ABSTRACT DE MAP Y ARIS

Recopilación de lecturas sobre el tema.

10 de marzo de 2009
Por: Ing. Felipe Beltrán Trejo
Objetivo:
Entender que significa un modelo de operación administrado por procesos y
sus componentes principales.
Entender a que se refiere la modelación de procesos y la modelación de
negocios.
Conocer las principales características de la herramienta ARIS.

Elementos vitales de un proceso:

• Conjunto de acciones que crean valor, transforman entradas en
salidas.
• Énfasis en el cliente y en resultados.
• Repetitivas.
Componentes de un proceso:
• Clientes: Necesidades, requisitos, satisfacción
• Proveedores: Insumos o entradas
• Empresa: Personal, herramientas, materiales, información, equipo,
materiales, métodos.

Los procesos describen cómo es realizado el trabajo en una empresa y se

caracterizan por ser observables, medibles, mejorables y repetitivos.
Los procesos cruzan las fronteras organizacionales y funcionales de la
organización, sin tomarlas en consideración.
Los individuos participan en uno o varios procesos, a veces también incluyen
responsabilidades funcionales.

Definiciones:
• Cadena de Valor: Representación del flujo de los procesos que
aportan valor al producto y donde se visualiza la relación con el
cliente final.
• Proceso: Serie de actividades que tomadas en conjunto y ejecutadas
en secuencia producen un resultado para satisfacer un objetivo
específico. Explica el QUE y CUANDO deben llevarse a cabo las
actividades.
• Procedimiento: Guía detallada que muestra secuencial y
ordenadamente como se realiza una tarea y asegura su repetibilidad.
Describen DONDE y COMO realizar las actividades y QUIEN tiene esa
responsabilidad funcional.
• Responsabilidad Funcional: Conjunto de actividades similares
agrupadas para aprovechar la economía de escala y/o la
especialización de tareas. Describe QUIEN hace QUE.
• Tarea: Es un conjunto de acciones que se requieren para generar un
resultado determinado.

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 • Proyecto: Es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o
servicio único.

Una valoración similar la emite la ISO 9000 donde refiere que un Proceso
puede definirse como un “Conjunto de actividades interrelacionadas que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Estas
actividades requieren de la asignación de recursos tales como personal y
material. A grandes rasgos se hace alusión a que los elementos de entrada y
los resultados previstos pueden ser tangibles (tal como equipos, materiales o
componentes) o intangibles (tal como energía o información).

Proceso Genérico descrito por la ISO.

En un Modelo Integral de Administración por Procesos, los procesos

deben ser el centro del modelo de operación, el trabajo debe estar organizado
en términos de procesos y éstos deben estar definidos para cubrir las
necesidades de los clientes.

Los procesos se deben administrar para que con el paso del tiempo no se
adapten hacia “la comodidad” sino que deben hacerlo hacia “la
competitividad”.

El diseño organizacional debe estar orientado a minimizar el costo de la

coordinación de tareas y procesos y a maximizar la comunicación y el
aprendizaje de la empresa. Esto provee a la empresa de la capacidad para
compartir y reutilizar su conocimiento en toda la organización y es lo que le
genera ventaja competitiva.

La tecnología es un factor importante en el crecimiento de los negocios.

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La Tecnología Informática permite una administración por procesos efectiva ya
que proporciona las herramientas para automatizarlos (recolectar, organizar,
analizar y distribuir la información).

En una organización con enfoque a procesos, todo el personal trabaja dentro

de un proceso. Las responsabilidades funcionales del personal no desaparecen,
y se deben alinear con base a la mejor forma de operar los procesos.

Se deben definir indicadores para medir a los procesos y al personal, a partir

de los objetivos del negocio.

Ya que todo cambio que impacta (procesos, organización, tecnología) genera

una resistencia, se debe administrar el cambio.

La Modelación de Procesos comprende la documentación, análisis y diseño

de la estructura de los procesos de negocios, sus relaciones con los recursos
que requieren para implementarlo y el ambiente en el cual van a ser utilizados.

Los objetivos de la modelación de procesos son:

• Tener un entendimiento común de los procesos con el menor esfuerzo
posible
• Realizar análisis económicos y de costos de los procesos individuales

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 • Mejorar la calidad de los procesos y optimizar la producción

Para entender cómo operan los negocios no solo se necesita entender a los
procesos, se necesita además entender los datos, sistemas, organizaciones,
objetivos de negocio, productos, métricas, riesgos, regulaciones, interfases,
relaciones e interacciones, experiencias e incluso la cultura y el entorno. A esto
se le denomina Modelación de Negocios.

Los Modelos son representaciones de cosas reales, modeladas para un

propósito en particular y por tanto con puntos de vistas particulares. Algunas
de las partes del negocio serán modeladas superficialmente mientras que
otras, para automatizarlas, necesitan ser definidas exactas y a detalle.

Aunque no es imprescindible el uso de un software para la modelación del

negocio, existe un gran número de ventajas al utilizarlo, por ejemplo:
• Mejora la calidad y el rigor del diseño de los procesos.
• Impulsa el uso de un vocabulario de procesos común y bien concebido.
• Puede proveer una herramienta de análisis.
• Soporta la reutilización.
• Beneficia la validación walk-through y la experimentación.
• Es el punto de partida para el desarrollo de sistemas de software o
sistemas workflow.
• Permite la publicación WWW.
• Facilita la retroalimentación desde los usuarios finales.
• Estandariza las técnicas de modelado en una empresa. Las técnicas se
refieren a los símbolos y diagramas empleados en el sistema

Entre las herramientas disponibles para llevar a cabo la representación y

análisis de los modelos se encuentra ARIS Web Designer (IDS Scheer).

ARIS Web Designer, su nombre se deriva del método Architecture of Integrated

Information Systems desarrollado por el Profesor August-Wilhelm Scheer en el
Instituto de Business Informatics de la Universidad de Saarlandes en
colaboración con SAP AG .

ARIS es la metodología número uno en ventas en todo el mundo y su principal

uso ha sido el modelado de procesos descomponiendo el mismo en una serie
de vistas, por ejemplo la de funciones, datos, o recursos. Estas vistas están
interrelacionadas a través de la llamada “vista de control”, que describe el
proceso en términos de una cadena de procesos controlada por eventos
(Event-driven Process Chain o EPC).

El EPC, es un conjunto de eventos y funciones que siguen un flujo lógico

controlado por operadores de tipo OR, AND, y XOR.

Algunas de las características de ARIS son :

• Permite el desarrollo de modelos de forma colaborativa a través de un
servidor (repositorio) de modelos accesible vía Internet.
• Es una herramienta de diseño de procesos multiusuario basado en PC.

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 • Posee buenas herramientas para la navegación entre modelos.
• Es compatible con Microsoft Windows y de fácil uso.
• Tiene una estrategia jerárquica para la descomposición funcional.
• Proporciona animación y simulación de procesos.
• Comprende soporte para objetivos de negocio, medidas y Balanced
Scorecard.
• Provee un generador HTML y escritores de reportes.

Conclusiones:

Una Administración por Procesos implica:

• Documentar los procesos
• Alinear los sistemas para que apoyen a los procesos
• Asignar responsables de cada proceso y de sus resultados
• Una medición de la ejecución de cada proceso y su mejora constante
• Identificación de los procesos que no entregan valor añadido real a los
clientes y participantes de la organización ya que de esa manera solo
consumen recursos
• No dejar “algunas partes del negocio” fuera de la administración por
procesos
• Considerar que todo cambio genera pérdidas y ganancias y deben
identificarse.

La modelación de procesos incluye la documentación, análisis y diseño de la

estructura de los procesos de negocios y sus interrelaciones.
Debe representar procesos reales algunos ellos o de sus partes pueden ser
automatizados pero requieren de una definición exacta, a detalle y del
entendimiento de su relación con los datos, sistemas, organizacion, objetivos
de negocio, productos, métricas, riesgos, regulaciones, interfases, relaciones e
interacciones, experiencias e incluso la cultura y el entorno.

ARIS Web Designer (IDS Scheer) es una buena herramienta para llevar a cabo
la representación y análisis de los modelos de procesos. Los describe en
términos de una “cadena de procesos controlada por eventos” (Event-driven
Process Chain o EPC).