
Revise la siguiente información en el Maintain Requisitions Page:
• Business Unit debe ser igual a 00081
• Requisition ID debe ser igual a NEXT
• Status debe ser igual a Open
• Budget Status debe ser igual a Not Chk’d
• Como Requester debe aparecer su ID de usuario y su nombre
• En Requisition Date aparece por default la fecha corriente
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• Origin debe ser igual a ESC
• Currency Code debe ser igual a USD
• En Accounting Date aparece por default la fecha corriente
Nota: El usuario tiene la opción de añadir comentarios a la Requisición, a través del

enlace Add Comments. Si además desea que los comentarios sean vistos por el suplidor
deberá seleccionar la opción de
El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el

encasillado de Ship To haya sido poblado por default con el código de su escuela. Si este
campo no ha sido poblado, el usuario tendrá que utilizar la de este encasillado para poblar el
campo con el código correspondiente. . Ademas se puede utilizar el area de distribución dentro
de Requisition Defaults donde se pueden insertar las cifras de cuentas en el caso de haber
multiples lineas y las cifras de cuentas sean iguales en cada una de las líneas.
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Paso 2
Para añadir artículos a una Requisición, el usuario deberá oprimir la en la primera línea
de la columna de Item.
Paso 3
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Paso 4
Seleccione el artículo que desea ordenar, para este ejemplo, ALMOADILLA DEL RATON.
en el catálogo.
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Paso 5
la Requisición; esto incluye la información definida en las columnas de Item, Description, UOM y
Category.
Cuando se haya seleccionado un artículo que está bajo contrato, el sistema lo regresará a
la pantalla de Maintain Requisitions y habrá poblado la información correspondiente a los
campos de Contract ID y Contract Line.
Paso 6
Nota: Si desea añadir una línea adicional, oprima el icono y repita los pasos 2 al 6.
Si no va a añadir ninguna línea, continúe con el próximo paso.
Paso 7
Oprima el icono de Distribution para verificar los componentes de la cifra de cuenta.
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El usuario deberá revisar que el sistema haya cargado los componentes de la cifra de cuenta
correctos, para esto deberá revisar el contenido de los siguientes campos: Fund, Department,
Program, Class, y Budget Reference. Si la compra es a través de fondos federales, el usuario
deberá verificar que el sistema haya cargado los componentes adicionales según corresponda.
Nota: Los componentes de la cifra de cuenta deben estar asociados tanto al bien o
de los usuarios. De los componentes de la cifra de cuenta no estar previamente definidos, el
Paso 8
Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, podría cambiar el

Budget Date.
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Budget Date.
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Luego oprima
Paso 9
RECUERDE QUE SI UN EQUIPO ESPECIFICO DE EDUCACION ESPECIAL,

DEBERA REPETIR EL PASO 9 EN LA PAGINA 25
Paso 10
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correspondiente.
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Capítulo 4
Mantenimiento de Requisiciones
El mantenimiento de una Requisición debe ser realizado por el mismo usuario que la originó. En
este capítulo, se discuten detalladamente funcionalidades que pudieron haber sido
mencionadas en el capítulo anterior; enfocándonos en el propósito de estas funcionalidades y
en cómo obtener el mayor beneficio de ellas.
Realizar Búsquedas en el Catálogo de Artículos

El sistema provee un catálogo de artículos que contiene todos y cada uno de los artículos que
han sido autorizados a solicitar, según las necesidades de las escuelas. Para acceder este listado
complete la siguiente navegación:
Navegación: Items  Review Item Information  Items
Usted podrá realizar una búsqueda de artículos en el catálogo según su categoría, y según su
Item ID.
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Para realizar una búsqueda según la categoría, realice los siguientes pasos:
Paso 1
Oprima el icono en la línea de Category para iniciar la búsqueda.
El sistema despliega la siguiente pantalla
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Paso 2
Seleccione de entre las categorías disponibles aquella que mejor entiende se relaciona con el
bien o servicio que está buscando.
Para este ejemplo se ha seleccionado la categoría de Materiales de Oficina.
Nota: Luego de seleccionada la categoría correspondiente al bien o servicio que está

buscando, el sistema lo devuelve a la pantalla Item Inquiry, esta vez con el campo de
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Category debidamente cumplimentado
Paso 3
Oprima
El sistema despliega el listado de todos los artículos que pertenecen a la categoría seleccionada.
en el catálogo para esa categoría.
Paso 4
Seleccione un artículo del listado, para este ejemplo hemos seleccionado CAJAS PARA
ARCHIVAR DOCUMENTOS.
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En esta pantalla podrá revisar la información y las especificaciones relacionadas al artículo que
usted desea solicitar.
Añadir Múltiples Líneas a una Requisición

El sistema permite al solicitante crear una Requisición con más de una sola línea. Esta
funcionalidad le da la capacidad al usuario de agrupar necesidades similares y hasta de incluir
en una misma Requisición bienes y servicios de diferentes categorías. Además, el usuario podrá
incluir en una misma Requisición bienes y servicios que están bajo contrato junto con aquellos
que deben ser adquiridos a través de un proceso de Mercado Abierto. En esta instancia, el
sistema cancelará automáticamente la Requisición original y creará dos (2) nuevas
Requisiciones, una Requisición para solicitar los bienes y servicios que deberán ser adquiridos
por Mercado Abierto y una Requisición para solicitar los bienes y servicios que serán adquiridos
según los términos y condiciones de un contrato vigente.
Nota: Independientemente de que en una misma Requisición se hayan solicitado bienes

o servicios que vayan a ser adquiridos a través de contratos diferentes, el sistema creará
solo una Requisición para todos ellos. El proceso automatizado para la creación de la
Orden de Entrega se encargará de despachar una Orden de Entrega a los suplidores
correspondientes para cada uno de los contratos existentes en el sistema.
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Para este ejemplo, supongamos que el usuario ya ha realizado los pasos 2 al 8 del proceso Crear
Una Requisición de Mercado Abierto del Capítulo 3 Crear una Requisición.
Paso 1
Oprima el icono para añadir una nueva línea.
El sistema desplegará el siguiente mensaje y usted deberá anotar la cantidad de líneas que
desea añadir a la Requisición.
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Paso 2
Para este ejemplo añadiremos solo una línea adicional, oprima
El sistema añadirá una segunda línea a la Requisición.
Nota: Para propósitos de este ejemplo, el segundo artículo que solicitaremos a través de
esta Requisición, corresponderá a un artículo que se encuentra bajo contrato con el
DOE. De esta manera podremos demostrar la funcionalidad de crear dos (2) nuevas
Requisiciones, una Requisición para solicitar los bienes y servicios que deberán ser adquiridos a
través de Mercado Abierto y una Requisición para solicitar los bienes y servicios que serán
adquiridos según los términos y condiciones de un contrato vigente.
Paso 3
Para añadir un artículo a la nueva línea de la Requisición, el usuario deberá oprimir la
en la segunda línea de la columna de Item.
Paso 4
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Paso 5
Seleccione el artículo que desea ordenar, para este ejemplo, ALMOADILLA DEL RATON.
en el catálogo.
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Paso 6
la Requisición; esto incluye la información definida en las columnas de Item, Description, UOM y
Category.
Cuando se haya seleccionado un artículo que está bajo contrato, el sistema lo regresará a
la pantalla de Maintain Requisitions y habrá poblado la información correspondiente a los
campos de Contract ID y Contract Line.
Paso 7
Paso 8
Oprima el icono de Distribution para verificar los componentes de la cifra de cuenta.
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El usuario deberá verificar que los componentes de la cifra de cuenta fueron cargados
correctamente revisando el contenido de los siguientes campos: Fund, Department, Program,
Class, y Budget Reference. Si la compra es a través de fondos federales, el usuario deberá
verificar que el sistema haya cargado los componentes adicionales según corresponda.
Nota: Los componentes de la cifra de cuenta deben estar asociados tanto al bien o
de los usuarios. De los componentes de la cifra de cuenta no estar previamente definidos, el
Paso 9
Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, podría cambiar el

Budget Date.
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Budget Date.
Página 48 de 87
Luego oprima
Paso 10
Paso 10
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correspondiente.
Cancelar una Línea de una Requisición

Aquí se muestra como cancelar una línea de una Requisición, para esto el Budget Check debe
estar Valid, ya que esto habilita el icono de Cancel. Mientras el estatus de la Requisición sea
Open, el icono de Cancel no estará disponible.
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Paso 1
Bajo la pestaña de Find an Existing Value coloque el número de la Requisición a la que desea
cancelar una línea, en el campo de Requisition ID y luego oprima
El sistema lo llevará a la pantalla de Maintain Requisitions. El estatus de la línea que desea

cancelar debe leer Approved o Pending. Revise la información de la línea antes de comenzar el
proceso de cancelación para que se asegure de que estará cancelando la línea correcta. Para
cancelar la línea, oprima el icono
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Nota: Si la línea de la Requisición ha sido copiada en una Orden de Compra, el sistema

desplegará el siguiente mensaje y no le permitirá hacer la cancelación.
Oprima
De lo contrario, continúe con el próximo paso.
Paso 3
El sistema le presentará el siguiente mensaje, oprima
Página 52 de 87
Paso 4
Vea que el estatus de la línea cambia a Cancel, y oprima para terminar la
transacción.
Nota: Luego de haber guardado los cambios en la Requisición, fíjese que el Budget
Status ha cambiado a Not Chk’d. El usuario deberá volver a oprimir el icono de Complete
Requisition para validar la Requisición a nivel de presupuesto.
Cancelar una Requisición

El sistema permite al usuario cancelar una Requisición siempre y cuando una Orden de Compra
no haya sido creada para esa Requisición.
Paso 1
Bajo la pestaña de Find an Existing Value coloque el número de la Requisición que desea
cancelar en el campo de Requisition ID y luego oprima
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Paso 2
El sistema lo lleva a la pantalla de Maintain Requisitions. Revise la información antes de
comenzar el proceso de cancelación para que se asegure de que estará cancelando la
Requisición correcta. Para cancelar la Requisición, oprima el icono
Página 54 de 87
Nota: Si la Requisición ha sido copiada en una Orden de Compra, el sistema desplegará

el siguiente mensaje y no le permitirá hacer la cancelación. Oprima
De lo contrario, continúe con el próximo paso.
Paso 3
El sistema le presentará el siguiente mensaje para confirmar la cancelación, oprima
Paso 4
El sistema lo devolverá a la pantalla De Requisitions, deberá realizar la siguiente navegación
para verificar que la Requisición ha sido cancelada.
Navegación: Purchasing  Requisitions  Review Requisition Information

 Requisitions
En el campo de Requisition ID coloque el número de la Requisición y oprima
Página 55 de 87
Paso 5
Confirme que el estatus de la Requisición sea Canceled.
Error de Budget Check

Cuando usted está procesando la validación de presupuesto en una Requisición, y aparece un
enlace de Error en lugar de Valid, en el Budget Status, complete los siguientes pasos:
Paso 1
Oprima el enlace de Error.
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Paso 2
Bajo la columna de Exception, tome nota de la excepción según su significado. Los más
comunes, deben ser los siguientes:
• Budget Does Not Exist – presupuesto no ha sido creado
• Budget Exceeds Tolerance – la cantidad que se está presupuestando, excede los

fondos disponibles.
• No Budget Exist – no existe presupuesto
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Nota: Para cualquiera de los errores en presupuesto, el Director de la escuela deberá

comunicarse con la Oficina de Presupuesto para someter una solicitud de transferencia
de fondos o para que se le otorgue otra cifra de cuenta válida para procesar la transacción.
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Capítulo 1
Aprobación de Requisiciones
Aprobar Requisiciones
Luego de que un solicitante cambia el estatus de una Requisición de Pending a In Process, a
través de Approve ChartFields, la Requisición es canalizada al próximo nivel de aprobación.
Todas las Requisiciones necesitan ser aprobadas. Todas las Requisiciones en el ambiente de las
escuelas serán aprobadas por el Director de la escuela.
Si algún approver (aprobador) deniega la Requisición en cualquier momento del proceso de

aprobación, el estatus de la Requisición cambiará a denegado. El aprobador tendrá que
notificarle al solicitante a través de correo electrónico porqué la Requisición fue denegada. El
aprobador puede ver la Requisición en cualquier momento mientras esta se encuentre en el
proceso de aprobación. Una vez es completamente aprobada, ésta desaparece de la lista de
trabajos (worklist) del aprobador.
Para acceder la Requisición que está pendiente de aprobación, el Director deberá realizar la
siguiente navegación:
Navegación: Purchasing  Requisition  Approve ChartFields
Paso 1
En el campo de Requisition ID anote el número de la Requisición que desea revisar y oprima el
botón de
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Si usted desea revisar información detallada de la Requisición, oprima el campo de Line Details.
Al expandirse el menú, podrá observar información detallada de la Requisición. También podrá

acceder la pestaña de Details para revisar información detallada de los artículos que componen
la Requisición. Si oprime el icono podrá observar información relacionada a la cifra
de cuenta.
Paso 2
Asegúrese que el Appr Act sea Approve y oprima para aprobar la Requisición. Note
que el Approval Status cambiará de In Process a Complete.
Nota: Si oprime el botón de podrá observar una versión PDF de
Página 60 de 87
la Requisición e imprimirla.
Paso 3
Luego de aprobadas, las Requisiciones de Mercado Abierto, el Director deberá notificarle al
personal de la Unidad de Compras del Nivel Central que hay una Requisición de Mercado
Abierto debidamente aprobada y lista para ser procesada. Para completar este paso, oprima el
botón de
Paso 4
En la pantalla de Send Notification escribirá la dirección o direcciones de correo electrónico de
los funcionarios a los que desea notificar sobre la existencia de la Requisición de Mercado
Abierto en el sistema. También podrá seleccionar el nivel de prioridad que dese asignarle a la
Requisición y anotar un mensaje para dirigírselo a los funcionarios a los que le enviará esta
notificación.
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Cuando haya completado los campos correspondientes en la pantalla de Send Notification

oprima
Nota: El sistema solo reconocerá como direcciones de correo electrónico válidas,

aquellas direcciones de correo electrónico que sean del DOE.
Denegar Requisiciones
Si algún Director deniega la Requisición, el estatus de la Requisición cambiará a denegado, sin
tomar en cuenta cualquier otra aprobación. El Director tendrá que notificarle al solicitante, a
través de la misma transacción de denegación, porqué la Requisición fue denegada. El Director
puede ver la Requisición en cualquier momento mientras esta se encuentre en el proceso de
aprobación. Una vez esta haya sido denegada, desaparece de la lista de trabajos del Director.
Para acceder la Requisición que está pendiente de aprobación, el Director deberá realizar la
siguiente navegación:
Navegación: Purchasing  Requisition  Approve ChartFields
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Paso 1
En el campo de Requisition ID anote el número de la Requisición que desea revisar y oprima el
botón de
Si usted desea revisar información detallada de la Requisición, oprima el campo de Line Details.
Se expandirá el menú en la pantalla, donde podrá observar información detallada de la

Requisición. También podrá acceder la pestaña de Details para revisar información detallada de
los artículos en la Requisición, y oprimiendo el icono podrá observar información
sobre la cifra de cuenta.
Paso 2
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Si no está de acuerdo con la información de la Requisición y desea denegarla para que el

solicitante modifique alguna información antes de ser aprobada, o para que el solicitante la
cancele, primero coloque el comentario de porque está denegando la Requisición en el campo
de Comments y luego seleccione la opción de Deny en el campo de Appr Act y oprima
Nota: Cuando el solicitante acceda el ChartFields (refiérase al Paso 1) encontrará la

Requisición denegada. El solicitante deberá leer el comentario y las instrucciones que le
hayan sido escritas por el Director. El solicitante podrá acceder la Requisición para
modificarla o cancelarla, según le haya sido notificado por el Director. Note que si el Director ha
seleccionado la opción de Denegar la Requisición la misma tendrá un estatus de Denied en la
pantalla de Approve ChartFields. Si el Director decide Reciclar la Requisición, el estatus de la
misma, en la pantalla de Approve ChartFields, será In Process. Sin embargo,
independientemente de que el Director opte por seleccionar cualquiera de esas dos opciones,
en la pantalla de Maintain Requisitions, el solicitante podrá acceder la Requisición tanto para
editarla como para cancelarla porque el estatus de la misma será Pending.
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Delegar la Aprobación de Requisiciones

Paso 1
Realice la siguiente navegación
Navegación: My System Profile
Paso 2
En la pantalla de General Profile Information oprima la del campo Alternate User para
seleccionar el usuario en quien delegará sus aprobaciones durante su ausencia.
Paso 3
Seleccione el usuario en quien delegará sus aprobaciones del listado de usuarios que aparece
en esta pantalla.
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Paso 4
Asigne el periodo de duración para la delegación de las aprobaciones al usuario seleccionado y
oprima
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Nota: Si usted regresara a su área de trabajo antes de lo previsto, deberá acceder

nuevamente la pantalla de General Profile Information para borrar la información
relacionada a la delegación de aprobaciones y salvar la pantalla en blanco; de lo contrario, las
aprobaciones seguirán siendo dirigidas a la persona que usted seleccionó, aún cuando usted
haya regresado.
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Capítulo 6
Informes y Consultas
El Módulo de Requisitions ofrece una serie de informes muy prácticos y útiles para obtener
información relacionada a Requisiciones.
Imprimir Requisiciones
Con la siguiente navegación, usted podrá imprimir una Requisición que ha sido aprobada.
Navegación: Purchasing  Requisitions  Reports  Print Requisition
Paso 1
La primera vez que ejecute este proceso, bajo la pestaña de Add a New Value coloque el
nombre del nuevo Run Control ID que está creando (se recomienda coloque el mismo nombre
del proceso), luego oprima
Nota: Luego de la primera vez que haya ejecutado este proceso, la próxima vez ya no
tiene que crear un Run Control ID nuevo, solo vaya a la pestaña de Find an Existing Value
y busque el Run Control ID que usted creó.
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Paso 2
En los campos de Business Unit, escriba 00081, y en el campo de Requisition ID, escriba el
número de la Requisición que usted desea imprimir. Asegúrese de seleccionar el estatus en que
está la Requisición y oprima para luego oprimir
Nota: Recuerde que para obtener el estatus de la Requisición tendrá que completar la
búsqueda de la Requisición realizando el proceso del Document Status Inquiry que se
menciona en la página 84 de este Manual.
Paso 3
En la pantalla de Process Scheduler Request, bajo el campo de Server Name seleccione PSNT y
seleccione el encasillado de Requisition Print SQR, oprima
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Paso 4
El sistema asignará un número de instancia, oprima el enlace de Process Monitor.
Paso 5
Oprima hasta que los estatus sean Success y Posted.
Paso 6
Oprima el enlace de Details.
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Paso 7
Oprima el enlace de View Log Trace.
Paso 8
Seleccione el enlace PORQ010.PDF.
Paso 9
En una nueva pantalla se desplegará el informe en formato PDF.
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Paso 10
Oprima el icono para imprimir la Requisición.
Imprimir Órdenes de Entrega

El sistema permite al usuario imprimir aquellas Órdenes de Entrega generadas a través del
proceso de PO Auto Source que se realiza para aquellas Requisiciones de Contrato. La siguiente
navegación permitirá a los usuarios imprimir la Orden de Entrega para enviarla al suplidor.
Navegación: Purchasing  Purchase Order  Review PO Information  Print POs
Paso 1
La primera vez que ejecute este proceso, bajo la pestaña de Add a New Value coloque el
nombre del nuevo Run Control ID que está creando (se recomienda coloque el mismo nombre
del proceso), luego oprima
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Paso 2
En los campos de Business Unit, escriba 00081, y en el campo de PO ID, escriba el número de
Orden de Entrega que usted desea imprimir. Oprima y luego oprima
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Nota: Recuerde que para obtener el número de Orden de Entrega que se generó a
través del proceso de PO Auto Source, tendrá que completar la búsqueda del estatus de
la Requisición de Contrato, realizando el proceso del Document Status Inquiry que se menciona
en la página 84 de este Manual.
Paso 3
seleccione el encasillado de PO Dispatch/Print, oprima
Nota: Si desea imprimir el Informe de Recibo e Inspección, deberá seleccionar entonces

el encasillado Single Receiving Order Report y luego, oprimir
Paso 4
El sistema asignará un número de instancia, dos (2) si usted ha decidido ejecutar el proceso de
imprimir la orden de despacho simultáneamente al informe de recibo e inspección. Oprima el
enlace de Process Monitor.
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Paso 5
Paso 6
Paso 7
Paso 8
Seleccione el enlace POPO005.PDF.
Paso 9
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Paso 10
Oprima el icono para imprimir el informe.
Nota: Si decidió imprimir simultáneamente el Informe de Recibo e Inspección, fíjese que

luego de completar el paso número 3, el sistema asignó un número de instancia para el
proceso de impresión de la orden de entrega y un número de instancia diferente para el
proceso de impresión del informe de recibo e inspección. El usuario deberá entonces completar
los pasos 5 al 10 para la instancia correspondiente al proceso de impresión del informe de
recibo e inspección. Note que ambos, el nombre del proceso y el enlace correspondiente al
paso 8, que se refiere al informe de recibo e inspección es DEPO008.PDF.
PO/Requisition Xref
En la siguiente navegación encontrará todos los informes mencionados con su explicación. El
más útil de todos es el PO/Requisition Xref, oprima el enlace para ejecutar el informe y ver los
detalles.
Navegación: Purchasing  Requisitions  Reports  PO/Requisition Xref
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Paso 1
La primera vez que ejecute el informe, bajo la pestaña de Add a New Value coloque el nombre
del nuevo Run Control ID que está creando (se recomienda coloque el mismo nombre del
proceso), luego oprima
Paso 2
Coloque los parámetros que usted desee en cuanto al periodo y fecha del informe y asegúrese
que el Business Unit sea igual a 00081. Oprima y luego oprima
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Paso 3
seleccione el encasillado de Requisition to PO XREF Report, oprima
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Paso 4
El sistema asignará un número de instancia, oprima el enlace de Process Monitor.
Paso 5
Paso 6
Paso 7
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Paso 8
Seleccione el enlace POY1100.PDF.
Paso 9
Paso 10
Oprima el icono para imprimir el informe.
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Document Status Inquiry

En la siguiente navegación accederá una consulta que le permitirá revisar el estatus de
cualquier Requisición y las transacciones asociadas a esta.
Navegación: Purchasing  Requisitions  Review Requisition Information  Document

Status
Paso 1
En la pantalla de Requisition Document Status anote el número de la Requisición para la que
desea revisar el estatus y la documentación asociada a esta en el encasillado de Requisition ID,
luego oprima para ejecutar la búsqueda.
Paso 2
El sistema le presentará la pantalla con la información de la Requisición seleccionada, note que
la misma está asociada a una Orden de Compra.
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Paso 3
Oprima el enlace de la Orden de Compra asociada a esta Requisición y observe la información
del documento asociado.
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Capítulo 7
Vocabulario, Acrónimos, Hot Keys
Vocabulario
Los siguientes términos utilizados en este Manual, se definen según aparece a continuación, a
excepción de aquellos casos en que expresamente se mencione lo contrario.
Address Bar: Se utiliza para escribir la dirección de Internet que usted desea acceder.
Área de Contenido: Nos muestra el contenido, de acuerdo a lo que haya sido seleccionado en el
Menú de Navegación.
ChartField: Es un término de PeopleSoft utilizado para describir un componente de la cifra de

cuenta. Un ejemplo de un ChartField es Departamento o Clase de Costo.
Content Área: Muestra información del website al usuario.
Controles del Menú: Provee la habilidad de maximizar y minimizar el Menú de Navegación.
Menú Bar: Cada componente del Menú contiene controles, opciones, funciones y comandos
para el programa completo de Internet Explorer.
Menú de Navegación: Jerarquía de Archivos y referencias del contenido para los cuales se le ha
garantizado el acceso.
Process Monitor: Utilidad de PeopleSoft que le permite al usuario monitorear el estatus del
informe solicitado. Este contiene comentarios, mensajes de error relacionados a ese informe y
enlaces para acceder el informe terminado.
Run Control ID: Asocia cada operador con las entradas a las tablas de su Run Control. Cada vez
que solicita un informe, el Process Scheduler le requiere al usuario especificar su ID. Este
contiene información de acceso del usuario y los parámetros que necesita para llevar a cabo el
proceso.
Scroll Bars: Utilice el Scroll Bar para moverse hacia arriba, abajo, izquierda o derecha dentro del
documento o el área.
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Task Bar: Nos muestra documentos, aplicaciones o programas que se encuentran abiertos.
Title Bar: Provee el nombre y la descripción de la página que está visitando.
Toolbar: Contiene funciones utilizadas frecuentemente incluyendo Impresión, Favoritos,

Restaurar y Página Principal.
Universal Header: Provee fácil acceso a los controles de la aplicación.
Window Controls: Utilice estos controles para maximizar, minimizar o cerrar ventana en
Internet.
Acrónimos
Los siguientes acrónimos pueden ser de utilidad para este Manual o para otras herramientas de
adiestramiento de PeopleSoft.
DOE: Departamento de Educación
PS: PeopleSoft
AP: Accounts Payable (Cuentas a Pagar)
AR: Accounts Receivable (Cuentas por Cobrar)
AM: Asset Management (Activos Fijos)
GL: General Ledger (Mayor General)
PO: Purchasing (Orden de Compra)
ePro: eProcurement(Requisiciones)
BI: Billing (Facturación)
CC: Commitment Control (Presupuesto)
SQR: Structured Query Report
IE: Internet Explorer
AE: Application Engine
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Hot Keys
Los Hot Keys le permiten al usuario tomar acción inmediata para ejecutar ciertas funciones.
Algunos Hot Keys desempeñan diferentes funciones dependiendo de la página en donde se
encuentre, como podría ser una página de transacciones o de búsqueda.
Hot Key Button or Link Acción

Guardar una página en una transacción.
Muévase al icono de búsqueda o de
Alt+1 añadidura en la página de búsqueda.
Muévase al icono de OK en una página
secundaria.
Regrese a la página de búsqueda desde la
Alt+2
página de la transacción.
Ver próxima línea en el listado cuando el
Alt+3
icono está activo.
Ver línea anterior en el listado cuando el
Alt+4
icono está activo.
Ver Página o búsqueda de valores definidos
Alt+5
Ver Calendario
Abre la ventana en una página
Alt+6
Alt+7 Añadir una o más líneas

Alt+8 Eliminar líneas
Alt+0 Validar información entrada en la página
Alt+. Ver próximo set de líneas en la tabla
Alt+, Ver set de líneas anteriores en la tabla
Alt+/ Find Le permite Buscar información
Ver todas las líneas o todos los resultados de
Alt+’ View All
una búsqueda
Add a New Value Opciones de búsqueda
Alt+\ Find an Existing Value
Ctrl+J -------- Muestra información del sistema
Cuando se encuentra en una página de
-------- búsqueda o página de transacción abre una
Ctrl+K
página con un listado de la navegación del
teclado utilizando Hot Keys
Crtl+Y -------- Menú entre expandir o cerrar
Crtl+Tab -------- Se enfoca en la página
Activa el icono de OK, cuando sea pertinente.
En una página de búsqueda, activa el icono
Enter
de búsqueda.
En una página para ver, activa el icono de
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ver.
Activa el icono de cancelación cuando sea
Esc
necesario
Para añadir información
Ejecuta una validación de la entrada de datos
en la página
Para añadir nuevos valores
Para tener acceso a data actual y futura
Para seleccionar
Para cancelar la transacción
Muestra el total de líneas de información
Utilice estos botones para navegar a través
de
sus líneas de información dentro de una
página
Acceda la primera línea de información en
ese
record
Acceda la última línea de información
registrada
Abre la página de “Send Notification” donde
podrá especificar nombres y direcciones de
email para enviar notificaciones en relación
con la transacción realizada
Accederá y podrá modificar información
pasada, actual y futura
Exhibirá la siguiente página en el
componente
actual
Exhibirá la página anterior en el componente
actual
Permite modificar las tablas dentro de una
página. Podrá eliminar y/o cambiar el orden
de las columnas en una tabla
Permitirá cargar el contenido de una tabla
dentro de una página en el programa Excel
Para obtener data pasada, actual y futura
* Indica que es un campo requerido
Página 87 de 87

Manual de Requisiciones Compras (Sifde)

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Manual de Requisiciones Compras (Sifde)

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Sistema de Información Financiera del

Departamento de Educación (SIFDE)

Manual del Usuario

Sobre este Manual

Este Manual le facilitará reforzar los conocimientos aprendidos, a través de la realización de

Este icono indica aviso o precaución.

• Crear Requisiciones de servicios, materiales o equipo, utilizando los catálogos, por

• Cancelar, editar, denegar y aprobar Requisiciones.

Este manual contiene los siguientes capítulos:

I. NAVEGANDO EN PEOPLESOFT V.8.9 – muestra al usuario la navegación básica en la

III. CREAR UNA REQUISICIÓN – se le muestra al usuario cómo crear Requisiciones de

IV. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES – se le muestra al usuario cómo realizar

V. APROBACION DE REQUISICIONES – donde se le enseña al usuario el proceso para

VI. INFORMES Y CONSULTAS

VII. VOCABULARIOS, ACRÓNIMOS, HOT KEYS

Acceder Internet Explorer

Ingresar su Contraseña (Signing in)

1. Obtiene como respuesta la página en donde coloca su ID y su contraseña (esta

2. Ya entrados su ID y su contraseña, oprima para acceder la página

Si su acceso es inválido, el sistema mostrará un mensaje de error: Your User ID and/or

Nota: Si su sesión de PeopleSoft ha sido terminada por factor tiempo, automáticamente

Cómo Grabar en Favoritos la Página de Acceso a PeopleSoft.

Comencemos añadiendo la página de acceso a PeopleSoft.

Oprima para añadir PeopleSoft Sign-in al listado de sus Favoritos.

Elementos de la Navegación en PeopleSoft

El encabezado universal estará disponible en cualquier página de PeopleSoft durante su

1. Oprima Home para regresar a la página de Bienvenida.

4. Oprima Sign Out para salir del sistema PeopleSoft.

En el listado del menú encontrará 2 tipos de artículos (temas):

Y para volver a acceder o expandir el listado, oprima el siguiente icono

Un componente es un grupo de páginas relacionadas que pertenecen a una tarea específica.

Componentes del Pagebar

2. Utilizando el enlace Help le aparecerán en línea los PeopleBooks (libros de referencia)

3. El enlace de Customize Page le permite controlar, y/o modificar el despliegue de su

4. Usted puede usar el icono de para copiar la página URL corriente al

Navegación: Custom DOE  Rollout Escuelas  Requisitions

Se le proveerá al usuario, de manera organizada, un catálogo en línea de los recursos

De acuerdo a lo preestablecido en DOE, se crearán solicitudes de cotización a suplidores

Información del Proceso de Creación de una Requisición

Como parte de la Requisición, el solicitante seleccionará el código de envío, incluirá la cifra de

Completará la validación de presupuesto y someterá la solicitud a aprobación al próximo nivel

Crear una Requisición de Mercado Abierto

El proceso de crear una Requisición de mercado abierto se refiere al proceso de adquisición

Para crear una Requisición de Mercado Abierto, realice la siguiente navegación:

Navegación: Custom DOE  Rollout Escuelas  Requisitions

Para crear una nueva Requisición, siga los siguientes pasos:

• Business Unit – sale por default 00081

• Business Unit debe ser igual a 00081

• Requisition ID debe ser igual a NEXT

• Status debe ser igual a Open

• Budget Status debe ser igual a Not Chk’d

• Como Requester debe aparecer su ID de usuario y su nombre

• En Requisition Date aparece por default la fecha corriente

• Origin debe ser igual a ESC

• Currency Code debe ser igual a USD

• En Accounting Date aparece por default la fecha corriente

Nota: El usuario tiene la opción de añadir comentarios a la Requisición, a través del

El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el

El sistema le trae esta pantalla, el Distribute debe leer by Quantity.

El usuario deberá ingresar los componentes de la cifra de cuenta de acuerdo a la distribución

Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, el usuario podría

En los casos de algunos equipos de educación especial

habilitando el siguiente icono donde deberá detallar el número de estudiante.

De seleccionar la lupa en la ilustración anterior la aplicación lo llevará al área de búsqueda